Digitale Buchhaltung – in 6 Schritten zum Ziel

Was bedeutet digitale Buchhaltung?

Digitalisierte Buchhaltung bedeutet, dass Sie in Ihrem Unternehmen Prozesse, die Ihre Finanzen betreffen, künftig papierlos abwickeln. Dazu zählen die folgenden Beispiele:

• Sie erstellen digitale Ausgangsrechnungen.
• Sie versenden Gehaltsabrechnungen in digitaler Form.
• Papierbelege wie Eingangsrechnungen und andere Dokumente aus dem Rechnungswesen scannen Sie ein und archivieren Sie anschließend digital.
• Sie arbeiten mit moderner Buchhaltungssoftware. Sprich: Sie setzen automatisierte Buchhaltungsprozesse in Gang.
  
  

Tipp: Bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung kommt es auch immer auf das richtige Accounting-Tool an. Lesen Sie in unserem Blog, worauf Sie bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungs-Tools achten sollten.

Warum sollte ich auf digitale Buchhaltung setzen?

Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, erwarten Sie zahlreiche Vorteile. Auch wenn Sie zunächst vielleicht denken, dass Sie bereits ein eingespieltes Team sind und mit verlässlichen Prozessen arbeiten: Die Anschaffung einer Buchhaltungssoftware ist auf jeden Fall ein Schritt in Richtung Zukunft. Die folgenden Aspekte finden wir besonders überzeugend:

• Sie sparen Zeit: Ein gutes Buchhaltungsprogramm lebt vor allem von seinen durchdachten Automatisierungen. Sie beschleunigen die Prozesse und die zeitaufwendigen Routinearbeiten übernimmt die KI für Sie. Sie brauchen die Prozesse nur noch anstoßen und können sich in aller Ruhe um den wesentlichen Teil Ihrer Arbeit kümmern: die Entwicklung neuer Strategien und die Optimierung Ihres Finanz- und Rechnungswesens.
• Sie schaffen Raum: Den Platz in Ihrem Büro können Sie in Zukunft für neue Talente und eine ansprechende Ausstattung nutzen – die staubigen Aktenschränke haben ausgedient! Nachdem Sie Rechnungen und Schriftverkehr von Zulieferfirmen und Partnerunternehmen digitalisiert haben, können Sie Papierbelege wegwerfen. Ihre Belege finden in Zukunft alle in der Cloud Platz – Abheften ist nicht mehr nötig. Vorsicht: Achten Sie hierbei unbedingt auf die GoBD – Ihre Datenspeicherung muss natürlich lückenlos vorhanden sein.
• Sie sparen Geld: Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie Monat für Monat neue Aktenordner bestellen mussten und auch die Kosten für Papier und Druckerkartuschen gehen mit der digitalen Buchhaltung spürbar zurück. Besonders wichtige Aspekte in puncto Sparen sind zudem die Zeitersparnis und der schonende Einsatz von Personalressourcen.
• Sie können jederzeit und von überall auf Ihre Buchhaltung zugreifen: Sie arbeiten am liebsten remote? Wenn Sie Ihre Buchhaltung auf digital umstellen, kommen Sie von jedem Ort auf der Welt an Ihre Dokumente. Sollte eine Anfrage kommen, sind Sie jederzeit vorbereitet. Auswertungen gibt Ihnen das System im Handumdrehen aus.
• Sie verbessern die Zusammenarbeit im Team: Weil alle Teammitglieder zu jedem Zeitpunkt und von überall auf alle Informationen zugreifen können, bewahren Sie in Zukunft den Überblick und schließen Missverständnisse durch unterschiedliche Versionen aus. Sie legen für Sie und Ihr Team passende Workflows in der Software fest und können Ihren Mitarbeitenden Aufgaben zuweisen.
• Sie schützen Ihr Unternehmen vor Datenverlust: Wenn Sie mit einem Buchhaltungsprogramm arbeiten, werden Sie Ihre Dokumente in der Cloud speichern und zusätzlich eine lokale Sicherung anlegen. Das sorgt dafür, dass keine Daten mehr verloren gehen können. Durch die Übersichtlichkeit haben Sie bei Betriebsprüfungen die notwendigen Unterlagen sofort zur Hand.
• Sie sorgen für Rechtssicherheit: Anbieter von hochwertiger Buchhaltungssoftware wie Circula setzen auf Rechtssicherheit. Bei der Verwendung halten Sie daher alle geltenden Richtlinien in Bezug auf GoBD, DSGVO sowie alle weiteren für Ihre Buchhaltung relevanten Vorschriften ein. Über regelmäßige, automatische Updates aktualisieren Sie das Tool bei Änderungen sofort und bleiben rechtlich immer auf dem neuesten Stand.
  
  

Tipp: Lesen Sie jetzt, auf welche Faktoren Sie als Unternehmen für Ihre DSGVO-Compliance in Buchhaltungssoftware achten müssen.

Was muss ich im Hinblick auf Rechtssicherheit bei der digitalen Buchhaltung beachten?

Bei der digitalen Buchhaltung ist es wichtig, dass Sie Ihre Verfahrensdokumentation DSGVO-konform erstellen. Zudem müssen Sie die allgemeinen Grundsätze der ordnungsgemäßen digitalen Buchführung (GoBD) beachten. In welcher Form Sie Ihre Steuererklärung an das Finanzamt übergeben, bleibt ansonsten Ihnen überlassen. Dank der modernen Software-Lösungen für digitale Buchhaltung funktioniert das ganz einfach. Bei Fragen tauschen Sie sich am besten mit Ihrem Steuerbüro aus.

Schon gewusst? Wir haben uns die gängigen Vorurteile zur Digitalisierung einmal genauer angeschaut und erklären Ihnen, warum Sie vor der Digitalisierung keine Angst haben müssen.

Wie digitalisiere ich die Buchhaltung in meinem Unternehmen?

Wenn Sie die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen digitalisieren, hilft Ihnen das, Kosten zu sparen und Ihre Prozesse zu automatisieren. Damit das reibungslos funktioniert, sollten Sie auf die folgenden sechs Schritte setzen:

1. Beziehen Sie Ihr Finanzteam von vornherein mit ein

Wenn Sie in Zukunft papierlos mit Ihrem Finanzteam zusammenarbeiten, sollten Sie alle von der Umstellung betroffenen Mitarbeitenden von vornherein mit ins Boot holen und sie in alle kommenden Schritte einbeziehen. Egal, ob es darum geht, wie eine Rechnung in Zukunft bearbeitet wird, wie die Daten an das Finanzamt übermittelt werden oder für welche Software Sie sich entscheiden: Je früher Ihre Teams informiert sind, umso eher sind sich diese über die zukünftige Abwicklung der finanziellen Vorgänge und den Wechsel hin zur digitalen Buchhaltung bewusst.

Je früher Sie Ihre Mitarbeitenden mit Infos über die neuen Buchhaltungsprozesse versorgen, umso früher fühlen sie sich mit den neuen Aufgaben vertraut und können voll in ihrer Rolle der digitalen Buchhaltung aufgehen. Gemeinsame Schulungen können Ihnen eine wertvolle Unterstützung beim gemeinsamen Onboarding in das neue System für Ihre Buchhaltung bieten. Es lohnt sich, diese bei größeren Updates und in regelmäßigen Abständen mit Ihren Mitarbeitenden zu wiederholen.

2. Ziehen Sie eine DATEV-kompatible Lösung in Erwägung

Die meisten Steuerberatungen arbeiten heute mit Software vom Anbieter DATEV. Für den reibungslosen Austausch von Belegen und Daten zwischen Steuerberatungskanzleien und Unternehmen setzen Sie daher am besten auf eine Lösung mit DATEV-Schnittstelle. Damit ermöglichen Sie die einfache und unkomplizierte Übertragung aller elektronischen Rechnungen, digitalisierter Belege, Scans und Auswertungen an Ihre Steuerberatung. Diese können Sie in diesem Punkt übrigens ruhig in Ihre Entscheidung einbeziehen.

3. Lassen Sie sich bei der Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware Zeit

Lassen Sie sich bei der Auswahl Ihres Wunsch-Tools Zeit. Unser Tipp: Recherchieren Sie gründlich und legen Sie Ihre Anforderungen fest. Anschließend legen Sie sich eine Liste mit allen geeigneten Produkten an und gehen jedes davon im Detail durch. Bis Sie die richtige Buchhaltungssoftware gefunden haben, kann ruhig etwas Zeit vergehen. Nutzen Sie die kostenlosen Test-Zeiträume der verschiedenen Anbieter und vergleichen Sie gut. Zwar gibt es keine allgemeingültige Lösung – die Software, für die Sie sich schlussendlich entscheiden, sollte jedoch möglichst gut zu Ihrem Unternehmen und Ihren Anforderungen passen.

4. Holen Sie sich Unterstützung von Ihrer Steuerberatung

Wenn alles eingerichtet ist und Sie sich für eine Buchhaltungssoftware entschieden haben, sollte Ihr Steuerbüro prüfen, ob Ihre digitale Buchhaltung rechtssicher ist. Ihre Steuerberatung unterstützt Sie auch im Vorfeld und kann Ihnen bei der Wahl der passenden Tools wertvolle Tipps geben.

Auch hierbei hilft Ihnen eine moderne Software-Lösung für die Buchhaltung. Wenn Sie auf moderne OCR-Scan-Technologie setzen, sind Sie in diesem Punkt auf der rechtssicheren Seite. Dadurch machen Sie Ihre Scans zudem ganz einfach durchsuchbar, was wiederum kostbare Zeit spart.

5. Beachten Sie die Vorschriften und Pflichten

Die Vorschriften und Pflichten, an die Sie sich im Rahmen Ihrer digitalen Buchhaltung halten müssen, haben wir weiter oben bereits erwähnt. Besonders wichtig, ist, dass Sie sich an die GoBD halten und die Regeln der DSGVO beachten. Zeitgemäße Software bietet Ihnen dafür sichere Leitlinien.

Ein weiterer Punkt, den Sie beachten müssen, betrifft das Scannen und Digitalisieren von Papierbelegen. Diese können Sie, bis auf wenige Ausnahmen, sofort nach dem Scannen in den Schredder geben. Allerdings sollten Sie dafür in jedem Fall die erforderlichen Voraussetzungen für das „ersetzende Scannen“ erfüllen. Das bedeutet, dass Sie Ihre Papierdokumente scannen, die digitalen Abbilder aufbewahren und die Originale vernichten. Das Verfahren ist in den GoBD geregelt.

6. Nutzen Sie Schnittstellen zu anderen Tools innerhalb Ihrer digitalen Systemlandschaft

Worauf Sie in jedem Fall achten sollten, sind mögliche Schnittstellen zu Ihrer Steuerberatung sowie zu weiteren digitalen Tools (wie zum Beispiel Ihrer Reisekosten-Software), mit denen Sie in Ihrem Unternehmen arbeiten. In diesen Fällen kommt es dann nicht nur auf eine DATEV-Schnittstelle an, sondern auch auf eine, über die Sie und Ihre Mitarbeitenden auch digitalisierte und gescannte Belege übermitteln können.

Tipp: Virtuelle Kreditkarten können Unternehmen einen großen Nutzen bieten. In unserem Artikel Virtuelle Kreditkarte – großer Nutzen als Firmenkreditkarten zeigen wir Ihnen, wie sie funktionieren und welche Vorteile sie davon haben.

Fazit: Setzen Sie bei der Digitalisierung Ihrer Buchhaltung auf eine moderne Buchhaltungssoftware

Die Zeichen stehen ganz klar auf Digitalisierung. Das trifft auch auf die Buchhaltung in Unternehmen zu. Mit einer Buchhaltungssoftware sind Sie auf jeden Fall gut beraten. Sie hilft Ihnen dabei, Zeit und Geld zu sparen, gibt Ihnen wertvolle Anhaltspunkte im Hinblick auf die DSGVO- und GoBD-Konformität Ihrer Buchführung und leitet Sie in einfachen Schritten durch alle Prozesse – ohne nervigen Papierkram, Aktenschränke und Berge aus unübersichtlichen Unterlagen.

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