Kosten für Geschäftsreisen senken – 8 Tipps

Bei Geschäftsreisen fallen oft hohe Reisekosten an. Wie Sie diese senken, erfahren Sie in unserem Ratgeber mit 8 praktischen Tipps.

Laut einer Statista-Studie gaben deutsche Unternehmen im Jahr 2021 durchschnittlich 334 Euro pro Geschäftsreise aus. Bei den circa 200 Millionen Geschäftsreisen, welche die Deutschen jährlich unternehmen, häuft sich hier eine nicht zu unterschätzende Summe an Ausgaben an. Wenn auch Ihre Mitarbeitenden oft geschäftlich unterwegs sind, sollten Sie sich daher überlegen, wie Sie Ihre Geschäftsreise-Kosten senken können.

Die einfachste Lösung: Sie streichen Dienstreisen ab sofort aus Ihrem Kalender und nutzen stattdessen virtuelle Kommunikationsmittel wie Videokonferenzen – während der Corona-Pandemie hat das schließlich auch funktioniert. So einfach ist es in der Realität aber nicht: In vielen Fällen sind Geschäftsreisen auch heute noch unabdingbar. Besonders, wenn es um den Aufbau von Geschäftsbeziehungen geht, bieten Videocalls und Telefonate nicht immer einen gleichwertigen Ersatz. Sie müssen sich also auf die Suche nach anderen Lösungen begeben.

Im ersten Schritt sollten Sie sich die Frage stellen, welche Reisekosten bei Geschäftsreisen überhaupt anfallen. Zu den größten Kostenstellen gehören:

• Fahrtkosten (z. B. Flugtickets, Taxirechnungen)
• Übernachtungskosten (z. B. Hotelrechnungen)
• Verpflegungskosten (Essen und Trinken)
• Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Messekarten, Internetkosten, Ausgaben für Versicherungen)

Wenn Sie die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeitenden gut planen, bei der Buchung einige Punkte beachten und sich Unterstützung von modernen Buchungs- und Abrechnungssystemen holen, können Sie die Kosten für Geschäftsreisen spürbar reduzieren. Wie das geht, zeigen wir Ihnen mit unseren acht hilfreichen Tipps!

1. Kommunizieren und integrieren Sie klare Reiserichtlinien

Um Ihre Reisekosten im Unternehmen zu senken, setzen Sie im ersten Schritt klare Reiserichtlinien auf. In diesen halten Sie Ihre Entscheidungen und Regelungen fest, die alle im Unternehmen im Hinblick auf dienstliche Reisen einzuhalten haben – von den Reisenden selbst über Mitarbeitende im Reise- und Spesenmanagement bis hin zur Buchhaltung, die sich im Anschluss um die Abrechnung kümmert.

In den Reiserichtlinien beantworten Sie unter anderem die folgenden Fragen:

• Welche Arten von Geschäftsreisen gibt es in Ihrem Unternehmen (z. B. Kundenbesuche, Außendienstfahrten, Tagungsreisen)?
• Welche Geschäftsreisen sind sinnvoll (z. B. lohnt sich der Aufwand nur für den Besuch bestimmter Kundengruppen)?
• Welche Kosten können anfallen? Welche davon erstatten Sie Ihren Mitarbeitenden und welche nicht?
• Wer soll/darf reisen (z. B. bestimmte Abteilungen, Positionen)?
• Welches Reisebudget steht zur Verfügung (dieses können Sie auch individuell je nach Abteilung, Person etc. festlegen)?
• Was ist bei der Buchung von Reisen zu beachten (z. B. bei der Wahl der Unterkunft oder des Verkehrsmittels)?
• Welche Ausnahmen von den Richtlinien treten wann in Kraft (z. B. bei Krisenfällen oder kurzfristigen Reisegründen)?
  
  

Formulieren Sie Ihre Reiserichtlinien möglichst klar, eindeutig und verständlich, um sicherzugehen, dass sie für alle nachvollziehbar sind. Legen Sie Ihr Regelwerk zentral für alle zugänglich ab. Lassen Sie es nicht in irgendeinem Ordner im Intranet (oder noch schlimmer: im Regal) verstauben. Integrieren Sie es lieber direkt in Ihre Buchungs- und Abrechnungssysteme.

Tipp: In der Reisekosten-Software Circula können Sie Ihre unternehmensinternen Reiserichtlinien direkt hinterlegen. Das Tool wendet Ihre Regeln und Budgets automatisch an. So können Sie die Einhaltung einfach kontrollieren und problemlos durchsetzen.

2. Nutzen Sie intuitive Buchungs- und Abrechnungssysteme

Um sicherzustellen, dass Ihre Reiserichtlinien immer zuverlässig eingehalten werden, können Sie ein eigenes Business-Travel-Expertenteam zusammenstellen, das sich um alles rund um die Geschäftsreise kümmert. Aus unserer Erfahrung heraus können wir sagen, dass es voraussichtlich sorgfältiger und sparsamer mit Ihrem Reisebudget umgehen wird, als es die Dienstreisenden selbst tun.

Aber auch das kostet natürlich Geld und lohnt sich nur, wenn in Ihrem Unternehmen viele Dienstreisen stattfinden. Darüber hinaus können Mitarbeitende schnell das Gefühl bekommen, kein Mitspracherecht zu haben. Oft entstehen so auch komplizierte Freigabeschleifen.

Mit smarter Software für Ihr Reisemanagement bringen Sie beides zusammen: Ihre Mitarbeitenden können viele Funktionen selbstständig nutzen, während Sie im Hintergrund den vollen Überblick haben und transparente Genehmigungsverfahren in Gang setzen.

3. Buchen Sie Reisen und Ausstattung bewusst

Damit Ihre Mitarbeitenden auf ihrer Geschäftsreise Reisekosten sparen, sollten Sie sie dazu motivieren, ihre Reise bewusst zu buchen und zu hinterfragen, welche Ausgaben wirklich notwendig sind. Meist ist die einfachste Lösung nicht die günstigste. Stellen Sie beispielsweise folgende Fragen:

• Muss es das teure Hotel im Stadtzentrum sein oder reicht auch die günstigere Unterkunft in der Nähe des Bahnhofs?
• Welche Ausstattung brauchen die Mitarbeitenden während der Geschäftsreise? Ein Hotel mit Wellnessbereich klingt zwar verlockend, die Dienstreisenden können die Kosten für Wellness-Anwendungen jedoch ohnehin nicht abrechnen.
• Ist es tatsächlich notwendig, für einen Kurzstreckenflug die Business Class zu buchen oder bietet auch Economy ausreichend Komfort für eine kurze Reise?
• Sind Ihre Mitarbeitenden auch ohne Taxi mobil? Unser Tipp: Ermutigen Sie sie dazu, mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zu reisen. Dadurch sparen Sie nicht nur Geld, es ist auch umweltfreundlicher – was nicht zuletzt Ihrem Unternehmensimage zugutekommt. Unterstützen Sie Ihre Belegschaft dabei, geeignete Verbindungen zu finden. Vielleicht können Sie eine Reiseapp empfehlen oder Infomaterial bereitstellen, damit sich die Reisenden im öffentlichen Verkehrsnetz an ihrem Zielort zurechtfinden?
  
  

Info: Erhöhen Sie mit dem Mobilitätsbudget von Circula die betriebliche Mobilität Ihrer Mitarbeitenden, egal welches Verkehrsmittel sie verwenden.

4. Planen Sie Dienstreisen frühzeitig

Vor allem enge Zeitpläne verleiten dazu, die nächstbeste Reisemöglichkeit zu wählen, egal, was es kostet. Aus Stress oder Bequemlichkeit buchen Ihre Mitarbeitenden dann zum Beispiel das teure Hotelzimmer und vergessen, sich an die geltenden Reiserichtlinien zu halten. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden daher, ihre Geschäftsreisen frühzeitig zu beantragen und zu planen, damit sie sich nicht immer mit der Last-Minute-Lösung zufriedengeben müssen, sondern genug Zeit haben, Angebote zu vergleichen.

Es ist zudem hilfreich, wenn die Mitarbeitenden zeitlich flexibel sind. Dadurch können Sie beispielsweise teure Zugbuchungen zur Rushhour vermeiden. Lassen Sie sich am besten verschiedene Zeitfenster vorschlagen beziehungsweise bieten Sie Ihren Mitarbeitenden verschiedene Optionen an, aus denen Sie dann gemeinsam die beste auswählen.

Tipp: Für eine reibungslose Reiseplanung sollten die Prozesse in Ihrem Unternehmen möglichst effektiv sein. Nutzen Sie entsprechende Systeme, um Ihre Genehmigungsverfahren zu automatisieren und zu beschleunigen.

5. Vergleichen Sie Angebote und optimieren Sie Ihre Kooperationen

Unternehmen Ihre Mitarbeitenden viele Geschäftsreisen? Dann sollten Sie über die Zusammenarbeit mit Reisebüros, Hotelketten oder Fluggesellschaften nachdenken. Sie können damit Ihre Reisekosten zum Beispiel über Pauschalverträge und Bonusprogramme aktiv reduzieren. Aber Vorsicht: Hinterfragen Sie Ihre Kooperation regelmäßig und ruhen sich nicht darauf aus. Sie verpassen sonst möglicherweise attraktivere Angebote auf dem Markt.

Setzen Sie zudem nicht nur auf traditionelle Reisemöglichkeiten. Heutzutage gibt es eine große Anzahl an interessanten Alternativen. Zum Beispiel können Sie anstelle von Mietwagen auch Carsharing-Angebote nutzen oder statt eines Hotelzimmers ein Airbnb buchen.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die Planung mit ein: Fragen Sie nach, ob sie aus ihren privaten Reiseerfahrungen gute Ideen mitbringen – und was sie für ihre Reise genau benötigen. Vielleicht bevorzugen sie das gemietete Apartment gegenüber dem Hotelzimmer, da sie sich dort selbst versorgen und komfortabler arbeiten können.

6. Rechnen Sie Reisekosten genau ab

Wenn Sie die Kosten für Geschäftsreisen senken möchten, sollten Sie nicht nur bei der Reisebuchung, sondern auch bei der Reisekostenabrechnung gut überlegt vorgehen. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, alle Ausgaben – von Fahrtkosten bis Spesen – übersichtlich aufzuschlüsseln. So vermeiden Sie versteckte Kosten, zum Beispiel wenn ein Hotel neben der Übernachtung auch die Verpflegung verrechnet.

Insgesamt sollten Sie darauf achten, dass Ihre Mitarbeitenden die Reisekostenabrechnung stets vollständig sowie richtig ausfüllen und alle Ausgaben durch Quittungen belegen. Nur wenn Sie die Reisekosten korrekt abrechnen, können Sie diese als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen.

Tipp: Mit Circula bieten wir Ihnen eine einfach zu bedienende Reisekosten-Software, mit der Sie die Reisekosten übersichtlich und korrekt abrechnen. Ihre Mitarbeitenden können ihre Reisekostenbelege einfach über die App scannen und die Ausgabenposten automatisch ins System übertragen. Versteckte Kosten und unvollständige oder fehlerhafte Abrechnungen gehören so der Vergangenheit an.

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7. Reduzieren Sie Ihren Verwaltungsaufwand mit smarter Software

Neben den reinen Reisekosten gibt es bei Geschäftsreisen noch einen weiteren nicht zu vernachlässigenden Kostenfaktor: den Verwaltungsaufwand – vor allem, wenn Sie Reisen manuell buchen, verwalten und abrechnen.

Mit einer digitalen Reisekosten-Software wie Circula können Sie Ihren Verwaltungsaufwand um bis zu 80 Prozent reduzieren und somit bares Geld sparen. Die Software nimmt Ihnen viele Routinearbeiten ab, automatisiert Ihre Workflows, beschleunigt Ihre Freigabeprozesse und lässt sich dabei von allen Beteiligten unkompliziert bedienen. Davon profitieren auch kleine Unternehmen und Start-ups.

Tipp: Über Circula können Sie unter anderem Kreditkarten ausstellen und die Ausgaben automatisch erfassen und abrechnen. Dank intelligenter Schnittstellen ist auch der Weg in die Buchhaltung nicht weit. So sparen Sie viele lästige und zeitaufwendige Zwischenschritte.

8. Analysieren Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeitenden

Nicht zuletzt können Sie Ihre Geschäftsreise-Kosten senken, wenn Sie Ihre Ausgaben genau analysieren. Auch dabei hilft Ihnen die Reisekosten-Software: Indem Sie Ihre Reisekosten digitalisieren, erhalten Sie einen transparenten Überblick über alle Reiseausgaben, können Trends identifizieren und finden unter anderem heraus,

• welche Posten die größten Ausgaben verursachen,
• welche Mitarbeitenden wie viel Geld ausgeben,
• welche Ziele oft gebucht werden und
• wie sich die Reisekosten insgesamt entwickeln.

Nutzen Sie diese Informationen, um Einsparpotenziale zu ermitteln und konkrete Maßnahmen zu entwickeln, um die Reisekosten Ihres Unternehmens langfristig zu senken.

Fazit: Prozesse optimieren = Reisekosten senken

Wenn es darum geht, die Geschäftsreise-Kosten zu senken, schauen viele Firmen meist nur auf die offensichtlichen Punkte: Sie streichen zuerst das Business-Class-Flugticket, dann das teure Hotelzimmer und den Mietwagen. Natürlich sind das wichtige Kostenstellen, die Sie durch eine bessere Planung, den Vergleich von Angeboten und günstigere Alternativen reduzieren können.

Gleichzeitig sollten Sie jedoch nicht vergessen, dass auch die Verwaltung von Dienstreisen ein großer Kostentreiber ist. Indem Sie Ihre Prozesse optimieren und mit Reisekosten-Software automatisieren, haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Ausgaben und schaffen freie Ressourcen, um Ihre Reisen besser zu planen und langfristig zu optimieren.

Tipp: Lesen Sie in unserem Blogartikel Fünf Gründe, warum Unternehmer Reisekosten-Software anschaffen, welche Argumente neben der Kostensenkung noch für eine Reisekosten-Software sprechen.

Checkliste: So senken Sie Geschäftsreise-Kosten

1. Klare Reiserichtlinien kommunizieren und durchsetzen
2. Intuitive Buchungs- und Abrechnungssysteme nutzen
3. Reise und Ausstattung bewusst buchen
4. Dienstreise frühzeitig planen
5. Kooperationen optimieren und Angebote vergleichen
6. Reisekosten genau abrechnen
7. Verwaltungsaufwand reduzieren mit smarter Software
8. Reisekosten analysieren

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