Belegscanner: So digitalisieren Sie Belege rechtskonform

Die korrekte Digitalisierung von Belegen ist ein Muss für Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig gesetzliche Anforderungen einhalten möchten. Digitale Belege erleichtern die Verwaltung von Ausgaben und sparen sowohl Zeit als auch Kosten. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, warum die Digitalisierung von Belegen unverzichtbar ist, welche rechtlichen Aspekte Sie beachten müssen und welche Tools Sie dabei unterstützen.

Warum sollten Sie Belege digitalisieren?

Die Umstellung auf digitale Belege bringt zahlreiche Vorteile mit sich, insbesondere in der Buchhaltung und bei der Verwaltung von Reisekosten und Auslagen.

Viele Vorteile für Ihre Buchhaltung

Während Papierbelege leicht verloren gehen oder falsch abgeheftet werden, lassen sich digitale Belege problemlos archivieren, durchsuchen und weiterverarbeiten. Das reduziert das Fehlerrisiko und sorgt dafür, dass alle relevanten Dokumente stets griffbereit sind.

Ein enormer Vorteil durch die schnelle Erfassung ist die Zeitersparnis. Anstatt Papierbelege mühsam einzuscannen oder abzutippen, verarbeitet das System digitale Belege direkt. Moderne Belegscanner mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) erkennen Texte automatisch und wandeln sie in bearbeitbare Daten um. Damit entfällt das manuelle Eingeben von Rechnungsdaten gänzlich. 

Viele Anbieter arbeiten mit Apps für das Smartphone, sodass der Gang zum Kopierer gänzlich entfällt und ein einfaches Foto genügt.

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So vermeiden Sie Eigenbelege

Ein häufiges Problem in der Buchhaltung ist der sogenannte Eigenbeleg. Dieser wird erstellt, wenn ein Originalbeleg verloren geht oder beschädigt wird. Eigenbelege stellen jedoch ein rechtliches Risiko dar, da sie die Steuerprüfer oft genauer unter die Lupe nehmen.

Durch die Digitalisierung von Belegen direkt bei Erhalt umgehen Sie dieses Problem. Digitale Belege sind weniger anfällig für Verlust oder Beschädigung und bleiben dauerhaft im System gespeichert. 

Mitarbeitende können Originalbelege direkt nach Erhalt per App einreichen, sodass Eigenbelegen vorgebeugt wird.

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Herausforderungen der digitalen Belegerfassung

Obwohl die Digitalisierung von Belegen zahlreiche Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen, die Sie berücksichtigen müssen: Insbesondere rechtliche Vorgaben und technische Anforderungen spielen eine entscheidende Rolle.

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GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)

Die GoBD legt fest, wie digitale Belege verarbeitet, gespeichert und archiviert werden müssen, um im Falle einer Steuerprüfung anerkannt zu werden. Ein wichtiger Aspekt ist die Unveränderbarkeit der Belege. Das bedeutet, dass Sie einmal erfasste digitale Belege nicht mehr nachträglich manipulieren dürfen. Um dies sicherzustellen, sollten Unternehmen auf eine GoBD-konforme Software setzen, die diese Anforderungen erfüllt.

Ein weiterer zentraler Punkt der GoBD ist die Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit der digitalen Belege. Alle Schritte, von der Erfassung bis zur Archivierung, müssen dokumentiert und für Dritte jederzeit nachvollziehbar sein. Dies erfordert eine sorgfältige Auswahl der Technologie sowie eine durchdachte Prozessgestaltung innerhalb des Unternehmens.

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Was ist besser geeignet? Fotografieren vs. App

Ein verbreiteter Irrtum ist die Annahme, dass das Fotografieren von Belegen mit einem Smartphone ausreichend zur digitalen Belegerfassung ist. Zwar ist es in Einzelfällen nützlich, doch es birgt auch erhebliche Risiken.

Oftmals führt das Fotografieren zu einer schlechten Bildqualität, wodurch wichtige Details des Belegs unleserlich werden. Ein weiterer negativer Punkt ist, dass einfache Fotos in der Regel keine Funktionen zur Texterkennung oder zur GoBD-konformen Speicherung bieten, was zu rechtlichen Problemen führt.

Die wesentlich bessere Lösung ist die Verwendung einer speziellen Belegscanner-App. Diese bieten eine höhere Scanqualität und sind darauf ausgelegt, digitale Belege korrekt zu erfassen und zu speichern. Viele dieser Apps integrieren zudem OCR-Texterkennung, um Daten für die Buchhaltung weiterzuverarbeiten.

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Darum sollten Sie nicht auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verzichten

Ein DMS ist ein unverzichtbares Tool für die digitale Verwaltung von Belegen, denn es ermöglicht die strukturierte Ablage und Archivierung. Besonders vorteilhaft ist die Möglichkeit, Dokumente nach verschiedenen Kriterien zu durchsuchen, wodurch die Effizienz in der Buchhaltung erheblich gesteigert wird.

Ein gutes DMS sorgt außerdem dafür, dass alle Dokumente unveränderbar gespeichert und jederzeit abrufbar sind. Darüber hinaus bieten viele DMS-Lösungen die Möglichkeit, Zugriffsrechte individuell festzulegen, sodass nur autorisierte Personen bestimmte Belege einsehen oder bearbeiten können.

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Definition: Was sind eigentlich Belegscanner?

Belegscanner sind spezielle Geräte oder Softwarelösungen, die entwickelt wurden, um Papierbelege in digitale Formate umzuwandeln. Es gibt sowohl physische Belegscanner, die hauptsächlich in Büroumgebungen zum Einsatz kommen, als auch mobile Scanner-Apps, die Sie auf Smartphones oder Tablets verwenden. Dazu gehört zum Beispiel die Ausgabenmanagement-Software von Circula.

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Die Funktionsweise einfach erklärt

Belegscanner funktionieren, indem sie ein digitales Abbild des Papierbelegs erstellen. Stationäre Belegscanner bieten eine hohe Auflösung und verarbeiten meist mehrere Belege hintereinander. Die erzeugten Dateien werden anschließend in einem gängigen Format wie PDF oder JPEG gespeichert.

Mobile Belegscanner-Apps nutzen die Kamera des Smartphones, um den Beleg zu erfassen. Diese Apps bieten in der Regel Funktionen zur Bildverbesserung, um sicherzustellen, dass der Beleg klar und leserlich ist.

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Was ist ein OCR-Scan?

Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) ist ein wesentlicher Bestandteil moderner Belegscanner. Sie ermöglicht es, Text in gescannten Dokumenten automatisch zu erkennen, in maschinenlesbare Daten umzuwandeln und dann den entsprechenden Feldern in der Buchhaltungssoftware zuzuordnen.

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Wann sollten Sie Belegscanner als App nutzen?

Während stationäre Belegscanner weiterhin eine wichtige Rolle in vielen Büros spielen, gewinnen mobile Belegscanner-Apps zunehmend an Bedeutung. Diese Apps bieten eine flexible und bequeme Möglichkeit, Belege direkt vor Ort zu erfassen und in das Buchhaltungssystem zu integrieren. Doch worauf sollte man bei der Auswahl einer Belegscanner-App achten?

Beachten Sie Folgendes bei Ihrer Entscheidung

Bei der Auswahl einer Belegscanner-App sollte die Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle stehen. Eine intuitive Oberfläche ermöglicht es Mitarbeitenden, schnell und effizient zu arbeiten.

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Die Qualität der Scans ist entscheidend

Die App muss Belege in hoher Auflösung erfassen, um alle Details lesbar zu machen. Eine zuverlässige OCR-Funktion kann dann den Text auf den Belegen automatisch erkennen und direkt in die Buchhaltungssoftware integrieren, was den manuellen Aufwand reduziert.

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Hat die App einen guten Freigabeprozess?

Eine gute Belegscanner-App sollte Freigabeprozesse unterstützen. Eine Weiterleitung gescannter Belege an die zuständigen Personen zur Prüfung und Genehmigung ist optimalerweise möglich. Das beschleunigt den Workflow und stellt sicher, dass die Buchhaltung stets aktuell bleibt.

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Gibt es eine GoBD-Zertifizierung und DATEV-Schnittstelle?

Achten Sie darauf, dass die App GoBD-zertifiziert ist, um sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen an die Erfassung und Speicherung von Belegen erfüllt werden. Eine DATEV-Schnittstelle ist ebenfalls nützlich, da sie eine direkte Integration der Belege in die DATEV-Software (beispielsweise DATEV Unternehmen online) ermöglicht, was Zeit spart und Fehler bei der Datenübertragung minimiert.

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So erfassen Sie Belege einfach digital mit Circula

Circula ist eine benutzerfreundliche App, die speziell für die digitale Erfassung von Belegen und die Verwaltung von Reisekosten entwickelt wurde. Mit Circula scannen und kategorisieren Sie Belege schnell und unkompliziert und integrieren sie einfach in Ihre Buchhaltungssoftware.

Durch die nahtlose Integration mit DATEV bietet Circula einen enormen Vorteil. Diese Funktion ermöglicht es, Belege direkt in DATEV zu importieren, was den Prozess der Belegerfassung und -buchung erheblich vereinfacht. Zusätzlich unterstützt Circula die Einhaltung der GoBD, sodass Sie sicher sein können, dass Ihre digitalen Belege rechtskonform erfasst und archiviert werden.

Zudem bietet Circula erweiterte Funktionen, um den Freigabeprozess anzupassen. Sie leiten Belege direkt in der App an die zuständigen Personen zur Prüfung und Freigabe weiter. Als erweiterte Funktion erkennt Circula automatisch den Typ des Belegs und ordnet ihn der entsprechenden Kategorie zu, was die Verwaltung der Belege weiter vereinfacht.

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Unser Fazit zur Digitalisierung von Belegen

Die Digitalisierung von Belegen ist für Unternehmen unerlässlich. Sie ermöglicht eine effizientere Buchhaltung, spart Zeit und Kosten und stellt die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher. Mit den richtigen Tools, wie einer leistungsfähigen Belegscanner-App, vereinfachen und optimieren Sie den Prozess der Belegerfassung erheblich.

Indem Sie auf digitale Belege umsteigen, vermeiden Sie typische Probleme wie den Verlust von Belegen oder die Notwendigkeit von Eigenbelegen. Zudem profitieren Sie von einer besseren Zusammenarbeit im Team und einem höheren Maß an Sicherheit für Ihre Daten.

Setzen Sie auf Digitalisierung und bringen Sie Ihre Buchhaltung auf den neuesten Stand – für mehr Effizienz, Transparenz und Rechtssicherheit in Ihrem Unternehmen.