7 versteckte Kosten durch ineffiziente Verwaltung von Reisekostenabrechnungen

Die Reisekostenabrechnung kann für die Finanzabteilung einige Herausforderungen mit sich bringen – denn nicht immer verläuft eine Dienstreise für alle Beteiligten fehlerfrei. Mal gehen Belege verloren, mal wird das Reisebudget überschritten oder mit falschen Pauschalen gerechnet.

In diesem Beitrag decken wir sieben versteckte Kosten auf, die durch eine ineffiziente Verwaltung von Reisekostenabrechnungen entstehen können, und erklären, wie gutes Reisekostenmanagement mithilfe von Circula spielend leicht gelingt.

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Was sind Reisekosten?

Im Rahmen einer Geschäftsreise fallen für Mitarbeitende verschiedene Kosten an. Zu den Reisekosten gehören:

• Sämtliche Fahrtkosten, egal ob mit dem Auto, dem Zug oder einem anderen Transportmittel
• Verpflegungsmehraufwand bzw. Verpflegungspauschale, beides wird mit einem Tagessatz berechnet
• Übernachtungskosten
• Weitere Reisenebenkosten, zum Beispiel Parkgebühren oder Eintrittskarten
  
  

Wer übernimmt die Reisekostenabrechnung?

Jedes Unternehmen verfügt über Reisekostenrichtlinien, die die Erstattung der anfallenden Kosten definieren. Nach einer Dienstreise müssen Mitarbeitende nicht selbst für die Kosten aufkommen, sondern können diese in der Regel vom Arbeitgeber erstatten lassen. Für die Finanzabteilung ist es demnach wichtig, ein gut organisiertes Spesenmanagement zu besitzen, sodass sämtliche Kosten für vergangene und anstehende Dienstreisen stets im Blick behalten werden.

Herausforderungen bei Reisekostenabrechnungen: 7 versteckte Kosten

Die ineffiziente Verwaltung von Reisekostenabrechnungen kann zu einer Vielzahl versteckter Kosten führen. An dieser Stelle erklären wir die sieben größten Herausforderungen für Sie als CFO und Ihre Finanzabteilung und die Folgen ineffizienter Reisekostenabrechnung.

1. Fehlende Belege

Einmal nicht aufgepasst und die Rechnung der letzten Taxifahrt wurde vergessen. Aber auch das Einholen von vollständigen und korrekten Reisebelegen kann oft eine Herausforderung sein.

Am Ende liegt das Problem darin, dass Sie die Reisekostenabrechnung ohne die Taxi-Rechnung oder ohne den richtig ausgestellten Bewirtungsbeleg machen müssen. Mitarbeitende vergessen manchmal, Belege aufzubewahren oder verlieren sie während der Reise. Dies erschwert die Abrechnung und macht die Nachverfolgung von Ausgaben komplizierter.

Die Folge: Die Kosten werden im schlimmsten Fall nicht erstattet. Eine nicht nachvollziehbare Kostenerstattung kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen, denn bei Spesenabrechnungen schauen Finanzämter besonders genau hin. Sämtliche Compliance-Verstöße können rechtliche Folgen und eventuell Geldstrafen mit sich bringen.

2. Zeitverlust

Spesenabrechnungen werden bei rund 63 Prozent aller Unternehmen noch immer manuell verarbeitet. Manuelle Prozesse nehmen eine Menge Zeit in Anspruch und führen zu Frustration bei Mitarbeitenden, die auf ihre Rückerstattung warten. Ihr Finance-Team rennt hingegen den physischen Belegen hinterher, die für die finale Abrechnung noch fehlen. Am Ende sind alle Beteiligten gestresst, demotiviert und unzufrieden.

Wenn Mitarbeitende und Finance Manager viel Zeit mit manuellen Prozessen für die Erfassung, Überprüfung und Genehmigung einer Reisekostenabrechnung verbringen müssen, geht wertvolle Arbeitszeit verloren. Dies führt zu Produktivitätsverlusten und kann letztendlich die Geschäftsergebnisse beeinträchtigen.

3. Kostenüberschreitung

Es kommt öfter vor, dass Mitarbeitende das geplante Reisebudget überschreiten. Mit der Überschreitung der Kosten hat am Ende dann vor allem die Finanzabteilung zu kämpfen. Eine Kostenüberschreitung wirkt sich auf den gesamten Budgetplan des Unternehmens aus: Ihre Finanzabteilung muss zusätzliche Zeit und Ressourcen aufwenden, um nicht budgetierte Ausgaben zu verwalten, zu verfolgen und zu dokumentieren. Dies bedeutet eine zusätzliche Belastung für die Abteilung, was sich auf die Effizienz und Kostenkontrolle auswirken kann.

Eine transparente Ausgabenpolitik ist demnach wichtig für alle Beteiligten, um schwerwiegende Folgen zu minimieren oder zu vermeiden.

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4. Fehlerkorrekturen

Ineffiziente Prozesse erhöhen das Risiko von Fehlern bei der Reisekostenabrechnung, wie beispielsweise doppelte Einträge oder falsch abgerechnete Beträge. Diese Fehler führen zu Nachbearbeitungen, Streitigkeiten und zeitaufwendigen Korrekturen bei Ihrer Finanzabteilung.

Besonders anfällig für Fehler sind Reisevorschriften, die sich jährlich verändern oder sehr komplex sind. Darunter fällt zum Beispiel der Verpflegungsmehraufwand, der vom Bundesministerium der Finanzen vorgegeben wird.

Die Tagespauschalen während einer Geschäftsreise variieren je nach Land, der Bereitstellung von Mahlzeiten sowie Anzahl der Stunden und An- und Abreise. Die Buchhaltung ist dafür verantwortlich, sich zu informieren und die entsprechenden Pauschalen richtig anzuwenden, um Compliance-Verstöße zu vermeiden.

5. Verlust finanzieller Transparenz

Ineffiziente Verwaltungssysteme bieten oft nur begrenzte Transparenz und Kontrolle über die Ausgaben. Dies erschwert es Unternehmen, Ausgaben zu verfolgen, Budgets einzuhalten und Betrugsfälle aufzudecken. Mitarbeitenden ist oftmals nicht klar, welche Reiserichtlinien im Unternehmen gelten. Bei ineffizienten Prozessen zur Erfassung und Verfolgung von Reisekosten kann es zu Lücken oder Verzögerungen bei der Dokumentation der Ausgaben kommen. Dies führt dazu, dass Ihr Unternehmen möglicherweise keine aktuellen oder genauen Informationen darüber hat, wie viel für Geschäftsreisen ausgegeben wird.

Die Folge: Fehlerhafte Buchhaltung, Verzögerungen im Prozessablauf und im schlimmsten Fall Verstöße gegen Rechtsvorschriften.

6. Zusätzliche Verwaltungskosten

Personalkosten, Bürobedarf, Softwarelizenzen und Schulungen für Mitarbeitende – all diese Kosten fallen zusätzlich an, wenn ineffiziente oder auch manuelle Prozesse für die Reisekostenabrechnung vorliegen. Eine Studie der Wirtschaftswoche zeigt , dass 43 Prozent der Geschäftsreisenden bis zu zwei Stunden in die Planung, Buchung und Verwaltung einer Dienstreise investieren.

Die Folge: Weniger freie Ressourcen, mehr Arbeit für Sie als CFO und ein hoher Mehrkostenaufwand.

7. Opportunitätskosten

Am Ende bringt eine ineffiziente Reisekostenabrechnung eine Reihe an Opportunitätskosten mit sich: Zeitverlust, fehlende strategische Fokussierung auf das Kerngeschäft, verlorene Produktivität oder auch mangelnde Kostenkontrolle sind alles Kosten, die sich mit einer effizienten und digitalen Verwaltung von Reisekosten vermeiden lassen.

Opportunitätskosten zeigen, dass die manuelle und unproduktive Verwaltung von Reisekostenabrechnungen nicht nur direkte Kosten in Form von zusätzlichem Arbeitsaufwand und Ressourcen verursacht, sondern auch die verpassten Möglichkeiten und den Wertverlust, der entsteht, wenn wertvolle Ressourcen nicht für produktive und strategische Zwecke eingesetzt werden.

Effiziente Reisekostenmanagementprozesse in der Finanzabteilung sind daher entscheidend, um Opportunitätskosten zu minimieren und sicherzustellen, dass Sie alle Ressourcen optimal nutzen können.

So gelingt gutes Reisekostenmanagement

Die oben genannten sieben Herausforderungen zeigen, wie umfangreich das Reisekostenmanagement für Ihre Finanzabteilung sein kann und welche Folgen ineffiziente Prozesse mit sich bringen.

Ein Reisekostenmanagement, das hingegen auf automatisierten Prozessen und moderner Software basiert, trägt dazu bei, die oben genannten Herausforderungen zu lösen. Es bietet Echtzeit-Transparenz, genaue Kostenaufschlüsselungen und die Möglichkeit, Ausgaben effektiv zu überwachen. Dies ermöglicht es Unternehmen, fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen, Budgets besser zu planen und die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen.

Eine Reisekosten-Software wie Circula bringt viele Vorteile mit sich. Sie hilft Ihnen, Ihre Reisekostenabrechnung zu digitalisieren, zu beschleunigen und zu vereinfachen.

Dank Automatisierungsprozessen wird der Aufwand der Spesenabrechnung für Mitarbeitende erheblich reduziert: Das IT-Unternehmen Futurice nutzt seit 2019 Circula und konnte seitdem eine Zeit- und Kostenersparnis von 80 Prozent erreichen.

Kosten sparen im Unternehmen: Checkliste mit 5 Tipps

Damit bei der Reisekostenabrechnung keine versteckten Kosten und weitreichenden Folgen auftauchen, geben wir Ihnen fünf Tipps mit an die Hand, wie Ihre Mitarbeitenden in der Finanzabteilung mithilfe von Circula in Zukunft Kosten sparen und Fehler vermeiden können.

1. Digitale Belegerkennung

Kein Papierkram mehr, kein Hinterherrennen von physischen Belegen – die digitale Belegerkennung von Circula ermöglicht es Mitarbeitenden, ihre Reisebelege schon während der Reise einfach und bequem über die App hochzuladen. Vergessene oder verlorene Rechnungen gehören so der Vergangenheit an. Dank OCR-Scan (Optical Character Recognition) werden alle wichtigen Belegdaten sofort erfasst und korrekt in der Circula-App verwaltet. Dies spart der Finanzabteilung einen enormen Zeitaufwand und sorgt für weniger Stress.

2. Kreditkarte für Mitarbeitende

Stellen Sie Mitarbeitenden eine eigene virtuelle oder physische Firmenkreditkarte zur Verfügung und definieren Sie ein festes Gesamtbudget. So können Sie nicht nur allgemein die Geschäftsreise-Kosten senken, Mitarbeitende müssen auch keine Auslagen während einer Reise tätigen und folglich lange auf eine Rückerstattung warten. Als CFO haben Sie stets alle Ausgaben im Blick und können die Buchungen über die Firmenkreditkarte transparent verfolgen.

3. Automatisierte Berechnung von Pauschalen

Verpflegung, Parkgebühren, Taxifahrten – bei Dienstreisen fallen diverse Reiseausgaben an. Vor allem der Verpflegungsmehraufwand ist insbesondere bei Auslandsreisen intransparent und kann zur großen Herausforderung für die Finanzabteilung werden. Software-Tools wie Circula berechnen automatisch die Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungspauschalen, die vom Bundesministerium vorgegeben werden. So können Mitarbeitende die Reise bereits im Vorfeld besser planen, wenn sie diese im Reisekosten-Tool anlegen. Die Tagespauschale wird folglich basierend auf den Reisedaten berechnet. Und am Ende erleichtert das Feature dem Finance-Team die Abrechnung.

4. Transparente Reisekostenrichtlinien

Komplizierte Reisekostenrichtlinien sind ein häufiger Fehler, der vermeidbare Mehrkosten mit sich bringt. Nicht nur die Aktualität hinsichtlich Compliance-Vorschriften ist wichtig, sondern auch die Kommunikation über den gesamten Betrieb hinweg. Setzen Sie für alle Reisenden feste Spesensätze und definieren Sie einen Rahmen, in dem Mitarbeitende ihre Kosten erstattet bekommen. Ein Tool wie Circula hilft dabei, die Richtlinien einzuhalten und weist automatisch darauf hin, wenn Ausgaben von den Richtlinien abweichen.

5. Definierte Workflows einrichten

Mit Circula können Sie spezielle Genehmigungsworkflows einrichten, bei denen die Reisekostenabrechnungen von den jeweiligen Vorgesetzten oder Ihrer Finanzabteilung überprüft und genehmigt werden. Dies stellt sicher, dass keine unrechtmäßigen Ausgaben während einer Dienstreise abgerechnet werden.

Was muss alles in die Reisekostenabrechnung?

Eine umfassende Reisekostenabrechnung muss alle relevanten Informationen und Belege enthalten, um die Ausgaben im Zusammenhang mit einer Dienstreise transparent und präzise darzustellen. Diese zehn Punkte sollten Sie als CFO stets im Blick behalten:

1. Persönliche Informationen der Mitarbeitenden: Dies umfasst den Namen, die Mitarbeiterkennung, die Abteilung und die Kontaktinformationen.
2. Reisedetails: Hierzu gehören das Reisedatum, der Zweck der Reise, die Reiseziele, die Abfahrts- und Ankunftsorte sowie die Dauer der Reise.
3. Transportkosten: Dies beinhaltet Kosten für Flugtickets, Bahnfahrten, Mietwagen, Taxifahrten und ähnliche Transportmittel.
4. Unterkunftskosten: Alle Ausgaben für Hotelübernachtungen und andere Unterkünfte während der Dienstreise sollten aufgelistet werden. Hotelrechnungen dienen als Beleg.
5. Verpflegungskosten: Die Ausgaben für Mahlzeiten während der Dienstreise, wie Frühstück, Mittagessen und Abendessen.
6. Kommunikationskosten: Dazu gehören Telefonanrufe, Internetnutzung und andere Kommunikationsausgaben, die während der Dienstreise angefallen sind.
7. Geschäftsausgaben: Hierunter fallen alle mit der Dienstreise verbundenen geschäftlichen Ausgaben, wie Konferenzgebühren, Tagungsmaterialien und Ähnliches.
8. Bewirtungen: Wenn Mitarbeitende während der Dienstreise auswärts beispielsweise mit Kunden essen gehen, so muss explizit nach Bewirtungsbelegen gefragt werden. Dieser muss Angaben zum Datum, Ort der Bewirtung und dem konkreten Anlass der Bewirtung enthalten.
9. Zusammenfassung der Gesamtausgaben: Die Gesamtausgaben, einschließlich aller geltenden Steuern und Gebühren, sollten deutlich erkennbar sein.
10. Unterschriften und Genehmigungen: Die Reisekostenabrechnung muss von einem Vorgesetzten genehmigt werden. Vergessen Sie nicht Ihre Unterschrift.

Die Abrechnung von Reisekosten kann viel Zeit in Anspruch nehmen – umso wichtiger ist es, dass Sie nicht nur die 7 Schritte bei der Reisekostenabrechnung beachten, sondern auf eine effiziente Software zurückgreifen, die die Finanzabteilung bei der Abrechnung von Reisekosten um ein Vielfaches entlastet.

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