E-Rechnung ab 2025: Das müssen Unternehmen beachten

Die E-Rechnungspflicht ab 2025 ist für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen relevant. Im sogenannten B2B-Bereich (Business to Business) ist es ab 2025 verpflichtend, dass elektronische Rechnungen empfangen und später ebenso ausgestellt werden. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, sodass die vorgesehene Regelung durch die E-Rechnung umgesetzt wird.
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Sollten Sie 2025 sowie 2026 noch keine E-Rechnung erstellen, wird dies nicht sanktioniert. Ab 2027 allerdings dürfen Ihre Kunden und Kundinnen keinen Vorsteuerabzug mehr vornehmen, sollten Sie bis dahin keine E-Rechnung versenden. Der Grund ist, dass eine Rechnung ab 2025 weder auf Papier noch im PDF-Format – mit Ausnahme sogenannter Kleinunternehmerrechnungen – weiterhin rechtskonform ist.

Was ist eine E-Rechnung?

Bei der E-Rechnung handelt es sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format existiert. Das gilt sowohl für die Ausstellung als auch die Übermittlung und den Empfang. 

Einfach ausgedrückt muss es möglich sein, die Rechnung automatisch zu verarbeiten. Wenn die Rechnung folgende Eigenschaften auf Grundlage § 2 E-Rechnungsverordnung hat, gilt sie als E-Rechnung:

• Ausstellen, übermitteln und empfangen in einem strukturierten elektronischen Format
• Elektronische bzw. automatische Verarbeitung ist möglich
• Rechnung erfüllt die Anforderungen nach EU-Norm EN 16931

Der Bestandteil einer E-Rechnung ist eine automatisch lesbare Datei, die mehrere Angaben enthält und eine digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht. Dazu zählen unter anderem eine Rechnungsnummer, ein Rechnungsdatum sowie steuerlich relevante Informationen. 

Da es sich bei der E-Rechnung um ein spezielles Dateiformat handelt, ist diese durch das menschliche Auge nicht mehr lesbar. Allerdings lässt sich die elektronische Rechnung aufgrund der Strukturierung von entsprechenden Programmen sehr einfach verarbeiten. 

Vereinfacht ausgedrückt ist eine E-Rechnung eine Rechnung ohne festgelegtes Design, wie es bei den bisher üblichen Papier- und PDF-Rechnungen der Fall ist. 

Wie funktioniert die E-Rechnung?

Grundsätzlich basiert die E-Rechnung auf der Kommunikation zwischen Maschinen, was sowohl für die Erstellung als auch den Empfang gilt. Unter anderem aus diesem  Grund gilt eine PDF-Rechnung nicht als E-Rechnung, zumal sie den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 nicht genügt. 

Zwar wird in der Regel auch ein PDF-Dokument und somit die PDF-Rechnung elektronisch erstellt. Allerdings handelt es sich letztendlich lediglich um eine elektronische Form der Rechnung, die jedoch maschinell nicht verarbeitet werden kann. 

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In dem Zusammenhang taucht eventuell die Frage auf: Kann man ein PDF in eine E-Rechnung umwandeln? Tatsächlich gibt es diese Option. Allerdings benötigen Sie dazu eine bestimmte Software. Diese extrahiert die Daten, die in dem PDF enthalten sind, und überführt sie in ein elektronisches Format. 

Im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht 2025 werden weitere Fachbegriffe verwendet, die in Verbindung mit der Funktionsweise der elektronischen Rechnung stehen:

• ZUGFeRD
• XML-Format/XRechnung
• EDI-Rechnung

XRechnung

Wie bereits erwähnt, beinhaltet die E-Rechnung ein spezielles Datenformat. Hierzulande werden zwei Standards genutzt: zum einen ZUGFeRD und zum anderen das XML-Format bzw. die XRechnung. Bestandteil sogenannter XRechnungen ist ausschließlich die angesprochene XML-Datei. Das bedeutet, dass XRechnungen lediglich einen Textcode besitzen und für das menschliche Auge nicht lesbar sind. Jeder relevanten Information wird innerhalb dieses Formats ein Platz zugeordnet, sodass eine Automatisierung leicht möglich ist. 

ZUGFeRD

Aufgrund der Tatsache, dass es mitunter wichtig sein kann, mit dem menschlichen Auge weiterhin die Rechnung lesen zu können, gibt es als zweite Variante den Standard mit der Bezeichnung ZUGFeRD. In diesem Fall findet eine Kombination zwischen der XML-Datei und einer PDF-Datei statt. Das führt dazu, dass ZUGFeRD-Rechnungen zwar wie klassische PDF-Rechnungen aussehen, jedoch ein XML-Code integriert ist.

EDI-Rechnung

Es existiert noch ein weiteres Format: die EDI-Rechnung. EDI steht für „Electronic Data Interchange“. Allerdings wird diese Form der E-Rechnung nahezu ausschließlich von großen Konzernen in Anspruch genommen. Es handelt sich um digitale Rechnungen, die in der Regel zwischen zwei oder mehreren Geschäftspartnern und Geschäftspartnerinnen ausgetauscht werden, und zwar in einem Format mit einem festgelegten Standard. Solche Rechnungen sind zudem etwas aufwendiger, denn es ist eine Vereinbarung zwischen den Beteiligten notwendig. Darüber hinaus muss definiert werden, in welcher Form die Rechnungen im Detail erstellt und übermittelt werden sollen.
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Vorteile der E-Rechnung

Bezüglich der E-Rechnungspflicht für Unternehmen wird häufig über die vorzunehmenden Änderungen gesprochen, weniger jedoch über die Vorteile. Diese beziehen sich sowohl auf das Erstellen der elektronischen Rechnungen als auch auf das Empfangen der Rechnungen. Im Überblick können sich E-Rechnungen unter anderem durch folgende Vorzüge auszeichnen: 

• einsparen von Kosten
• geringer Zeitaufwand
• Fehlerreduktion
• schnelle Abwicklung der Zahlungen
• umweltfreundlich
• einfache Freigabe
• automatisierte Datenübernahme
• leichtere Nachverfolgbarkeit
• Rechtssicherheit
• vereinfachte Compliance

Ein Hauptvorteil der E-Rechnung sind geringere Kosten im Vergleich zur Papierrechnung. Das resultiert insbesondere daraus, dass keine Ausgaben für den Druck, den Versand und die Lagerung anfallen. Rechnungen zu digitalisieren, ist generell eine Option, um Kosten einzusparen. Ein weiterer Vorzug ist die deutlich bessere Zeiteffizienz. Aufgrund der Tatsache, dass die E-Rechnungen umgehend und digital versendet werden, ist keine weitere Zuarbeit von menschlicher Seite notwendig. 

Die E-Rechnung ab 2025 ist darüber hinaus umweltfreundlich und besitzt eine verbesserte Transparenz sowie Nachprüfbarkeit. Das hängt damit zusammen, dass die Rechnungen leicht gespeichert, überwacht und bei Nachfragen schnell im System gefunden werden können. Zudem ist eine hohe Rechtssicherheit gegeben, weil die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Das bezieht sich ebenfalls auf die Einhaltung der Compliance-Vorschriften, die einfacher möglich ist.

GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen

Ein wichtiges Thema im Zusammenhang mit E-Rechnungen ist die GoBD-konforme Archivierung. GoBD steht als Abkürzung für „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“, die auch für E-Rechnungen gelten. Notwendig ist eine Verfahrensdokumentation, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, warum und wie die Rechnung erstellt wurde. 

Darüber hinaus ist es vorgeschrieben, die Rechnungen aufzubewahren. Das beinhaltet, dass der strukturierte Teil nicht veränderbar gespeichert wird. Umsetzen lässt sich die Verpflichtung durch ein Dokumenten-Management-System, welches ohnehin bereits zahlreiche Unternehmen nutzen. Beachten Sie ebenfalls die Aufbewahrungsfrist, die sich auf zehn Jahre beläuft.

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Was ist der rechtliche Hintergrund der elektronischen Rechnung?

Vielleicht fragen Sie sich, was eigentlich der rechtliche Hintergrund für die ab 2025 verpflichtende E-Rechnung ist. Die Basis ist vor allem die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Dort wurde ein einheitliches Vorgehen definiert, das im Hinblick auf das Übermitteln von Rechnungen an öffentliche Verwaltungen gilt. 

Die Anforderungen der EU-Richtlinie werden in Deutschland durch das E-Rechnungsgesetz in nationales Recht umgesetzt. Die Staaten der EU müssen gewährleisten, dass öffentliche Auftraggeber E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ziel ist das deutliche Einsparen von Kosten, da kein Papier mehr benötigt wird und die Daten automatisch verarbeitet werden. 

Alles zur E-Rechnungspflicht

Ob Sie dazu verpflichtet sind, eine E-Rechnung zu schreiben, ist davon abhängig, wer bei Ihnen kauft und wer Sie beliefert. Verpflichtend sind E-Rechnungen ab 2025, wenn es sich um Leistungen bzw. Lieferungen zwischen Unternehmen handelt, somit im B2B-Bereich. Spätestens ab 2028 sind zudem sogenannte Kleinunternehmen dazu verpflichtet, ebenfalls E-Rechnungen zu erstellen.

Zwingend erforderlich sind E-Rechnungen unter der Voraussetzung, dass sich die Rechnung an eine Behörde richtet. Das ist allerdings bereits seit mehreren Jahren der Fall, sodass sich in der Hinsicht ab 2025 nichts ändert. Zusammenfassend ist festzuhalten, dass der Empfang und das Versenden von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 für Selbstständige und Unternehmen Pflicht ist, deren Rechnungen sich nicht an Privatpersonen richten. Allerdings gilt das nicht sofort für alle Unternehmen im Hinblick auf das Erstellen und Übermitteln, sondern es muss wie folgt differenziert werden: 

• Ab 1. Januar 2025: E-Rechnungen müssen lediglich empfangen werden können.
• Ab 1. Januar 2027: E-Rechnungen müssen erstellt werden können. Das gilt allerdings nur unter der Voraussetzung, dass der Umsatz 2026 höher als 800.000 Euro gewesen ist. Bei geringeren Umsätzen darf weiterhin eine Papier- oder PDF-Rechnung erstellt werden.
• Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen und Selbstständige müssen umsatzunabhängig E-Rechnungen schreiben.

Teil der E-Rechnungspflicht ist ebenfalls, dass die Rechnung bestimmte Angaben enthalten muss. Die sogenannten Pflichtangaben gibt es zu einem großen Teil schon jetzt bei Papier- und PDF-Rechnungen, wie zum Beispiel:

• Name und Anschrift der Verkaufenden/Liefernden
• Name und Anschrift der Leistungsempfangenden
• Steuernummer bzw. Steueridentifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungszeitraum

Darüber hinaus gibt es zusätzliche Pflichtangaben, die bei der E-Rechnung zu beachten sind:

• Leitweg-Identifikationsnummer (ausschließlich bei Bundesbehörden)
• Bestell- oder Lieferantennummer
• Kontoverbindungsdaten
• Fälligkeit der Rechnung
• Zahlungsbedingungen
• Mailadresse der Ausstellenden

Neben der Verpflichtung zum Erstellen einer E-Rechnung existieren wenige Ausnahmen, in denen Sie keine elektronische Rechnung bereitstellen müssen. Das gilt insbesondere für Rechnungen an Privatpersonen, sogenannte Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 Euro und für Rechnungen über Leistungen, die auf Grundlage § 4 Nr. 8 bis 29 UStG nicht zu versteuern sind.

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Was müssen Unternehmen nun tun?

Manche Unternehmen werden durch die Pflicht zum Empfang und Erstellen einer E-Rechnung vor Herausforderungen gestellt. Die notwendigen Schritte lassen sich wie folgt beschreiben:

1. Planung und Vorbereitung
2. Kooperation mit Geschäftspartnern
3. Software auswählen (falls noch nicht vorhanden)
4. Arbeitsablauf prüfen und eventuell weiter automatisierten

Wichtig sind eine gute Vorbereitung und Planung, damit durch den Wechsel zur E-Rechnung möglichst keine Probleme im Unternehmen entstehen. Sinnvoll ist es zum Beispiel, einen Zeitplan für die Umstellung zu erstellen und sich ferner für eines der zwei zugelassenen Rechnungsformate zu entscheiden. 

Im nächsten Schritt sollten Sie Ihre Geschäftspartner möglichst frühzeitig informieren. Das beinhaltet vor allem, dass Sie ihnen alle notwendigen Informationen zukommen lassen, die im Zusammenhang mit Ihrer Umstellung auf die E-Rechnung wichtig sind. 

Ein Schritt besteht darin, dass Sie sich für eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware entscheiden, mittels derer E-Rechnungen empfangen und erstellt werden können, falls eine solche Software noch nicht genutzt wird. Die E-Rechnungspflicht setzen DATEV und die meisten anderen Anbieter schon jetzt um. 

Im Anschluss daran wird die Rechnungssoftware eingerichtet, was insbesondere das Hinterlegen sämtlicher wichtiger Unternehmens- und Steuerdaten beinhaltet. Nicht zuletzt sollten die Mitarbeitenden im Umgang mit der neuen Software geschult werden.

Nachdem diese organisatorischen Punkte abgearbeitet sind, muss die E-Rechnung möglichst reibungslos in den Betriebsablauf eingebunden werden. Dazu gehört unter anderem, für die Arbeitsabläufe – wenn nötig – eine weitere Automatisierung vorzunehmen und die Buchhaltung zu optimieren. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass eine GoBD-konforme Archivierung stattfindet. 

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Fazit

Die ab 2025 geltende Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich ist ein wichtiger Schritt in Deutschland, durch den die Digitalisierung des Geschäftsverkehrs weiter vorangetrieben wird. Allerdings gibt es keine allgemeine Pflicht zum Erstellen einer E-Rechnung ab 2025. Stattdessen können zahlreiche Unternehmen im Hinblick auf die E-Rechnungspflicht eine Übergangsregelung in Anspruch nehmen. 

Erst ab 2028 sind im Grunde sämtliche Unternehmen mit Rechnungen an Geschäftspartner dazu verpflichtet, eine E-Rechnung nicht nur zu empfangen, sondern zu erstellen. Am einfachsten lässt sich dieser Pflicht nachkommen, wenn Sie eine Buchhaltungs- und Rechnungssoftware nutzen, die die Anforderungen an die elektronische Rechnung bereits beinhaltet.