Auslagenerstattung: Darauf sollten Sie achten

Was sind Auslagen und welche Arten gibt es?

In den meisten Unternehmen gehören Auslagen zum täglichen Geschäft. Ob Ausgaben für Büromaterial und andere dienstliche Zwecke oder für beruflich bedingte Reisen: Viele Mitarbeitende kommen oft in die Situation, in der sie zur Bezahlung von Waren und Dienstleistungen ihr eigenes Geld vorschießen. Um dies vom Arbeitgeber erstattet zu bekommen, müssen die Vorleistungen als Auslagen deklariert werden.

Damit es sich überhaupt um eine Auslage handelt, muss die Voraussetzung des betrieblichen Anlasses erfüllt sein. Mitarbeitende dürfen den Kauf auf Geheiß des Unternehmens tätigen, nicht aus eigenem Privatinteresse. Darüber hinaus muss das Eigentum beim Arbeitgeber verbleiben und kann nicht in den Privatbesitz des Angestellten übergehen. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, haben Beschäftigte ein Anrecht auf die steuerfreie Erstattung ihrer Kosten durch den Arbeitgeber. Rechtlich geregelt wird dies in § 3 Nr. 50 des Einkommensteuergesetzes.

Beispiele für Auslagen:

• Übernachtungskosten bei Dienstreisen
• Verpflegungs- und Restaurantkosten
• Kosten für Büromaterialien
• Kosten für Geschäftsessen
• Kauf von Kundengeschenken
• Fahrtkosten für ÖPNV
• Parkgebühren auf Dienstreisen
• Kosten für Büromaterialien
• Portokosten
  
  

Neben physischen Gegenständen und Dienstleistungen gehören auch digitale Services zu den Auslagen. Dazu zählt beispielsweise eine vom Mitarbeitenden für berufliche Zwecke erworbene Software oder App.

Praxisbeispiel 1: Auslagen während einer Dienstreise

Im Rahmen von beruflich bedingten Reisen entstehen Mitarbeitenden häufig Kosten, die sie vor Ort begleichen müssen. Dabei kann es sich um die Bezahlung von Unterkünften, Mahlzeiten, Verkehrsmitteln und andere Spesen handeln. Diese auf Dienstreisen entstandenen Kosten können die Beschäftigten unter Berücksichtigung der jeweiligen Reisekostenrichtlinie und der gesetzlichen Vorschriften geltend machen. Der Arbeitgeber hat dann dafür Sorge zu tragen, dass die Auslagen erstattet werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Reisenden ihre Belege aufheben und beim Arbeitgeber einreichen.

Praxisbeispiel 2: Einkäufe für Bürobedarf

Auslagen entstehen Mitarbeitenden natürlich nicht nur auf Dienstreisen. Gerade in kleineren Unternehmen gehen die Beschäftigten oft finanziell in Vorleistung, wenn sie beispielsweise Einkäufe fürs Büro erledigen. Das kann von Büromaterialien über kleinere Anschaffungen für die Ausstattung bis hin zum Ersatzkauf einer PC-Tastatur reichen. Die Auslagen für diese im Unternehmen verbleibenden, betrieblich notwendigen Einkäufe werden vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet.

Auslagenersatz oder durchlaufende Gelder?

Neben dem Auslagenersatz gibt es bei dienstlich bedingten Anschaffungen die sogenannten durchlaufenden Gelder. Der Unterschied zwischen beiden Kostenarten liegt in der Erstattung der Kosten: Bei Auslagen tritt der Beschäftigte finanziell in Vorleistung und legt das Geld aus. Im Unterschied dazu erhält der Beschäftigte bei durchlaufenden Geldern bereits vor dem Kauf den Betrag vom Arbeitgeber. Bei der Bezahlung verwendet er also nicht sein eigenes Geld, sondern das seines Unternehmens und tritt somit finanziell nicht in Vorleistung. Folglich liegt der Unterschied zwischen Auslagen und durchlaufenden Geldern im Zeitpunkt der Erstattung.

Sind Auslagenerstattungen steuerfrei oder steuerpflichtig?

Die Erstattung von dienstlichen Auslagen ist nach § 3 Nr. 50 des Einkommensteuergesetzes steuer- sowie sozialabgabenfrei. Um steuerrechtlich entsprechend anerkannt zu werden, müssen die Auslagen jedoch einige Voraussetzungen erfüllen:

Auslagen müssen betrieblich bedingt sein

Der betriebliche Anlass der Auslagen ist Grundvoraussetzung für deren steuerliche Berücksichtigung. Beschäftigte tätigen die Ausgaben auf Rechnung ihres Unternehmens und müssen im Zweifelsfall nachweisen können, dass die getätigten Ausgaben beruflich veranlasst sind.

Eigentum beim Unternehmen und kein Privatinteresse

Um als steuerfreie Auslagen eingestuft zu werden, müssen die gekauften Waren oder Dienstleistungen vollständig in den Besitz des Unternehmens übergehen. Mitarbeitende dürfen kein privates Eigeninteresse an dem erworbenen Gegenstand haben, dessen Nutzung aus rein betrieblichen Gründen erfolgen muss.

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Was wird für eine Auslagenerstattung benötigt?

Um die Auslagen umfänglich erstattet zu bekommen, müssen Mitarbeitende Belege für ihre Ausgaben nachweisen. Die gekaufte Ware oder Leistung muss folglich aus der eingereichten Rechnung oder Quittung ersichtlich sein. Macht das Unternehmen gegenüber dem Finanzamt Vorsteuerabgaben geltend, muss auch die Mehrwertsteuer gesondert aufgeführt werden.

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Nachteile und Hürden der Auslagenerstattung

Die Auslagenerstattung ist aufgrund der Belegpflicht mit viel Papierkram für Beschäftigte und Unternehmen verbunden. So müssen Angestellte die Rechnungen und Quittungen sammeln und dem Antrag auf Auslagenersatz beifügen. Bei digitalen Belegen müssen diese zudem oft erst umständlich ausgedruckt werden. Doch auch bei bereits gedruckten Quittungen kann es Probleme geben; etwa wenn diese verloren oder vergessen werden. Hinzukommt, dass das für Rechnungen vielfach verwendete Thermopapier schnell verblasst, was die Belege unleserlich macht.

Somit erfordert der Prozess auf beiden Seiten einen enormen manuellen Arbeits- und Zeitaufwand. Während Mitarbeitende die nötigen Formulare ausfüllen müssen, obliegt es der Rechnungsverwaltung und Buchhaltung auf Arbeitgeberseite, diese zu prüfen, um die Zahlung in Gang setzen zu können. Manuelle Fehler, die sich bei der Erstellung der Anträge eingeschlichen haben, verursachen dabei zusätzlichen Aufwand. Zudem kann die Pflicht zur Belegaufzeichnung bei den Beschäftigten gerade bei längeren Dienstreisen zu einer chaotischen Sammlung von Zetteln ausarten. Schließlich müssen sie penibel darauf achten, sämtliche Belege aufzubewahren, da die Kosten sonst nicht oder nur mit viel Aufwand erstattet werden.

Die Herausforderungen auf einen Blick:

• Sammlung und Aufbewahrung sämtlicher Belege
• Handling von digitalen und Thermobelegen
• Detaillierte Rechnung für Kosten ab 250 Euro
• Umständliche Einreichung der Belege
• Aufwendige Kontrolle und Rückerstattung
  
  

Einen effizienten Ausweg bieten digitale Abrechnungstools, mit denen Unternehmen den Aufwand bei sich und ihren Angestellten erheblich reduzieren können.

Digitale Auslagenerstattung mit der Circula-App

Mit einer digitalen Lösung lassen sich umständliche Einreichprozesse automatisieren und für alle Mitarbeitenden transparent gestalten. Damit muss die Buchhaltung nicht mehr manuell Belegen hinterherjagen und Mitarbeitende erhalten Auskunft über den Status ihrer Erstattung.

Über Circula funktioniert digitale Auslagenerstattung so, dass Mitarbeitende ihre Belege digital per App oder Web einreichen. Die wichtigen Angaben werden automatisch per Foto ausgelesen und vom Mitarbeitenden um Zusätze wie Anlass oder Kostenstelle ergänzt. Nach Freigabe des Vorgesetzten erhält die Buchhaltung die Auslage zur Prüfung und kann die Erstattung einleiten. Bei Ablehnung des Belegs kann die Buchhaltung den Grund in Circula hinzufügen, sodass die gesamte Kommunikation transparent und gebündelt erfolgen kann. Zum Schluss lässt sich Circula einfach zu weiteren Tools wie DATEV verbinden.

Außerdem gibt die App Beschäftigten beispielsweise nach einer Dienstreise die Möglichkeit, Reisekosten gebündelt einzureichen. Die daraufhin anstehende Prüfung und Erstattung auf Arbeitgeberseite erfolgt ebenfalls mit automatisierter Unterstützung.

Für zusätzliche Vereinfachung sorgt die Erstellung von angepassten Genehmigungsverfahren, wodurch der Kontrollaufwand bei Buchung der Auslagen noch weiter sinkt. Auch das trägt dazu bei, dass sich dank der Circula-App der Arbeitsaufwand für die Finanzabteilung um bis zu 80 % verringert.

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Alternativen zur Auslagenerstattung: Firmenkreditkarten von Circula

Apps und andere digitale Tools gestalten die Auslagenerstattung zwar einfacher, trotzdem bleibt sie für die Mitarbeitenden und das Finanzwesen ihres Arbeitgebers mit Aufwand verbunden. Eine ideale Alternative bietet die Firmenkreditkarte von Circula, die für schlankere Prozesse und mehr Autonomie bei den Beschäftigten sorgt. Sie ist als physische und als virtuelle Karte verfügbar und erlaubt Beschäftigten die Bezahlung über ein Firmenkonto, sodass der Rückerstattungsprozess entfällt. Als besonders nützlich erweist sich eine Firmenkreditkarte beispielsweise bei Messeauftritten oder Reisekosten, wenn bei den Mitarbeitenden viele Ausgaben in kurzer Abfolge anfallen.

Auch das Risiko, dass Angestellte ohne Freigabe zu hohe Kosten verursachen, entfällt, denn bei den Kreditkarten lassen sich leicht individuelle Budgets festlegen. Diese Limits stellen sicher, dass die Mitarbeitenden innerhalb dieser Grenzen stets flexibel sind, wenn es um die Bezahlung von dienstlich bedingten Rechnungen geht. Zugleich profitiert das Finance Team, denn aufgrund der detaillierten Berichte über die Kreditkartentransaktionen behält es bei den Ausgaben jederzeit den Überblick.

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Circula ist der ideale Partner für Ihre Mitarbeiterauslagen. Mithilfe der Reisekosten App von Circula lassen sich alle Ausgaben von Mitarbeitern einfach abrechnen - Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen. Die intelligente Circula Firmenkreditkarte passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse und bietet weitere Premium-Vorteile mit attraktiven Cashbacks. Darüber hinaus bietet Circula Unternehmen steueroptimierte Mitarbeiter-Benefits an wie den digitalen Essenszuschuss, das flexible Mobilitätsbudget und die Internetpauschale mit den Beschäftigte gefördert werden können.

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