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Reisekostenformular 2024 – Vorlage zum Download und Alternativen
Wer die Reisekosten korrekt erfassen möchte, muss dabei einiges beachten. Nur so ist sichergestellt, dass die Kosten im Unternehmen korrekt abgerechnet werden und das Finanzamt die Abrechnung akzeptiert. Ein vorbereitetes Reisekostenformular kann Ihnen viel Arbeit abnehmen. Wir zeigen Ihnen, was Sie dabei beachten sollten und welche anderen Möglichkeiten es gibt.
Welche Angaben sollte eine Reisekosten-Vorlage enthalten?
Für die Reisekostenabrechnung gibt es keine festen formalen Richtlinien. Theoretisch können Sie Ihre Reisekosten von Hand auf ein Stück Papier schreiben. Wichtig ist, dass die Auflistung folgende Angaben enthält:
- Name der Person, die an der Dienstreise teilgenommen hat
- Mitarbeiternummer/Personalnummer
- Dauer der Dienstreise mit Datumsangabe
- Auflistung aller Ausgabenposten
- Ziel der Reise
- Zweck der Reise
Da Kostenerstattungen im Unternehmen sowie die steuerliche Abzugsfähigkeit über die Werbekosten nur mit den entsprechenden Belegen möglich sind, sollte die Reisekostenvorlage am besten auch eine Spalte für die Rechnungsnummer oder Belegnummer enthalten. Idealerweise werden die Belege direkt an die Reisekostenabrechnung geheftet.
Um eine Zuordnung bei der Buchung der Ausgaben zu erleichtern, können die einzelnen Reisekostenformulare nummeriert werden. Möglich ist auch ein Abheften nach Eingangsdatum.
Was spricht für das Reisekostenformular als Office-Dokument?
Wer für die Reisekostenabrechnung eine Vorlage verwendet, profitiert von verschiedenen Vorteilen:
- einfache Handhabung mit gängigen Office-Programmen
- schnelle Bearbeitung am PC oder Notebook möglich
- Versand per Mail möglich
- vereinfachte digitale Archivierung
- einheitliche Anordnung der zentralen Daten erleichtert die Abrechnung
- vereinfachte Bearbeitung durch das Finanzamt
Reisekostenformulare werden als PDF, Word- oder Excel-Datei umgesetzt. PDF-Vorlagen dienen meist als Ausdruck, in welchen die Daten von Hand eingetragen werden. Word-Vorlagen wiederum lassen sich von den jeweiligen Nutzer:innen einfach anpassen, indem sie zusätzliche Zeilen oder Spalten in die Tabellen hinzufügen. Excel-Vorlagen für die Reisekostenabrechnung haben den Vorteil, dass sich die Daten einfacher weiterverarbeiten lassen. So lassen sich die Reisekosten aus den Excel-Tabellen in Buchhaltungsprogramme übertragen oder für Reportings zur Analyse von Ausgaben verwenden.
TIPP: Reisekostenformular – bei Vorlagen aus dem Netz auf seriöse Anbieter achten
Das Internet ist voll von zahlreichen kostenlosen Vorlagen für die Buchhaltung und ebenso für die Reisekostenabrechnung. Doch viele dieser Angebote sind mit Vorsicht zu genießen. Sie können Schadsoftware enthalten oder Daten ausspähen. Wenn Sie sich für den Download Ihrer Reisekosten-Formular von Circula entscheiden, setzten Sie auf hohe Qualität und Datensicherheit.
Nachteile von Reisekosten-Formularen
Reisekostenformulare haben den großen Vorteil, dass sie von Beschäftigten einfach und schnell ausgefüllt werden können. Allerdings stehen dieser vermeintlich einfachen Handhabung viele Nachteile gegenüber.
- Geringere Übersichtlichkeit: Mit einer steigenden Zahl an Reisekostenabrechnungen kann die Buchhaltung in einem Unternehmen schnell den Überblick verlieren, wenn die Formulare in Papierform oder in unterschiedlich formatierten Dokumenten eingereicht werden.
- Höherer Verwaltungsaufwand: Jedes Reisekostenformular muss geprüft, meist ausgedruckt und dann in Aktenordnern archiviert werden. Das kostet viel Zeit, welche die Buchhaltung besser für wichtigere Aufgaben verwenden kann.
- Unzureichende Einhaltung der GoB: Aufgrund der fehlenden Übersicht können bei manuell erstellten Reisekosten-Vorlagen leicht die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) beeinträchtigt werden. Daraus können sich fehlerhafte Buchungen ergeben, die neben möglichen Problemen mit dem Finanzamt auch interne Fehlrechnungen mit sich bringen. In der Folge wird die Budgetplanung erschwert oder es wird bei Dienstreisen mit „falschen“ Kosten kalkuliert.
- Erschwerte digitale Archivierung: Werden Reisekostenformulare ausgedruckt, ist die digitale Archivierung der Dokumente aufwändig, denn sie müssen nach der Buchung erst wieder gescannt und dann abgespeichert werden. Doch auch digital eingereichte Word-Reisekostenvorlagen oder Excel-Sheets erfüllen nicht immer alle Anforderungen an die revisionssichere Archivierung.
Wie Sie sehen, stehen der einfachen und flexiblen Handhabung von Reisekosten-Vorlagen vor allem Einwände der korrekten Buchhaltung gegenüber. Eine ebenfalls einfache und zugleich sichere sowie übersichtliche Lösung für die Reisekostenabrechnung ist digital.
Optimieren Sie Ihre Reisekostenabrechnung ganz einfach per App
Mit Circula können Sie auf Reisekostenformulare in Papierform verzichten. Per App lassen sich bereits während der Dienstreise alle relevanten Daten digital erfassen. Die Abrechnung von Angestellten mit Ihrem Unternehmen ist so spielend einfach. Ebenso lassen sich die Daten mit wenig Aufwand für die Angabe der Werbekosten in der Steuererklärung nutzen.
Weitere Vorteile: Alle Anforderungen an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung werden erfüllt. Reisekosten können zudem spielend einfach ausgewertet und analysiert werden. Darüber hinaus sparen sich Mitarbeitende in der Buchhaltung sowie Ihre Mitarbeitenden viel Zeit. Mit der digitalen Reisekostenabrechnung lassen sich somit auch Personalkosten reduzieren.