Firmenkreditkarten für Mitarbeiter: Das müssen Sie wissen

Ihnen sollte folgende Situation bekannt sein: Im Unternehmen existieren eine Handvoll Firmenkarten, skalieren ist mit der traditionellen Bank schlicht nicht denkbar. Die Folge: Die Kreditkartendaten werden unter den Mitarbeitenden rumgereicht, bis schließlich auch der Karteninhaber keine Transparenz mehr über die Ausgaben auf der Kreditkartenabrechnung hat – geschwiege denn den Überblick, wo die zugehörigen Belege auffindbar wären.

Ein veraltetes System für Firmenkreditkarten und Firmenausgaben führt nicht nur zu einer Belastung von sowohl Mitarbeitenden als auch der Finanzabteilung und Buchhaltung. Sie lässt außerdem Wachstum und Prozessskalierung kaum zu. Zu langsam ist die Ausstellung neuer Karten, zu Intransparent ist die Abrechnung – somit bleibt die Anzahl an Firmenkreditkarten für Mitarbeiter auf ein Minimum beschränkt.

Doch das muss nicht sein. Digitale Anbieter für Firmenkreditkarten ermöglichen schlanke, transparente und schnelle Prozesse, die sowohl Mitarbeiter als auch Buchhaltung entlasten.

In diesem Artikel erfahren Sie alles, was sie als Arbeitgeber für die Bereitstellung eines funktionierenden Firmenkarten-Prozesses benötigen.

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Was ist eine Firmenkreditkarte?

Eine Firmenkreditkarte bezieht sich stets auf ein Unternehmen und wird ausschließlich für geschäftliche Zwecke eingesetzt. Mit der Kreditkarte können zum Beispiel Lieferungen bezahlt und Online-Zahlungen vorgenommen werden oder Mitarbeitende setzen die Karte beim Tanken aus geschäftlichen Gründen ein. Das ist gleichzeitig der Unterschied zu einer privaten Kreditkarte, die einzelne Personen für Konsumausgaben und andere private Zwecke nutzen. 

Nicht verwechseln: Die Sachbezugskarte

Im Unterschied zur klassischen Kreditkarte für Mitarbeiter gibt es ebenfalls eine Mitarbeiter-Kreditkarte für den Sachbezug. In diesem Fall möchte der Arbeitgeber die Mitarbeitenden mit einem steuerfreien Sachbezug belohnen.

Eine gute Alternative zu dieser Methode ist der Sachbezug über Gutscheine, wie es bei Circula möglich ist. Den Mitarbeitenden steht in dem Fall ein Gutscheinbudget von bis zu 50 Euro monatlich zur Verfügung, das zudem individuell angepasst werden kann. Statt einer weiteren Karte, nutzen Mitarbeitende die Circula App, um auf ihren Sachbezug zurückzugreifen.

Vergleich: Traditionelle Banken vs. digitale Anbieter

Firmenkreditkarten werden sowohl von traditionellen Banken als auch digitalen Anbietern offeriert. Allerdings zeigt sich immer deutlicher, dass die Kreditkarte für Mitarbeiter seitens klassischer Banken in der Summe eher Nachteile hat, sodass von Unternehmen zunehmend digitale Anbieter bevorzugt werden.

In der Gegenüberstellung zeichnen sich folgenden Vor- und Nachteile aus:

Vorteilhaft bei den Firmenkreditkarten digitaler Anbieter ist ein zum Teil deutlich geringerer Zeit- und damit Arbeitsaufwand in der Buchhaltung. Das liegt an der möglichen Integration der Karten in die Buchhaltungssysteme, aber auch an der Transparenz in Echtzeit.

Zudem fallen die Compliance-Risiken geringer aus und es gibt meistens flexible Modelle, wie zum Beispiel Einmal-Kreditkarten. Gegenüber diesen Vorteilen gibt es nur wenige Nachteile, die bei einer Kreditkarte für Mitarbeiter bestehen, die von einem digitalen Anbieter ausgegeben wird:

Der mögliche Nachteil von weniger Zusatzleistungen ist oft allerdings keiner, denn häufiger werden die zusätzlichen Leistungen wie Reiseversicherungen gar nicht benötigt. Selbst bei einer begrenzten Akzeptanz bei den Karten mancher Anbieter ist die Auswahl an Akzeptanzstellen oft noch ausreichend.

Probleme mit klassischen Lösungen

Bei klassischen Lösungen im Bereich der Firmenkreditkarten für Unternehmen und Mitarbeiter tauchen in der modernen Geschäftswelt öfter Probleme auf, insbesondere bei der Verwaltung von Geschäftsausgaben.

Zentralisierte Firmenkreditkarten haben mehrere Nachteile, insbesondere:

• Fehlende Transparenz
• Eingeschränkte Flexibilität
• Höhere Anfälligkeit für Fehler
• Größerer Zeitaufwand

Die fehlende Transparenz ist darauf zurückzuführen, dass sämtliche Ausgaben über wenige Karten laufen, die häufige bei der Geschäftsführung oder anderen leitenden Angestellten liegen. Das führt zu einer erschwerten Nachverfolgung der Transaktionen, zum Beispiel, wer diese warum veranlasst hat. Die eingeschränkte Flexibilität ist ebenfalls ein Nachteil, da Mitarbeitende nicht eigenverantwortlich und selbstständig handeln können, sondern zuvor Freigaben erfolgen müssen.

Der gesamte Prozess der Zahlung kann sich somit (deutlich) verzögern. Darüber hinaus gibt es aufgrund von Sammelabrechnungen eine höhere Fehleranfälligkeit, was zu einem echten finanziellen Schaden führen kann.

Konsequenz: Viele private Vorauszahlungen durch Mitarbeitende

Die Konsequenz der zuvor aufgeführten Nachteile besteht oft darin, dass Mitarbeitende private Vorauszahlungen leisten müssen und eine Auslagenerstattung nötig ist. Das gilt zum Beispiel für Dienstreisen, Hotelübernachtungen und die Verpflegung, die Mitarbeitende zunächst selbst zahlen müssen.

Hinzu kommt, dass Erstattungen oft mehrere Wochen dauern, sodass die Liquidität der Arbeitnehmenden darunter leidet. Es entsteht zum Beispiel durch die Prüfung von Belegen und Ausgleichszahlungen ein zusätzlicher Aufwand innerhalb der Buchhaltung. Gleiches gilt für den administrativen Aufwand, sollten seitens der Mitarbeitenden Ansprüche auf Rückerstattungen bestehen.

Die Bereitstellung von Firmenkreditkarten kann hier Abhilfe schaffen, indem sie den Mitarbeitern hilft, geschäftliche Auslagen und Reisekostenabrechnungen problemlos zu verwalten und die Effizienz in der Buchhaltung zu steigern.

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Vorteile von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter und Unternehmen

Firmenkreditkarten haben sowohl für Mitarbeitende als auch für Unternehmen eine Reihe von Vorteilen. Ein Vorzug findet sich unter anderem im Bereich Transparenz und Kontrolle. Bei Firmenkreditkarten für Mitarbeiter gibt es eine Echtzeitüberwachung der Ausgaben, sodass Fehler und Unstimmigkeiten zeitnah auffallen. Durch die automatisierte Integration der Buchhaltung ist der gesamte Ablauf zeit- und kosteneffizienter. Das betrifft ebenso die Kreditkartenbrechnung. Firmenkarten helfen Mitarbeitern, Kosten auf Dienstreisen zu decken, und bieten Unternehmen die Flexibilität, mehrere Karten auszugeben, während sie individuell an verschiedene Unternehmensgrößen angepasst werden können. Weitere Vorteile der Firmenkreditkarten für Mitarbeiter und Unternehmen sind:

• Höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden aufgrund eines geringeren administrativen Aufwands
• Vereinfachung des Spesenmanagements
• Gleiche Sicherheit wie bei privaten Kreditkarten
• Individuelle Limits, je nach Rolle und Position der Mitarbeitenden

Mitarbeiterzufriedenheit durch Firmenkreditkarten

Firmenkreditkarten können zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit beitragen. Durch die Implementierung von Firmenkreditkarten können Mitarbeitende ihre geschäftlichen Ausgaben leichter und schneller tätigen, was zu einer höheren Zufriedenheit führt, da die Mitarbeitenden sich in ihrer Tätigkeit bestärkt fühlen.

Ein wesentlicher Vorteil ist die Vereinfachung der Verwaltung von Ausgaben. Mitarbeiter müssen nicht mehr in Vorleistung gehen und auf die Erstattung ihrer Ausgaben warten. Stattdessen können sie die Firmenkreditkarte direkt für geschäftliche Ausgaben nutzen, was den administrativen Aufwand reduziert und die Liquidität der Mitarbeiter schont.

Darüber hinaus tragen Firmenkreditkarten zur Effizienz und Produktivität bei. Durch die klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben und die automatische Integration in Buchhaltungssysteme wird der gesamte Prozess der Ausgabenverwaltung vereinfacht. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeiter, da sie sich auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können, anstatt sich mit administrativen Hürden auseinanderzusetzen.

Durch die Implementierung von Firmenkreditkarten können Unternehmen nicht nur ihre Ausgaben besser kontrollieren, sondern auch die Zufriedenheit und Motivation ihrer Mitarbeiter steigern.

Effektive Ausgabenkontrolle durch Mitarbeiterrollen und -berechtigungen

Eine effektive Ausgabenkontrolle ist entscheidend für Unternehmen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter nur für geschäftliche Zwecke Ausgaben tätigen. Durch die Zuweisung von spezifischen Mitarbeiterrollen und -berechtigungen können Unternehmen die Kontrolle über die Ausgaben ihrer Mitarbeiter erheblich verbessern. Dies kann durch die Implementierung von Rollen wie “Karteninhaber”, “Administratoren” und “Buchhalter” erreicht werden, wie es bei Circula der Fall ist.

Ein Karteninhaber ist beispielsweise ein Mitarbeiter, der die Firmenkreditkarte für bestimmte Ausgaben nutzen darf. Der Administrator als Kartenverwalter hingegen hat die Aufgabe, die Nutzung der Kreditkarten zu überwachen und bei Bedarf neue Karten auszustellen. Der Buchhalter schließlich ist für die Erfassung und Kontrolle der Ausgaben in den Buchhaltungssystemen verantwortlich.

Durch diese klare Rollenverteilung wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen Ausgaben tätigen können und jede Transaktion nachvollziehbar bleibt. Dies führt zu einer besseren Kontrolle und Transparenz der Ausgaben, was letztlich auch die Effizienz und Sicherheit im Unternehmen erhöht.

Sicherheitsmechanismen für Firmenkreditkarten

Sicherheitsmechanismen sind entscheidend, um die Sicherheit von Firmenkreditkarten zu gewährleisten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Firmenkreditkarten mit modernen Sicherheitsmechanismen wie 3D-Secure und PSD2 ausgestattet sind. Diese Mechanismen erhöhen die Sicherheit von Transaktionen erheblich und minimieren das Risiko von Kreditkartenmissbrauch.

3D-Secure ist ein Authentifizierungsverfahren, das eine zusätzliche Sicherheitsebene bei Online-Zahlungen bietet. PSD2 (Payment Services Directive 2) ist eine EU-Richtlinie, die strengere Sicherheitsanforderungen für elektronische Zahlungen vorschreibt. Beide Mechanismen tragen dazu bei, dass Transaktionen sicherer und weniger anfällig für Betrug sind.

Bei den Firmenkreditkarten von Circula handelt es sich um VISA-Karten, sodass alle Sicherheitsmechanismen erfüllt sind.

Darüber hinaus sollten Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden über diese Sicherheitsmechanismen informiert sind und wissen, wie sie diese verwenden können. Regelmäßige Schulungen und klare Richtlinien zur Nutzung der Firmenkreditkarten können dazu beitragen, das Bewusstsein für Sicherheit zu schärfen und das Risiko von Missbrauch weiter zu reduzieren.

Wann ist eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter sinnvoll

Es gibt eine Reihe typischer Szenarien und viele Einsatzbereiche, bei denen eine Firmenkreditkarte sinnvoll ist. Beispiele aus der Praxis sind:

• Zahlen und Abrechnen der Reisekosten (Hotels, Mietwagen etc.)
• Budgets für Projekte nutzen
• Abonnements zahlen
• Ausgaben für das Büro

Eine Firmenkreditkarte lohnt sich ganz besonders für Unternehmen, die regelmäßige geschäftliche Ausgaben verbuchen und eine bessere Kontrolle sowie finanzielle Transparenz haben möchten. Darüber hinaus ist die Firmenkreditkarte lohnenswert, falls die Mitarbeitenden Reisekosten haben sowie geschäftliche Ausgaben für das Unternehmen tätigen. 

Mit der Circula-Kreditkarte stehen umfangreiche Möglichkeiten zur Verfügung, zumal drei Varianten angeboten werden:

• Physische Kreditkarte
• Virtuelle Kreditkarte
• Virtuelle Kreditkarte für einmalige Transaktionen

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Die virtuelle Kreditkarte steht nach deren Erstellen umgehend zur Nutzung bereit. Es ist problemlos möglich, einer Person mehrere virtuelle Kreditkarten zur Verfügung zu stellen, die anschließend für diverse Projekte und Zwecke verwendet werden können. Bestens für eine einmalige Transaktion sind virtuelle Kreditkarten geeignet, die nach der Zahlung sofort und automatisch deaktiviert werden.

Wie wählt man die richtige Firmenkreditkarte aus?

Da es zahlreiche Arten von Kreditkarten gibt, ist ein Firmenkreditkarten-Vergleich wichtig und sinnvoll. Es gibt einige Kriterien, die bei der Auswahl der richtigen Firmenkreditkarte für Mitarbeiter und Unternehmen hilfreich sind. Eine bedeutende Rolle spielen unter anderem die Kosten und Konditionen, die im Zusammenhang mit den Karten stehen. Zahlreiche Unternehmen bevorzugen Anbieter, bei denen die Gebühren verhältnismäßig niedrig ausfallen. Allerdings sollten neben den Kosten weitere Faktoren berücksichtigt werden, insbesondere im Bereich der Leistungen.

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Im besten Fall können die Firmenkreditkarten flexibel genutzt werden und beinhalten individuelle Anpassungsmöglichkeiten. Darüber hinaus lassen sie sich in bestehende Systeme integrieren, vor allem im Bereich der Buchhaltung. Die richtige Kartenart ist ebenfalls relevant, denn auch bei der Firmenkreditkarte für Mitarbeiter und Unternehmen lässt sich zwischen einer Prepaid-, Debit- und einer Kreditkarte mit Verfügungsrahmen differenzieren. Leistungen wie Ausgabenübersicht in Echtzeit, Nachverfolgung der Transaktionen und ein guter Support sind ebenso Kriterien beim Finden der besten Firmenkreditkarte.

Bereits für eine Reihe von Unternehmen ist Circula der Anbieter mit der richtigen und passenden Firmenkreditkarte. Sie profitieren bei den Circula-Kreditkarten von umfangreichen Vorteilen, wie zum Beispiel:

• Hohe Kredit- sowie Transaktionslimits
• Auswahl zwischen physischen sowie digitalen Kreditkarten, auch Karten für Einmalzahlungen
• Eigenständiges Anlegen der Kreditkarten mit nur wenigen Klicks
• Selbstständig Limits definieren und ausgeben
• Verwaltung über das Smartphone, inklusive Apple Pay und Google Pay

Implementierung von Firmenkreditkarten im Unternehmen

Um die Firmenkreditkarten einführen zu können, sind einige Punkte zu beachten. Diese liegen vor allem im Verantwortungsbereich der Führungsebene, die entschieden hat, etwa Firmenkreditkarten von Circula an Mitarbeitende auszugeben. Orientieren Sie sich gerne am folgenden Ablauf, wie die Implementierung der Kreditkarten in Ihrem Unternehmen aussehen könnte:

1. Auswahl der Kreditkartenart
2. Anbieter vergleichen und entscheiden
3. Vergabekriterien festlegen (Wer soll eine Karte bekommen?)
4. Welche Berechtigungen (Limits etc.) sollen die Mitarbeitenden erhalten?
5. Nutzungsrichtlinien erstellen und Nutzungsvereinbarung unterschreiben lassen
6. Einführung der neuen Kreditkarten kommunizieren
7. Schulung der Mitarbeitenden zum Umgang mit den Firmenkreditkarten
8. Überwachen und eventuelles Anpassen der Limits sowie Zugangsberechtigungen

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Interne Prozesse für Ausnahmefälle definieren

Unternehmen sollten interne Prozesse für Ausnahmefälle definieren, um sicherzustellen, dass sie auf unvorhergesehene Ereignisse schnell und effektiv reagieren können. Dies kann durch die Implementierung von Prozessen wie der Sperrung von Karten, der Änderung von Limits und der Genehmigung von Ausnahmen erreicht werden.

Ein Beispiel für einen solchen Prozess ist die sofortige Sperrung einer Firmenkreditkarte bei Verdacht auf Missbrauch. Ein weiterer wichtiger Prozess ist die Möglichkeit, die Ausgabelimits kurzfristig anzupassen, falls ein Mitarbeiter unerwartet höhere Ausgaben tätigen muss. Auch die Genehmigung von Ausnahmen, etwa für besondere Projekte oder dringende Anschaffungen, sollte klar geregelt sein.

Durch die Definition solcher internen Prozesse können Unternehmen sicherstellen, dass sie auch in Ausnahmefällen die Kontrolle über ihre Ausgaben behalten und schnell auf unvorhergesehene Situationen reagieren können. Dies erhöht die Sicherheit und Flexibilität im Umgang mit Firmenkreditkarten.

Effektive Nutzung und Verwaltung

Für eine möglichst effektive Nutzung von Firmenkreditkarten für Mitarbeiter ist es unter anderem wichtig, die Berechtigung an der Rolle der Mitarbeitenden auszurichten.

Wer beispielsweise weder auf Dienstreise noch im Unternehmen für Zahlungen verantwortlich ist, braucht im Prinzip keine Firmenkreditkarte. Hier können Sie stattdessen einen digitalen Prozess zur Auslagenerstattung und Reisekostenabrechnung anbieten, was im Falle von Circula beispielsweise über die gleiche Software möglich ist.

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Auf der anderen Seite gibt es in nahezu jeder Firma Mitarbeitende, die mit Zahlungen zu tun haben. Rollenbasierte Berechtigungen bieten zum Beispiel durch individuelle Limits die Möglichkeit, die Kreditkarte effektiv zu nutzen. 

Gleiches gilt unter der Voraussetzung, dass eine problemlose Integration der Firmenkreditkarten in die existierenden Buchhaltungstools möglich ist. Automatisierte Berichte und Analysen helfen zusätzlich, Prozesse effektiver zu gestalten und von den Vorteilen der Mitarbeiter-Kreditkarte zu profitieren. 

Beispiel aus der Praxis: Die doctari group verwaltet über 40 Firmenkreditkarten

Es gibt in der Praxis zahlreiche Beispiele von Unternehmen, die sich in der Vergangenheit bereits für eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter entschieden haben.

Das gilt auch für die Circula-Kreditkarten, die viele Firmen bereits nutzen. Dazu gehört zum Beispiel die doctari group, die statt ehemals nur fünf inzwischen über 40 Kreditkarten in Anspruch nimmt.

Fazit: Die Zukunft der Firmenkreditkarten

Finanzexperten sind sich einig darüber, dass es in Zukunft noch deutlich mehr Firmenkreditkarten geben wird, als es heute ohnehin bereits der Fall ist. Das liegt in erster Linie an den zahlreichen Vorteilen der Firmenkreditkarte für Mitarbeiter und Unternehmen, wie zum Beispiel Kosteneffizienz, leichtere Kontrollen, Echtzeit-Transparenz und klare Preisstrukturen. 

Jedes moderne Unternehmen sollte eine solche Lösung implementieren, da Firmenkreditkarten Zeit und Arbeit sparen. Prozesse im Unternehmen werden effizienter gestaltet, die Mitarbeitenden in der Buchhaltung sind zufriedener und es kommt seltener zu Fehlern, wie es ohne Firmenkreditkarten der Fall sein kann.

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