Reisekosten erstatten vom Arbeitgeber: Darauf ist zu achten

Darauf müssen Arbeitgeber achten, wenn sie ihren Arbeitnehmenden Reisekosten erstatten.

Wer sich im Anschluss an eine Dienstreise seine Reisekosten vom Arbeitgeber erstatten lassen möchte, muss dabei einiges beachten. So stehen unter anderem auch diverse offene Rechts- und Steuerfragen im Raum, die dieses Thema für beide Seiten nicht gerade einfacher machen. In diesem Artikel beschäftigen wir uns deshalb mit wichtigen Fragestellungen bei Reisekostenerstattungen und haben fundierte Informationen für Sie kompakt zusammengefasst.

Diese Fragen beantworten wir Ihnen:

• Was steckt hinter dem Begriff Reisekostenerstattung?
• Was gehört zu Reisekosten als Arbeitnehmende?
• Welche Richtlinien gelten bei der Erstattung von Reisekosten?
• Wie stelle ich Reisekosten in Rechnung?
• Welche Reisekosten kann der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen?

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Was steckt hinter dem Begriff „Reisekostenerstattung“?

Die Reisekostenerstattung beschreibt den Prozess, in dem ein Unternehmen Mitarbeitenden finanzielle Aufwände erstattet, die im Rahmen einer beruflich bedingten Reise angefallen sind. Die rechtliche Grundlage stellt dafür §3 Nr. 16 EStG (Einkommensteuergesetz) dar: Demnach können sich Arbeitnehmende im Zuge von Dienst- oder Geschäftsreisen entstandene Kosten steuerfrei vom Arbeitgeber erstatten lassen.

Eine Alternative bilden die sogenannten „Reisekostenpauschalen“, wie zum Beispiel die Verpflegungspauschale, die Übernachtungspauschale und die Kilometerpauschale. Diese stellen eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers dar, die von Arbeitnehmenden in der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden können. Die jeweiligen Werte werden jedes Jahr neu vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) bekannt gegeben.

Fest steht: Für Arbeitgeber und Arbeitnehmende ist es gleichermaßen wichtig, über das Thema Reisekostenerstattung Bescheid zu wissen, weil es sonst nach getätigten Dienstreisen zu Unsicherheiten auf beiden Seiten kommen kann.

Darum sollten Sie über Reisekostenerstattung Bescheid wissen

• Mitarbeitende dürfen nicht unter den finanziellen Belastungen einer Geschäftsreise leiden. Geschäftsreisen verlaufen in der Regel effizienter und erfolgreicher, wenn sich Mitarbeitende nicht mit finanziellen Aufwendungen beschäftigen müssen, sondern sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können.
• Eine schnelle und reibungslose Reisekostenerstattung ist ein Ausdruck von Wertschätzung und kann zur Mitarbeitermotivation und -bindung beitragen.
• Regelungen können von Unternehmen zu Unternehmen variieren, sodass man sich intensiv mit den spezifischen Vorgaben auseinandersetzen sollte.
• Bei einer Reisekostenerstattung sind auch steuerrechtliche Regelungen zu beachten. Bei Verstößen können empfindliche Strafen drohen.

Was sind Reisekosten?

Nach dem deutschen Steuerrecht gilt für Reisekosten folgende Definition:

Reisekosten sind Aufwendungen, die bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallen.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt dann vor, wenn Mitarbeitende für ihren Arbeitgeber außerhalb der eigenen Wohnung oder der sogenannten „ersten Tätigkeitsstätte“ dienstlich aktiv werden. Darunter wird in der Regel die ortsfeste betriebliche Einrichtung eines Arbeitgebers verstanden. Sprich: der regelmäßige Arbeitsplatz.

Wie auf einer privaten Reise können auch auf einer Geschäftsreise unterschiedliche Arten von Kosten anfallen. In der Regel unterteilt man diese in Fahrtkosten (z. B. für Flugtickets, Bahn- oder Bustickets, Mietwagen oder Taxifahrten), Übernachtungskosten (z. B. für Hotels oder Pensionen), Kosten für Verpflegungsmehraufwand sowie Reisenebenkosten, die für die erfolgreiche Durchführung der Dienstreise notwendig sind. Letztere können zum Beispiel Aufwendungen für die Aufbewahrung, Beförderung und Versicherung von Gepäck, Eintrittskarten für rein dienstliche Veranstaltungen, Parkgebühren, Telefonate oder eine WLAN-Nutzung sein.

Sofern nicht andere spezifische Regelungen getroffen wurden, werden all diese Arten von Reisekosten in der Regel von Arbeitgebern in Deutschland voll erstattet.

Reisekosten dokumentieren: Diese Punkte gehören in jede Reisekostenabrechnung

Für Arbeitnehmende besteht bei Reisekosten eine umfassende Dokumentationspflicht. Der Aufwand hierfür kann – je nach Art und Umfang der Reise – durchaus erheblich sein. Immer mehr Unternehmen setzen deshalb auf automatisierte Prozesse bei Reisekostenerstattungen, die den Unternehmen wie den Dienstreisenden viele Vorteile bieten. Mit der Circula-App beispielsweise können Sie Ihre Reisekosten digitalisieren und automatisch abrechnen.

Wichtig in Bezug auf das Thema Dokumentationspflicht: Es gibt durchaus unterschiedliche Regelungen in den Unternehmen. Einige Punkte sollten jedoch in jede Spesenabrechnung gehören:

• Reisedaten: Dazu gehören die Daten der Abreise und der Rückkehr sowie die Reisetage dazwischen.
• Zweck der Reise: Ob internes Meeting oder große Konferenz – der Grund der Dienstreise muss in jedem Fall angegeben werden.
• Kostenarten: Von Transport- bis Verpflegungskosten – die unterschiedlichen Arten der Reisekosten müssen detailliert aufgeführt werden.
• Gesamtkosten: Bei manuellen Reisekostenerstattungen müssen Arbeitnehmende den Gesamtbetrag der angefallenen Kosten errechnen und angeben.

Ganz wichtig: Sämtliche Belege und Quittungen müssen aufbewahrt und zusammen mit der Reisedokumentation eingereicht werden. Dazu können zum Beispiel Flugtickets, Hotelrechnungen, Restaurantquittungen oder Rechnungen für Mietwagen zählen.

Welche Richtlinien gelten bei der Erstattung von Reisekosten?

Eine allgemein gültige Richtlinie für alle Arten von Dienstreisen gibt es nicht. Dafür sind die Reisearten sowie die geltenden Gesetze in den Ländern viel zu heterogen. Jedes größere Unternehmen entwickelt daher meist eine eigene Reiserichtlinie für die Reisekostenerstattung: eine sogenannte „Travel & Expense Policy“. Darin sind alle Ausgaben festgehalten, die Dienstreisende tätigen dürfen und welche nicht automatisch genehmigt sind. Ein solches Regelwerk schafft wichtige Transparenz und ist essenziell für den effizienten und vertrauensvollen Prozess einer Reisekostenerstattung.

Es gibt jedoch einen Grundsatz, der in der Regel für alle Reisekostenerstattungen gilt:

Die Reisekosten müssen notwendig und angemessen sein.

So liegt es zum Beispiel in der Verantwortung der Arbeitnehmenden, die günstigste Reisemöglichkeit zu wählen und nicht unverhältnismäßig teuer anzureisen. Dennoch muss die Reise natürlich angemessen und komfortabel durchführbar sein. Gleiches gilt für die Frage: Übernachtung oder nicht? Auch hier sind die Reisenden angehalten, die Verhältnismäßigkeit einzuhalten.

Verantwortung der Arbeitgeber bei Reisekostenerstattungen

• Die unternehmensinternen Richtlinien müssen verständlich formuliert und
  zugänglich – auch in Form von angebotenen Schulungen – für die Mitarbeitenden sein.
• Die eingereichten Unterlagen müssen sorgfältig auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft werden.
• Personenbezogene Daten müssen geschützt werden.

Wie wird ein Verpflegungsmehraufwand erstattet?

Kaum ein anderer Reisekostenposten wird so unterschiedlich in den Unternehmen gehandhabt wie das Thema Verpflegungsmehraufwand. Möglich sind dabei zum Beispiel anteilige Übernahmen der Kosten, die Gewährung von kostenlosen Mahlzeiten oder auch eine grundsätzliche Verpflegungspauschale. Was man sich dabei grundsätzlich als Arbeitnehmende merken kann:

Soll eine Verpflegungspauschale ausgezahlt werden, muss die Dienstreise mindestens acht Stunden dauern.

Weitere aktuelle Informationen zu diesem Thema – sowie auch zu den geltenden Pauschalen fürPrivatpkws und Übernachtungen –erhalten Sie auf der offiziellen Seite des Bundesministeriums für Finanzen.

Urlaub nach Dienstreise? Darauf ist zu achten

Wird im Anschluss an eine Dienstreise der Aufenthalt aus privaten Gründen verlängert, gibt es einige Einschränkungen:

• Private Kosten lassen sich grundsätzlich nicht absetzen.
• Der Urlaub darf nicht länger als 5 Tage dauern, sonst gilt die gesamte Reise als private Reise.
• Fällt der dienstliche Anteil einer Reise unter 10 %, gilt die Reise ebenfalls als private Reise.
• Der private Anteil der Kosten wird mit dem Gesamtanteil verrechnet. Es kann also zum Beispiel sein, dass nur 50 % der Flugkosten erstattet werden, weil der private Anteil der Reise 50 % ausgemacht hat.

Wie stelle ich Reisekosten in Rechnung?

1. Einreichung: Nach Abschluss der Geschäftsreise reichen die Mitarbeitenden alle Belege ein.
2. Prüfung: Meist prüfen die jeweiligen Vorgesetzten sowie verantwortliche Stellen in der Buchhaltungs- oder Finanzabteilung die eingereichte Reisekostenabrechnung. Entsprechen alle Ausgaben den internen Unternehmensrichtlinien und steuerlichen Vorgaben, wird sie genehmigt und zur Auszahlung freigegeben.
3. Auszahlung: Die Kosten, die erstattet werden können, werden auf das Bankkonto der Mitarbeitenden überwiesen. Wenn zuvor ein Reisekostenvorschuss erfolgt ist, wird dieser vom Erstattungsbetrag abgezogen.
4. Buchung: Die erstatteten Kosten werden in der Buchhaltung erfasst und in den Finanzberichten des Unternehmens entsprechend verbucht.

Welche Fristen gelten bei der Reisekostenerstattung?

Es gibt keine weltweit einheitliche Regelung, wie schnell ein Arbeitgeber eine Reisekostenerstattung vornehmen muss. Je nach Land und Unternehmen können individuelle Regelungen gelten, über die sich Arbeitnehmende vor Antritt einer Dienstreise informieren sollten.

In Deutschland gilt derzeit die Regel, dass Arbeitgeber entstandene Reisekosten innerhalb von drei Monaten erstatten müssen. Sollten dafür nicht alle notwendigen Belege eingereicht worden sein, muss der Arbeitgeber sechs Monate nach Ende der Dienstreise eine vorläufige Erstattung vornehmen.

Wichtig zu wissen: Auch Arbeitgeber können Dienstreisenden eine Frist vorgeben, in der die Belege vollständig eingereicht werden müssen. Diese Frist ist meist in der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens definiert.

Häufige Fehler: Das läuft oft falsch bei Reisekostenerstattungen

Beim Prozess rund um eine Reisekostenerstattung läuft manchmal nicht alles rund. Hier haben wir Ihnen häufige Fehler aufgelistet, die dafür sorgen können, dass Erstattungen komplizierter als nötig werden und dadurch länger dauern. Teilweise kann es dadurch auch zu kompletten Ablehnungen der Reisekostenübernahme seitens des Arbeitgebers kommen.

• Belege sind unvollständig oder fehlen komplett.
• Die Dienstreisenden überschreiten vorgegebene Budgets oder Obergrenzen.
• Der Geschäftszweck der Reise wird nur unzureichend beschrieben oder dokumentiert.
• Seitens der Dienstreisenden werden Fristen zur Einreichung nicht eingehalten.

Welche Reisekosten kann der Arbeitgeber steuerfrei ersetzen?

Je nach Land und Branche kann es zum Teil unterschiedliche steuerrechtliche Regelungen geben. Diese Reisekosten können aber vom Arbeitgeber in der Regel steuerfrei erstattet werden:

• Verpflegungsmehraufwand – wobei die Höhe vom Reiseziel, der Dauer des Aufenthalts und der Art der Verpflegung abhängt
• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
  
  

Im Gegensatz dazu müssen Reisekostenpauschalen sowie der Privatanteil an der Nutzung eines Firmenwagens als Arbeitslohn und damit steuerpflichtig behandelt werden.

Wichtig zu wissen: Auch eine steuerliche Absetzbarkeit in Form von Werbungskosten wäre für Arbeitnehmende möglich. Allerdings ist diese Form für sie weniger attraktiv, da die Beträge in der Regel nicht voll erstattet werden. Der Arbeitgeber wiederum kann Reisekosten einer Geschäftsreise als Betriebsausgaben geltend machen.

Reisekostenerstattungen brauchen ein Wissensfundament

Einer Reisekostenerstattung liegen in der Regel eine Vielzahl von individuellen Regelungen zugrunde, die jedes Unternehmen für sich in einer Reisekostenrichtlinie definiert hat. Die Einhaltung ist für einen funktionierenden Reisekostenerstattungsprozess essenziell, damit es im Nachgang nicht zu Frustrationen und Ärgernissen auf beiden Seiten kommt.

Vor der ersten Dienstreise sollten Arbeitnehmende daher die Frage der Kostenerstattung in jedem Fall eingehend mit Vorgesetzten und den Verantwortlichen in der Personal- beziehungsweise Finanzabteilung besprechen. Für Arbeitgeber wiederum ist es wichtig, den Prozess einer Reisekostenerstattung regelkonform und möglichst effizient und komfortabel für Dienstreisende zu gestalten.

Nutzen Sie dafür am besten eine Reisekosten-Software wie Circula. Darüber können Ihre Mitarbeitenden ihre Reisekostenabrechnung unkompliziert digital einreichen, Sie erhalten einen transparenten Überblick über alle Ausgaben und können die Erstattung über automatisierte Genehmigungsverfahren beschleunigen.

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