So bewerten Sie die Prozessreife Ihres Ausgabenmanagements – ohne zusätzliche Tools

Laut IDC-Report 2022 planen mehr als die Hälfte (53 %) aller Unternehmen, ihre Ausgaben für finanzbezogene Technologien zu erhöhen. Gleichzeitig verzeichnen vier von zehn Unternehmen eine steigende Fehlerquote bei der Einreichung und Bearbeitung von Mitarbeiterausgaben. Verantwortlich dafür ist häufig der geringe Reifegrad von Ausgabenmanagement-Prozessen.

„Es ist unmöglich, einen Prozess zu verbessern, bevor er standardisiert ist. Man muss den Prozess standardisieren und stabilisieren, bevor kontinuierliche Verbesserungen erzielt werden können.”
William Edwards Deming, US-amerikanischer Pionier des Qualitätsmanagements

„Prozessreife” ist ein Maß dafür, wie gut Unternehmensprozesse definiert und gesteuert werden. Je höher die Prozessreife, desto besser sind die Prozesse in der Organisation dokumentiert und werden von den Mitarbeitenden befolgt und kontinuierlich verbessert. Unternehmen, die ihre Prozessreife kennen, können ihre Abläufe gezielt anpassen und so ihre Produktqualität, Kundenzufriedenheit, Kosten- und Ressourceneffizienz erhöhen.

In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie das Konzept des Reifegradmodells auf Ihre Ausgabenmanagement-Prozesse anwenden können.

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Wichtige Indikatoren für die Reife von Expense-Management-Prozessen

Die Bewertung der Reife Ihrer Finanzprozesse umfasst fünf zentrale Indikatoren:

• Automatisierungsgrad
• Berichtsgenauigkeit
• Datenintegration
• Compliance
• Entscheidungsfindungseffizienz

Diese Metriken geben uns einen Überblick darüber, wie effizient Ihre Finance-Abteilung arbeitet und wo mögliche Schwächen liegen. Im Folgenden gehe ich Schritt-für-Schritt durch die einzelnen Metriken und zeige Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie die einzelnen Metriken anwenden können.

Der Automatisierungsgrad im Ausgabenmanagement

• Die Ausgangsfrage: Wie viele Ihrer Ausgabenprozesse sind automatisiert?
• Das Ziel: Die Reduktion manueller Aufgaben und Minimierung von Fehlerquellen.
• Das Beispiel: Wie viel Zeit verbringt Ihr Team pro Woche mit der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen?
• Metriken: Dauer manueller Erstattungsprozesse, Anteil automatisierter Abrechnungen

Beispiel-Analyse

Die Genauigkeit der Erstattungen

• Die Ausgangsfrage: Wie zuverlässig sind Ihre Ausgabenprozesse in Bezug auf Genauigkeit und Vollständigkeit?
• Das Ziel: Fehlerfreie Erstattungen, die den Mitarbeitenden rechtzeitig zur Verfügung stehen.
• Das Beispiel: Gab es in den letzten Monaten Verzögerungen oder Abweichungen in der Erstattung?

Metriken: Fehlerhäufigkeit in Erstattungen, Abweichungen in den Beträgen

Beispiel-Analyse

Der Datenfluss im Ausgabenmanagement

• Die Ausgangsfrage: Wie reibungslos fließen die Daten zwischen Ihren Systemen?
• Das Ziel: Ein effizienter Datenfluss, der redundante Eingaben vermeidet und den Überblick erleichtert.
• Das Beispiel: Gibt es Systembrüche, die doppelte Dateneingaben oder Verzögerungen verursachen?

Metriken: Anzahl manueller Datentransfers, Häufigkeit von Systemausfällen oder Verzögerungen

Beispiel-Analyse

Die Compliance im Ausgabenmanagement

• Die Ausgangsfrage: Wie gut ist Ihre Abteilung auf regulatorische Anforderungen im Ausgabenbereich vorbereitet?
• Das Ziel: Sicherstellung, dass alle Spesenregelungen eingehalten und Dokumentationen jederzeit auditfähig sind.
• Das Beispiel: Welche Probleme treten bei internen oder externen Prüfungen Ihrer Ausgabenprozesse regelmäßig auf?

Metriken: Audit-Dauer, Häufigkeit von Mängeln, Erfüllungsgrad von Compliance-Anforderungen

Beispiel-Analyse

Die Entscheidungsfindung im Ausgabenmanagement

• Die Ausgangsfrage: Wie schnell und zuverlässig kann Ihr Team entscheidungsrelevante Einblicke zu Ausgaben bereitstellen?
• Das Ziel: Schnelle, datengestützte Entscheidungen für ein transparentes Ausgabenmanagement.
• Das Beispiel: Wie lange dauert es durchschnittlich, bis Ausgabenprobleme erkannt und gelöst werden?

Metriken: Durchschnittliche Entscheidungszeit, Anzahl der bereitgestellten Analysen pro Monat

Beispiel-Analyse

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bewertung Ihrer Ausgabenprozesse

Eine fundierte Bewertung Ihrer Ausgabenprozesse hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und gezielte Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten. Im Folgenden werden wir die fünf Schritte detailliert beschreiben, die Sie zur Analyse und Optimierung der Prozessreife im Mitarbeiterausgabenmanagement anwenden können.

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Schritt 1: Automatisierungsgrad überprüfen

Dokumentieren Sie alle manuellen Schritte, die Ihr Team derzeit in der Ausgabenverwaltung durchführt. Notieren Sie detailliert, welche Aufgaben von Hand erledigt werden, und erfassen Sie die wöchentliche oder monatliche Zeit, die auf diese Tätigkeiten entfällt. Berücksichtigen Sie Aufgaben wie die manuelle Eingabe von Daten, das Sortieren und Validieren von Belegen sowie die Bearbeitung von Rückfragen. Ihr Ziel ist es, Bereiche zu identifizieren, in denen Automatisierung sinnvoll wäre, um den Zeitaufwand zu reduzieren, Fehler zu minimieren und den Erstattungsprozess zu beschleunigen.

Fragen, die Sie beantworten sollten

• Welche Schritte im Ausgabenmanagement sind derzeit noch manuell? Verschaffen Sie sich eine Übersicht über alle Prozesse, die wiederholt von Hand ausgeführt werden, und prüfen Sie, ob sich diese durch einfache Automatisierungen ersetzen lassen.
• Wie viel Zeit nimmt die manuelle Bearbeitung dieser Aufgaben pro Monat in Anspruch? Erfassen Sie die Zeit, die Mitarbeiter mit diesen Aufgaben verbringen, um das Potenzial für Zeitersparnis durch Automatisierung zu quantifizieren.

💡 Unser Tipp: Notieren Sie den Automatisierungsgrad bei jeder Aufgabe und überlegen Sie, wie oft sich bestimmte Arbeitsschritte wiederholen. Bereiche mit hoher Wiederholungsrate bieten oft das größte Potenzial für Automatisierung und Effizienzgewinne.

Schritt 2: Genauigkeit der Erstattungen überprüfen

Überprüfen Sie die Abrechnungen der letzten sechs Monate, um eventuelle Fehler, Unregelmäßigkeiten oder Verzögerungen zu dokumentieren. Analysieren Sie, wie oft fehlerhafte Erstattungen auftreten und ob es bestimmte Muster gibt, die auf Schwachstellen im Prozess hinweisen, wie beispielsweise doppelte Einträge, falsche Beträge oder fehlerhafte Belegzuordnungen. Ihr Ziel ist es, korrekte und termingerechte Erstattungen sicherzustellen.

Fragen, die Sie beantworten sollten

• Welche Fehler treten regelmäßig in den Erstattungen auf? Dokumentieren Sie häufige Fehlerquellen und überlegen Sie, welche Prozessanpassungen diese minimieren könnten.
• Wie viele Erstattungen wurden verspätet ausgezahlt? Verfolgen Sie die Bearbeitungszeit jeder Erstattung und identifizieren Sie Ursachen für mögliche Verzögerungen, um diese in Zukunft zu verhindern.

💡 Unser Tipp: Erstellen Sie eine Fehlerliste und prüfen Sie, ob eine klare Standardisierung der Prozesse oder eine zusätzliche Kontrolle bestimmte Fehler vermeiden könnte.

Schritt 3: Datenfluss und Integration bewerten

Zeichnen Sie den kompletten Datenfluss in Ihrem Ausgabenmanagementprozess auf und prüfen Sie, ob alle relevanten Systeme integriert sind oder ob Daten manuell übertragen werden müssen. Analysieren Sie Schnittstellen und Übergabepunkte zwischen Systemen, um Brüche im Datenfluss zu erkennen. Ihr Ziel ist es, den Datenfluss zu optimieren und unnötige Arbeitsschritte zu reduzieren.

Fragen, die Sie beantworten sollten

• Wo gibt es Brüche im Datenfluss? Finden Sie heraus, an welchen Stellen Daten zwischen Systemen manuell übertragen werden müssen und ob sich diese Übergänge automatisieren lassen.

Welche Schritte könnten durch bessere Integration vermieden werden? Überlegen Sie, welche Aufgaben durch eine direkte Integration Ihrer Kernsysteme überflüssig werden und wo sich bestehende Systeme miteinander verbinden lassen.

💡 Unser Tipp: Betrachten Sie für eine vollständige Analyse alle verwendeten Systeme und prüfen Sie, ob Schnittstellen zu ERP-, CRM- oder Abrechnungssystemen bestehen, um einen kontinuierlichen und sicheren Datenfluss zu gewährleisten.

Schritt 4: Compliance-Bereitschaft im Ausgabenmanagement

Analysieren Sie die Dokumentation und Ergebnisse vergangener Audits, um Schwachstellen in den Compliance-Prozessen aufzudecken. Dokumentieren Sie, wie gut Ihre Abteilung auf Audits vorbereitet ist und ob alle relevanten Daten ordnungsgemäß archiviert sind. Berücksichtigen Sie, ob Standardprozesse existieren, die eine konsistente Dokumentation und rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen sicherstellen. Ihr Ziel ist es, Compliance-Lücken zu schließen und sicherzustellen, dass Ihre Prozesse jederzeit auditfähig sind.

Fragen, die Sie beantworten sollten

• Wie umfassend und aktuell ist die Dokumentation der Ausgabenprozesse? Überprüfen Sie, ob alle Dokumentationsanforderungen erfüllt sind und ob Aktualisierungen notwendig sind, um den Compliance-Anforderungen zu entsprechen.

Treten bei Audits regelmäßig Probleme in bestimmten Bereichen auf? Wenn frühere Audits Schwachstellen aufgedeckt haben, analysieren Sie, wie diese gezielt behoben werden können.

💡 Unser Tipp: Erstellen Sie eine Compliance-Checkliste, die regelmäßig aktualisiert wird und für alle Teammitglieder zugänglich ist. Dies erleichtert die Vorbereitung auf Audits und minimiert das Risiko, bei Prüfungen relevante Informationen zu übersehen.

Schritt 5: Entscheidungsfindung und Reaktionsgeschwindigkeit

Vorgehen: Untersuchen Sie, wie schnell Ihr Team auf Ausgabenprobleme reagieren kann und wie zügig Entscheidungen im Ausgabenmanagement getroffen werden können. Dokumentieren Sie die Schritte von der Identifizierung eines Problems bis zur Umsetzung der Lösung. Ein schneller und fundierter Entscheidungsprozess fördert effiziente Abläufe und erhöht die Reaktionsfähigkeit der Finanzabteilung auf unerwartete Herausforderungen. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass wichtige Entscheidungen schnell und auf der Grundlage zuverlässiger Daten getroffen werden können.

Fragen, die Sie beantworten sollten

• Wie schnell werden Probleme im Ausgabenmanagement identifiziert und gelöst? Prüfen Sie die Zeitspanne vom Auftreten eines Problems bis zur Entscheidung und Umsetzung der Lösung.
• Welche Informationen fehlen häufig, um zeitnah Entscheidungen treffen zu können? Identifizieren Sie Wissens- oder Informationslücken, die den Entscheidungsprozess verzögern.

💡 Unser Tipp: Führen Sie regelmäßige Meetings zur Überprüfung der wichtigsten Kennzahlen und ermitteln Sie, ob Entscheidungsträger jederzeit auf die erforderlichen Daten zugreifen können. Optimierte Dashboards oder Echtzeitberichte können die Entscheidungsfindung erheblich beschleunigen.

Bewertung und Aktionsplan: Der Reifegrad Ihrer Ausgabenmanagement-Prozesse

Das Bewertungsmodell für das Ausgabenmanagement

Im nächsten Schritt bewerten Sie den Reifegrad Ihrer Ausgabenprozesse in den fünf Schlüsselbereichen: Automatisierung, Erstattungsgenauigkeit, Datenintegration, Compliance und Entscheidungsfindung. Verwenden Sie ein einfaches Scoring-Modell, um Stärken und Schwächen in diesen Prozessen klar zu identifizieren und Prioritäten für Optimierungen zu setzen. Das kann dann zum Beispiel so aussehen:

Die Skala:

1 = Verbesserung dringend nötig

2 = Schwachstellen vorhanden

3 = Durchschnittlich

4 = Überdurchschnittlich

5 = Sehr gut

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Ganz wichtig: Führen Sie die Bewertung regelmäßig durch, um die Fortschritte in den jeweiligen Bereichen festzuhalten und anzupassen.

Der Aktionsplan zur Optimierung Ihres Ausgabenmanagements

Anhand Ihrer Bewertungen können Sie jetzt die Bereiche priorisieren, die den größten Verbesserungsbedarf aufweisen. Fokussieren Sie sich zunächst auf die am niedrigsten bewerteten Prozesse und erstellen Sie eine Roadmap für deren Optimierung.

Beispiel für einen Aktionsplan:

Unser Fazit

Die Bewertung und Optimierung der Prozesse im Ausgabenmanagement erfordert keine zusätzlichen Investitionen in neue Tools. Eine sorgfältige und strukturierte Analyse Ihrer bestehenden Prozesse deckt Optimierungspotenziale auf und schafft die Grundlage für ein effizienteres und genaueres Ausgabenmanagement. Nutzen Sie diesen Leitfaden, um die Reife Ihrer Ausgabenprozesse eigenständig zu bewerten und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung umzusetzen.

Ihre nächsten Schritte:

• Setzen Sie regelmäßige Reviews zur Prozessbewertung an, um die Fortschritte kontinuierlich zu messen.
• Teilen Sie Erfolge und Verbesserungsvorschläge mit Ihrem Team, um eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zu fördern.
• Passen Sie den Aktionsplan regelmäßig an, um neuen Herausforderungen und sich ändernden Prioritäten gerecht zu werden.

Ein reifes und effizientes Ausgabenmanagement ist nicht nur ein wesentlicher Schritt für finanzielle Transparenz und Compliance, sondern auch eine Grundlage für hohe Mitarbeitermotivation und Vertrauen in den Erstattungsprozess.

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