Kilometerpauschale 2024/2025 – Alles, was Sie wissen müssen

‍Kilometerpauschale 2025 für Dienstreisen

Wenn Mitarbeitende im Auftrag ihres Unternehmens eine Dienstreise unternehmen, können neben den Aufwendungen für die Verpflegung und Übernachtung die entstandenen Fahrtkosten ebenfalls als Reisekosten rückerstattet werden. Das gilt auch für den Fall, dass die Person mit ihrem privaten Pkw anstatt mit einem Firmenwagen fährt.

Weil die Kostenberechnung für jeden individuell zurückgelegten Kilometer sehr zeitaufwendig ist, hat der Gesetzgeber die Kilometerpauschale eingeführt. Diese Pauschale wird in Cent pro Kilometer angegeben und unterscheidet sich je nach Fahrzeugtyp. Im folgenden Blogpost erfahren Sie mehr darüber, was Sie in Bezug auf das Kilometergeld für Dienstreisen 2025 beachten müssen.

Kilometerpauschale 2025

Grundsätzlich unterscheidet man bei der Vergütung von Fahrtkosten zwischen der Art des Transportmittels. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Fahrt im In- oder Ausland zurückgelegt wurde:

Ganz wichtig: Die Höhe der Fahrtkostenpauschale ist in den letzten Jahren gleich geblieben. Auch im Jahr 2025 ist es trotz der gestiegenen Kosten nicht zu einer Anhebung gekommen.

Achtung: Die Kilometerpauschale und die Pendlerpauschale unterscheiden sich in der Berechnung der einfachen Strecke zum Arbeitsort. Während die Kilometerpauschale für jede gefahrene Strecke gilt, berücksichtigt die Pendlerpauschale nur den Arbeitsweg und bietet eine finanzielle Entlastung für Arbeitnehmer.

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Kilometerpauschale der vergangenen Jahre

Beispiel für die Berechnung der Kilometerpauschale für Dienstreisen

Schauen wir uns die Berechnung der Kilometerpauschale und die damit verbundene Fahrtkostenerstattung anhand eines Beispiels einmal genauer an: Unternehmensberaterin Stefanie Müller reist für einen Geschäftstermin mit ihrem privaten Pkw vom Berliner Stadtzentrum nach Hannover. Die Distanz für den Hin- und Rückweg der Dienstreise beträgt 580 km.

Damit hat sie Anspruch auf die Erstattung der Fahrtkosten in Höhe von 580 x 0,30 Euro = 174,00 Euro. Dabei spielt es bei der Berechnung grundsätzlich keine Rolle, ob die dienstlichen Kilometer im In- oder Ausland zurückgelegt wurden.

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Rechtlich fußt die Kilometerpauschale, auch Wegstreckenentschädigung genannt, auf dem Bundesreisekostengesetz § 5 (2). Dort wurde der Festbetrag von 0,30 EUR für jeden mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegten Kilometer festgelegt.

Die Erstattung der Fahrtkosten über die Kilometerpauschale kommt ausschließlich bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs zur Anwendung. Bei allen anderen Verkehrsmitteln (z. B. eigener Dienstwagen, Zugfahrten, Flüge, Taxis oder Busse), die geschäftlich Reisende nutzen, müssen Originalbelege für die Abrechnung beim Arbeitgeber eingereicht werden.
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Was ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale ist ein festgelegter Betrag, der pro gefahrenem Kilometer erstattet wird, wenn Angestellte eine Dienstreise mit ihrem privaten Pkw unternehmen. Diese Pauschale wird auch als Reisekostenpauschale, Spritpauschale oder Dienstreisepauschale bezeichnet. Sie dient dazu, die Fahrtkosten, die während einer dienstlichen Reise entstehen, zu decken. Wichtig zu wissen ist, dass die Erstattung der Reisekosten durch den Arbeitgeber nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Unternehmen können selbst entscheiden, ob und in welcher Höhe sie die Fahrtkosten ihrer Mitarbeitenden übernehmen.

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Wird die Kilometerpauschale immer erstattet?

Arbeitgeber sind nicht gesetzlich zur Erstattung der Reisekosten verpflichtet. Stattdessen handelt es sich um einen Referenzwert des Bundesreisekostengesetzes.

Deshalb haben Unternehmen auch die Möglichkeit zur Auszahlung eines niedrigeren Betrags oder können auf die steuerfreie Erstattung gänzlich verzichten. In diesem Fall können Angestellte die angefallenen Fahrtkosten steuerlich geltend machen. Dies geschieht über die Einkommensteuererklärung, in der die Auslagen als Werbungskosten vom zu versteuernden Einkommen abgesetzt werden.

Auch für Selbstständige gilt, dass sie die mit ihrem privaten Fahrzeug auf Dienstreisen zurückgelegten Kilometer in ihrer Steuererklärung geltend machen. Dabei greifen für sie die gleichen Abrechnungssätze wie bei der Kilometerpauschale für Angestellte.

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Steuerliche Behandlung

Die Kilometerpauschale kann steuerlich geltend gemacht werden. Arbeitnehmer haben die Möglichkeit, die Fahrtkosten für dienstliche Reisen als Werbungskosten in ihrer Steuererklärung anzugeben. Dies erfolgt unter dem Punkt „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ in der Anlage N. Unternehmen können die entstandenen Kosten als Betriebsausgaben beim Finanzamt absetzen. Dadurch können sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber von steuerlichen Vorteilen profitieren, indem sie die Fahrtkosten entsprechend geltend machen.

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Kilometerpauschale vs. Entfernungspauschale

Unter Arbeitnehmern herrscht oft erhebliche Unsicherheit bei der Differenzierung zwischen Kilometerpauschale und Entfernungspauschale. Oft werden beide Begriffe synonym verwendet oder miteinander verwechselt.

Das ist ein Fehler, denn die beiden Methoden unterscheiden sich grundsätzlich voneinander: Während es bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen um die Erstattung der bei Dienstfahrten mit dem eigenen Fahrzeug entstandenen Kosten durch den Arbeitgeber geht, dreht sich die Entfernungspauschale um die Wegstrecke des Mitarbeitenden vom Wohnort zur Arbeitsstelle, also den Arbeitsweg.

Diese auch als Pendlerpauschale bezeichnete Möglichkeit wird zudem nicht beim Arbeitgeber, sondern im Rahmen der Steuererklärung gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht.

Pendlerpauschale: Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte

Kilometerpauschale: Fahrt zu Auswärtstätigkeiten

Ein weiteres Unterscheidungsmerkmal ist die Länge der vergüteten Strecke. Bei der Kilometerpauschale für Dienstreisen wird der Hin- und Rückweg berücksichtigt. Demgegenüber kann bei der Entfernungspauschale für Pendler:innen lediglich die einfache Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz steuerlich geltend gemacht werden.

Rechtlich wird dies über das Einkommensteuergesetz geregelt. Diesem zufolge sind die Kosten für den Weg zur Arbeitsstelle steuerlich absetzbar, wobei neben Bahn- oder Bustickets auch eine Fahrtkostenpauschale für die gefahrenen Kilometer beim Finanzamt eingereicht werden kann. Dabei ist es unerheblich, ob der Weg mit dem Auto, Moped, Fahrrad oder zu Fuß erfolgt.

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Ein weiterer Unterschied liegt in der Höhe der Rückerstattung. Der oben beschriebene einheitliche Satz von 0,30 beziehungsweise 0,20 Euro pro Kilometer für Dienstreisen gilt bei der Pendlerpauschale nicht immer. So können Arbeitnehmer:innen für Strecken von bis zu 20 Kilometern ebenfalls 0,30 Euro je Kilometer Euro absetzen. Ab Kilometer 21 steigt der Satz jedoch auf 0,38 Euro je Kilometer.

Im Gegensatz zur Kilometerpauschale zeigte sich der Staat in der Vergangenheit bei der Anpassung der Entfernungspauschale an die steigenden Lebenshaltungskosten etwas kulanter. So wurde der derzeit gültige Satz für längere Strecken rückwirkend zum 1. Januar 2022 angehoben, denn zuvor konnten ab einer Wegstrecke von 21 Kilometern nur 0,35 Euro abgesetzt werden. Allerdings könnte diese Entlastung nicht von Dauer sein. Laut Bundestagsbeschluss soll die aktuelle Regelung Ende 2026 auslaufen. Im Jahr 2027 könnte dann wieder der ursprüngliche Satz von 0,35 Euro bei längeren Strecken gelten.

Die Berechnung der Pendlerpauschale

Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer fährt täglich zehn Kilometer von seinem Wohnsitz zur Arbeitsstelle. Somit kann er 10 x 0,30 Euro = 3 Euro pro Werktag absetzen.

Beispiel 2: Eine Arbeitnehmerin fährt täglich 30 Kilometer von ihrem Wohnsitz zur Arbeitsstelle. In diesem Fall kann die Person 20 x 0,30 Euro = 6 Euro, zuzüglich 10 x 0,38 Euro = 3,80 und damit insgesamt 9,80 Euro pro Werktag absetzen.

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Automatische Berechnung mit Reisekosten-Apps

Die Abrechnung von auf Dienstreisen entstandenen Auslagen gestalten sich sowohl für die Angestellten als auch die Finanzbuchhaltung oftmals mühsam. So ist das Führen eines Fahrtenbuches, die manuelle Berechnung von Verpflegungsaufwänden oder das Abtippen von Reisedaten in Formulare für die Reisekostenabrechnung mit erheblichem zeitlichem Mehraufwand verbunden.

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Hier kann der Einsatz von intelligenter Reisekosten-Software helfen. Sie ermöglicht es Unternehmen, das Reisekosten- und Spesenmanagement zu digitalisieren, wodurch Mitarbeitende von der wiederkehrenden Mehrarbeit bei der Reisekostenabrechnung entlastet werden.Die Reisekosten-App von Circula bietet Benutzern die Möglichkeit zur automatischen Ermittlung der zurückgelegten Distanz und zur Berechnung sämtlicher Pauschalbeträge. Die Entfernung wird dabei nach Eingabe der Start- und Zieladresse anhand von Google Maps errechnet. Auch für eventuell gefahrene Umwege wird vorgesorgt, denn diese können durch eine separate Eingabe in der App ergänzt werden.

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