Spesenbetrug: Arbeitsrechtliche Konsquenzen und Prävention

Spesenbetrug ist nicht nur eine Straftat, sondern führt bei vielen Unternehmen zu größeren Einbußen. Statistisch betrachtet verlieren Firmen mit durchschnittlich 250 Mitarbeitenden jedes Jahr knapp 14.000 Euro durch Spesenbetrug.

In den Vereinigten Staaten summiert sich der Betrug bei der Spesenabrechnung auf Seiten der Arbeitgeber zu Gesamtkosten in Höhe von rund 2,8 Milliarden Dollar jährlich.

Ein Problem für betroffene Firmen besteht darin, dass Spesenbetrug häufig unentdeckt bleibt. Das liegt unter anderem daran, dass es oft keine ausreichenden Kontrollmechanismen gibt und die einzelnen Beträge relativ gering ausfallen. Auffällig ist, dass ein Betrug bei der Spesenabrechnung in manuellen Prozessen deutlich öfter auftritt, bei digitalen Lösungen hingegen um fast 70 Prozent seltener ist.

Was ist Spesenbetrug?

Unter Spesenbetrug versteht man eine unzulässige Handlung eines Arbeitnehmenden, die im Zuge der Reisekostenabrechnung stattfindet. Bei einem Spesenbetrug werden zum Beispiel nicht existente Ausgaben angegeben, die Arbeitgeber anschließend als Spesen erstatten.

Aber auch zu viele Kilometer auf der Abrechnung oder gefälschte Bewirtungsbelege fallen in diese strafrechtlich relevante Rubrik. Die Folge des Spesenbetrugs ist, dass Arbeitgeber mehr Kosten erstatten, als tatsächlich seitens der Mitarbeitenden angefallen sind.

Beim Spesenbetrug muss jedoch zwischen einem absichtlichen Betrug und der Unwissenheit bzw. Fehlern des Arbeitnehmenden differenziert werden. Beiei einem manuellen Expense-Management-Prozess ist die Fehleranfälligkeit deutlich höher als bei digitalen Lösungen. Das liegt oft an unklaren Regelungen oder daran, dass Mitarbeitende mit dem Ablauf und den Angaben überfordert sind.

Was sind Beispiele für Spesenbetrug?

Es gibt eine Reihe von Beispielen des Spesenbetrugs, die sich in der Praxis häufig finden. Das sind unter anderem:

• mehrfaches Einreichen von Belegen
• verfälschte Belege
• privater Restaurantbesuch wird als Geschäftsessen ausgegeben
• Kilometerkosten deutlich aufrunden
• angebliche Ausgaben für Arbeitsmittel
• Extraservices im Hotel abrechnen, wie beispielsweise Pay-TV
• missbräuchliche Verwendung von Firmenkreditkarten

Mit dem mehrfachen Einreichen von Belegen ist gemeint, dass die Mitarbeitenden den gleichen Beleg zeitlich versetzt zwei- oder dreimal einreichen, sodass dieser mehrfach erstattet wird. Darüber hinaus werden Belege öfter komplett gefälscht oder zumindest verfälscht. Ein klassisches und häufiges Beispiel für Spesenbetrug ist auch, dass ein privater Restaurantbesuch mit Freunden als Geschäftsessen ausgegeben wird. Bei den Kilometern wird gerne einmal aufgerundet, da Arbeitgeber selten genau kontrollieren, ob der Fahrtweg zum Beispiel 250 oder 280 Kilometer beträgt.

Die Reisekostenmanipulation findet somit auf unterschiedlichen Wegen im Bereich der Betriebsausgaben von Unternehmen statt. Häufig geht es beim Spesenbetrug um relativ kleine Summen, die jedoch beim Unternehmen zu größeren Verlusten führen können. Deshalb ist es wichtig, einen solchen Betrug möglichst frühzeitig zu entdecken oder im besten Fall zu vermeiden. Wie das funktionieren kann, erfahren Sie im weiteren Verlauf dieses Beitrages.

{{travelexpense}}

Auf Spesenbetrug reagieren

Spesenbetrug ist eine Straftat. Das setzt voraus, dass Mitarbeitende die betrügerische Aktivität wissentlich und mit Vorsatz durchführen. Das Problem besteht für Arbeitgeber oft darin, den Spesenbetrug als Straftat zu beweisen. Aus dem Grund greifen nicht wenige Firmen auf Detekteien zurück, um Beweise zu sammeln.

Meistens gibt es im Fall des Spesenbetrugs seitens der Gerichte Einzelfallentscheidungen. Das gilt vor allem unter der Voraussetzung, dass es aufgrund des Spesenbetrugs zu einer fristlosen Kündigung gekommen ist. Mehrere Urteile, die sich mit dem Thema Spesenbetrug beschäftigt haben, sind zum Beispiel:

• Bundesarbeitsgericht (Urt. v. 10.6.1980 – 6 AZR 180/78 -)
• Landesarbeitsgericht Köln (Urt. v. 2.3.1999 – 13 Sa 687/98 -)
• Landesarbeitsgericht Frankfurt (Urt. v. 5.7.1988 – 5 Sa 585/88 -)

Spesenbetrug als Straftat muss seitens der Arbeitgeber stets nachgewiesen werden. Das ist oft schwerer als gedacht, denn die Grenze zwischen vorsätzlichen Falschangaben und Fahrlässigkeit bzw. fehlenden Informationen ist nicht immer klar zu erkennen. Gelingt der Beweis nicht, handelt es sich „nur“ um fahrlässiges Verhalten, welches in der Regel keine fristlose Kündigung rechtfertigt. Spesenbetrug verjährt übrigens auf Grundlage des § 78 III Nr. 4 StGB erst nach fünf Jahren. 

Rechtfertigt Spesenbetrug eine fristlose Kündigung?

Spesenbetrug kann, muss allerdings nicht automatisch eine fristlose Kündigung zur Folge haben. Können Unternehmen ausreichende Beweise für den vorsätzlichen Betrug vorlegen, rechtfertigt das nahezu immer eine fristlose Kündigung. Der Grund ist, dass die Gerichte das Vorgehen der Mitarbeitenden als massiven Vertrauensbruch ansehen. 

Hat der Arbeitgeber kein Vertrauen mehr in die Mitarbeitenden, ist eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zumutbar. So urteilte zum Beispiel das Bundesarbeitsgericht schon vor mehreren Jahrzehnten (Urt. v. 10.6.1980 – 6 AZR 180/78 -).

In manchen Fällen reichen die Beweise jedoch nicht aus, um eine außerordentliche Kündigung zu rechtfertigen. Unter der Prämisse kann es aus Sicht der Arbeitgeber sinnvoll sein, eine ordentliche Kündigung auszusprechen. In der Situation kann ebenso ein verhaltensbedingter Verstoß gegen den Arbeitsvertrag angeführt werden. 

Ist demgegenüber Fahrlässigkeit zu unterstellen, wäre die Kündigung unverhältnismäßig. Arbeitgeber sind dann angehalten, den Mitarbeitenden eine Abmahnung wegen Spesenbetrug zu erteilen.

‍

Spesenbetrug vorbeugen

Im Idealfall kommt es gar nicht erst zu Spesenbetrug. Betrug kann durch verschiedene Maßnahmen verhindert werden, unter anderem durch eine klare Reisekostenrichtlinie mit eindeutigen Regeln für Spesenabrechnungen. 

Das betrifft unter anderem den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskostenpauschale, aber zusätzlich noch eine Reihe anderer Ausgaben. Das Eindämmen des Spesenbetrugs funktioniert zum Beispiel durch folgende Regeln:

• Nachweise anfordern
• klare Verbote, beispielsweise im Hinblick auf eine Minibar
• eindeutige Definition erlaubter Abrechnungsposten

Ebenfalls sehr gut geeignet zum Verhindern des Spesenbetrugs ist ein klarer Freigabeprozess. Dieser beinhaltet zum Beispiel, dass Bewirtungen im Restaurant oder im Hotel durch Arbeitgeber vorab genehmigt werden müssen oder nur in einem gewissen Preisrahmen stattfinden dürfen. So kommt es zumindest nicht zur Abrechnung eventueller Geschäftsessen, die nicht als solche angesehen werden dürfen.

Eine weitere Möglichkeit, wie Arbeitgeber dem Spesenbetrug vorbeugen können, ist eine spezielle Spesen- und Reisekostensoftware. Diese beinhaltet unter anderem, dass Fahrtkosten und weitere Aufwendungen automatisch berechnet werden. Zudem werden Duplikate automatisiert erkannt, sodass Mitarbeitende die gleichen Belege nicht mehrfach abrechnen lassen können.

Firmenkreditkarten sind auch ein probates Mittel, um Spesenbetrug in bestimmten Bereichen vorzubeugen. Manche Mitarbeitende finden es unzumutbar oder zu aufwendig, verschiedene Spesen aus eigener Tasche vorzustrecken. Eine Firmenkreditkarte löst dieses Problem. 

Die Mitarbeitenden können anfallende Ausgaben direkt mit dieser Karte bezahlen und müssen somit nicht in Vorleistung gehen. Allerdings besteht bei der Firmenkarte ein anderes Risiko, nämlich, dass diese für nichtdienstliche Ausgaben eingesetzt wird. Zusammengefasst eignen sich unter anderem folgende Maßnahmen, um das Risiko des Spesenbetrugs zu reduzieren:

• eindeutige Reisekostenrichtlinien
• Ausgabe von Firmenkreditkarten
• klar strukturierte Freigabeprozesse
• Nutzen einer Spesen- und Reisekostensoftware
• automatisierte Erinnerungen an Ausgabeneinreichung
• Erstattungsverfahren ist standardisiert

Spesenabrechnung per Software – mit Circula

Durch die Nutzung digitaler Tools und einer Spesenabrechnungssoftware lässt sich der Spesenbetrug deutlich reduzieren. Das funktioniert bestens mit der Software für Reisekostenabrechnungen von Circula. Diese beinhaltet folgende Eigenschaften, die das Risiko eines Spesenbetrugs deutlich reduzieren können:

• automatisierte Erfassung von Belegen
• eindeutige Freigabeprozesse
• Erkennung von Duplikaten
• Kilometerpauschale wird automatisch berechnet
• Verfolgen der Ausgaben in Echtzeit

Optimal ist zum Beispiel die automatisierte Berechnung der Kilometerpauschale, die auf den Angaben aus Google Maps basiert und daher unumstritten ist. Darüber hinaus trägt eine zeitnahe Ausgabenverfolgung auch dazu bei, das Risiko von Ausgabenbetrug zu verringern. Eine wichtige Leistung der Software ist zudem das Erkennen eines Duplikates, wenn also Mitarbeitende den gleichen Beleg zeitlich versetzt mehrfach einreichen. 

{{travelexpense}}

Fazit zum Spesenbetrug

Spesenbetrug ist keine Kleinigkeit, sondern eine häufig vorsätzlich begangene  Straftat. Lediglich fahrlässiges Verhalten rechtfertigt jedoch keine fristlose Kündigung. Arbeitgeber sind in dem Fall dazu angehalten, eine Abmahnung zu erteilen. 

Der Schaden für Unternehmen durch jährlichen Spesenbetrug ist nicht gering. Daher ist es wichtig, den Betrug zu erkennen und im Idealfall Maßnahmen zur Vorbeugung zu treffen. 

Statistisch betrachtet lässt sich Betrug rund um die Spesenabrechnung um etwa zwei Drittel reduzieren, wenn eine Spesen- und Reisekostensoftware genutzt wird.  Diese beinhaltet unter anderem eine automatisierte Belegerfassung, das Erkennen von Duplikaten, eindeutige Freigabeprozesse – und die Kilometerpauschale wird automatisch berechnet. 

So verringern Arbeitgeber die Gefahr deutlich, dass es im eigenen Unternehmen zum Betrug bei der Spesenabrechnung kommt.