Belege per OCR-Scan erfassen

Mit einem OCR-Scan lassen sich Belege einfach und schnell erfassen, speichern und archivieren. Wir zeigen Ihnen, wie das funktioniert.

Um die Grundsätze der ordentlichen Buchführung einzuhalten, müssen Belege sorgfältig gesammelt, gebucht und archiviert werden. Das kann gerade bei Belegen in Papierform sehr aufwändig sein. Wir zeigen Ihnen, wie sich mit einem OCR-Scan Belege erfassen lassen und wie die Technik dabei hilft, in der Buchhaltung wertvolle Zeit einzusparen.

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Um die Grundsätze der ordentlichen Buchführung einzuhalten, müssen Belege sorgfältig gesammelt, gebucht und archiviert werden. Das kann gerade bei Belegen in Papierform sehr aufwändig sein. Wir zeigen Ihnen, wie sich mit einem OCR-Scan Belege erfassen lassen und wie die Technik dabei hilft, in der Buchhaltung wertvolle Zeit einzusparen.

Was ist OCR?

Das Kürzel OCR steht für Optical Character Recognition. Direkt übersetzt heißt das so viel wie „Optische Zeichenerkennung“. In einem weiteren Sinn handelt es sich um eine automatisierte Erkennung von Zeichen bzw. einer bestimmten Variante der automatischen Texterkennung.

OCR wird in vielen Bereichen eingesetzt, wenn es darum geht, Dokumente automatisiert auszulesen. So nutzen auch viele handelsübliche Scanner die Software. OCR ermöglicht es Computerprogrammen, Texte oder andere Inhalte auf Dokumenten aus Papier zu lesen.

Die Optical Character Recognition erfolgt in mehreren Abschnitten. Die Software selbst kann in einem Scanner oder einem Smartphone integriert sein. So können Apps wie die Circula App die Kamera des Smartphones nutzen, um beispielsweise Belege oder Rechnungen für die Reisekostenabrechnung zu scannen.

So funktioniert ein OCR-Scan

Ein OCR-Scan läuft in mehreren Schritten ab.

• Zunächst wird das Dokument fotografiert bzw. gescannt. Eine App auf dem Smartphone oder eine Software im Computer erfasst dabei die Bilddatei.
  
  
• Das OCR-Programm analysiert das Layout. Hierfür wird die Grafik in unterschiedliche Blöcke segmentiert, z.B. in Grafik und Text. Texte wiederum werden zunächst in Absätze, Sätze und dann in ihre kleinsten Bestandteile, also Wörter, aufgegliedert.
  
  
• Nun beginnt die eigentliche Arbeit des OCR-Scans, denn das Programm muss die Informationen rekonstruieren, die auf dem Dokument abgebildet sind. Hierfür setzt die OCR-Technologie auf zwei gängige Methoden. So arbeiten OCR-Scanner mit dem sogenannten „Feature Matching“. Bei dieser Merkmalserkennung identifiziert das Programm Buchstaben anhand zentraler Merkmale. So besteht z.B. ein „I“ unabhängig von der gewählten Schriftart immer aus einem langen senkrechten Strich. Setzt das Programm eine Mustererkennung ein, das sogenannte „Pattern Matching“, werden die Zeichen auf dem Dokument mit einer eigenen Datenbank abgeglichen, um Wörter zu rekonstruieren.
  
  
• Nach der Muster- oder Merkmalserkennung bereitet die OCR-Software die extrahierten Daten auf, sodass diese maschinell weiterverarbeitet werden können. So lassen sich aus einer Rechnung die wichtigsten Daten per OCR extrahieren und mit Hilfe einer Schnittstelle nahezu automatisiert in ein Buchhaltungsprogramm oder ERP übertragen.
  
  

Das müssen Sie bei der Belegerkennung mit OCR beachten

Damit ein OCR-Scan Belege erfolgreich erfassen kann, sollten einige Dinge beachtet werden:

• Die Dokumente sollten möglichst glatt und frei von Knicken sein.
• Der Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund sollte groß genug sein. Eine graue Schrift auf hellgrauem Untergrund ist für einen OCR-Scan kaum geeignet.
• In den Texten sollten möglichst keine handschriftlichen Änderungen vorgenommen werden.

Wird der OCR-Scan mittels Smartphone-Kamera durchgeführt, sollten die Lichtverhältnisse gut sein und das Smartphone möglichst senkrecht über dem Dokument ausgerichtet werden.

TIPP: Hier sehen Sie, wie ein OCR-Scan Ihrer Belege mit der Circula App und Ihrem Smartphone funktioniert.

Vorteile von OCR in der Buchhaltung

OCR-Scans haben viele Vorteile für Ihre Buchhaltung. Gescannte Belege lassen sich digital lesen und archivieren. Gleichzeitig machen Sie Ihre Belege durchsuchbar. So können die extrahierten Daten bequem in der App ausgelesen werden und Sie haben schneller einen Überblick über Ihre Ausgaben.

Dank der digitalen Scans sparen Sie im Office viel Papier. Die Arbeit wird zudem erleichtert, denn die digitalen Belege und Daten lassen sich in der Cloud speichern oder bequem in andere Formate wie PDFs konvertieren und in Programmen wie Excel für Reports aufarbeiten.

Die Technik ermöglicht es Ihnen, die Grundsätze der ordentlichen Buchführung einzuhalten. A propos: Möchten Sie noch mehr über die GoB erfahren? Dann laden Sie doch hier unser GoB-Whitepaper herunter.


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