Wie Sie mit Firmenkreditkarten die finanzielle Transparenz Ihres Unternehmens verbessern können

In Kundengesprächen stellen wir immer wieder eines fest: Viele Unternehmen zögern, Kreditkarten an ihre Mitarbeitenden auszugeben. Die Angst vor Missbrauch und unkontrollierten Ausgaben ist nach wie vor groß. Warum diese Sorge mit den richtigen Kontrollmechanismen unbegründet ist und wie Firmenkreditkarten sogar die finanzielle Transparenz verbessern können, erklären wir Schritt-für-Schritt in diesem Blogpost.

Die Ausgangslage: Wie Firmenkreditkarten aktuell genutzt werden

Bevor wir genauer erklären, wie Firmenkreditkarten die finanzielle Transparenz verbessern, werfen wir erstmal einen Blick auf die aktuelle Ausgangslage: Laut einer Umfrage von Upgrade Points nutzen Arbeitnehmer ihre Firmenkreditkarten für unterschiedlichste Ausgaben:

1. Dienstreisen (64,8 %)
2. Bewirtung (55,8 %)
3. Büroausstattung / Technologie (55 %)
4. Alltägliche Hilfsmittel (54 %)
5. Mitarbeitergeschenke / Belohnungen (36,4 %)
6. Berufliche Entwicklung oder Ausbildung (35,8 %)
7. Persönliche Ausgaben (26,8 %)

Auffällig ist, dass mehr als ein Viertel der Befragten die Firmenkreditkarte auch für private Ausgaben nutzt. Gleichzeitig geben nur 23 % der Unternehmen an, diese Nutzung zu erlauben. Die Angst vor Missbrauch und unkontrollierten Ausgaben scheint also berechtigt zu sein – oder? Schauen wir uns die Sicherheitsmaßnahmen der Kreditkarten-Anbieter einmal genauer an.

Wie digitale Firmenkreditkarten Sie vor Missbrauch schützen

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Die Angst vor dem Missbrauch von Firmenkreditkarten durch Mitarbeitende ist unserer Erfahrung nach weit verbreitet. Gleichzeitig bieten moderne Firmenkreditkarten zahlreiche Sicherheitsmechanismen, die dieses Risiko minimieren:

• Individuelle Ausgabenlimits: Unternehmen können für jeden Mitarbeitenden spezifische Ausgabenlimits festlegen. Diese Limits verhindern übermäßige oder unangemessene Ausgaben. Dafür wird die Karte automatisch gesperrt, sobald das Limit erreicht ist.
• Echtzeit-Benachrichtigungen: Durch Echtzeit-Tracking werden die Finanzabteilungen sofort benachrichtigt, wenn eine Transaktion durchgeführt wird. Ungewöhnliche Ausgaben oder Zahlungen außerhalb der normalen Geschäftszeiten können sofort erkannt und überprüft werden.
• Kategorie-Beschränkungen: Firmenkreditkarten können so konfiguriert werden, dass sie nur für bestimmte Ausgabenkategorien wie Reisekosten oder Büromaterial verwendet werden können. Ausgaben außerhalb dieser Kategorien werden automatisch gesperrt und können nicht eingereicht werden.
• Schnelle Genehmigungsprozesse: Bestimmte Ausgaben erfordern möglicherweise ein Genehmigungsverfahren, bevor sie getätigt werden können. Ein Beispiel: Ausgaben, die einen bestimmten Betrag überschreiten oder in eine bestimmte Kategorie fallen, werden zuvor von Vorgesetzten genehmigt.
• Detaillierte Berichte und Audits: Kreditkartenanbieter stellen detaillierte Berichte zur Verfügung, in denen alle Transaktionen übersichtlich aufgelistet sind. Diese Berichte können regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass alle Ausgaben den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Verdächtige Transaktionen können leicht identifiziert und untersucht werden.

Außerdem unterstützen Firmenkreditkarten die Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Durch die automatisierte Dokumentation und das Reporting sind Unternehmen jederzeit GoBD-konform und können schnell auf Anfragen von Prüfbehörden reagieren.

All das reduziert den manuellen Aufwand in der Finanzabteilung, schafft Vertrauen bei den Stakeholdern und sorgt für ein hohes Maß an Transparenz. In Kombination mit integrierten Reporting-Tools können Finanzteams mit Firmenkreditkarten fundierte Entscheidungen treffen und Ausgaben noch genauer überwachen. Die Folge ist eine bessere Budgetkontrolle und optimierte Unternehmensfinanzen.

Warum Firmenkreditkarten die finanzielle Transparenz erhöhen

Halten wir also fest: Richtig eingesetzt können Firmenkreditkarten die täglichen Geschäftsabläufe optimieren. Sie erleichtern das Ausgabenmanagement und erhöhen die finanzielle Kontrolle und Transparenz im Unternehmen. Zudem lassen sich mit ihrer Hilfe komplexe Ausgaben wie Reisekosten effizient verwalten. Wer möchte, kann zudem Ausgabenlimits individuell anpassen.

Im Folgenden haben wir die zahlreichen Vorteile von Firmenkreditkarten noch einmal zusammengefasst:

• Keinerlei Auslagenerstattung notwendig
• Maximale Flexibilität auf Geschäftsreisen (z.B. beim Anmieten eines Wagens)
• Hohe Kredit- und Transaktionslimits (bei unseren Firmenkreditkarten bspw. 750.000 €)
• Geringe Compliance-Risiken
• Schnellere Monatsabschlüsse dank eines automatisieren Workflows für alle Ausgaben

Wie Circula Firmenkreditkarten einsetzt

Trotz aller Bedenken wird der Einsatz von Firmenkreditkarten immer selbstverständlicher. Wir bei Circula nutzen unsere eigenen Firmenkreditkarten, die wir gemeinsam mit dem lizenzierten E-Geld-Institut (EMI) Pliant entwickelt haben. Ich habe mit unserem Finance Lead Paul Seifert darüber gesprochen, wie wir Firmenkreditkarten konkret einsetzen und wie der Alltag unserer Finanzabteilung mit diesem Tool aussieht:

Kannst du uns durch einen typischen Tag der Finanzabteilung führen und erklären, wie Firmenkreditkarten in eure täglichen Aufgaben integriert sind?

„Ein typischer Tag in der Finanzabteilung startet mit dem Überprüfen der Ausgaben, die unsere Mitarbeitenden über die Firmenkreditkarten getätigt haben. Diese Ausgaben werden mit Circula automatisiert verarbeitet. Das gilt übrigens für alle Transaktionen, egal ob es direkte Käufe sind oder wiederkehrende Zahlungen wie zum Beispiel Abos. Wichtig ist, dass wir erst dann aktiv werden, wenn die Freigabe erfolgt ist. Sobald der Vorgesetzte das Okay gibt, buchen wir die Ausgabe durch und sorgen dafür, dass alles sauber in der Buchhaltung landet. Bei Circula haben wir die Software genau auf unsere Bedürfnisse abgestimmt, zum Beispiel welche Ausgaben wir wie detailliert erfassen wollen. Wollen wir zum Beispiel Parkgebühren einzeln auswerten oder einfach unter Reisekosten zusammenfassen? Diese Details im Setup helfen uns enorm, da wir so von Anfang an richtig kontieren und uns dadurch Arbeit im Buchhaltungssystem sparen.”

Wie geht ihr damit um, wenn Mitarbeitende Belege nicht rechtzeitig einreichen oder die Kreditkarte für private Zwecke nutzen?

„Das ist natürlich immer unschön. Zum Glück kommt vor allem Letzteres bei uns nur sehr selten vor. In beiden Fällen können wir die betroffene Karte ganz einfach mit einem Klick in Circula sperren und so beispielsweise erreichen, dass Belege eingereicht werden, damit die Karte wieder genutzt werden kann.”

Worauf Sie bei der Implementierung von Firmenkreditkarten achten sollten

Schritt 1: Ausgabe von Firmenkreditkarten mit klaren Richtlinien

Der Einsatz von Firmenkreditkarten erfordert klare Richtlinien und die Unterzeichnung einer Nutzungsvereinbarung, um Missverständnisse und Missbrauch zu vermeiden. Diese Richtlinien sollten die folgenden Punkte festlegen:

• Zulässige Ausgabenkategorien (z. B. Reisekosten, Bürobedarf)
• Wer eine Karte erhält und welche Limits gelten
• Verantwortlichkeiten der Karteninhaber

Schritt 2: Einrichtung von Genehmigungsprozessen zur Kontrolle der Ausgaben

Genehmigungsprozesse stellen sicher, dass keine größeren Ausgaben ohne vorherige Zustimmung getätigt werden. Unternehmen, die automatisierte Genehmigungsprozesse verwenden, können ihre Kostenkontrolle deutlich verbessern.

Ein Beispiel: Ein internationales Beratungsunternehmen nutzt ein dreistufiges Genehmigungssystem, bei dem Ausgaben über 1.000 € automatisch an die Finanzabteilung weitergeleitet werden.

Schritt 3: Automatisierte Verfolgung und Kategorisierung zur Reduzierung von Fehlern und Missbrauch

Manuelle Prozesse sind fehleranfällig. Viele Finanzleiter berichten, dass manuelle Dateneingaben die Genauigkeit ihrer Berichte beeinträchtigen. Mit automatisierter Verfolgung und Kategorisierung von Kreditkartentransaktionen werden Fehler auf ein Minimum reduziert und Missbrauch vorgebeugt.

Ein Beispiel: Ein mittelständisches Softwareunternehmen führt automatisierte Buchungskategorien ein. Anschließend reduziert sich die Bearbeitungszeit für Ausgabenberichte erheblich, manuelle Fehler sind praktisch vollständig eliminiert.

Schritt 4: Nutzung von Reporting-Tools für Echtzeiteinblicke in alle Transaktionen

Firmenkreditkarten bieten durch moderne Reporting-Tools detaillierte Einblicke in die Unternehmensausgaben. Unternehmen, die Echtzeit-Reporting-Tools einsetzen, berichten von einer verbesserten Kostenkontrolle. Die Fähigkeit, detaillierte Berichte über alle Transaktionen in Echtzeit zu erstellen, erlaubt es Finanzleitern, fundierte Entscheidungen zu treffen und auf potenzielle Probleme frühzeitig zu reagieren.

Unser Fazit

Fassen wir zusammen: Die Angst vor Missbrauch von Firmenkreditkarten ist zwar berechtigt, sollte aber kein Hindernis sein, diese leistungsstarken Tools zur Förderung der finanziellen Transparenz einzusetzen. Firmenkreditkarten bieten eine praktische Lösung, um Ausgaben in Echtzeit zu verfolgen, Berichte präziser zu gestalten und die Auditvorbereitung zu verbessern. Wenn sie richtig verwaltet werden, sind Firmenkreditkarten nicht nur sicher, sondern bieten auch einen klaren Überblick über alle Ausgaben und erhöhen die finanzielle Kontrolle.

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