12 Argumente für digitales Spesenmanagement

Mit effizientem Spesenmanagement behalten Sie alle Geschäftsausgaben unter Kontrolle und bieten Ihren Mitarbeitenden gleichzeitig mehr Flexibilität bei ihren Ausgaben.

Mit diesem Beitrag geben wir Ihnen einen umfassenden Überblick über alle Grundlagen der Spesenverwaltung. Zudem haben wir zwölf Best Practices für Sie vorbereitet und Sie erfahren die größten Vorteile von digitalem Spesenmanagement – damit Sie die Spesenverwaltung in Ihrem Unternehmen nachhaltig verbessern und auf Dauer noch effizienter machen können.

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Was sind Spesen?

Spesen (auch „Verpflegungsmehraufwendungen“) sind Ausgaben, die Mitarbeitende abseits ihres regulären Arbeitsortes oder auf Geschäftsreisen tätigen. Als Arbeitgeber erstatten Sie diese Kosten. Wenn Sie Spesen berechnen, beziehen Sie alle Kosten für Unterbringung und Verpflegung mit ein. Mit der Einreichung von Quittungen für Geschäftsessen, Hotelbuchungen oder Mittagessen starten Ihre Mitarbeitenden den Spesenprozess. Wie hoch die Spesen sein dürfen, hängt von der Dauer der Dienstreise sowie dem Reiseland ab. Sie können diese Informationen in Ihr Spesenabrechnungs-Tool, eine App oder einen Online-Rechner eingeben, um die Spesen-Budgets für Ihre Mitarbeitenden zu ermitteln.

Was zählt zu Spesen?

Alle Kosten für Verpflegung und Unterbringung, die Mitarbeitenden auf geschäftlichen Reisen entstehen, zählen zu Spesen. Es gibt also zwei Spesenarten, die Sie als abzugsfähige Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten im Inland für jeden Kalendertag ansetzen können – Übernachtungskosten und Verpflegungskosten. Dafür müssen laut Gesetzgebung die Voraussetzungen für eine Auswärtstätigkeit vorliegen:

• Kleine Pauschale: 14 Euro bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, jedoch mindestens 14 Stunden
• Große Pauschale: 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden

Hinzu kommt eine Übernachtungspauschale, die generell 20 Euro beträgt. Insgesamt klingt das zunächst nach nicht viel, jedoch übernehmen die meisten Betriebe auch beispielsweise Hotelrechnungen mit höheren Beträgen für ihre Angestellten. Alles, was Unternehmen nicht erstatten lassen können, können Arbeitnehmende über die Steuererklärung als Werbungskosten anrechnen.

Was ist der Unterschied zwischen Reisekosten und Spesen?

Spesen umfassen lediglich die Ausgaben für Unterbringung und Verpflegung, während Reisekosten auch die Ausgaben, die Mitarbeitende für Fahrt und sonstige anfallende Nebenkosten haben, beinhalten. Sie sind somit ein Teil der Reisekosten.

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Herausforderungen und häufige Fehler beim Spesenmanagement

Eine klare Strategie und ein modernes Tool helfen Ihnen dabei, folgende Herausforderungen und Fehler bei der Verwaltung Ihrer Mitarbeiteraufwendungen zu vermeiden:

Herausforderungen:

1. Manuelle Dateneingabe: Die manuelle Erfassung von Spesendaten ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Fehlende oder falsche Informationen können zu Unstimmigkeiten und Verzögerungen führen.
2. Mangelnde Einhaltung von Richtlinien: Wenn keine klaren Richtlinien für Spesenerstattungen vorhanden sind oder diese nicht konsequent durchgesetzt werden, kann es zu Spesenbetrug und ungerechtfertigten Mitarbeiterausgaben kommen.
3. Komplexe Genehmigungsprozesse: Wenn der Genehmigungsprozess für Spesen zu kompliziert oder langwierig ist, kann dies zu Verzögerungen bei der Erstattung führen und die Mitarbeitenden frustrieren.
4. Unzureichende Transparenz: Ein Mangel an Transparenz in Bezug auf den Status von Spesenabrechnungen. kann sowohl bei den Mitarbeitenden als auch in der Buchhaltung zu Verwirrung und Unzufriedenheit führen.
5. Verlust von Belegen: Ohne ausreichende Belege für Spesenausgaben können diese nicht ordnungsgemäß verbucht werden, was zu steuerlichen Problemen und finanziellen Verlusten führen kann.
6. Fehlende Compliance mit Steuervorschriften: Die Nichteinhaltung von Steuervorschriften bei Spesenabrechnungen kann zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen für Unternehmen führen.
7. Mehrfache Datenerfassung: Wenn dieselben Informationen mehrfach erfasst werden müssen, beispielsweise in verschiedenen Systemen oder Abteilungen, erhöht sich das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen.
8. Komplexe Währungs- und Umrechnungsprozesse: Internationale Geschäftsreisen erfordern oft die Umrechnung von Währungen, was zu Verwirrung und Fehlern führen kann, insbesondere wenn die Wechselkurse schwanken.
   
   

Häufige Fehler:

1. Fehlende Belege: Das Fehlen von Belegen oder Quittungen kann zu Ablehnungen von Spesenabrechnungen führen und die ordnungsgemäße Buchführung erschweren.
2. Überhöhte Ausgaben: Unangemessen hohe Spesenausgaben, die nicht den Richtlinien entsprechen, können zu finanziellen Verlusten und Unstimmigkeiten führen.
3. Nicht ordnungsgemäße Kategorisierung: Fehlerhafte Zuordnung von Spesen zu falschen Kostenkategorien kann die Buchführung und Berichterstattung beeinträchtigen.
4. Unklare Beschreibungen: Fehlende oder unklare Beschreibungen der Ausgaben können die Überprüfung und Genehmigung von Spesenabrechnungen erschweren.
5. Verzögerter Einreichungsprozess: Verzögerungen bei der Einreichung von Spesenabrechnungen können zu administrativen Problemen und verzögerten Erstattungen führen.
6. Nicht genehmigte Ausgaben: Wenn Spesenausgaben ohne vorherige Genehmigung getätigt werden, können sie möglicherweise nicht erstattet werden.
7. Verstoß gegen Richtlinien: Das Ignorieren oder Umgehen von Unternehmensrichtlinien kann zu Disziplinarmaßnahmen führen und das Vertrauensverhältnis zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen beeinträchtigen.
8. Fehlende Überprüfung: Das Übersehen von Fehlern oder Unstimmigkeiten bei der Überprüfung von Spesenabrechnungen kann zu finanziellen Verlusten und internen Kontrollproblemen führen.

Effizientes, digitales Spesenmanagement auf der Basis einer modernen Spesenmanagement-Lösung hilft, diese Herausforderungen zu bewältigen und Fehler zu vermeiden. Klare Richtlinien und Schulungen für die Mitarbeitenden sowie regelmäßige Prüfungen der Prozesse sind weitere wichtige Bausteine.

Schon gewusst? Häufig werden Reisekosten gar nicht abgerechnet. Erfahren Sie die vier wichtigsten Gründe dafür und worauf Sie bei Spesenbelegen achten sollten.

Spesensätze – wie funktioniert die Spesenabrechnung?

Im Spesenprozess geht es darum, die Kosten, die Ihren Mitarbeitenden bei ihren beruflichen Reisen entstehen, zur Erstattung vorzulegen. Im Hinblick auf Spesensätze und Spesenabrechnungen gibt es Folgendes zu beachten:

Spesensätze

Bei Spesensätzen handelt es sich um vordefinierte Beträge, die Sie Ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen. Sie decken damit die Kosten für bestimmte dienstliche Aktivitäten ab. Dazu zählen Verpflegung und Hotelkosten auf Geschäftsreisen.

Spesenabrechnung

Bei der Spesenabrechnung erstatten Sie Ihren Mitarbeitenden die für Verpflegung und Übernachtungen angefallenen Kosten, die diese Ihnen melden. Als Basis dafür dienen Ihnen die festgelegten Spesensätze.

Ausland vs. Deutschland

In Deutschland und im Ausland gelten bei der Abrechnung von Spesen ähnliche Regeln. Ein paar Ausnahmen gibt es in Bezug auf Spesensätze, steuerliche Aspekte sowie regionale Besonderheiten. Die folgenden Unterschiede gilt es zu beachten:

Spesenabrechnung in Deutschland:

1. Spesensätze: In Deutschland haben wir festgelegte Spesensätze für Verpflegungsmehraufwendungen (Mahlzeiten) und Übernachtungskosten. Diese Sätze variieren je nach Reiseland und Reisedauer. Das Einkommensteuergesetz (EStG) regelt sie.
2. Belegpflicht: Für Verpflegungsmehraufwendungen bis zu einem bestimmten Betrag pro Tag benötigen Sie keine Belege. Für Übernachtungskosten und höhere Verpflegungskosten sollten Sie diese jedoch sammeln.
3. Steuerliche Aspekte: Spesenerstattungen sind steuerfrei, sofern sie die tatsächlichen Kosten nicht übersteigen. Höhere Erstattungen oder nicht nachvollziehbare Ausgaben können steuerliche Auswirkungen haben.
4. Steuerliche Absetzbarkeit: Mitarbeitende können ihre Spesen unter bestimmten Bedingungen als Werbungskosten oder Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, sofern sie die steuerfreie Erstattung übersteigen.
   
   

Spesenabrechnung im Ausland:

1. Spesensätze: Die Spesensätze können von Land zu Land stark variieren. Sie hängen auch von den örtlichen Lebenshaltungskosten sowie den Unternehmensrichtlinien ab. Internationale Unternehmen haben oft unterschiedliche Spesensätze für verschiedene Länder.
2. Währung und Umrechnung: Unternehmen Ihre Mitarbeitenden dienstliche Auslandsreisen, sind Sie verpflichtet, Währungsumrechnungen durchzuführen. Dabei rechnen Sie die inländischen Spesensätze auf die entsprechende Landeswährung um.
3. Steuerliche Aspekte: Die steuerliche Behandlung von Spesen kann in verschiedenen Ländern unterschiedlich sein. Während einige Länder ähnliche steuerfreie Spesensätze haben wie Deutschland, gelten in anderen strengere Regelungen. Aufwendungen werden dann beispielsweise als steuerpflichtiges Einkommen betrachtet.
4. Lokale Besonderheiten: Unterschiedliche Länder bringen unterschiedliche Geschäftspraktiken mit sich. Sie sollten sich daher vorab rechtzeitig über lokale Gepflogenheiten und Regeln informieren, um peinliche Situationen oder Missverständnisse zu vermeiden.
5. Mehrwertsteuer: Die Rückerstattung von Mehrwertsteuer für geschäftliche Ausgaben kann je nach Land unterschiedlich sein.
   
   

Empfehlung: Führen Sie vor internationalen Geschäftsreisen oder bei der Bearbeitung von Spesenabrechnungen im Ausland eine gründliche Recherche durch. Damit stellen Sie sicher, dass Sie alle örtlichen steuerlichen Bestimmungen beachten und Ihre Abrechnungen korrekt durchführen.

Tipp: Sie haben vor, Spesen aus dem Ausland abzurechnen? Wir zeigen Ihnen, was Sie im Hinblick auf die Umsatzsteuer beachten sollten und welche Regelungen gelten.

Wie und wann rechnet man Spesen ab?

In der Regel geht man bei der Abrechnung von Spesen gemäß den Unternehmensrichtlinien vor. Was den Ablauf betrifft, sind folgende sechs Schritte zu beachten:

Schritt 1 – Ausgaben erfassen: Ihre Mitarbeitenden erfassen die dienstlichen Ausgaben, die sie während Geschäftsreisen oder anderen beruflichen Aktivitäten gemacht haben:

• Kosten für Verpflegung,
• Unterkunft,
• Transport,
• Parkgebühren,
• Geschäftsmaterialien und
• andere berechtigte Ausgaben.

Schritt 2 – Belege sammeln: Die Dienstreisenden in Ihrem Unternehmen sammeln alle relevanten Belege und Quittungen, die ihre getätigten Ausgaben belegen. Mit diesen Belegen weisen Sie die Beträge gegenüber dem Finanzamt nach.

Schritt 3 – Spesenbericht erstellen: Ihre Mitarbeitenden erstellen einen Spesenbericht, in dem sie die Details ihrer Ausgaben angeben:

• Datum der Ausgabe,
• Ort,
• Art der Ausgabe,
• Betrag und
• gegebenenfalls eine kurze Beschreibung.

Die Mitarbeitenden können ihren Spesenbericht entweder auf einem vorgefertigten Formular oder in einer speziellen Expense-Management-Software erstellen.

Schritt 4 – Genehmigung: Die jeweiligen Vorgesetzten oder die verantwortlichen Mitarbeitenden prüfen und genehmigen die Spesenberichte. Damit stellen sie sicher, dass alle Ausgaben den Richtlinien des Unternehmens sowie den geltenden Regeln entsprechen.

Schritt 5 – Berechnung der Erstattung: Mithilfe der vordefinierten Spesensätze und Belege errechnen Sie die erstattungsfähigen Beträge. Als Basis dienen Ihnen hierbei die Unternehmensrichtlinien.

Schritt 6 – Erstattung: Sobald alles genehmigt und berechnet ist, erhalten die Mitarbeitenden ihre Erstattungen. Sie überweisen diese in der Regel direkt an die jeweiligen Bankkonten.

Zeitpunkt der Abrechnung

Der Zeitpunkt der Abrechnung kann je nach Unternehmen variieren. Drei weit verbreitete Möglichkeiten lauten:

• Laufende Abrechnung: Einige Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitenden, Spesen laufend oder regelmäßig abzurechnen. Davon profitieren besonders Angestellte, die häufig auf Geschäftsreisen unterwegs sind.
• Monatliche Abrechnung: Zahlreiche Firmen setzen auf monatliche Spesenabrechnungen. Sie sammeln dafür alle Ausgaben innerhalb eines Monats und rechnen dann zu einem bestimmten Stichtag ab.
• Nach Reiseende: Sind Mitarbeitende aus Ihrem Unternehmen länger auf Geschäftsreise oder bei Projekten im Ausland, können Sie die Spesen auch nach Abschluss der Reise oder des Projekts abrechnen.

Achten Sie bei Ihrem Spesenprozess immer darauf, dass alle Schritte möglichst transparent, effizient und nachvollziehbar sind. Als Unternehmen sollten Sie klare Richtlinien für Spesenerstattungen an Ihre Mitarbeitenden herausgeben. Damit stellen Sie sicher, dass alle auf die Angemessenheit ihrer Ausgaben achten und gleichzeitig die finanzielle Integrität des Unternehmens wahren. Spesenmanagement-Software hilft Ihnen dabei, den Prozess zu automatisieren, die Genauigkeit zu erhöhen und die Verwaltung zu erleichtern.

Tipp: Sie sind auf der Suche nach den wichtigsten Spesensätzen für Dienstreisen? In unserem Whitepaper zum Thema Spesen haben wir sie für Sie zusammengefasst. Eine Übersicht über Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung liefern wir gleich mit.

Vorteile von digitalem Spesenmanagement

Wenn Sie mit einem digitalen Spesenmanagement-System arbeiten, genießen Sie eine Vielzahl an Vorteilen. Ihre Mitarbeitenden, die Verwaltung und das gesamte Unternehmen profitieren vor allem von diesen zwölf Verbesserungen:

1. Zeitersparnis: Mit digitalem Spesenmanagement reduzieren Sie den manuellen Aufwand erheblich. Ihre Mitarbeitenden können ihre Ausgaben direkt ins System eingeben, Belege hochladen und Spesenberichte erstellen. Der Prozess beschleunigt sich dadurch um ein Vielfaches.
2. Genauigkeit: Digitale Systeme minimieren menschliche Fehler bei der Dateneingabe und -verarbeitung. Das führt zu genaueren Abrechnungen.
3. Automatisierung: Spesenmanagement-Software kann automatisch Spesensätze und Umrechnungen von Währungen durchführen. Sie gewährleisten damit die Genauigkeit der Erstattungsbeträge.
4. Einhaltung von Richtlinien: Sie können digitale Spesenverwaltungs-Systeme direkt mit Ihren unternehmensinternen Spesenrichtlinien sowie den geltenden steuerlichen Vorschriften verknüpfen. Damit stellen Sie sicher, dass alle Abrechnungen diesen Anforderungen gerecht werden.
5. Genehmigungsworkflow: Die in Spesen-Software integrierten Genehmigungsworkflows ermöglichen Ihnen die nahtlose Überprüfung und Genehmigung von Spesenberichten durch Vorgesetzte oder die Finanzabteilung.
6. Transparenz: Mitarbeitende und Vorgesetzte haben permanent den Überblick über den Status aller Spesenabrechnungen. Das sorgt für erhöhte Transparenz und bessere Kommunikation.
7. Mobiler Zugriff: Durch die mobilen Apps, die digitale Spesenverwaltungs-Systeme heute häufig mitbringen, können Mitarbeitende ihre Aufwendungen bereits unterwegs erfassen und einreichen.
8. Belegmanagement: Digitale Systeme ermöglichen Ihren Teammitgliedern das Hochladen von Belegen. Diese werden in Sekundenschnelle gespeichert. Der Aufwand für die physische Belegverwaltung reduziert sich.
9. Kostenkontrolle: Durch die einfachere Verfolgung von Ausgaben können Sie als Unternehmen Ihre Kosten besser kontrollieren und potenziell missbräuchliche Ausgaben identifizieren.
10. Audit-Trail: Mit digitaler Spesenmanagement-Software erstellen Sie einen prüffähigen Verlauf aller Transaktionen und Änderungen, was besonders bei einer späteren Prüfung oder Kontrolle von Vorteil ist.
11. Integration mit Buchhaltung: Die Integrationsmöglichkeiten digitaler Systeme mit verschiedenen Buchhaltungssystemen erleichtern die nahtlose Übertragung von Spesendaten in die Buchführung.
12. Nachhaltigkeit: Durch die Reduzierung von Papierbelegen und manuellen Prozessen tragen Sie mit digitalem Spesenmanagement aktiv zum Schutz der Umwelt bei.

Mit der Implementierung einer digitalen Spesenlösung steigern Sie insgesamt Ihre Effizienz, verbessern Ihren Finanzprozess und erhöhen Ihre Compliance.

12 Best Practices für Spesenmanagement

Ein effektives Spesenmanagement-System hilft Ihnen, finanzielle Transparenz zu gewährleisten. Gleichzeitig steigern Sie die Produktivität und stellen die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien sicher. Mit diesen bewährte Methoden klappt es:

1. Sorgen Sie für klare Richtlinien und Verfahren! Stellen Sie sicher, dass Ihre Spesenrichtlinien klar und verständlich sind. Definieren Sie die zulässigen Ausgabenkategorien sowie Grenzwerte für einzelne Ausgaben und den Genehmigungsprozess. Kommunizieren Sie diese Richtlinien regelmäßig an alle Mitarbeitenden.
2. Setzen Sie auf digitale Lösungen! Mit einer modernen Spesenlösung wie Circula können Sie Ihren gesamten Spesenprozess digitalisieren. Damit erleichtern Sie die Erfassung, Genehmigung und Verarbeitung von Spesenbelegen und -anträgen erheblich. Sie reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren Fehler und Verzögerungen.
3. Vereinfachen Sie die Belegerfassung! Bieten Sie Ihren Mitarbeitenden einfache Möglichkeiten, ihre Belege hochzuladen – z. B. über mobile oder Web-Apps. Gute Spesentools unterstützen diese Funktion heute häufig. Integrieren Sie OCR (Optical Character Recognition), um Daten automatisch aus Belegen auszulesen und in das System einzufügen.
4. Stellen Sie die Effizienz des Genehmigungsworkflows sicher! Implementieren Sie einen klaren Genehmigungsworkflow, der die Hierarchie und Zuständigkeiten im Unternehmen berücksichtigt. Um Verzögerungen zu vermeiden, automatisieren Sie die Genehmigungen wenn möglich.
5. Nutzen Sie Echtzeit-Überwachung! Mit Echtzeit-Analysen erkennen Sie Ausgabenmuster und potenzielle Schwierigkeiten frühzeitig. So können Sie auf Abweichungen reagieren und Ihre Kosten auf Dauer besser kontrollieren.
6. Bieten Sie Training an! Schulungen und Anleitungen zur korrekten Verwendung Ihres Spesenmanagement-Systems helfen besonders neuen Mitarbeitenden, die Richtlinien und Verfahren zu verstehen. Kontinuierliche Auffrischungen sorgen dafür, dass alle am Ball bleiben.
7. Setzen Sie automatisierte Regeln ein! Dank automatisierter Regeln können Sie auf bestimmte Ausgabenmuster oder -grenzen reagieren. Ihre Mitarbeitenden können damit beispielsweise Ausgaben über einen bestimmten Betrag automatisch einer zuständigen Person zur Genehmigung vorlegen.
8. Integrieren Sie Ihre Spesenmanagement-Software in Ihre bestehenden Systeme! Um den Datenaustausch zu erleichtern, integrieren Sie Ihr Spesenmanagement-System in alle relevanten Systeme wie Ihre Buchhaltungssoftware und Ihr Gehaltsabrechnungssystem.
9. Kommunizieren Sie klar! Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende genau verstehen, wie Ihr Spesensystem funktioniert, wie sie Ausgaben erfassen und welche Schritte für die Erstattung erforderlich sind.
10. Nehmen Sie sich Zeit für die Überprüfung und Anpassung! Ihr Spesensystem sollten Sie regelmäßig überprüfen und an sich ändernde Anforderungen anzupassen. Feedback von Mitarbeitenden und Führungskräften kann dabei helfen, Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen vorzunehmen.
11. Achten Sie auf Sicherheit und Datenschutz! Achten Sie darauf, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden alle Daten sicher speichern und übertragen. Implementieren Sie zu diesem Zweck Sicherheitsmaßnahmen, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten.
12. Sichern Sie sich die Unterstützung des Managements! Das Management unterstützt Sie dabei, die Wichtigkeit eines effizienten Spesenmanagements zu betonen und die Einhaltung der Richtlinien im gesamten Unternehmen zu fördern.

Tipp: Mit dem digitalen Spesenmagement-System von Circula rechnen Sie Spesen im Handumdrehen ab – ganz ohne Excel. Eine kostenlose Beratung können Sie ganz einfach online buchen.

Fazit: Moderne Spesenmanagement-Software ist die Basis für gute Spesenverwaltung

Gut organisiertes Spesenmanagement hilft Ihnen, Ihre Geschäftsausgaben zu überblicken und zu straffen. Sie sparen wertvolle Zeit und vereinfachen die Einreichung für Ihre Mitarbeitenden. Moderne Tools wie Circula sind hier der entscheidende Faktor und unverzichtbar für ein effektives und transparentes Spesenmanagement. Klare Richtlinien und ein gut durchdachter Workflow helfen Ihnen, Ihre Prozesse zu optimieren. Durch die vereinfachte Einreichung arbeiten Sie kosteneffizient und fördern die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden.

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