Ausgabenmanagement – 5 Vorteile für Ihr Unternehmen

Was ist Ausgabenmanagement und warum ist es für Unternehmen so wichtig?

Ausgabenmanagement – auch „Spend Management“ genannt – ist vor allem darum so essenziell, weil Sie sich damit nicht nur einen Überblick über die Ausgaben Ihres Unternehmens verschaffen – Sie sparen Geld!

Laut Definition versteht man unter Ausgabenmanagement die umfassende Verwaltung und Optimierung aller Lieferantenbeziehungen, Prozesse und Einkäufe eines Unternehmens. Ausgabenmanagement-Software hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben gewinnorientiert zu tracken. Dazu zählen zum Beispiel:

• Dienstleistungskosten
• Ausgaben für Produktionsmaterialien
• Kosten für Lieferanten
• Büromaterial
  
  

Personalkosten zählen hingegen nicht zu den gewinnorientierten Ausgaben.

Ausgaben vs. Auslagen

Beim Ausgabenmanagement kalkulieren Sie Ihre Einnahmen, Zahlungen und Ausgaben mit dem Ziel, den besten Gegenwert für jeden ausgegebenen Cent zu erzielen. Mithilfe Ihrer Analyse optimieren Sie Ihre Beschaffungsprozesse – je genauer Sie dabei vorgehen, umso mehr sparen Sie. Mit korrektem Ausgabenmanagement stellen Sie zudem sicher, dass Sie Ihre Geschäftsausgaben stets richtig buchen.

Vorsicht: Die Begriffe Ausgabenmanagement und Auslagenmanagement (oder „Expense Management“) werden häufig als Synonyme verwendet. Es gibt jedoch einen großen Unterschied.

Während Ausgabenmanagement wie beschrieben für die Organisation aller betrieblichen Ausgaben steht, ist mit Auslagenmanagement die Überwachung und Bearbeitung von Spesen beziehungsweise Reisekosten sowie aller Ausgaben, die Mitarbeitende aus der eigenen Tasche tätigen, gemeint. Als Unternehmen können Sie diese Aufwendung auch als Betriebsausgaben verbuchen. Dazu zählen zum Beispiel auch Einkäufe fürs Büro und Kundengeschenke. Das Auslagenmanagement ist also streng genommen ein Teil des Ausgabenmanagements.

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Was sind die Ziele von Ausgabenmanagement?

Das Hauptziel, das Sie mit Ihrem Ausgabenmanagement verfolgen, ist die Optimierung Ihrer Geschäftsausgaben. Hinzu kommen die folgenden wichtigen Punkte:

• Sie erfassen ausgabenbezogene Geschäftsaktivitäten nachvollziehbar.
• Mit Ihrer Dokumentation sorgen Sie für mehr Transparenz.
• Sie erfassen und archivieren alle Schritte: von der Bezugsquelle bis zum Bezahlen von Rechnungen.
  
  

Damit sorgen Sie vor allem dafür, dass Sie alle Einkäufe für Ihr Unternehmen wie geplant durchführen. Die einfachere Erfassung und Analyse Ihrer Geschäftsausgaben sind ein weiterer überzeugender Vorteil für Sie.

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Welche Herausforderungen gibt es?

Die Bedürfnisse von Unternehmen können in Bezug auf das Spend Management sehr individuell sein. Achten Sie daher unbedingt darauf, dass die Lösung, für die Sie sich entscheiden, genau zu Ihnen passt. Bei der Entscheidung lohnt es sich daher, die folgenden Fragen zu beantworten:

• Benötige ich eine Software?
• Welche Features sind für mein Unternehmen wichtig?
• Um welche und wie viele Ausgaben geht es?
  
  

Falls Sie sich für eine Software entscheiden, sollten Sie vor allem darauf achten, dass es keine allgemeingültige Lösung gibt, die zu jedem Unternehmen und zu allen individuellen Anforderungen passt. Besonders die Größe Ihrer Teams und Ihres Unternehmens spielt bei der Wahl des perfekten Tools eine große Rolle.

Setzen Sie daher am besten auch auf Erfahrungsberichte und nutzen Sie vor dem Einkauf von Software kostenlose Testzeiträume, um die Features und Bedienbarkeit der unterschiedlichen Apps zu testen. Ein Vergleich lohnt sich immer!

Die Vorteile einer Ausgabenmanagement-Software

Bei modernem Spend Management setzt man heute in der Regel auf eine Software-Lösung. Diese kann Sie und Ihr Unternehmen ein großes Stück weiterbringen. Folgende fünf Vorteile finden wir besonders überzeugend:

1. Sie sparen wertvolle Zeit und entlasten Ihre Mitarbeitenden

Mithilfe von Ausgabenmanagement-Software nehmen Sie Ihren Mitarbeitenden zeitraubende Aufgaben ab, die sich heute mit einem Klick erledigen lassen. Dazu zählen zum Beispiel auch die Reisekostenabrechnungen. Mit der Software für Reisekosten, Auslagen, Kreditkarten und Mitarbeiter-Benefits von Circula sparen Sie bis zu 80 Prozent Ihrer wertvollen Zeit: Sofort nachdem Dienstreisende ihre Belege mit der mobilen App eingescannt haben, sind sie im System verfügbar und die Buchhaltung kann mit der Bearbeitung beginnen.

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2. Mit Ausgabenanalysen erreichen Sie Ihre Ziele

Worauf Sie bei der Auswahl einer Spend-Management-Lösung achten sollten, ist die Möglichkeit, detaillierte Ausgabenanalysen zu erstellen. Diese helfen Ihnen, Ihre Ziele zu erreichen, Kosten zu senken und damit den Wert Ihres Unternehmens nachhaltig zu steigern.

3. Sie senken Ihre allgemeinen Unternehmensausgaben

Mit automatisierten Abläufen und optimierten Prozessen gehören Mahnspesen durch übersehene Rechnungen der Vergangenheit an. Sie behalten Ihre Ressourcen stets im Fokus und können auch Ausgaben von Mitarbeitenden (beispielsweise Reisekosten) durch Budgets und Limits kontrollierter steuern. Auch die Aufwände für Lieferanten verlieren Sie damit nie aus den Augen.

4. Sie tracken die Ausgaben im Unternehmen

Mithilfe von Best Practices wie Budgetlimits und festgelegter, optimierter Finanz-Workflows wie Freigabeprozessen und Reportings verschaffen Sie allen Stakeholdern einen Überblick über sämtliche Kosten – schon bevor Sie oder Ihre Mitarbeitenden Ausgaben tätigen. Damit identifizieren Sie Sparmöglichkeiten schnell und wissen stets genau, welche Kosten wann anfallen werden.

5. Ausgabenmanagement-Software hilft Ihnen, Ihr Spend Management zu digitalisieren

Spend-Management-Software setzt heute häufig auf KI: Diese hilft Ihnen, Ihren Aufwand für die Verwaltung Ihrer variablen Kosten möglichst gering zu halten. Wenn Sie sich für eine Software-Lösung entscheiden, digitalisieren Sie Ihre Ausgaben und erhalten damit einen umfassenden Überblick. Durch die Integration in Ihre Systemlandschaft und die Automatisierung aller Vorgänge behalten Sie alles stets im Blick – von der Bezugsquellenfindung über die Prüfung bis zur Bezahlung von Rechnungen.

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Fazit: Optimieren Sie Ihr Ausgabenmanagement mit geeigneter Software

Unser Tipp: Setzen Sie bei Ihrem Spend Management auf eine für Sie passende Software! Wenn Sie Ihre Ausgabenanalyse mit einem modernen Tool organisieren, werden Sie in Zukunft Zeit und Geld sparen. Ein modernes Tool hilft Ihnen zudem dabei, Zahlungen in Echtzeit zu verwalten und Vorgänge, die sich bewährt haben, so anzulegen, dass Sie in Zukunft mit einem Klick wieder darauf zugreifen können. Sie optimieren und automatisieren Ihr Ausgabenmanagement so Schritt für Schritt.

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