Übernachtungspauschale 2023/2024 – Die aktuellen Sätze

Was ist die Übernachtungspauschale?

Unternehmen Arbeitnehmende auf die Veranlassung des Arbeitgebers hin eine Geschäftsreise, trägt das Unternehmen in der Regel die Übernachtungskosten. Dies geschieht meist über die Reisekostenabrechnung, in der die Beschäftigten ihre Belege einreichen.

Darüber hinaus gibt es die Übernachtungspauschale, die Unternehmen die Möglichkeit bietet, die Kosten der Übernachtung ihrer Mitarbeitenden pauschal zu erstatten. In diesem Fall ist die Einreichung von Belegen nicht nötig. Der Prozess ist damit ähnlich der Kilometerpauschale und Verpflegungsmehraufwendungen.

Übernachtungspauschale 2023/2024 im Inland

Für die Höhe der gewährten Pauschale ist es entscheidend, wie lange die Dienstreise dauert und wohin sie die Beschäftigten führt. In Deutschland liegt die steuerfrei gewährte Pauschale bei 20 Euro pro Tag für eine Reise von mindestens 24 Stunden.

InlandÜbernachtungspauschale 202420 Euro pro NachtÜbernachtungspauschale 202320 Euro pro Nacht

Aufgrund der niedrigen Summe ist die Übernachtungspauschale in Deutschland für Reisende nur sinnvoll, wenn ihnen keine oder Kosten von bis zu 20 Euro entstanden sind. Dies gilt beispielsweise für Übernachtungen in einer eigenen Wohnung (z. B. eine Zweit- oder Ferienwohnung am Zielort).

Die Übernachtungspauschale kann ebenfalls gezahlt werden, wenn Beschäftigte bei Freunden oder Familienangehörigen schlafen. Gleiches gilt für Berufsgruppen wie Lkw-Fahrer. So können sie die Übernachtungspauschale für sich beanspruchen, wenn sie die Nacht in ihrem Fahrzeug verbracht haben.

Die Pauschale ist jedoch zeitlich begrenzt, denn Unternehmen dürfen ihren Beschäftigten diese für maximal drei Monate am Stück auszahlen. Es greift die sogenannte Dreimonatsfrist.

Auch wenn Hotelkosten bei Reisen im Inland anfallen, lohnt sich die Übernachtungspauschale ohne die Abgabe von Belegen in der Regel nicht. Deshalb werden die Kosten bei Geschäftsreisen im Inland in den meisten Fällen über die Reisekostenabrechnung nach Abgabe der entsprechenden Belege abgerechnet.

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Übernachtungspauschale 2023/2024 im Ausland

Nicht nur innerhalb Deutschlands können Arbeitnehmer:innen die Übernachtungspauschale nutzen, schließlich können die länderspezifischen Pauschalen rund um den Globus eingesetzt werden. Dabei trennt der Gesetzgeber allerdings strikt nach dem Zielort der jeweiligen Reise. Aus diesem Grund gelten für Übernachtungskosten auf berufsbedingten Auslandsreisen Pauschalbeträge, die an die Lebensunterhaltskosten des Landes oder der jeweils bereisten Metropole angepasst sind.

Die gute Nachricht für Beschäftigte: Im Zuge der steigenden Lebenshaltungskosten hat der Gesetzgeber zuletzt Anpassungen an der Höhe der Pauschale in einer Reihe von Ländern vorgenommen. Deshalb wurde die Übernachtungspauschale 2024 zu Beginn des Jahres für viele Regionen zum Teil deutlich erhöht. Dies gilt allerdings nur für Dienstreisen ins Ausland. Bei Übernachtungen innerhalb Deutschlands profitieren Mitarbeitende nicht von einer ähnlichen Regelung, denn hierzulande ist der Betrag gegenüber den Vorjahren auf dem gleichen Niveau geblieben.

In der folgenden Tabelle haben wir für Sie die Übernachtungspauschalen 2024 und 2023 für häufige Reiseziele im Ausland aufgelistet. Außerdem sehen Sie die Anpassungen, die für einige Regionen vorgenommen wurden. Eine vollständige Übersicht des Bundesfinanzministeriums zu allen Ländern finden Sie hier.

Aus der Übersicht geht hervor, dass es zum Teil erhebliche Steigerungen bei der Höhe der Übernachtungspauschale gab. Am Beispiel von Spanien zeigt sich jedoch, dass es außerhalb der Metropolregionen Barcelona und Madrid auch zu einer leichten Reduzierung des Pauschalbetrags kommen konnte.

Übernachtungspauschalen der vergangenen Jahre

• Übernachtungspauschale 2022
• Übernachtungspauschale 2021
• Übernachtungspauschale 2020
• Übernachtungspauschale 2019

Rechtliche Grundlage der Übernachtungspauschale

Die rechtliche Grundlage der Übernachtungspauschale findet sich im Bundesreisekostengesetz. Dort wird die Übernachtungspauschale 2024 für Geschäftsreisen im Inland und Ausland definiert und jährlich per BMF-Schreiben aktualisiert.

Grundsätzlich besteht für Unternehmen keine rechtliche Verpflichtung zur Übernahme der Übernachtungskosten. Die Zahlung einer Pauschale muss vom Unternehmen ebenfalls nicht übernommen werden, da kein rechtlicher Anspruch darauf besteht. Zur Sicherung eines guten Verhältnisses zwischen Unternehmen und Beschäftigten wird die Erstattung jedoch von den weitaus meisten Firmen geleistet.

Eine Ausnahme der Regelung gilt für Selbstständige, da für diese keine Übernachtungspauschale vorgesehen ist. Deshalb müssen Selbstständige unabhängig davon, ob sie ihre Reisen ins In- oder Ausland führen, die Originalbelege der Hotelübernachtungen aufbewahren. Diese können sie dann gemeinsam mit den übrigen angefallenen Reisekosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung angeben.

Sind Arbeitgeber zur Zahlung der Übernachtungspauschale verpflichtet?

Für Arbeitgebende besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung einer Übernachtungspauschale an ihre reisenden Mitarbeitenden. Wenn dies nicht geschieht, können die Beschäftigten ihre tatsächlich entstandenen Kosten auf Basis der eingereichten Belege über die Reisekostenabrechnung beanspruchen.

Sollte auch dies nicht durch das Unternehmen gewährt werden, können die Auslagen in der Steuererklärung über die Werbungskosten abgesetzt werden.

Wie wird die Übernachtungspauschale berechnet?

In Deutschland beträgt die Übernachtungspauschale 20 Euro pro Nacht. Arbeitnehmer:innen geben somit die Anzahl der Nächte bei ihrem Arbeitgeber an und erhalten die entsprechende Summe steuerfrei erstattet. Bei beruflich begründeten Fahrten ins Ausland wird genauso verfahren. Der Einsatz einer Reisekosten-App erleichtert dabei die Erstellung, denn dank des digitalisierten Prozesses können die nötigen Dokumente sehr viel leichter eingereicht und bearbeitet werden.

Automatische Berechnung mit Reisekosten-Software

Bei der Erstattung von Übernachtungs- und Fahrtkosten, Barauslagen oder Pauschalbeträgen kann eine intelligente Reisekosten-App zur vereinfachten und schnelleren Abwicklung der Reisekostenabrechnung erheblich beitragen.

Mit ihrer Hilfe können die Reisenden ihre Ausgaben bequem und schon von unterwegs aus mobil per Smartphone einreichen und das Verfahren auf diese Weise erheblich beschleunigen. Dabei werden Belege einfach gescannt und Anträge für Verpflegungs- oder Übernachtungspauschalen mit nur wenigen Klicks fertiggestellt.

Der digitale Eingang der sortierten Daten sorgt zudem dafür, dass ein Großteil der Abwicklung durch die Finanzverwaltung automatisiert ablaufen kann, was den dortigen Arbeitsaufwand um bis zu 80 % reduziert.

Circula hat ein Reisekosten-Tool entwickelt, das ideal auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden und ihrer Arbeitgeber:innen abgestimmt ist. Mit der mobilen Lösung gelingt die Erstellung der Reisekosten- und Spesenabrechnung im Handumdrehen.

So ermittelt Circula bei Übernachtungen im In- oder Ausland automatisch die jeweilige Übernachtungspauschale, was den administrativen Aufwand der Finanzabteilung maßgeblich senkt. Auch dies trägt dazu bei, Arbeitsaufwand und Kosten in diesem Bereich zu reduzieren.

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