Reisekosten absetzen: Was bei der Steuererklärung zu beachten ist

In zahlreichen Unternehmen führen Mitarbeitende Auswärtstätigkeiten durch, sodass Reisekosten entstehen. Klassische Beispiele sind Fahrten zu einem Kundentermin oder einem Meeting mit Geschäftspartnern, das außerhalb der Betriebsstätte stattfindet.

‍

Da Mitarbeitende bei den Kosten in Vorleistung gehen, stellt sich die Frage: Reisekosten in der Steuererklärung oder Erstattung durch Arbeitgeber? Da bei der Steuererklärung einige Punkte zu beachten sind, ist es oft die bessere Lösung, dass Unternehmen den Mitarbeitenden die entstandenen Reisekosten steuerfrei erstatten.

Falls Sie Ihre Reisekosten steuerlich geltend machen möchten, erhalten Sie in diesem Artikel alle wichtigen Informationen.

Reisekosten absetzen und Ausgaben erstattet bekommen

Wenn Sie Dienstreisekosten von der Steuer absetzen möchten, sollten Sie im ersten Schritt klären, ob die Kosten vom Arbeitgeber erstattet werden. Passiert das, ist es anschließend nicht mehr möglich, die Reisekosten von der Steuer als Pauschale oder im Detail abzusetzen.

Anders stellt sich die Situation dar, wenn das Unternehmen keine Erstattung der Reisekosten durchführt. In dem Fall dürfen Sie im Rahmen der Einkommensteuererklärung Reisekosten absetzen.

Was gehört zu den Reisekosten? 

Reisekosten lassen sich in mehrere Rubriken einteilen, wenn es um die Absetzbarkeit bei der Steuer geht. Beruflich veranlassten Reisekosten sind dabei besonders relevant. Das sind:

• Fahrtkosten
• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten
• Reisenebenkosten

Wenn Sie diese beruflich veranlassten Reisekosten bei der Steuer angeben, werden die Kosten berücksichtigt und Sie können die Reisekosten absetzen. In welchem Umfang das möglich ist, erklären wir Ihnen im nächsten Abschnitt.

Neben den Fahrtkosten, dem Verpflegungsmehraufwand und den Übernachtungskosten fallen ebenso Reisenebenkosten unter die Ausgaben, die Sie steuerlich absetzen können. Dazu gehören unter anderem:

• Maut und Parkgebühren
• Kosten für einen Mietwagen
• Kosten für öffentliche Verkehrsmittel
• Trinkgelder
• Kostenpflichtige WLAN-Nutzung
• Gepäckgebühren
• Eintrittskosten für Messen oder Veranstaltungen

{{excel}}

Welche Kosten lassen sich absetzen?

Die zuvor genannten Kosten können Sie bei Dienstreisen von der Steuer absetzen, allerdings nicht immer in vollem Umfang.

Fahrtkosten

Fahrtkosten sind ein wesentlicher Bestandteil der Reisekosten, die Sie von der Steuer absetzen können. Dazu zählen alle Kosten, die im Zusammenhang mit der beruflichen Nutzung Ihres Fahrzeugs oder öffentlicher Verkehrsmittel entstehen.

Wenn Sie mit Ihrem eigenen Pkw unterwegs sind, können Sie eine Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Für motorisierte Zweiräder wie Motorräder oder Motorroller beträgt die Pauschale 0,20 Euro pro Kilometer.

Diese Pauschalen gelten unabhängig davon, ob Sie die tatsächlichen Kosten nachweisen können oder nicht. Die Kilometerpauschale ist übrigens nicht mit der Pendlerpauschale zu verwechseln.

Nutzen Sie öffentliche Verkehrsmittel, können Sie die tatsächlichen Kosten für Tickets und Fahrkarten geltend machen. Wichtig ist, dass Sie alle Belege sorgfältig aufbewahren, da das Finanzamt diese als Nachweis verlangen kann. Auch Kosten für Mietwagen oder Taxis können unter bestimmten Voraussetzungen abgesetzt werden, sofern sie beruflich veranlasst sind.

Verpflegungsmehraufwand

Auch für die Verpflegung während der Dienstreise muss gesorgt sein und es entstehen in dem Fall Kosten, die unter den Begriff Verpflegungsmehraufwand fallen. Dahinter steckt der Gedanke, dass auf einer Dienstreise eine größere Summe an Geld für die Verpflegung benötigt wird, als wenn diese im eigenen Heim stattfindet. Es gibt pauschale Beträge, die Sie als Verpflegungsmehraufwand geltend machen können:

• Die Dienstreise dauert mindestens 24 Stunden: 28 Euro
• Die Dienstreise dauert länger als 8 Stunden, bzw. Anreise- und Abreisetag: 14 Euro

Übernachtungskosten

Kosten für eine Übernachtung während der Dienstreise können Sie ebenfalls steuerlich geltend machen. Die Übernachtungspauschale beläuft sich im Inland auf 20 Euro pro Nacht.

Als Reisekosten absetzen dürfen Sie jedoch ausschließlich den Anteil, der auf die Unterkunft und Beherbergung anfällt. Demgegenüber ist es nicht möglich, Mahlzeiten im Hotel oder der Pension abzusetzen.

Zudem fordert das Finanzamt im Hinblick auf die Übernachtungskosten einen detaillierten Nachweis, wenn Sie diese als Reisekosten absetzen möchten. Falls die Gesamtrechnung zum Beispiel ein Mittagessen beinhaltet, müssen diese Kosten herausgerechnet werden. 

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten dürfen Sie ebenfalls bei einer Dienstreise von der Steuer absetzen oder sich vom Arbeitgeber erstatten lassen. Dazu gehören zum Beispiel Kosten, die für Telefonate oder einen Parkplatz anfallen.

Beachten Sie jedoch, dass die Reisenebenkosten ausschließlich einen beruflichen Anlass haben dürfen. Nutzen Sie zum Beispiel in Ihrem Hotelzimmer die Minibar oder Pay-TV, sodass Zusatzkosten anfallen, lassen sich diese Kosten nicht steuerlich geltend machen. 

Welche Voraussetzungen müssen zur Absetzbarkeit erfüllt sein?

Damit Sie die genannten Reisekosten absetzen können, müssen sie im Zuge einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten entstanden sein. Eine Auswärtstätigkeit wird so definiert, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum sowohl außerhalb Ihrer Wohnung als auch Ihrer ersten Tätigkeitsstätte aktiv sind.

Die erste Tätigkeitsstätte ist der gewöhnliche Arbeitsplatz, an dem Sie normalerweise Ihrer Arbeit nachgehen. Eine berufliche Veranlassung der auswärtigen Tätigkeit liegt unter der Voraussetzung vor, dass die Reise im Interesse des Unternehmens liegt. Das gilt unter anderem bei den folgenden Anlässen:

• Fahrten zu Filialen des Unternehmens
• Dienstreise zu Kunden oder Geschäftspartnern
• Teilnahme an Messen und Tagungen

Bewerbungen und eine gemischte Dienstreise

In den Bereich der auswärtigen Tätigkeiten, die beruflich veranlasst sind, fallen ebenso Reisen zu Bewerbungsgesprächen. Diese Kosten können Sie als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Allerdings gilt auch hier, dass dies nur möglich ist, wenn das Unternehmen, bei dem Sie sich vorstellen, nicht bereits eine Erstattung vorgenommen hat.

Manchmal gibt es eine sogenannte gemischte Dienstreise. Das bedeutet, dass Sie zwischendurch oder anschließend einige Tage privaten Urlaub verbringen. In dem Fall ist es zwingend notwendig, die beruflichen von den privaten Ausgaben strikt zu trennen. Selbstverständlich dürfen Sie in dem Fall ausschließlich die beruflich bedingten Reisekosten geltend machen.

Sonderfälle bei dienstlichen Auswärtstätigkeiten

Manchmal gibt es besondere Situationen, in denen die Absetzbarkeit von Reisekosten anders geregelt ist. Zwei solcher Sonderfälle sind die doppelte Haushaltsführung und die Situation von Leiharbeitern.

Doppelte Haushaltsführung

Bei einer doppelten Haushaltsführung können Arbeitnehmer die Fahrtkosten für wöchentliche Heimfahrten von der Steuer absetzen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die doppelte Haushaltsführung beruflich veranlasst ist und nicht aus privaten Gründen erfolgt.

Die Fahrtkosten können als Werbungskosten geltend gemacht werden, wenn sie nicht vom Arbeitgeber erstattet werden. Hierbei ist es wichtig, dass Sie die Kosten für die Heimfahrten genau dokumentieren und entsprechende Belege aufbewahren.

Leiharbeiter

Leiharbeiter haben die Möglichkeit, ihre Fahrtkosten nach den Grundsätzen des Reisekostenrechts abzusetzen, wenn sie keine erste Tätigkeitsstätte haben. Dies gilt insbesondere, wenn der Leiharbeiter befristet beschäftigt ist und keine feste Tätigkeitsstätte zugewiesen bekommen hat.

In solchen Fällen stellt der neue Arbeitsplatz keine erste Tätigkeitsstätte dar, und die Fahrtkosten können als Werbungskosten abgesetzt werden. Auch hier ist eine sorgfältige Dokumentation der Fahrtkosten unerlässlich.

Steuertipps für Reisekosten

Um Reisekosten effektiv von der Steuer abzusetzen, sollten Arbeitnehmer einige wichtige Punkte beachten:

• Dokumentation: Alle Reisekosten müssen akribisch dokumentiert und belegt werden. Das Finanzamt kann die Vorlage dieser Belege verlangen.
• Berufliche Veranlassung: Die Reisekosten müssen beruflich veranlasst sein und dürfen nicht aus privaten Gründen erfolgen.
• Nicht erstattete Kosten: Fahrtkosten, Verpflegungskosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten können als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn sie nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden.
• Beratung: Es ist ratsam, sich an einen Steuerberater zu wenden, um sicherzustellen, dass alle Reisekosten korrekt abgesetzt werden.

Durch die sorgfältige Dokumentation und Beachtung dieser Tipps können Arbeitnehmer sicherstellen, dass sie ihre Reisekosten effektiv von der Steuer absetzen und somit ihre Steuerlast reduzieren können.

So tragen Sie Reisekosten in der Steuererklärung ein

Falls Arbeitgeber die angefallenen Reisekosten nicht erstatten, haben Sie die Möglichkeit, die Reisekosten in der Steuererklärung geltend zu machen. Das führt bei vielen Mitarbeitenden zu der Frage: „Mehr als 8 Stunden außer Haus: in der Steuererklärung wo eintragen?“ Grundsätzlich steht Arbeitnehmenden seit 2023 ein pauschaler Betrag bei den Werbungskosten in Höhe von 1.230 Euro zu.

Die Reisekosten abzusetzen, ist daher nur unter der Voraussetzung sinnvoll, dass Sie damit eventuell zusammen mit anderen Kosten diesen Pauschalbetrag für Werbungskosten überschreiten. Zu diesem Zweck tragen Sie die anfallenden Kosten innerhalb der Anlage N ab Zeile 50 ein. In Zeile 50 werden in erster Linie die tatsächlichen Reisekosten eingetragen, zu denen insbesondere Fahrt- und Übernachtungskosten zählen.

In die Zeile 52 tragen Sie die Anzahl der Tage ein, die Ihre Dienstreise gedauert hat. Darauf basierend ergibt sich die Verpflegungspauschale, falls Sie eventuell bestimmte Mahlzeiten herausrechnen müssen. Hat es sich um eine Reise ins Ausland gehandelt? In dem Fall müssen die Verpflegungsaufwendungen abhängig vom Reiseland ermittelt werden. Zudem ist es notwendig, dem Finanzamt gegenüber eine separate Aufstellung mitzugeben.

Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen

Es macht durchaus einen Unterschied, ob Sie entstandene Reisekosten absetzen und somit in der Steuererklärung angeben oder eine Erstattung durch den Arbeitgeber erfolgt. Grundsätzlich haben Sie auf Basis des § 3, Nr. 16 des Einkommensteuergesetzes die Option, Ihre Reisekosten abzusetzen oder um eine Erstattung durch den Arbeitgeber zu bitten.

Oftmals sind Unternehmen dazu bereit, eine Erstattung der Reisekosten durchzuführen, weil sich die entsprechenden Aufwendungen als Betriebsausgaben geltend machen lassen. Eine rechtliche Verpflichtung seitens des Arbeitgebers existiert jedoch nicht. Dann besteht für Sie die Option, die Reisekosten in der Steuererklärung anzugeben und somit abzusetzen.

Ein Unterschied zwischen der Erstattung durch den Arbeitgeber und der Angabe in der Steuererklärung ist der Zeitraum, mit dem Sie rechnen müssen, bis Sie Ihr Geld auf dem Konto haben. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Reisekosten innerhalb von maximal drei Monaten zu erstatten.

Je nachdem, wann die Kosten entstanden sind und zu welchem Zeitpunkt Sie Ihre Steuererklärung abgeben, kann es deutlich länger dauern, bis Sie die Kosten durch Angabe in der Einkommensteuererklärung zurückerhalten. 

Ein weiterer Vorteil der Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber ist, dass Mitarbeitende die entstandenen Aufwendungen in vollem Umfang, also zu 100 Prozent, zurückerhalten. Beim Absetzen von der Steuer ist das rein rechnerisch nicht der Fall. Die Ausgaben mindern zwar Ihre persönliche Steuerlast, Sie erhalten dadurch in der Regel jedoch nicht alle Aufwendungen 1:1 zurück.

Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten zu lassen, lohnt meistens mehr, als die Reisekosten von der Steuer abzusetzen.

Berechnungen mit der Reisekosten-Software

Für Mitarbeitende ist es oft mit einem erheblichen Zeitaufwand verbunden, entstandene Reisekosten über die Steuererklärung abzusetzen. Das beginnt bereits vor der Abgabe der Erklärung, wenn eine Abrechnung über die Reisekosten erstellt werden muss. Das kann alles deutlich schneller und einfacher funktionieren, und zwar mit einer speziellen Reisekosten-Software.

Auf diese Weise kann die Reisekostenabrechnung mit der Softwarelösung von Circula schnell und transparent durchgeführt werden. Mittels der App haben Mitarbeitende die Möglichkeit, unter anderem Pauschalbeträge und Fahrtkosten digital zu übermitteln. Das bedeutet, dass Sie noch während Ihrer Dienstreise die Abrechnung erstellen und die Erstattung der Reisekosten beantragen können. 

Für den Arbeitgeber ist der Aufwand ebenso geringer, weil zum Beispiel Belege nicht aufbewahrt werden müssen, sondern stattdessen nach dem Einscannen vernichtet werden können. Ein weiterer Vorteil der Reisekosten-App besteht darin, dass die aufgeführten Ausgaben auf ihre Korrektheit überprüft werden. Sowohl die Übernachtungspauschale als auch der Verpflegungsaufwand werden automatisch berechnet. Insgesamt lässt sich der zeitliche und administrativer Aufwand im Unternehmen durch die Circula Reisekosten-App bei den Reisekostenabrechnungen um bis zu 80 Prozent reduzieren.

{{travelexpense}}

Fazit zu Reisekosten der Mitarbeitenden

Wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihre angefallenen Reisekosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten zu lassen oder stattdessen die Kosten im Rahmen der Steuererklärung abzusetzen, sollten Sie sich für die erste Variante entscheiden.

Auf diese Weise erhalten Sie 100 Prozent der Ausgaben zurück und der Betrag wird in der Regel deutlich schneller gutgeschrieben, als wenn Sie auf Ihre Steuererstattung warten. Zu den erstattungsfähigen Reisekosten zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten.

Voraussetzung für die Erstattung oder Absetzbarkeit dieser Kosten ist lediglich, dass sie im Rahmen einer Dienstreise angefallen sind.