Geschäftsreise planen: Praktische Tipps und Checklisten

Eine Geschäftsreise ist oft gut fürs Geschäft

Kund:innen oder Geschäftspartner:innen persönlich zu besuchen oder ein Projekt im Team vor Ort zu besprechen, kann aus vielerlei Gründen sinnvoll für Sie sein. Der direkte Austausch unter den Beteiligten stärkt das Vertrauensverhältnis untereinander, und mögliche kritische Punkte können Sie unmittelbar im Dialog klären.

Darüber hinaus ist es auch ein Zeichen von Wertschätzung, wenn Sie sich „auf die Reise“ machen, um Dinge zu besprechen und weiter voranzutreiben. Damit Sie sich auch voll auf den Anlass Ihrer Geschäftsreise konzentrieren können, ist jedoch eine gute Planung essentiell. Andernfalls kann schnell unnötiger Stress entstehen, den Sie sicher nicht gebrauchen können, wenn Sie sich auf Ihren Businesserfolg fokussieren möchten.

Klar ist auch: Geschäftsreise ist nicht gleich Geschäftsreise. Es ist ein großer Unterschied, ob Sie allein unterwegs sind und beispielsweise einen Kunden besuchen oder an einer Konferenz teilnehmen – oder ob Sie als Team reisen. Im letzteren Fall müssen alle Details gut aufeinander abgestimmt sein, wenn Sie die Geschäftsreise planen beziehungsweise Ihr Büromanagement damit beauftragen.

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Ihre Checkliste für die Planung einer Geschäftsreise

Eine erfolgreiche Geschäftsreise beginnt immer mit der richtigen Planung. Nehmen Sie sich also stets die nötige Zeit, um zunächst die wichtigsten Fragen rund um Ihren Auswärtstermin zu klären. Mit dieser Top-10-Checkliste für Dienstreisen sind Sie bestens vorbereitet – stellen Sie sich einfach diese Fragen:

1. Wohin geht die Geschäftsreise, wie lange dauert sie und welche Transportmittel, Unterkünfte und Veranstaltungsräume muss ich dafür buchen?
2. Wer tritt ggf. mit mir gemeinsam diese Reise an und wen besuche ich?
3. Wie viele Übernachtungen sind für mich sinnvoll, um die Geschäftsreise gleichermaßen komfortabel und kostensensibel durchzuführen?
4. Gibt es Unterkünfte in der Nähe der Businesstreffen, damit ich möglichst wenig Zeit und Geld für Taxi- und Pkw-Fahrten investieren muss?
5. Welche Dokumente, Daten und technische Ausstattung muss ich mitführen, weil es beim Businesstermin notwendig sind – und welche Gepäckstücke sind dafür notwendig?
6. Welche persönlichen Reiseunterlagen muss ich dabeihaben (z. B. Führerschein, Reisepass, Personalausweis, Impfpass, Bahncard, Bonuskarten, Krankenversichertenkarte, Auslandskrankenschein) und vorab noch auf ihre Gültigkeit hin überprüfen?
   
   Tipp: Führen Sie diese Dokumente griffbereit und gesichert mit sich und speichern Sie sie zusätzlich digital, damit diese im Verlustfall stets verfügbar sind.
7. Welche Komplikationen können auftreten (z. B. Staus) und wie kann ich diese vermeiden?
8. Wie kann ich die Geschäftsreise noch nachhaltiger gestalten (z. B. per Carsharing oder Zug- anstatt Pkw-Nutzung)?
9. Welche Arbeiten am PC kann ich während der Reise gut erledigen (z. B. auf einer Zugfahrt)?
10. Welches Budget steht für die Geschäftsreise zur Verfügung und wie ist die Reisekostenerstattung geplant?

Zum Schluss sollten Sie sich noch einmal bewusst machen, welches Ziel die Geschäftsreise verfolgt und Ihre Planung entsprechend danach ausrichten. Erstellen Sie am besten einen konkreten Ablaufplan für die einzelnen Reisetage und ordnen Sie die benötigten Reiseunterlagen übersichtlich in der zeitlichen Abfolge an. So eine detaillierte Reiseplanung dabeizuhaben, gibt einem immer ein gutes Gefühl.

Machen Sie sich mit der Reiserichtlinie Ihres Unternehmens vertraut

Zu einer eingehenden Vorbereitung einer Geschäftsreise gehört es auch, Ihre konkreten Reiseplanungen mit der geltenden Reiserichtlinie Ihres Unternehmens – auch „Travel Policy“ genannt – abzugleichen und ggf. anzupassen. Unter anderem finden Sie darin Vorgaben für diese Themen:

• Genehmigungsverfahren
• Verpflegungsmehraufwand
• Buchung von Bahn- und Flugreisen (inkl. Klassenregelung)
• Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln
• Technologie und Kommunikation
• Firmenkreditkartennutzung

Auch zu Reisekostenabrechnungen finden Sie darin meist wichtige Vorgaben. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, was zu beachten ist, wenn Sie Ihre Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet bekommen möchten.

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Ihr Unternehmen nutzt eine Reisekostensoftware rund um die Organisation und Abrechnung von Geschäftsreisen, um die Abläufe schneller, effizienter und komfortabler für Geschäftsreisende und Buchhaltung zu machen?

Dann sind die Reisekostenrichtlinien meist direkt im System hinterlegt und jederzeit für Sie abrufbar. Eine digitale Lösung für die Abwicklung Ihrer Geschäftsreisen ist aber auch noch aus vielen anderen Gründen für Sie sinnvoll.

Diese wichtigen Vorteile bietet digitales Reisekostenmanagement

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich dafür, ihre gesamten Prozesse rund um Geschäftsreisen zu digitalisieren – und das aus vielen guten Gründen. Eine Reisekostensoftware wie Circula spart nicht nur Zeit und Aufwände, sondern macht Spesenabrechnungen auch wesentlich effizienter, da Sie sämtliche Ausgaben bereits während der Geschäftsreise erfassen und ganz einfach an die Buchhaltung übermitteln können.

Circula bietet Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit für digitales Kartenmanagement: Lassen Sie sich einfach vor Ihrer Geschäftsreise eine Firmenkreditkarte ausstellen, und Sie behalten unterwegs alle Transaktionen im Blick. Private Auslagen Ihrerseits sind dann nicht mehr nötig – aber natürlich nach wie vor möglich und von uns erfassbar. Auch Belege können Sie mit Circula ganz unkompliziert hinzufügen.

Sie möchten nicht nur Ihren Abrechnungsprozess in sicheren digitalen Händen wissen, sondern auch Ihre gesamte Reiseplanung mit einbeziehen? Auch das ist bei Circula dank der Schnittstellen zu Onesto und TravelPerk kein Problem.

Geschäftsreisen buchen: Diese häufigen Fehler sollten Sie vermeiden

Im beruflichen Alltag geht es häufig stressig zu. Da kann es schon einmal passieren, dass bei der Planung und Buchung einer Geschäftsreise etwas schiefgeht. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir Ihnen hier die häufigsten Fehler aufgelistet. Sozusagen die „Klassiker“, die immer wieder vorkommen. Viele davon sind einfach nur ärgerlich – einige haben aber zum Teil auch gravierende Folgen:

• Vergessen Sie nicht, eine Vertretung zu organisieren: Ihre Abwesenheit sollten Sie außerdem frühzeitig kommunizieren. Auch an diese Dinge sollten Sie in diesem Zusammenhang denken: E-Mail-Weiterleitungen und Rufumleitungen einrichten, Anrufbeantworter besprechen und Abwesenheitsnotizen erstellen.
• Bauen Sie sich ausreichend Pufferzeiten ein: Gestresst zu reisen, ist keine gute Voraussetzung, um ausgeruht in wichtige Geschäftstermine hineinzugehen.
• Kündigen Sie Late-Check-in an: Gerade kleine Hotels und Pensionen sind bei späten Ankunftszeiten nicht mehr an der Rezeption besetzt. Damit Sie nicht vor verschlossenen Türen stehen, sollten Sie also rechtzeitig vor Reiseantritt Bescheid sagen. Auch bei Verzögerungen während der Reise sollten Sie der Unterkunft ein Update geben.
• Informieren Sie sich über ausländische Gepflogenheiten:   Es geht nach Asien oder in andere ferne Regionen? Dann machen Sie sich unbedingt vorher ein Bild über mögliche kulturelle Unterschiede in der Businesswelt. Bei Begrüßungen, Verhandlungen und Verabschiedungen können Sie so peinliche Fettnäpfchen vermeiden.
• Beantragen Sie rechtzeitig einen internationalen Führerschein: Gerade wenn eine Geschäftsreise außerhalb der EU ansteht, sollten Sie ihn mitführen.

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• Checken Sie vorab die Adapter-Situation: Nichts ist peinlicher, als vor Ort nicht präsentieren zu können, weil technisches Equipment fehlt. Fragen Sie also am besten vor Reiseantritt Ihre Ansprechpartner:innen vor Ort, was genau benötigt wird. Genereller Tipp: Erstellen Sie eine Packliste mit all den Dingen, die Sie auf der Reise mitführen müssen. Dann gerät nichts in Vergessenheit!
• Bewahren Sie Belege auf: Lassen Sie sich für sämtliche entstandenen Kosten Belege bzw. Quittungen geben, um nicht später im Zuge von Spesenabrechnungen auf verauslagten Beträgen sitzenzubleiben.
• Notieren Sie sich Kartensperrnummern: Im Ausland können andere Rufnummern zur Sperrung von Karten gelten als im Inland. Wenn Ihnen die Firmenkreditkarte oder auch Ihre privaten Karten abhandenkommen, sind Sie damit auf der sicheren Seite.
• Prüfen Sie Ihren Versicherungsschutz: Ob Gepäckverlust, Krankheit oder Autopanne: Auf Geschäftsreisen kann viel passieren. Wenn Sie vorher für eine maßgeschneiderte Absicherung gesorgt haben, reist es sich viel entspannter.
• Machen Sie Kopien von allem Wichtigem: Gilt für Ausweise, Reisedokumente und Kundenunterlagen: Kopien, die Sie an anderen Orten aufbewahren, sind Gold wert, wenn Ihnen die Originale – aus welchem Grund auch immer – verloren gehen.
  
  

Fazit: Bei der Planung von Geschäftsreisen gibt es einiges zu bedenken.Mit den Informationen in diesem Artikel haben Sie aber alle Möglichkeiten, sich gut darauf vorzubereiten. Gerade beim Thema „Spesenabrechnung“ können Ihnen digitale Tools das Leben noch wesentlich einfacher machen.

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