10 Anzeichen dafür, dass Sie ein Reisekosten Tool brauchen

Der bürokratische Aufwand bei der Reisekostenabrechnung kann kräftezehrend sein. Komplexe Reisekostenrichtlinien, fehlende Transparenz über Belege und Chaos im Erstattungsprozess sorgen in vielen Unternehmen für Kopfschmerzen in der Finanzabteilung.

Wir verraten Ihnen zehn Anzeichen, an denen Sie erkennen, dass Sie ein modernes Reisekosten-Tool benötigen.

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Bedeutung von effizienter Reisekostenabrechnung für Unternehmen

Reisekostenabrechnungen sind komplex. Nicht nur das Sammeln von Belegen ist wichtig, auch müssen sämtliche Pauschalen, Steuersätze und die fristgerechte Erstattung beachtet werden. Manuelle Freigaben zwischen den Abteilungen und ein hoher Kommunikationsaufwand sind nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig.

All diese Herausforderungen können jedoch deutlich minimiert werden, indem Unternehmen auf ganzheitliche Expense-Management-Plattformen zurückgreifen, die eine Reihe von Business-Funktionen aufweisen, alle wichtigen Ausgaben bündeln und Compliance-Prozesse beachten. So wird Ihr Finance-Team nicht nur entlastet, sondern der gesamte Prozess vor, während und nach der Geschäftsreise effizienter.

Anzeichen #1: Manuelle Dateneingabe

Muss Ihr Finance-Team sämtliche Belege und Quittungen von Mitarbeitenden in Papierform sammeln und einzeln in eine Excel-Tabelle eintragen? Durch das manuelle Eintippen der Daten besteht die Gefahr von Tippfehlern und Unklarheiten – insbesondere bei der Pauschalberechnung. Dies verzögert die Abrechnung enorm und andere Aufgaben bleiben länger auf dem Tisch liegen.

Eine Reisekosten-Software wie Circula hingegen ermöglicht eine automatische Erfassung aller Belege, reduziert das Fehlerpotenzial erheblich und beschleunigt den gesamten Prozess für Ihre Finanzabteilung.

Anzeichen #2: Fehlende Transparenz

Als CFO fällt es Ihnen schwer, den gesamten Überblick über alle Ausgaben der Mitarbeitenden während einer Geschäftsreise zu behalten? Ohne klare Transparenz über Reiseausgaben kann es schwierig sein, das vorgegebene Reisebudget im Auge zu behalten und weitere finanzielle Entscheidungen zu treffen.

Circula bietet Echtzeit-Daten und Analysen schon während der Dienstreise, die es Ihnen und Ihrer Finanzabteilung ermöglichen, Ihre Ausgaben vollständig nachzuverfolgen. Durch diese Transparenz können Sie alle anfallenden Kosten besser nachvollziehen, prüfen und optimieren.

Anzeichen #3: Verlust von Belegen

Die Mitarbeitenden sind von der Reise zurück und reichen alle Belege in Papierform bei Ihnen in der Buchhaltung ein. Allerdings sind diese unvollständig – beispielsweise fehlt der Beleg von der Taxifahrt. Ohne diesen Beleg kann die Erstattung für den Reisenden nicht erfolgen, was dementsprechend für Frustration sorgt.

Würden die Kosten trotzdem erstattet, müssten diese als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben deklariert werden. Software-Lösungen ermöglichen das Hochladen von Belegen direkt über die mobile App, wodurch die Compliance erleichtert und der Papieraufwand erheblich reduziert wird.

Über Circula können Mitarbeitende ihre Belege einfach unterwegs scannen und so Belegverlust vermeiden. Die Informationen werden automatisch ausgelesen.

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‍Anzeichen #4: Fehlende oder komplizierte Reiserichtlinien

Für Mitarbeitende gibt es während der Reise einige interne Regelungen zu beachten. Darunter fallen zum Beispiel das festgelegte Gesamtbudget, Vorgaben bei der Buchung einer Unterkunft und Hinweise zu erstattungsfähigen Reisemitteln. Wenn keine Richtlinien vorhanden sind oder aufgrund schwieriger Formulierungen nicht eingehalten werden, müssen Sie am Ende entstandene Fehler korrigieren und Lösungen finden. Schließlich liegt die Kommunikation und Einhaltung der Reisekostenrichtlinien in Ihrer Verantwortung.

Reiserichtlinien lassen sich in Reisekosten-Software problemlos hinterlegen und mithilfe automatisierter Prozesse transparent für jede:n Reisende:n abbilden: So kann Ihre Finanzabteilung zum Beispiel ein Maximalbudget für Unterkünfte hinterlegen. Die Software weist bei der Einreichung automatisch darauf hin, falls das Budget überschritten wurde.

Anzeichen #5: Verzögerung bei der Erstattung

Die manuelle Kontierung und Verbuchung beansprucht viel Zeit in Ihrem Finance-Team und Mitarbeitende sind frustriert, weil sie zu lange auf die Rückerstattung warten? Dann ist das ein Indiz dafür, dass die Reisekostenabrechnung zu lange dauert.

Verzögerungen bei der Erstattung von Reisekosten können nicht nur die Mitarbeiterzufriedenheit beeinträchtigen, sondern auch die finanzielle Belastung für diejenigen erhöhen, die persönliche Mittel für Geschäftsreisen aufbringen.  Durch manuelle Prozesse in Ihrer Finanzabteilung kann es Wochen dauern, bis die Erstattung der Auslagen erfolgt. Die Mitarbeitenden fühlen sich dann zu Recht so, als würden sie ihrem Arbeitgeber einen zinslosen Kredit geben.

Mit einem Reisekosten-Tool wird die Bearbeitung beschleunigt, was nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert, sondern auch mögliche finanzielle Engpässe minimiert.

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Anzeichen #6: Mangelnde Integration

Die Reisedaten müssen von einem in das andere Dokument übertragen werden, Abrechnungen werden zur Kontrolle über verschiedene Wege Buchhalter:innen geschickt und die Reisekostenrichtlinien stehen auf einem ganz anderen Blatt Papier. Eine fehlende All-in-one-Lösung, die alle Buchhaltungsprozesse miteinander verbinden kann, kostet Sie nicht nur Zeit, sondern dem Unternehmen auch Geld.

Circula lässt sich dank zahlreicher Schnittstellen und Integrationen problemlos in die bereits bestehende Systemlandschaft Ihrer Finanzabteilung integrieren. Hierzu gehören DATEV, das Reisebuchungstool TravelPerk, die HR-Software Personio sowie ERP-Systeme wie Microsoft Business Central und SAP. So können Buchhalter:innen einfach auf alle Daten zugreifen und Mitarbeitende ihre Reisedaten und -kosten sofort an der richtigen Stelle eintragen.

Anzeichen #7: Unklare Budgetierung

Hat Ihre Finanzabteilung oftmals mit unvorhersehbaren Ausgaben von Reisenden bei der Reisekostenabrechnung zu kämpfen? Wenn ja, ist eine unklare Budgetierung oftmals Schuld.

Bei manuellen Abrechnungsprozessen fehlt oft eine klare Überwachung und Kontrolle über Reiseausgaben. Ohne die Möglichkeit, Budgets in Echtzeit zu verfolgen, besteht das Risiko unvorhersehbarer Kosten, die das Gesamtbudget schnell übersteigen können.

Die Reisekostenmanagement-Software Circula bietet Ihnen die Möglichkeit, eigene Firmenkreditkarten an Ihre Mitarbeitenden auszustellen. Damit können Sie ein fixes Reisebudget festlegen, Ihrer Finanzabteilung eine effiziente Verwaltung der Ausgaben ermöglichen und insgesamt die Kosten für Geschäftsreisen senken.

Anzeichen #8: Unzufriedene Mitarbeitende

Wenn Mitarbeitende nur ungern Geschäftsreisen planen oder bereits während der Reise den anstehenden Papierkram fürchten, kann das ein Anzeichen dafür sein, dass Ihr Reisekostenprozess optimierungsbedürftig ist.

Beschweren sich Reisende über den Aufwand der Spesenabrechnung oder fehlende Möglichkeiten zur Selbstbuchung, sollten Sie eine Software in Erwägung ziehen. Diese erleichtert Mitarbeitenden das Einreichen von Spesen.

Anzeichen #9: Hohe Verwaltungskosten

Während der Reisen häufen sich oft Rechnungen, Quittungen und Kassenbons an. Nachträglich müssen alle diese Dokumente gesammelt, sortiert, manuell geprüft und abgeheftet werden.

Dies resultiert letztendlich in erhöhten Verwaltungskosten und zusätzlichem Aufwand für die Reisenden und die Finanzabteilung. Die Kosten können mithilfe Circula enorm reduziert werden, da die papierbasierte Verwaltung entfällt.

Anzeichen #10: Komplexe Mehrwährungsabrechnung

Unternehmen, die eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer aus dem In- oder Ausland anstreben, sehen sich häufig einem umfangreichen bürokratischen Aufwand gegenüber. Obwohl die Mehrwertsteuer grundsätzlich in über 40 Ländern weltweit erstattungsfähig ist, variieren Steuersätze, Fristen, Prozesse und Richtlinien. Dies erfordert eine Menge Zeit für die Reisekostenabrechnung für Ihre Finanzabteilung und führt oft dazu, dass sich Unternehmen die Mehrwertsteuer, die bei Geschäftsreisen anfällt, nicht zurückholen und auf den Kosten sitzen bleiben.

Mit einem modernen Tool für die Reisekostenabrechnung sparen Sie sich die komplexen Vorgänge und den aufwendigen Behördengang. Circula ist mit der Lösung WAY2VAT verbunden und bietet Unternehmen mit Geschäftsausgaben im In- und Ausland eine effiziente Lösung für die automatisierte Mehrwertsteuerrückerstattung. Gescannte Belege von globalen Geschäftsausgaben werden über die Schnittstelle von Circula zu WAY2VAT übertragen und nach automatisierter Prüfung samt Antrag an die ausländischen Steuerbehörden gesendet. Weniger Arbeit für Ihre Finanzabteilung, mehr Geld zurück für das Unternehmen.

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Fazit: Der Nutzen einer Reisekostensoftware

Eine Reisekosten-Software bringt viele Vorteile mit sich. Automatisiertes Reisekostenmanagement trägt entscheidend zur Effizienzsteigerung der Finanzprozesse bei. Durch die Beseitigung manueller Dateneingabe reduziert sich nicht nur der administrative Aufwand erheblich, sondern auch das Risiko menschlicher Fehler.

Ihre Finanzabteilung profitiert von einer gesteigerten Transparenz in Echtzeit, was eine präzisere Budgetierung und Kostenkontrolle ermöglicht. Sie sparen sich sämtliches Papierchaos und brauchen sich den Kopf nicht mehr über die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften zerbrechen.

Für die Mitarbeitenden bedeutet eine Reisekosten-Software eine erhebliche Erleichterung im Spesenmanagement. Der gesamte Prozess, von der Erfassung von Belegen bis zur Erstattung, wird transparent, intuitiv und zeitsparend gestaltet. Belege können sofort hochgeladen werden und dank der eigenen Firmenkreditkarte gehört das Auslegen von Kosten der Vergangenheit an. Der Mehrwert, den eine solche Reisekostenabrechnung-Software mit sich bringt, ist um einiges höher als der Implementierungsaufwand. Letztendlich schafft die Nutzung einer Software eine nachhaltige Zeitersparnis von 80 Prozent.

Die Implementierung einer Reisekosten-Software ist somit nicht nur eine Investition in die Effizienz und Genauigkeit der Finanzprozesse, sondern auch in die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeitenden. Der digitale Wandel im Bereich der Reisekostenabrechnung trägt dazu bei, Unternehmensressourcen optimal zu nutzen und einen zeitgemäßen, transparenten und benutzerfreundlichen Ansatz im Spesenmanagement zu etablieren.

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