5 Tipps auf dem Weg zur digitalen Kanzlei

Dieser Artikel beschreibt 5 Tipps welche Kanzleien dabei helfen können, sich digitaler aufzustellen.

Die Digitalisierung ist aus unserem (Berufs-)Alltag nicht mehr wegzudenken, dennoch sind teilweise ganze Branchen bis heute skeptisch, ob eine digitale Transformation ihnen einen wirklichen Mehrwert bringt. Die Antwort lautet jedoch immer: ja! Eine digitale Transformation bietet den KMUs ebenso wie einer Kanzlei einen beträchtlichen Mehrwert, egal ob nun eine erhebliche Zeit-, Kosten- oder Ressourcenersparnis. Digitale Tools helfen, wo sie nur können und erleichtern uns den Arbeitsalltag. Doch es gibt wichtige Faktoren, auf die eine Kanzlei vor und während der Implementierung digitaler Tools achten sollte. Dieser Artikel gibt Ihnen 5 wichtige Tipps mit auf den Weg hin zur digitalen Kanzlei.

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1. Lassen Sie sich von der Digitalisierung nicht abschrecken

Eine Untersuchung der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) von 2019 zeigt, dass viele Kanzleien Bedenken gegenüber dem organisatorischen Aufwand für die Kanzlei und der IT-Weiterbildung ihrer Belegschaft haben, wenn es um Digitalisierungsinitiativen geht. Deswegen ist es wichtig, dass Anwendungen benutzerfreundlich, einfach zu verstehen und intuitiv bedienbar sind. Dadurch ist eine schnelle Implementierung und ein einfaches Onboarding der Mitarbeitern und Mandanten gewährleistet. So können Steuerkanzleien und Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und gut gewappnet in die Zukunft blicken. In diesem Fall stellen kostenlose Testversionen eine gute Möglichkeit dar, sich mit einem Tool vertraut zu machen und es lässt sich schnell erkennen, ob ein Tool seinen Mehrwert nur verspricht oder auch hält.

2. DSGVO & GoBD-Konformität

Der zweite und wohl wichtigste Tipp ist, sich der Rechtskonformität im Unternehmen implementierter Softwarelösungen sicher zu sein. Da das Tagesgeschäft einer Kanzlei die Handhabung steuerlich relevante Dokumente beinhaltet, muss sichergestellt werden, dass bei einer digitalen Verarbeitung dieser Daten auf GoBD-Konformität geachtet wird. Steuerkanzleien sollten daher in jedem Fall ein entsprechendes GoBD-Testat bei der Auswahl des richtigen digitalen Tools anfordern. Nur so können Steuerberater sicherstellen, dass die Daten Ihrer Mitarbeiter und gegebenenfalls Mandanten nachvollziehbar bleiben und somit den Grundsätzen der GoBD entsprechen.

3. Kompatibilität zu gängigen Anwendungen

Heutzutage werden von Unternehmen immer mehr digitale Anwendungen genutzt, somit muss man bei einem digitalen Tool stets darauf achten, dass die Lösung mit den bereits vorhandenen Anwendungen kompatibel ist. Direkte Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen wie DATEV oder HR-Lösungen wie Personio dienen als Brücke zwischen Mandant und Steuerberater und sind daher empfehlenswert. Am Ende bringt ein noch so tolles digitales Tool gar nichts, wenn es sich nicht optimal in die bestehende Software-Landschaft des Unternehmens einbetten lässt oder erst massive Anpassungen nötig sind.

4. Augen auf beim Einkauf

Bevor Sie sich blindlings für ein gut beworbenes Tool entscheiden, setzten Sie sich aktiv damit auseinander, was Ihre Kanzlei wirklich benötigt. Gerade wenn eine Kanzlei in Sachen Digitalisierung noch am Anfang steht, empfiehlt es sich zu analysieren, an welchen Stellen Investitionen wirklich lohnen – gezielte kleine Schritte bringen oft mehr als unspezifische „Digitalstrategien“. Stellen Sie sich die Frage, was Sie sich von einem digitalisierten Prozess versprechen und lassen Sie sich diesbezüglich beraten. Ein beispielsweise zu komplexes Tool, welches zwar einen manuellen Prozess ersetzt, ist nicht automatisch hilfreich. Sollte die Implementierung bereits viel zu lang dauern, hat man sich am Ende keine Zeit und somit kein Geld gespart. Um eine Anwendung vor dem Kauf bereits eingehend zu testen, stellen viele Unternehmen kostenlose Testversionen zur Verfügung. Testen Sie ein Produkt eingehend und finden Sie heraus, ob es Ihnen einen Mehrwert bietet. Ein digitales Tool sollte schlussendlich den Zweck haben, auf Ihre Kanzlei angepasst, Prozesse zu optimieren, zu vereinfachen und somit zu beschleunigen.

5. Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein

Ein weiterer wichtiger Tipp ist es, seine Mitarbeiter in den Prozess der digitalen Transformation einzubinden. Indem Sie Umstellungen im Unternehmen offen kommunizieren, schaffen Sie Vertrauen, zudem verfügen Arbeitnehmende über wertvolle Insights, wenn es darum geht, Prozesse zu identifizieren, welche ineffektiv und veraltet sind. Wenn Sie nun Ihr Unternehmen digitaler gestalten wollen, gehen Sie auf Ihre Mitarbeiter zu und finden Sie heraus, wo Verbesserungsbedarf herrscht und wo digitale Tools hilfreich sind. Schlussendlich sind es die Mitarbeiter, welche in Zukunft mit diesen Anwendungen arbeiten müssen. Es gilt, Mitarbeiter von Anfang an in Veränderungsprozesse offen einzubeziehen und sie nicht ins kalte Wasser zu werfen. An dieser Stelle muss die häufig vergessene Buchhaltung genannt werden, in welcher digitale Prozessoptimierung nicht nur viele Stunden, sondern somit auch viel Geld sparen kann.

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