Wann gilt eine Dienstreise als Arbeitszeit?

Folgende Fragen werden häufig von Beschäftigten gestellt, die gelegentlich außerhalb ihres regulären Arbeitsortes tätig sind: Wann zählt eine Dienstreise zur Arbeitszeit? Welche Tätigkeiten während der Dienstreise gelten als Arbeitszeit? Zählt auch die Reisezeit zur Arbeitszeit?

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Definition: Was ist eine Dienstreise?

Bei einer Dienstreise handelt es sich um eine Fahrt oder Reise, die Mitarbeitende im Auftrag des Arbeitgebers unternehmen, um ihrer beruflichen Tätigkeit an einem Ort nachzukommen, der von Ihrer üblichen Arbeitsstätte abweicht. In aller Regel wird von einer Dienstreise gesprochen, wenn Arbeitnehmende über acht Stunden fort sind. Allerdings gibt es keine einheitliche Definition für die Dienstreise. Daher regeln viele Arbeitgeber im Arbeitsvertrag, was als Dienstreise zu betrachten ist.

Ein 'Dienstgang' hingegen bezieht sich auf kurze Wege innerhalb derselben Stadt, die ebenfalls als Arbeitszeit gelten, im Gegensatz zu längeren Dienstreisen.

Diese Tätigkeiten gelten während der Dienstreise als Arbeitszeit:

• Meetings
• Berufliche Telefonate und Gespräche
• Schulungen sowie Seminare
• Vor- und Nachbereitung von Geschäftsterminen
• Geschäftsessen
• Organisation der Reise
• Administrative Aufgaben

Definition und rechtliche Grundlagen der Arbeitszeit

Das Arbeitsrecht bietet den rechtlichen Rahmen, um zu bestimmen, wann Reisezeit als Arbeitszeit gilt. Die Arbeitszeit ist die Zeit, die ein Arbeitnehmer für seine Arbeit aufwendet. In Deutschland wird sie durch das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) geregelt. Das ArbZG definiert die Arbeitszeit als die Zeit, in der der Arbeitnehmende seiner Arbeitspflicht nachkommt und dabei dem Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegt. Grundsätzlich beträgt die maximale Arbeitszeit acht Stunden pro Werktag. Diese Regelung stellt sicher, dass die Gesundheit und das Wohlbefinden der Arbeitnehmer geschützt werden. Es gibt jedoch Ausnahmen, die eine Verlängerung der Arbeitszeit auf bis zu zehn Stunden erlauben, sofern innerhalb eines halben Jahres im Durchschnitt acht Stunden pro Werktag nicht überschritten werden. Das Arbeitszeitgesetz ist somit ein zentrales Instrument, um faire und sichere Arbeitsbedingungen zu gewährleisten.

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Arbeitszeit und Arbeitszeitregelung sind zu beachten

Innerhalb der Arbeitszeit gehen Mitarbeitende ihren Pflichten rund um die berufliche Tätigkeit nach und sind an die Weisungen des Arbeitgebers gebunden. Grundsätzlich gilt eine Dienstreise ebenfalls als Arbeitszeit, sodass die entsprechenden Regelungen für einen typischen Arbeitstag ihre Anwendung finden. Gleiches gilt für das Arbeitszeitgesetz, das zu beachten ist. Da die Geschäftsreise als Arbeitszeit betrachtet wird, ist insbesondere folgende Arbeitszeitregelung bei Dienstreisen im Hinblick auf die Arbeitszeit zu berücksichtigen:

• maximale Arbeitszeit beläuft sich prinzipiell auf acht Stunden je Werktag
• Ausdehnung der Arbeitszeit auf maximal zehn Stunden möglich, falls binnen eines halben Jahres im Schnitt acht Stunden pro Werktag nicht überschritten werden
• nach mehr als sechs Stunden Arbeit ist eine Pause von 30 Minuten oder mehr vorgeschrieben
• zwischen dem Ende der letzten und dem Start der nächsten Arbeitszeit muss eine Ruhezeit von mindestens elf Stunden eingehalten werden

All diese Vorgaben gelten ebenfalls für eine Dienstreise und sind im Arbeitszeitgesetz geregelt.

Szenarien auf einer Dienstreise

Neben der gewöhnlichen Tätigkeit auf einer Dienstreise gibt es weitere Szenarien, die teilweise Fragen aufwerfen. Viele davon beziehen sich darauf, welche Teile der Dienstreise als Arbeitszeit gelten. Aus dem Grund möchten wir Ihnen einen Überblick über verschiedene Sonderfälle und praxisnahe Szenarien geben, die im Rahmen einer Geschäftsreise nicht ungewöhnlich sind.

Zu den verschiedenen Arten von Fahrten, die im Zuge beruflicher Tätigkeiten unternommen werden, gehören Fahrten zu Kundenbesprechungen, Seminaren und anderen geschäftlichen Terminen.

Gilt die Reisezeit als Arbeitszeit?

Fällt unter die Arbeitszeit auch die Fahrtzeit? Diese Frage stellen sich Mitarbeitende häufig. Normalerweise gilt die Reisezeit auf der Geschäftsreise als Arbeitszeit, falls sie während der üblichen Arbeitszeit, beispielsweise von 8 bis 17 Uhr, stattfindet. Darüber hinaus kann die Reisezeit ebenso als Arbeitszeit gelten, wenn sie außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeiten liegt. Das kann zum Beispiel in den frühen Morgenstunden, am Abend oder ebenso an Sonn- und Feiertagen der Fall sein.

Voraussetzung ist in der Regel, dass die Mitarbeitenden für die Dienstreise ein Auto nutzen. In dem Fall müssen sie sich konzentrieren und können sich nicht ausruhen oder erholen, sodass diese Fahrtzeit im Normalfall als Arbeitszeit anzurechnen ist. Nutzen Mitarbeitende hingegen öffentliche Verkehrsmittel wie Bus oder Bahn, gilt diese Reisezeit nur dann als Arbeitszeit, wenn berufliche Tätigkeiten ausgeübt werden. Dazu gehören zum Beispiel:

• Vorbereiten einer Präsentation
• Kommunikation mit Geschäftspartnern
• Organisation der Termine auf der Dienstreise

Wenn Sie hingegen zum Beispiel an einem Sonntag Ihre Dienstreise mit dem Flugzeug antreten und dort schlafen, gilt das nicht als Arbeitszeit.

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Besonderheiten bei Außendienstlern und Berufskraftfahrern

Für Arbeitnehmer, die keinen festen Dienstort haben, gelten besondere Regeln. Die von ihnen zurückgelegten Wegezeiten sind immer als Arbeitszeit einzuordnen. Dies betrifft insbesondere Außendienstler und Berufskraftfahrer bzw. LKW-Fahrer, die ihre Arbeit auf Reisen ausüben. Bei diesen Berufsgruppen ist die Reisezeit integraler Bestandteil der Arbeitszeit und unterliegt den gleichen Regelungen wie die Arbeitszeit. Das bedeutet, dass auch hier die gesetzlichen Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes, wie maximale Arbeitszeiten und Ruhepausen, eingehalten werden müssen. Diese Regelungen sind wichtig, um die Sicherheit und Gesundheit der Arbeitnehmer zu schützen, insbesondere bei Berufen, die mit viel Fahrzeit und potenziell hohen Belastungen verbunden sind.

Welches Anrecht gibt es während der Dienstreise auf Freizeit?

Was ist die Arbeitszeit bei Dienstreisen mit Übernachtung und gibt es ein Anrecht auf Freizeit? Im Hinblick auf das Recht der Mitarbeitenden auf Freizeit im Rahmen einer Geschäftsreise gelten die allgemeinen Vorschriften. Das bedeutet, dass zwischen dem Ende der letzten und dem Start der nächsten Arbeitszeit eine sogenannte Ruhezeit existieren muss. Diese wird gerne alternativ als Freizeit bezeichnet und muss einen Zeitraum von mindestens elf Stunden einnehmen. Diese Pause dürfen die Mitarbeitenden nach eigenem Ermessen gestalten.

Wie ist das Vorgehen bei Teilzeit-Mitarbeitenden?

Teilzeit-Mitarbeitende sind zum Beispiel lediglich vier Stunden am Tag tätig. Auf einer Dienstreise hingegen beläuft sich die Arbeitszeit auch für in Teilzeit beschäftigte Mitarbeitende oftmals auf acht Stunden. Unter dieser Voraussetzung vergüten zahlreiche Arbeitgeber diese Mehrarbeit in Form von Überstunden – zusätzlich zum gewöhnlichen Teilzeit-Gehalt. Alternativ existiert die Option, einen Freizeitausgleich für die Mehrstunden in Anspruch zu nehmen.

Darf eine Dienstreise außerhalb der regulären Arbeitszeiten angeordnet werden?

Grundsätzlich sind Arbeitgeber hierzulande dazu berechtigt, eine Dienstreise auch außerhalb der regulären Arbeitszeit anzuordnen. Es gibt jedoch zwei Voraussetzungen, die zu erfüllen sind:

1. Die Dienstreise außerhalb der gewöhnlichen Arbeitszeit ist vertraglich vereinbart.
2. Die Dienstreise außerhalb der regulären Amtszeit ist aus betrieblichen Gründen notwendig.

Während der Dienstreise außerhalb der regulären Arbeitszeit ist der Arbeitgeber verpflichtet, sämtliche Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes zu beachten.

Gelten Sonn- und Feiertage auf der Dienstreise als Arbeitszeit?

Grundsätzlich können oder müssen Mitarbeitende innerhalb einer Dienstreise auch an Sonn- und Feiertagen arbeiten. Voraussetzung ist jedoch, dass binnen der kommenden zwei Wochen ein Ersatzruhetag zur Verfügung gestellt wird. Darüber hinaus müssen jährlich 15 oder mehr Sonntage arbeitsfrei bleiben. Eine häufige Frage der Mitarbeitenden ist in dem Zusammenhang: „Dienstreise: Ist die Anreise am Sonntag Arbeitszeit?“

Haben Mitarbeitende während der Anreise an einem Sonntag die Möglichkeit, sich während der Fahrt zu erholen, fällt der Zeitraum nicht unter die Arbeitszeit. Das ist beispielsweise auf einem Flug oder einer Zugreise möglich. Findet die Dienstreise an einem Sonntag hingegen mit dem eigenen Auto oder einem Dienstwagen statt, handelt es sich um Arbeitszeit.

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Regelungen auf Dienstreisen zu den Ruhepausen

Auf einer Geschäftsreise gelten die gleichen Vorschriften zu den Ruhepausen, wie sie an der gewöhnlichen Arbeitsstätte vorgeschrieben sind. Das bedeutet, dass Mitarbeitenden nach einer Arbeitszeit zwischen sechs und neun Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten zusteht. Überschreitet die Arbeitszeit während der Dienstreise neun Stunden, muss die Ruhepause mindestens 45 Minuten betragen.

Vergütung von Dienstreisen

Nicht alles, was zur Arbeitszeit zählt, muss zwangsläufig auch extra bezahlt werden. Bei Berufsgruppen, für die das Reisen ein wesentlicher Bestandteil ihrer Arbeit ist, wie zum Beispiel bei Außendienstlern oder Berufskraftfahrern, muss die Reisezeit selbstverständlich vergütet werden. Mitarbeitende, für die das Reisen zwar keine Hauptleistungspflicht ist, die ihre Arbeit aber ohne das Reisen nicht erbringen könnten, haben ebenfalls einen Anspruch auf Vergütung.

Für alle anderen Arbeitnehmenden gilt, dass Dienstreisen, die während der regulären Arbeitszeit stattfinden, im Rahmen dieser vergütet werden. Reisekostenpauschalen und Kilometerpauschalen können entweder vom Arbeitgeber erstattet oder in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Es ist wichtig, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmende klare Vereinbarungen treffen, um Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass die Vergütung fair und transparent erfolgt.

Missverständnisse vermeiden: Reiserichtlinien und Kommunikation

Um Missverständnisse im Zusammenhang mit einer Dienstreise zu vermeiden, sind sogenannte Reiserichtlinien eine Hilfe. Das gilt vor allem für Mitarbeitende, die erstmals eine Geschäftsreise antreten und mit den Details noch nicht vertraut sind. In den Richtlinien zur Dienstreise wird zum Beispiel festgehalten, ob und unter welchen Voraussetzungen die Anfahrtszeit als Arbeitszeit gilt. 

Zudem ist eine transparente Kommunikation zwischen dem Arbeitgeber und den Mitarbeitenden sehr vorteilhaft, um Missverständnisse erst gar nicht aufkommen zu lassen. Eine Zeiterfassung für bestimmte Tätigkeiten innerhalb der Dienstreise kann ebenfalls helfen, Unklarheiten zu vermeiden. So kommt es zu keinen Streitigkeiten, ob ein Teil der Dienstreise Arbeitszeit war oder in den Bereich Freizeit gefallen ist.

Reisekosten-Software auch für Dienstreisen sehr nützlich

Da den Mitarbeitenden während einer Dienstreise häufiger zusätzliche Kosten entstehen, beispielsweise für die Verpflegung oder Fahrtkosten, fällt eine Reisekostenabrechnung an. Damit diese schnell und einfach erstellt wird, bietet sich eine spezielle Reisekosten-Software an. Mit dem Online-Tool von Circula haben Mitarbeitende die Möglichkeit, die Abrechnung der Reisekosten im Zusammenhang mit ihrer Dienstreise bequem und schnell durchzuführen. Zu den Vorteilen der Reisekosten-Software zählen: 

• Automatische Berechnung der Tagespauschalen
• Schnelle Erstattungsprozesse für eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeitenden
• Beachtung der Reisekostenrichtlinien

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Fazit zur Dienstreise als Arbeitszeit

Die Dienstreise gilt grundsätzlich als Arbeitszeit. Das trifft unter bestimmten Voraussetzungen ebenso auf den Anfahrts- sowie den Rückweg zu, wobei eine gewisse Abhängigkeit vom gewählten Verkehrsmittel vorhanden ist. Alle beruflichen Aktivitäten, die Mitarbeitende auf der Dienstreise ausüben, zählen zur Arbeitszeit. Sämtliche arbeitsrechtliche Vorschriften, insbesondere im Hinblick auf die Dauer der Arbeitszeit und Ruhephasen, sind auch während der Dienstreise zu beachten. Für LKW-Fahrer gelten spezifische Regelungen, die die Fahrtzeit als Arbeitszeit einstufen.