Circula nutzt Circula: Wie wir unsere Ausgabenmanagement-Plattform intern einsetzen

Laut der Peer-to-Peer-Bewertungsseite G2 sind wir die Ausgabenmanagement-Plattform mit dem höchsten ROI auf dem deutschen Markt. Im Durchschnitt sind Finanzabteilungen mit unserer Softwarelösung 5x produktiver unterwegs. Was das konkret bedeuten kann, zeigen wir in diesem Blogpost anhand unserer eigenen Finanz- und HR-Abteilung.

Was unsere Softwarelösung verspricht

Bevor wir uns im Detail anschauen, wie wir Circula intern nutzen, werfen wir noch einmal einen Blick auf unser Produktversprechen: Primäre Unternehmensprozesse wie Enterprise Resource Planning (ERP) oder Human Capital Management (HCM) sind bereits seit Jahren weitgehend digitalisiert. Das gilt allerdings nicht für Buchhaltungs- und Gehaltsabrechnungsprozesse, die Mitarbeitende betreffen.

Laut der Expense Management Survey 2023 von Center verwalten etwa ein Drittel (32 %) der befragten Unternehmen – und 38 % der befragten Großunternehmen – ihre Ausgaben immer noch mit einer Kombination aus Excel-Tabellen und manuellen Verfahren. Die Folge dieser Bürokratie sind eine massive Zeitverschwendung und Demotivation.

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Genau hier kommt unsere Softwarelösung ins Spiel: Unsere Co-Founder Nikolai Skatchkov (CEO Circula) und Roman Leicht (CTO) haben Circula mit dem Ziel gegründet, Bürokratie abzubauen und Mitarbeitende dabei zu unterstützen, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen. Dafür entwickeln wir intuitive und benutzerfreundliche Tools, die Finanzprozesse vereinfachen und Unternehmen dabei unterstützen, effizienter zu arbeiten.

Wie wir unsere Ausgabenmanagement-Plattform intern nutzen

Für diesen Blogpost habe ich mit verschiedenen Circulators gesprochen, unter anderem mit unserem Finance Lead Paul Seifert, unserer VP People & Culture Karen Lindner und unserem Partner Relations Manager Dominik Wendland. Sie haben mir erklärt, wie sie unsere Softwarelösung in ihren Abteilungen einsetzen und welche Vorteile sie daraus ziehen.

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Wie unsere Reisenden mit Circula von einer automatisierten Reisekostenabrechnung profitieren  

Für Kollegen wie unseren Partner Relations Manager Dominik Wendland, die viel reisen, ist Transparenz in den Ausgaben nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit, sondern auch der Sicherheit und Effizienz. Dominik erklärt: „Circula begleitet mich praktisch den ganzen Tag, von der Buchung bis zur Abrechnung, und macht meine Reisekostenabrechnung stressfrei."

Kannst du uns durch einen typischen Tag in deinem Team führen und erklären, wie Circula in eure tägliche Arbeit integriert ist und welche zeitsparenden Funktionen dabei für euch am wichtigsten sind?

„Gerne! Ein klassisches Beispiel ist die Buchung und Abwicklung von Geschäftsreisen. Wenn eine Dienstreise geplant wird, buchen wir das Hotel und die Bahn direkt über den Browser und legen die Buchungsbestätigungen sofort in Circula ab. Am Abend auf der Couch kann ich dann ganz bequem die Rechnungen abrufen und ins System hochladen. Das geht super schnell und einfach."

Gibt es weitere Funktionen, die du hervorheben würdest?

„Zum Beispiel nutzen wir oft FreeNow für Fahrten zu unseren Circula Partnern, die wir dann ganz einfach in die Circula App teilen können – alles mit einem Klick. Rechnungen lassen sich direkt in die App laden und speichern. Unsere Kreditkarten machen das Ganze noch einfacher, da Ausgaben automatisch verknüpft und für das Finanzteam direkt nachvollziehbar sind. So sparen wir uns die Frage, ob eine Ausgabe erstattungsfähig ist, und alles läuft revisionssicher ab."

Wie wirkt sich unsere Softwarelösung auf die Produktivität des Partnerships Teams aus, insbesondere im Hinblick auf manuelle Tätigkeiten und die Fehlerquote bei der Reisekostenabrechnung?

„Circula hilft uns enorm, vor allem bei der Reduzierung von manuellen Aufgaben. Viele Firmen müssen ja nach wie vor Belege sammeln und sie später manuell in Excel-Tabellen übertragen. Dieser Prozess ist natürlich total mühsam und fehleranfällig. Bei uns erledigt das die Circula App. Hier können wir Belege in Echtzeit mit dem Smartphone erfassen und automatisch zuordnen. Das spart uns unglaublich viel Zeit und Mühe und senkt die Fehlerquote.”

Wie unsere Finanzabteilung mit Circula deutlich strategischer arbeitet

Für unseren Finance Lead Paul Seifert ist Circula ein wesentlicher Baustein unserer Finanzstrategie: „Wir haben unsere Abteilung quasi um das Produkt herum gebaut", so Paul. Das beginnt schon morgens: Sobald unsere Mitarbeitenden eine Ausgabe tätigen, wird diese automatisch in Circula erfasst und nach Freigabe durch den jeweiligen Vorgesetzten an das Finanz-Team weitergeleitet: „So bearbeiten wir nur, was bereits genehmigt wurde", erklärt Paul.

Kannst du uns durch einen Tag in der Finanzabteilung führen und erklären, wie Circula bei euch integriert ist?

„Jeden Tag gibt es neue Ausgaben, die automatisch im Hintergrund erfasst und zur Freigabe an die jeweiligen Vorgesetzten geschickt werden. Unser Team prüft nur, was bereits vom Vorgesetzten genehmigt wurde, und führt dann den Prozess bis zur Buchhaltung und Erstattung durch. Funktionen wie die automatische Belegzuordnung und die Schnittstelle zur Buchhaltung sparen uns extrem viel Zeit. Ein anderes Beispiel sind die Circula Kreditkarten: Wiederkehrende Ausgaben wie Softwarekosten laufen problemlos und effizient über das System."

Wie beeinflusst Circula die Produktivität deines Teams?

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„Ein wichtiges Beispiel ist hier das Thema Fehlerquote. Belege werden fast immer vollständig und sinnvoll eingereicht, und wenn alles stimmt, können wir Ausgaben problemlos zeitnah freigeben. Unsere Fehlerquote ist nahe null, was den Prozess erheblich vereinfacht und beschleunigt."

Wie integriert sich Circula in eure bestehenden Finanztools?

„Sehr gut. Circula hat eine direkte Schnittstelle zu DATEV, was den Datentransfer schnell und einfach macht. Expenses und Kreditkartentransaktionen fließen direkt in die Buchhaltung ein, und für Benefits gibt es einen speziellen Export für das Lohnbuchhaltungsmodul. Das macht uns das Leben leichter und reduziert den Aufwand für manuelle Eingaben."

​​Welches Feedback bekommt ihr von euren Teammitgliedern zu unserer Softwarelösung?

„Das Feedback ist durchweg positiv, besonders bei neuen Mitarbeitern. Ich denke, das liegt auch daran, dass die Schwelle zur Nutzung von Circula sehr niedrig ist – viele finden sich schon nach einem Tag problemlos zurecht. Besonders die einfache Handhabung und die intuitive Benutzeroberfläche kommen gut an.”

Welche Rolle spielt Circula deiner Meinung nach für eure langfristige Finanzstrategie?

„Aktuell nutzen wir Circula hauptsächlich für die Auswertung vergangener Transaktionen, aber unsere Softwarelösung hat großes Potenzial für die Zukunft. In der Budget- und Finanzplanung wird Circula zunehmend wertvoll, beispielsweise bei der periodengerechten Budgetplanung und dem Forecasting. Ich sehe viel Potenzial, um zukünftig auch für die Planungsebene hilfreiche Einblicke zu bieten."

Wie unsere Personalabteilung Circula zur Entwicklung ihrer Benefits-Strategie einsetzt

Für unsere HR-Abteilung ist es entscheidend, Benefits übersichtlich und effektiv zu managen und attraktiv für Talente zu gestalten. Unsere VP People & Culture Karen Lindner nutzt unsere Softwarelösung deshalb von Anfang an auch intern. Damit können wir unseren Mitarbeitenden Benefits anbieten, die gut zu ihren Lebensumständen und Präferenzen passen. Aktuell bieten wir unseren Circulators:

• Über 100 EUR Essenszuschuss pro Monat
• Mobilitätsbudget
• Mitgliedschaft bei Urban Sports Club
• Internetpauschale
• Empfehlungsprämien
• 1.500 EUR Learning- und Development-Budget
• Arbeiten im Homeoffice

Welche Schritte unternimmt dein Team, um eine hohe Adoptionsrate von Circula bei allen Mitarbeitenden sicherzustellen?

„Wir achten von Anfang an auf die Einbindung aller Mitarbeitende, z.B. durch die Präsentation als Teil des Onboardings und kurze Erklärungen während eines Team-Lunches. Damit kann das Tool schnell zur Routine werden. Unsere Internetpauschale ist für viele Newbies zum Beispiel besonders interessant. Dieses Feedback hilft uns, herauszufinden, welche Benefits besonders gefragt sind."

Kannst du uns durch einen Tag in der HR-Abteilung führen und erklären, wie Circula in eure Aufgaben integriert ist?

„Ein- bis zweimal im Monat begrüßen wir unsere Neueinsteiger. Zu diesen Zeitpunkten legen wir dann neue Accounts für diese Mitarbeitenden in der Circula App an und können sie innerhalb weniger Minuten mit Zugangsdaten und Benefits ausstatten. Das Circula-Dashboard ist für uns ebenfalls ein wichtiges Werkzeug, um Informationen für unsere Quartalsbesprechungen zu sammeln. So können wir die Nutzungsrate unserer Benefits messen. Die liegt aktuell übrigens bei rund 96 % (Stand November 2024). Außerdem tauschen wir uns regelmäßig mit Finance aus. Bei uns ist die Budgetplanung und die Optimierung von Nettolöhnen eine abteilungsübergreifende Aufgabe."

Wie beeinflusst Circula die Produktivität eures Teams?

„Circula vereinfacht unsere Arbeit enorm. Die meisten Aufgaben wie das Anlegen und Entfernen von Accounts oder die Zuweisung von Benefits dauern mit unserer Softwarelösung nur wenige Minuten. Für die vorbereitende Lohnbuchhaltung loggen wir uns zum Beispiel einmal im Monat ein, laden das Benefits-Report-File herunter und leiten es an unseren externen Payroll-Anbieter weiter."

Wie war das interne Feedback unserer Mitarbeitenden, die Circula Benefits nutzen, und gibt es bestimmte Funktionen, die sie besonders nützlich finden?

„Das Feedback ist durchweg sehr positiv. Unsere Circulators schätzen vor allem die Einfachheit und den Mehrwert, den unser Tool bietet, wie zum Beispiel den Essenszuschuss, der großen Anklang findet. Neueinsteiger, die aus anderen Unternehmen kommen, sind oft überrascht, wie intuitiv und unkompliziert Circula ist. In unseren Mitarbeiterbefragungen bekommen wir regelmäßig Lob für die angebotenen Benefits."

Welche Rolle wird Circula deiner Meinung nach in der Unterstützung unserer langfristigen HR-Strategie spielen?

„Das Dashboard bietet uns bereits jetzt wichtige Einblicke, die wir für unsere strategische Planung nutzen. Durch die regelmäßige Analyse der Daten können wir Trends erkennen und unsere Benefits bedarfsorientiert weiterentwickeln. Mit diesen Insights kann unser HR-Team in strategische Diskussionen mit dem Leadership-Team einsteigen und fundierte Entscheidungen zur Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit treffen."

Welchen Rat würdest du HRlern geben, die über die Nutzung eines Benefits-Management-Tools nachdenken?

„Ich würde empfehlen, sich zuerst über die Ziele der Benefits-Strategie im Klaren zu sein und den Kontext des Unternehmens einzubeziehen. Startet am besten mit den Benefits, die die meisten Mitarbeitenden erreichen und Nutzen bringen, wie Mobilitätsbudgets oder Essenszuschüsse. Es ist wichtig, die Benefits klar zu kommunizieren und die Mitarbeitenden zu motivieren, sie zu nutzen – ob im Onboarding, Intranet oder durch regelmäßige Updates. Circula macht diesen Prozess wirklich einfach und effizient."

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