Firmenkreditkarten einführen – mit diesen 11 Schritten gelingt es

Begriffserklärung: Was ist eine Firmenkreditkarte?

Firmen können Kreditkarten für ihre Mitarbeitenden beantragen. Diese können Sie zum Beispiel an Vorgesetzte, Mitarbeitende, die häufig auf Geschäftsreisen sind, oder auch ganz individuell ausgeben. Die digitalen und/oder physischen Karten werden auch Corporate Credit Cards, Business- oder Mitarbeiter-Kreditkarten genannt. Sie sollen die Buchhaltung und Abrechnung von Spesen vereinfachen, den Online-Einkauf von zum Beispiel Software vereinfachen und Mitarbeitenden auf Dienstreisen finanzielle Freiheit bieten.

Tipp: Firmenkreditkarten machen die Ausgaben Ihrer Mitarbeitenden transparenter und einfacher. Mehr über die Vorteile und Funktionen lesen Sie in unserem Beitrag „Firmenkreditkarten revolutionieren das Ausgabenmanagement: Diese 10 Punkte sollten Sie beachten“.

Vorteile von Firmenkreditkarten für die Buchhaltung und Abrechnung

Firmenkreditkarten bieten Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen für die Buchhaltung und Abrechnung – insbesondere wenn Sie die integrierten Funktionen und Vorzüge optimal nutzen. Sieben der wichtigsten lauten:

1. Schnelle und übersichtliche Abrechnung: Mit Firmenkreditkarten können Sie Geschäftsausgaben sofort online tätigen und damit den Prozess der Abrechnung spürbar beschleunigen. Die Transaktionsdaten werden elektronisch erfasst und sind sofort verfügbar. Das eliminiert den lästigen Papierkram, der mit traditionellen Abrechnungsmethoden einhergeht.
2. Sofortige Einsatzfähigkeit: Virtuelle Firmenkreditkarten besitzen einige besondere Vorteile: Sie können zum Beispiel direkt ausgestellt werden und Sie brauchen nicht mehr tagelang darauf zu warten, dass sie mit der Post kommen und einsatzfähig sind. Sie können virtuelle Karten zudem auch für einmalige Transaktionen ausstellen lassen, für die sich das physische Pendant nicht lohnen würde.
3. Automatisiertes Beleg-Matching: Moderne Tools für die Verwaltung von Firmenkreditkarten verfügen häufig über smarte Funktionen wie Beleg-Matching, bei dem Transaktionsdaten automatisch mit digitalen Belegen (z. B. Rechnungen oder Quittungen) abgeglichen werden. Das vereinfacht die Zuordnung von Ausgaben erheblich und reduziert die Fehleranfälligkeit.
4. Vereinfachte Ausgabenverfolgung: Mit Firmenkreditkarten können Sie Geschäftsausgaben in Echtzeit verfolgen. Mithilfe von Online-Dashboards oder spezieller Buchhaltungssoftware können Buchhaltungen und Finanzabteilungen Ausgaben leicht überwachen und analysieren. Das führt insgesamt zu einer besseren Budgetkontrolle und einem effizienten Finanzmanagement.
5. Klar strukturierte Transaktionsdaten: Die Abrechnungsdaten von Firmenkreditkarten sind meist hervorragend strukturiert. Zudem enthalten sie detaillierte Informationen zu allen Transaktionen – Sie haben einen guten Überblick über Datum, Betrag, Händlername und Verwendungszweck. Diese klaren Angaben erleichtern Ihre Buchhaltung nachhaltig und sorgen für eine genauere und ordnungsgemäße Erfassung der Geschäftsausgaben.
6. Einfache Integration mit Buchhaltungssoftware: Viele Anbieter von Business Credit Cards schließen heute Integrationen mit gängigen Buchhaltungssoftware-Lösungen in ihr Angebot mit ein. Das ermöglicht es Ihnen, Transaktionsdaten nahtlos in Ihre Buchhaltungssoftware zu übertragen. Damit steigt die Effizienz und der Prozess automatisiert sich.
7. Kontrolle und Sicherheit: Firmenkreditkarten können mit benutzerdefinierten Limits und Einschränkungen ausgestattet werden. Dadurch haben Sie als Unternehmen die Möglichkeit, das Ausgabeverhalten Ihrer Mitarbeitenden zu kontrollieren und unbefugte Ausgaben zu verhindern. Die meisten Kreditkartenanbieter bieten heute zudem Sicherheitsfunktionen wie Betrugserkennung und Meldung von verdächtigen Aktivitäten an.
   
   

Insgesamt können Ihnen Firmenkreditkarten erhebliche Vorteile für Ihre Buchhaltung und Abrechnung bieten. Sie beschleunigen die Prozesse, steigern die Effizienz und erleichtern Ihnen die Verwaltung Ihrer Geschäftsausgaben.

Sicherheitsaspekte und Betrugsprävention

Wenn Sie über die Einführung von Firmenkreditkarten nachdenken, sollten Sie die Sicherheitsaspekte nicht außer Acht lassen. Betrugsprävention ist von entscheidender Bedeutung, wenn es um Kreditkarten geht – auch im beruflichen Umfeld. Wir haben die drei wichtigsten Maßnahmen für Sie zusammengestellt.

Maßnahmen zur Sicherung der Kreditkartendaten:

1. Verschlüsselung: Sämtliche Kreditkartendaten sollten während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt werden. Damit verhindern Sie unbefugte Zugriffe.
2. Zugangsbeschränkungen: Der Zugriff auf Kreditkartendaten sollte auf autorisierte Personen beschränkt sein. Richten Sie dafür strenge Zugangskontrollen ein.
3. Sicherheitsschulungen: Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden in regelmäßigen Sicherheitsschulungen über den Schutz vertraulicher Daten. Ihr gesamtes Team sollte dazu in der Lage sein, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und diese im Notfall sofort ansprechen.
4. Aktuelle Software: Aktualisieren Sie Ihre Systeme und Hardware stets mit den neuesten Sicherheitsupdates und Patches, um Schwachstellen zu minimieren.
   
   

Betrugsprävention und -erkennung:

1. Betrugsüberwachung: Die meisten Kreditkartenanbieter nutzen heute fortschrittliche Algorithmen, um Transaktionen auf verdächtiges Verhalten hin zu überwachen und ungewöhnliche Aktivitäten zu identifizieren.
2. Benachrichtigungen: Als Unternehmen können Sie Benachrichtigungen einrichten. Sie werden dann sofort über verdächtige Transaktionen oder Ausgaben informiert.
3. Transaktionslimits: Um das Risiko von Kreditkartenmissbrauch zu begrenzen, sollten Sie Transaktionslimits für einzelne Karten festlegen.
4. Geoblocking: Viele Kreditkartenanbieter haben die Möglichkeit, Transaktionen aus bestimmten geografischen Regionen zu blockieren oder einzuschränken. Mit diesem Schritt verhindern Sie Aktivitäten aus diesen Bereichen.
   
   

Notfallpläne für verlorene oder gestohlene Karten:

1. Sofort Melden! Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden an, verlorene oder gestohlene Kreditkarten unverzüglich zu melden, damit Sie schnell weitere Maßnahmen einleiten können.
2. Sperrdienst nutzen! Um unbefugte Transaktionen zu verhindern, sollten Sie bei der Wahl Ihres Kreditkartenanbieters darauf achten, dass es einen 24/7-Sperrdienst gibt.
3. Ersatzkarten bereitstellen! Um die Unterbrechung wichtiger Geschäftsaktivitäten nach der Sperrung einer Kreditkarte möglichst gering zu halten, sollten Sie ein Verfahren für die schnelle Bereitstellung von Ersatzkarten einrichten. Sprechen Sie sich hier am besten mit dem Kreditkartenanbieter ab.
   
   

Mit der Implementierung der genannten Sicherheitsmaßnahmen und Notfallpläne minimieren Sie das Risiko von Betrug oder Datenverlust im Zusammenhang Ihrer Firmenkreditkarten.

Mitarbeiter-Kreditkarten einführen in 11 Schritten

Damit der Rollout der Kreditkarten für die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen klappt, möchten wir Ihnen diese elf wichtigen Schritte mit an die Hand geben:

1. Individuelle Gegebenheiten analysieren

Bevor Sie sich einen Anbieter suchen, bei dem Sie Ihre Firmenkreditkarten beantragen, sollten Sie die individuellen Gegebenheiten in Ihrem Unternehmen schriftlich festhalten. Die folgenden Details sind für die Gespräche mit infrage kommenden Kreditkartenfirmen wichtig:

• Häufigkeit und Höhe von Geschäftsausgaben durch Mitarbeitende
• Integrationsmöglichkeit in die bestehende Systemlandschaft
• Reiseströme in Ihrem Betrieb
• Abteilungsstrukturen und Hierarchien
• Menge der möglichen Kreditkartennutzenden
  
  

2. Auswahl der Kreditkartenart

Mitarbeiter-Kreditkarten funktionieren wie private Kreditkarten. Ihre Mitarbeitenden erhalten eine Plastikkarte und/oder eine virtuelle Kreditkarte, die auf ihren Namen oder den Namen des Unternehmens ausgestellt wird. Zahlen Ihre Angestellten mit der Karte, werden die Beträge vom Firmenkonto abgebucht. Heute spielt es kaum noch eine Rolle, ob Sie sich für eine Corporate Credit Card oder eine Business Credit Card entscheiden. Die beiden Karten unterscheiden sich in der Handhabung nicht.

Travel Expense Cards oder Reisestellenkarten

Neben diesen beiden Firmenkreditkarten-Arten gibt es auch sogenannte Travel Expense Cards oder Reisestellenkarten. Diese bieten Ihnen die Möglichkeit, die Ausgaben für die Dienstreisen Ihrer Angestellten über ein zentrales, virtuelles Konto zu begleichen. Anders als klassische Firmenkreditkarten werden die Travel Expense Cards nicht auf einzelne Mitarbeitende ausgestellt. Das Travel Management ist mit der Ausgabenverwaltung betraut und hat Zugriff auf den Account. Die Kosten werden bei dieser Art der Business Cards zum Ende jedes Abrechnungszeitraums vom Firmenkonto abgebucht.

Mit in die Kategorie der Kreditkarten für Dienstreisen fallen die sogenannten „Lodge Cards“ oder „Lodged Cards“. Darunter versteht man ebenfalls Karten, die speziell für die Ausgaben auf Dienstreisen konzipiert sind. In der Regel ist bei diesem System eine Kreditkartennummer bei Ihrem Reisemanagement-Anbieter hinterlegt (engl.: „lodged“) –  alle Ausgaben werden über diese Nummer abgerechnet.

Tätigen Ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen weitere Ausgaben und buchen Flüge, Unterkünfte oder Bahnfahrten, läuft dies nicht über die Reisestellenkarte. Sie müssen diese entweder selbst auslegen oder mit einer dafür ausgehändigten Firmenkreditkarte bezahlen. Travel Expense Cards können besonders für Firmen, deren Angestellte regelmäßig reisen, ein wertvolles Tool sein. Allerdings haben die wenigsten Unternehmen heute noch eine Reiseabteilung, die Dienstreisen für die Mitarbeitenden organisiert. Eine Reisestellenkarte kommt dann nicht infrage.

Zudem sollten Sie sich vor der Anschaffung überlegen, ob Ihre Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen nicht flexibler sind, wenn sie Buchungen selbst vornehmen können. Das Kreditkartenlimit für die einzelnen ausgegebenen Karten können Sie bei den meisten Anbietern heute jederzeit individuell anpassen lassen.

Virtuelle vs. physische Kreditkarten

Während physische Firmenkreditkarten sich besonders für Geschäftsreisende eignen, besitzen die virtuellen Pendants vor allem für Personen in Ihrem Unternehmen, die zum Beispiel online Software-Abos abschließen oder Webinare buchen, zahlreiche Vorteile. Im Gegensatz zu physischen Kreditkarten bieten die Anbieter virtueller Mitarbeiter-Kreditkarten oft die Möglichkeit einer zeitlichen Begrenzung.

Manche virtuelle Kreditkarten können auch für eine einmalige Nutzung ausgestellt werden. Dadurch genießen Sie zusätzliche Sicherheit und brauchen keine dauerhafte Kreditkartennummer zu beantragen. In vielen Fällen lohnen sich dennoch physische Kreditkarten. Besonders für Angestellte, die häufig Geschäftsausgaben tätigen und viel unterwegs sind, sind sie meist die bessere Wahl.

3. Anbieter vergleichen und auswählen

Anbieter von Firmenkreditkarten gibt es viele. Der Vergleich lohnt sich, denn: Die angebotenen Funktionen und Benefits können sehr unterschiedlich sein. Sie sollten sich also für eine Mitarbeiter-Kreditkarte entscheiden, die optimal zu den Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Beschäftigten passt.

Sie sollten zudem die Gebührenstruktur und Zinssätze der unterschiedlichen Kreditkarteninstitute vergleichen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie die beste Option für Ihr Unternehmen nutzen. Auch Benefits und Zusatzleistungen sowie Versicherungen können ein wichtiger Aspekt bei der Wahl eines zu Ihrem Unternehmen passenden Kreditkartenanbieters sein.

4. Verantwortliche benennen

Wenn Sie einen Kreditkarten-Anbieter gefunden haben, benennen Sie im nächsten Step eine Person, die für die Verwaltung der Mitarbeiter-Kreditkarten verantwortlich ist und die Fragen der Angestellten, denen Sie Karten aushändigen, beantwortet. Wenn neue Mitarbeitende ins Unternehmen eintreten oder Angestellte kündigen, kümmert diese sich um die Bestellung neuer Karten und die Kündigung. Anbieter wie Circula machen ihnen diese Veränderungen mithilfe moderner Software und mobiler Apps leichter als zum Beispiel Banken.

5. Zugangsberechtigungen

Wenn Sie sich einen Anbieter und eine Kreditkartenart ausgesucht haben, entscheiden Sie, wer eine Kreditkarte erhält und ob Sie auch virtuelle Kreditkarten ausgeben möchten. Diese lassen sich ganz einfach erstellen. Sie können sie beispielsweise für bestimmte Ausgaben, wie den Online-Kauf einer Software, ausstellen und die Nutzung zeitlich begrenzen.

6. Nutzungsvereinbarung Mitarbeiter-Kreditkarte

Die Haftungsfragen für die Nutzung der Firmenkreditkarten klären Sie mit der Nutzungsvereinbarung für Mitarbeitende. Dabei sollten Sie beachten, dass nicht einzelne Angestellte, sondern das Unternehmen bei Firmenkreditkarten haftet. Genau wie bei privaten Kreditkarten ist diese Haftung beschränkt. Kommt es zu einem Missbrauch, haftet das Kreditinstitut ab einem festgelegten Beitrag. Dieser liegt in den meisten Fällen bei 150 Euro.

Auch wenn Sie mit der Nutzung klare Regeln für die Haftung festlegen, kann es eine gute Entscheidung sein, die Kartennutzung einzuschränken. So können Sie in Ihrer Nutzungsvereinbarung auch verankern, worauf Ihre Mitarbeitenden bei der Nutzung der Firmenkreditkarten achten müssen und zum Beispiel die private Nutzung untersagen.

Wenn Sie generell auf virtuelle Firmenkreditkarten setzen wollen, geht die Klärung der Haftungsfragen einfacher vonstatten. Sie können die Karten jeweils mit einem genauen Limit ausstatten und nur für bestimmte Zwecke ausstellen. Auf eine detaillierte Nutzungsvereinbarung können Sie in diesem Fall verzichten. Allerdings ist diese Variante nicht für alle Firmen und Arbeitsumfelder praktikabel.

7. Einführung der Firmenkreditkarten mit dem Betriebsrat abstimmen

Zwei Punkte machen die Prüfung durch den Betriebsrat oder der vertraglichen Arbeitnehmervertretung im Vorfeld der Einführung von Business Credit Cards unerlässlich:

• Datenschutz: Als Arbeitgebende können Sie die Umsätze der ausgegebenen Mitarbeiter-Kreditkarten vollständig auswerten. Sie wissen, wer wann Geld für etwas ausgegeben hat.
• Monatliche Abrechnung der persönlichen Mitarbeiter-Kreditkarten: Die Abrechnung funktioniert bei Mitarbeiter-Kreditkarten ganz einfach. Gegenüber der althergebrachten Abrechnungsweise mit Auslagenerstattung bringen die Karten Ihren Mitarbeitenden klare Vorteile. Damit kommt auch die Frage danach auf, wie Sie die Bezahlung von beispielsweise Ausgaben auf Geschäftsreisen von Mitarbeitenden, die das achtzehnte Lebensjahr noch nicht erreicht haben oder denen keine Kreditkarte ausgehändigt wird, regeln.
  
  

8. Kommunikation der Einführung und Schulung der Mitarbeitenden

Die Kommunikation der Einführung der Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen an Ihre Mitarbeitenden ist ein entscheidender Schritt. Sie informieren Ihr Team damit über die bevorstehende Veränderung und stellen gleichzeitig die Akzeptanz und Unterstützung sicher.

• Sorgen Sie dafür, dass Sie möglichst klar, transparent und zeitnah über den geplanten Rollout informieren.
• Heben Sie dabei den Zweck und die Vorteile der Firmenkreditkarten für alle Beteiligten hervor.
• Sprechen Sie Punkte, wie die einfachere Abwicklung von Geschäftsausgaben, die verbesserte Buchhaltung und eventuelle Mitarbeitervergünstigungen sowie die nicht mehr benötigte Einreichung von Reisekosten an.
  
  

Besonders wichtig ist auch die Offenlegung des Zeitplans. Damit ermöglichen Sie es Ihren Angestellten, eventuelle Bedenken zu äußern und aufkommende Fragen zu stellen.

Schulen Sie Ihre Mitarbeitenden zur Nutzung der Firmenkreditkarten. Damit schaffen Sie Awareness für den verantwortungsbewussten und effizienten Einsatz der Business-Kreditkarten. Achten Sie darauf, dass Ihre Schulung sowohl theoretische als auch praktische Elemente enthält und nehmen Sie dabei gegebenenfalls den Kreditkartenanbieter mit ins Boot. Das Ziel sollte es sein, Ihren Mitarbeitenden das Verständnis über die Funktionen der Unternehmenskreditkarten und die Abwicklung von Transaktionen mit dem neuen Zahlungsmittel für Geschäftsausgaben zu vermitteln. Auch die geltenden Richtlinien und Budgetvorgaben sowie Sicherheitsmaßnahmen beim Verlust oder Diebstahl von Mitarbeiter-Kreditkarten sollten Sie erklären. Mit regelmäßigen Auffrischungen tragen Sie zur Aufrechterhaltung des Wissens über den Umgang mit Firmenkreditkarten bei.

Mit der Festlegung von Richtlinien und Best Practices für den Kartengebrauch sorgen Sie für eine klare Vorgehensweise bei der Nutzung von Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen. Sorgen Sie dafür, dass die Richtlinien wichtige Punkte wie die Höchstgrenzen für Ausgaben, genehmigte Verwendungszwecke, Abrechnungsverfahren und Meldeprozesse für etwaige Probleme umfassen. Ihre Best Practices können Beispiele für optimale Nutzungsszenarien und Tipps zur Kostenkontrolle enthalten. Es ist ratsam, die Mitarbeitenden aktiv in die Erstellung dieser Richtlinien einzubeziehen. Damit fördern Sie die Akzeptanz und Einhaltung der Regeln.

9. Kostenfrage klären

Der Anbieter Ihrer Wahl wird die Frage nach den Kosten schnell klären. In der Regel entstehen Ihnen keine Zusatzkosten. Das liegt vor allem daran, dass der vorab bestimmte jährliche Kartenumsatz meistens erreicht oder sogar überschritten wird, was dafür sorgt, dass die Karte kostenfrei ist. Es lohnt sich also, genau festzulegen, welchen Mitarbeitenden Sie eine Karte aushändigen. Am zuverlässigsten funktioniert das, indem Sie die Häufigkeit der Dienstreisen pro Jahr oder den voraussichtlichen Kreditkartenumsatz durch Geschäftsausgaben berechnen.

10. Zahlungsziel festlegen

Um die Erstattung der Reisekosten vor der Abbuchung sicherzustellen, sollten Sie ein Zahlungsziel mit dem Kreditkarten-Anbieter Ihrer Wahl vereinbaren.

11. Reisekostenvorschüsse abschaffen und Reisebüro in Kenntnis setzen

Reisekostenvorschüsse sind ab der Einführung von Firmenkreditkarten nicht mehr nötig. Sie können diese somit abschaffen.

Wenn Sie für die Buchung von Dienstreisen fest mit einem Reisebüro zusammenarbeiten, sollten Sie dieses von der Einführung der Firmenkreditkarten in Ihrem Unternehmen in Kenntnis setzen. Das erspart Ihnen später längere Abstimmungen innerhalb der Buchungsprozesse. Ihre Kontaktperson kann sich auf das neue Zahlungsmittel und den dadurch veränderten Prozess einstellen.

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Fazit: Mit dem passenden Anbieter gelingt die Einführung von Firmenkreditkarten

Mit dem zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passenden Anbieter von Firmenkreditkarten gelingt die Einführung von Business Credit Cards reibungslos. Wenn Sie sich Zeit für die Recherche nehmen und den idealen Anbieter finden, sorgen Sie damit für bequemere Abrechnungsprozesse und viele weitere Erleichterungen im Umgang mit Geschäftsausgaben und Dienstreisen.

Die Wahl eines Anbieters, der auf die spezifischen Gegebenheiten in Ihrem Betrieb eingeht, ist entscheidend, um mögliche Herausforderungen zu minimieren und die Integration der Firmenkreditkarten nahtlos in den Geschäftsablauf zu integrieren. Mit klarer, gut geplanter Kommunikation stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden die Kreditkarten möglichst effizient nutzen und damit einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.

Tipp: Unternehmen aller Größen setzen heute auf Firmenkreditkarten. Lesen Sie jetzt, was eine Business-Kreditkarte auszeichnet und was Sie aus rechtlicher Sicht beachten müssen.

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