Reisekosten abrechnen in 7 Schritten

Damit Sie Ihren Mitarbeitenden die Ausgaben, die während einer Dienstreise anfallen, steuerfrei erstatten sowie als Betriebsausgaben steuerlich absetzen können, müssen Sie die Reisekosten abrechnen.

Dafür ist es wichtig, dass Sie alle Ausgabeposten übersichtlich auflisten und belegen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen die sieben wichtigsten Schritte für lückenlose Reisekostenabrechnungen.

Hinweis: Wenn Sie sich jetzt fragen, was eine Reisekostenabrechnung eigentlich genau ist, dann werfen Sie einen Blick in unser Glossar. Dort finden Sie eine übersichtliche Definition der Reisekostenabrechnung mit den wichtigsten Informationen im Überblick.

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Schritt 1: Dienstreise oder nicht?

Bevor Sie Ihre eigenen Reisekosten oder die Ihrer Mitarbeitenden abrechnen, müssen Sie sich eine zentrale Frage stellen: Handelt es sich bei der Reise tatsächlich um eine Dienstreise? Das Steuerrecht spricht hier von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit.

Damit alle Kosten einer Geschäftsreise steuerlich absetzbar sind, muss diese in erster Linie zwei Kriterien erfüllen:

1. Sie muss geschäftlich motiviert sein.
2. Das Reiseziel muss außerhalb der ersten Arbeitsstätte und der privaten Wohnung liegen.
   
   

Damit Sie die Verpflegungspauschale geltend machen können, müssen Dienstreisen darüber hinaus mindestens acht Stunden (am Stück) dauern. Im vierten Abschnitt unseres Ratgebers werden wir uns noch genauer mit den Pauschalbeträgen beschäftigen.

Beispiele für Dienstreisen sind:

• Kundenbesuche
• Fahrten zu anderen Firmenstandorten
• Reisen zu Kongressen, Messen, Tagungen
• Fortbildungen
• Forschungsreisen
• Außendienstfahrten
  
  
  

Schritt 2: Reisekostenarten: Was können Sie abrechnen?

Bei einer beruflich bedingten Reise fallen verschiedene Kosten an, darunter Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Ausgaben für die Verpflegung sowie beispielsweise für das Internet oder Messebesuche.

Man unterscheidet zwischen vier Arten von Reisekosten:

Fahrtkosten

Zu den Fahrtkosten zählen alle Kostenstellen, die bei der Hinfahrt zum Zielort und zurück entstehen. Auch Fahrten am Zielort selbst können Sie als Fahrtkosten abrechnen. Das gilt für Reisen mit dem Zug und anderen öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Flugzeug, dem Taxi, dem Mietwagen oder einem privaten Pkw – nicht jedoch für Fahrten mit dem Firmenwagen.

Bei der Abrechnung der Fahrtkosten können Sie die volle Summe geltend machen, also zum Beispiel den Ticketpreis für einen Flug. Bei Reisen mit einem privaten Fahrzeug wenden Sie Pauschalsätze an.

Übernachtungskosten

Wenn Mitarbeitende während einer Dienstreise auswärts übernachten – zum Beispiel in einem Hotel, einem Gästezimmer oder einem gemieteten Apartment – können Sie auch die Kosten dafür in der Reisekostenabrechnung auflisten.

Dabei geben Sie entweder wieder die tatsächlichen Ausgaben an oder verwenden die Übernachtungspauschale, auf die wir im vierten Abschnitt dieses Ratgebers noch näher eingehen werden.

Vorsicht: Die Übernachtungspauschale ist zwar für Arbeitnehmende steuerfrei, als Unternehmen können Sie diese Betriebsausgabe jedoch nicht steuerlich geltend machen.

Verpflegungsmehraufwand

Sind Sie auf Geschäftsreise, können Sie sich in der Regel nicht wie gewohnt mit Essen und Getränken versorgen. Es ist davon auszugehen, dass Ihnen dadurch mehr Kosten entstehen, weswegen man hier von einem Verpflegungsmehraufwand spricht. Dazu gehören zum Beispiel das Frühstück beim Bäcker, der Mittagssnack aus dem Supermarkt und das Abendessen im Restaurant.

Für die Abrechnung der Verpflegungskosten können Sie tageweise Pauschalen ansetzen.

Reisenebenkosten

Neben den eben genannten drei größten Kostenstellen können auf einer Geschäftsreise noch viele weitere Ausgaben anfallen – die Reisenebenkosten.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Internetkosten
• Telefonkosten
• Parkgebühren
• Mautgebühren
• Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen (wie Messen, Tagungen)
• Reiseversicherung
• Trinkgelder
• Kosten für Gepäckschließfächer
  
  

Welche Kosten werden nicht erstattet?

Nicht alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise entstehen, können auch abgerechnet werden: Wellnessanwendungen, Getränke aus der Minibar oder Bußgelder durch Falschparken müssen die Reisenden zum Beispiel selbst bezahlen.

Schritt 3: Reisekostenbelege: Diese Belege brauchen Sie

Um die vollen Reisekosten abrechnen zu können, müssen die Reisenden ihre Auslagen stets mit entsprechenden Quittungen und Rechnungen belegen.

Für die Erstattung der Fahrtkosten müssen Sie zum Beispiel Bahn-, Flug- und Bustickets sammeln, die Taxi- oder Mietwagenrechnung aufbewahren oder ein Fahrtenbuch führen, wenn Sie eigene Fahrzeuge nutzen.

Die Übernachtungskosten belegen Sie mit entsprechenden Rechnungen der jeweiligen Unterkünfte. Wenn es darum geht, die Reisenebenkosten nachzuweisen, zählt jeder einzelne Beleg – vom Messeticket bis zum Parkschein.

Was tun, wenn es keinen Beleg gibt?

Grundsätzlich sind Sie und Ihre Mitarbeitenden dazu angehalten, sich bei allen Ausgaben während der Dienstreise einen Beleg ausstellen zu lassen und diesen sorgfältig für die Reisekostenabrechnung aufzubewahren. Dennoch kann es passieren, dass eine Quittung verloren geht oder sich die Kosten nicht durch eine Rechnung belegen lassen. Letzteres ist beispielsweise bei Trinkgeldern der Fall.

In solchen Fällen können Sie einen Eigenbeleg erstellen. Darin müssen Sie Ihre Aufwendungen nachvollziehbar darstellen und glaubhaft vermitteln, dass es sich dabei um einen betrieblichen Aufwand handelt.

Wie sind Reisekostenbelege aufzubewahren?

Bei der Aufbewahrung der Reisekostenbelege sind Sie dazu verpflichtet, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) zu beachten. Ob Sie die Belege in physischer Form (auf Papier) oder digital aufbewahren, spielt keine Rolle – wichtig ist, dass sie stets klar, nachvollziehbar, nachprüfbar, richtig und vollständig sind.

Für Reisekostenbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Tipp: Mit der Circula-Software können Sie all Ihre Belege digitalisieren und revisionssicher sowie GoBD-konform archivieren – und Ihre Papierbelege einfach wegwerfen.

Schritt 4: Welche Pauschalbeträge gibt es?

Viele Reisekosten können Sie in voller Höhe abrechnen. Darüber hinaus können Sie auch Pauschalbeträge ansetzen. Der Vorteil: Sie müssen nicht alle Auslagen belegen und haben weniger Verwaltungsaufwand. Der Nachteil: Die tatsächlichen Kosten können höher sein.

Das Bundesfinanzministerium berechnet die Pauschalbeträge regelmäßig neu. Verwenden Sie für Ihre Reisekostenabrechnung also immer die aktuell geltenden Sätze. Wir geben Ihnen hier eine Übersicht über die Zahlen, die Sie 2024 beachten müssen.

Hinweis: Wenn es keine Pauschbeträge gibt (v. a. bei den Reisenebenkosten), ist es umso wichtiger, dass Sie alle Belege sammeln, um die genauen Kosten nachzuweisen.

Kilometerpauschale

Bei der Fahrt mit einem privaten Fahrzeug nutzen Sie die Kilometerpauschale oder einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz:

• Kilometerpauschale Auto: 30 Cent pro Kilometer, ab dem 21. Kilometer 38 Cent
• Kilometerpauschale Motorrad/Motorroller: 20 Cent pro Kilometer
• Fahrzeugindividueller Kilometersatz: Hier ermitteln Sie die gesamten jährlichen Kosten für das private Fahrzeug (inkl. Versicherung, Steuern, Reparaturen, Wartung, Stellplatzmiete etc.) und teilen den Wert durch die im Jahr insgesamt zurückgelegten Kilometer. Daraus ergibt sich ein individueller Satz pro gefahrenen Kilometer. Diese Rechnung kann sich bei höherpreisigen Fahrzeugen lohnen.
  
  

Verpflegungspauschale

Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand gilt pro Tag und abhängig von der Länge der Dienstreise:

• Bis 8 Stunden: 0 €
• Mehr als 8 Stunden: 14 €
• Ab 24 Stunden: 28 €
• An- und Abreisetag: je 14 €

Die Pauschale wird um 40 Prozent gekürzt, falls Sie zum Mittag- oder Abendessen eingeladen werden. Ist das Frühstück im Preis für das Hotelzimmer inbegriffen oder bekommen Sie es spendiert, reduziert sich die Pauschale für diesen Tag um 20 Prozent.

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Für Reisen ins Ausland gibt es zudem spezifische Verpflegungspauschalen je nach Zielort. Bei einer Geschäftsreise nach London, die länger als 24 Stunden dauert, erhalten Sie zum Beispiel 66 Euro. Nach Paris sind es 58 Euro, in die Niederlande 47 Euro.

Übernachtungspauschale

Für Geschäftsreisen im deutschen Inland gilt eine Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht. Geht die Reise ins Ausland, fällt die Pauschale höher aus und richtet sich nach den Lebensunterhaltskosten des jeweiligen Landes. Für die Londonreise gibt es dann 163 Euro, den Aufenthalt in Paris 159 Euro und in den Niederlanden 122 Euro.

Tipp: Einen Überblick über die 2024 geltenden Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten im Ausland erhalten Sie in unserem Blog.

Schritt 5: So füllen Sie die Reisekostenabrechnung richtig aus

In der Regel erstellen die Reisenden ihre Reisekostenabrechnung selbst – im besten Fall zeitnah nach der Geschäftsreise. Sie sollte mindestens folgende Angaben enthalten:

• Name (und Mitarbeiternummer) des/der Reisenden
• Start und Ende der Reise (Datum und Uhrzeit)
• Reiseziel (Land/Stadt)
• Reisezweck
• Auflistung aller Ausgabeposten + Kosten (inkl. Belege)
• Unterschrift des/der Reisenden
  
  

Tatsächlich gibt es keine Vorgaben, wie genau eine Reisekostenabrechnung auszusehen hat. Im Grunde können Sie einfach handschriftliche Listen erstellen. Oder Sie verwenden eine der zahlreichen Reisekosten-Formulare aus dem Internet oder füllen Excel-Tabellen aus. Die Entscheidung liegt ganz bei Ihnen. Wir raten Ihnen jedoch von manueller Buchführung ab: Zu schnell verlieren Sie den Überblick, machen Tippfehler, berechnen die falschen Pauschalen, vergessen Kosten oder verlieren Belege. Wir empfehlen Ihnen daher, auf eine digitale Reisekosten-Software zu setzen.

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Reisekosten digital abrechnen

Wenn Sie die Reisekosten digital über eine moderne Reisekostenabrechnungs-Software wie Circula abrechnen, profitieren Sie von vielen Vorteilen:

• Sie digitalisieren Ihre Reisekostenabrechnung über Circula GoBD-konform.
• Mitarbeitende können Ihre Belege direkt über die App scannen und ins System übertragen – und zwar schon während der Reise. So geht nichts mehr verloren
• Die Software liest die relevanten Informationen aus den Belegen automatisch aus, sodass es zu keinen lästigen Tippfehlern und Zahlendrehern mehr kommt.
• Die Buchhaltung hat eine ordentliche Übersicht über alle Ausgaben und Belege und muss keine unübersichtliche Zettelwirtschaft mehr verwalten.
• Sie müssen nicht mehr nach den richtigen Pauschalen suchen – die Software berechnet sie automatisch.
• Sie erstellen individuelle Freigabeprozesse für Ihr Unternehmen und weisen die Aufgaben den zuständigen Personen zu.
• Dank der smarten DATEV-Schnittstelle können Sie die Reisekostenabrechnung nach der Freigabe direkt an die Lohnbuchhaltung übermitteln.
• Der gesamte Prozess wird deutlich effizienter: Die Reisekostenabrechnungen landen automatisch in der Buchhaltung, werden schneller bearbeitet und die Mitarbeitenden müssen nicht lange auf die Erstattung der Reisekosten warten.

Schritt 6: So setzen Sie die Reisekostenrichtlinien für Ihr Unternehmen auf

Wichtig zu wissen: Die Reisekostenabrechnung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Arbeitgebende können also selbst entscheiden, ob sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden erstatten oder nicht.

Umso wichtiger ist es, dass Sie klare Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen aufsetzen. Darin halten Sie zum Beispiel Folgendes fest:

• Welche Ausgaben erstattet werden und welche nicht.
• Was bei der Buchung von Unterkünften und Fahrtickets zu beachten ist.
• Ob es ein bestimmtes Reisebudget gibt.
• Wie ein korrekter Beleg auszusehen hat.
• Auf welche Weise und wann die Mitarbeitenden ihre Reisekostenabrechnung einzureichen haben (z. B. über eine Software).

So vermeiden Sie von vornherein Fehler bei der Abrechnung sowie nicht erstattungsfähige Ausgaben. Die Reiserichtlinien sind die Grundlage, auf der Sie die eingereichten Reisekostenabrechnungen genehmigen oder ablehnen.

Tipps zur Einhaltung der Reiserichtlinien des Unternehmens

• Halten Sie Ihre Reiserichtlinien schriftlich (idealerweise digital) fest und machen Sie sie für alle leicht zugänglich (z. B. über die Reisekosten-Software).
• Nutzen Sie Ihre Software zur digitalen Reisekostenabrechnung, um typische Kostenstellen und Budgets zu ermitteln. So können Sie Ihre Richtlinien auf Ihre Anforderungen anpassen.
• Beziehen Sie auch die Wünsche der Mitarbeitenden mit ein.
• Formulieren Sie die Regeln klar, deutlich und für alle verständlich.
• Geben Sie Ihren Mitarbeitenden Wahlmöglichkeiten. Schreiben Sie ihnen zum Beispiel kein spezielles Hotel vor, sondern lediglich einen Budgetrahmen. Eventuell haben Sie auch eine Partnerschaft mit einer bestimmten Hotelkette, dann können Sie Ihre Belegschaft auf die Vorteile hinweisen.
• Verdeutlichen Sie Ihrer Belegschaft die Vorteile der Reiserichtlinien: So werden ihre Reiseabrechnungen zum Beispiel schneller bearbeitet, wenn alle Regeln eingehalten sind.
  
  

Tipp: Mit Circula können Sie Ihre Richtlinien und Budgets einfach direkt in der Software regeln – und zwar sowohl für einzelne Mitarbeitende als auch abteilungsspezifisch. So zeigt Ihnen die Plattform zum Beispiel direkt an, wenn ein Budget überschritten wurde und Sie die eingereichte Reisekostenabrechnung nochmal sorgfältig prüfen müssen.

Schritt 7: Reisekosten steuerlich geltend machen

Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, die betrieblichen Reisekosten (wie in Punkt 2 aufgelistet) steuerlich abzusetzen:

• Die Arbeitnehmenden setzen ihre Ausgaben als Werbekosten bei ihrer Einkommensteuererklärung ab.
• Die Arbeitgebenden erstatten den Mitarbeitenden die Reisekosten lohnsteuerfrei und setzen sie als Betriebsausgaben ab.
  
  

Reisekosten, die mit einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zusammenhängen, sind nach § 15 UStG zudem vorsteuerabzugsberechtigt (wenn das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist). Bei den Übernachtungskosten können Sie zum Beispiel die Vorsteuer von sieben Prozent geltend machen. Vom Vorsteuerabzug ausgeschlossen sind Reisenebenkosten, Eigenbelege und Reisekostenpauschalbeträge.

Damit das Finanzamt Ihre Reisekostenabrechnungen anerkennt, müssen Sie eindeutig klarstellen, dass die Ausgaben mit beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten zusammenhängen. Sie müssen die Ausgaben gut dokumentieren und durch Quittungen belegen.

Übrigens: Auch für Kleinunternehmen kann sich eine Reisekostenabrechnung lohnen. Was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie in unserem Blogbeitrag Warum Reisekosten für Kleinunternehmer steuerlich absetzbar sind.

So hilft Ihnen Circula

• Die Software stellt sicher, dass Sie alle wichtigen Angaben machen und eine ordentliche Abrechnung erstellen, die vom Finanzamt anerkannt wird.
• Die Plattform führt automatisierte Konformitätsprüfungen durch, erkennt Duplikate und identifiziert geltende Steuerverordnungen.
• Circula erinnert Sie, wenn Belege oder Informationen fehlen.

Kosten für die Geschäftsreise abrechnen – am besten digital!

Wenn Sie Ihre Reisekosten abrechnen, müssen Sie viele wichtige Schritte beachten. Nur wenn Sie Ihre Reisekostenabrechnung ordentlich und vollständig erstellen, profitieren Sie von den steuerlichen Vorteilen und können Ihren Mitarbeitenden ihre Ausgaben schnell erstatten.

Setzen Sie daher am besten auf eine digitale Reisekostenabrechnungs-Software. Diese führt Sie übersichtlich durch die einzelnen Schritte, automatisiert viele Prozesse und gibt Ihnen eine transparente und vollständige Übersicht über Ihre Ausgaben. So wird die Abrechnung Ihrer Reisekosten zum Kinderspiel!

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Checkliste für die Reisekostenabrechnung:

• Setzen Sie klare Reiserichtlinien für Ihr Unternehmen auf.
• Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeitenden, welche Reisekosten sie abrechnen können und welche nicht.
• Sammeln Sie alle Reisekostenbelege und digitalisieren Sie diese GoBD-konform.
• Beachten Sie die geltenden Pauschalen.
• Stellen Sie Ihren Mitarbeitenden ein einfach zu bedienendes Tool für die Reisekostenabrechnung bereit – nutzen Sie dafür am besten eine moderne Reisekosten-Software mit mobiler App.
• Automatisieren Sie Ihre Prozesse über Ihre Software – so beschleunigen Sie die Vorgänge, verringern den Verwaltungsaufwand und vermeiden manuelle Fehler.

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