Digitale Rechnungsverarbeitung: Die 7 Schritte des Rechnungsworkflows

Was ist die digitale Rechnungsverarbeitung?

Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung geht es darum, den kompletten Rechnungsworkflow zu digitalisieren. Alle Schritte vom Rechnungseingang bis zur Zahlungsfreigabe werden über geeignete Software digital abgebildet. Neben Eingangsrechnungen von Zulieferbetrieben oder Dienstleistungsunternehmen können Sie so zum Beispiel auch die Reisekosten und Spesen Ihrer Mitarbeitenden elektronisch erfassen und verwalten.

Die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht es Ihnen, die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen zu reduzieren. Stattdessen können Sie mithilfe der Digitalisierung und KI-gestützter Funktionen viele Schritte sogar automatisieren. So beschleunigen Sie Ihre Rechnungsprozesse.

Weitere Vorteile eines digitalen, automatisierten Rechnungsworkflows sind:

• Reduktion von Kosten durch schnellere Abläufe und das Wegfallen von Druck- und Lagerkosten für Ihre Papierbelege
• Austausch von Informationen ohne Medienbruch
• Effizientere Zusammenarbeit im Team
• Besserer Überblick über Ihre Rechnungen
• Mehr Transparenz im Workflow
• Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle benötigten Daten
• Verringerung von manuellen Fehlern und Datenverlust
• Rechtskonforme Archivierung
  
  

Mehr dazu, warum Sie Ihre Belege digitalisieren sollten und wie das funktioniert, lesen Sie in unserem Blogartikel Rechnungen digitalisieren: Vorteile, Herausforderungen und Möglichkeiten.

Ausgangsrechnung vs. Eingangsrechnung

Im Rechnungsmanagement unterscheidet man zwischen Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen.

Eingangsrechnungen sind alle Rechnungen, die in Ihrem Unternehmen eingehen und Forderungen von Dritten enthalten. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Sie Waren bei einem Zulieferbetrieb bestellt oder eine Agentur beauftragt haben.

Wollen Sie Ihrerseits erbrachte Leistungen abrechnen, zum Beispiel Ihrer Kundschaft den Kauf von Produkten oder Dienstleistungen in Rechnung stellen, erstellen Sie eine Ausgangsrechnung. Wenn diese bei Ihrer Kundschaft eingeht, wird sie aus deren Sicht zu einer Eingangsrechnung.

Ausgangs- und Eingangsrechnungen sind somit im Grunde dasselbe Dokument, jedoch aus unterschiedlichen Perspektiven betrachtet: einmal aus der Sicht der rechnungsstellenden und einmal aus der Sicht der rechnungsempfangenden Partei.

Für beide Rechnungsarten sollten Sie in Ihrem Unternehmen geeignete Workflows für den richtigen Umgang mit ihnen aufsetzen. In beiden Fällen kann Ihnen die Digitalisierung dabei die Arbeit erheblich erleichtern.

Lesetipp: Mehr zur Verwaltung von Ausgangsrechnungen erfahren Sie in unserem Whitepaper Ausgangsrechnungen rechtssicher verschicken & verwalten. Welche Fallstricke Ihre Buchhaltung dagegen bei Eingangsrechnungen beachten sollte, können Sie in unserem Whitepaper Eingangsrechnungen rechtssicher bearbeiten nachlesen.

Elektronische Rechnungen verarbeiten mit geeigneter Software

Um digitale Rechnungen zu erstellen, zu bearbeiten und revisionssicher abzulegen, benötigen Sie eine geeignete Software für das Rechnungsmanagement. Damit Sie dabei auch wirklich eine komplette Prozessdigitalisierung sicherstellen können, sollten Sie darauf achten, dass sich Ihre gewählte Lösung problemlos in andere Systeme integrieren lässt. Sinnvoll sind zum Beispiel Schnittstellen zu:

• ERP-Systemen
• Buchhaltungssystemen
• Dokumentenmanagement-Systemen
• HR- und Lohnbuchhaltungssystemen
• Reisekosten-Software und Travel-Systemen
  
  

Unsere Software für die Verwaltung von Auslagen, Spesen und Reisekosten Circula bietet Ihnen unter anderem Integrationen zur ERP-Lösung SAP, zur Buchhaltung mit DATEV, zur HR-Software Personio, zur Finanz-, HR- und Planungslösung Workday sowie zur Reisebuchungsplattform TravelPerk.

So können Sie zum Beispiel die Daten aus Ihren digitalen Mitarbeiterakten einfach zu Circula übertragen, automatisch die getätigten Reisebuchungen importieren, diese für die Rückerstattung vorbereiten und die Reisekostenabrechnungen anschließend direkt an die Lohnbuchhaltung weiterleiten.

So funktioniert der digitale Rechnungsworkflow Schritt für Schritt

Im Folgenden wollen wir uns vor allem der Eingangsrechnungsverarbeitung widmen. Dabei sind insbesondere sieben Schritte zu beachten:

1. Rechnungseingang
2. Rechnungserfassung
3. Rechnungsprüfung
4. Rechnungsbearbeitung
5. Rechnungsfreigabe
6. Buchung
7. Archivierung
   
   

Auch bei der digitalen, automatisierten Rechnungsverarbeitung fallen diese Schritte an, sie gehen jedoch fließender und ohne Medienbrüche ineinander über. Gleichzeitig haben Sie dabei weniger manuellen Aufwand – Ihre digitalen Software-Lösungen übernehmen viele Schritte automatisch für Sie beziehungsweise leisten hilfreiche Vorarbeit.

1. Rechnungseingang

Das Ziel eines digitalen Rechnungseingangs ist, dass Sie Ihre Rechnungen, egal aus welchen Kanälen sie kommen, zentral sammeln und in ein digitales Format bringen. Ob Sie nun weiterhin Rechnungen in Papierform über die Post bekommen und abfotografieren oder einscannen, Belege als Bild- oder PDF-Datei per E-Mail empfangen, diese in einer mobilen App erfassen oder sich Rechnungen aus einem Drittsystem ziehen – mit einer geeigneten Rechnungsmanagement-Software können Sie grundsätzlich Dokumente in unterschiedlichen Formaten verarbeiten. Dafür wandelt die Software das Schriftstück in eine bearbeitbare E-Rechnung um – womit wir auch gleich zum zweiten Schritt kommen.

2. Rechnungserfassung

Die Rechnungserfassung beschreibt den Vorgang, bei dem die Inhalte und wichtigsten Datensätze aus den eingegangenen Rechnungen extrahiert werden. Mithilfe von OCR-Technologie (Optical Character Recognition) erkennt die Rechnungsmanagement-Software das Dokument als Rechnung (oder eben auch als Bestellung, Lieferschein oder ein anderes Dokument) und klassifiziert es entsprechend. Dann zieht sie sich die relevanten Informationen aus dem Dokument. Bei einer Rechnung sind das vor allem Angaben zur rechnungsstellenden und zur rechnungsempfangenden Partei, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum sowie eine Beschreibung der erbrachten Leistung und der jeweilige Rechnungsbetrag.

Bei der manuellen Rechnungsverarbeitung müssten Sie all diese Informationen mühsam abtippen, was die Fehleranfälligkeit drastisch erhöht und natürlich unnötig viel Zeit kostet. Stattdessen wird die Rechnung bei der digitalen Rechnungsverarbeitung automatisch in eine Datei mit allen wichtigen Informationen umgewandelt, die Sie einfach bearbeiten und durchsuchen können.

3. Rechnungsprüfung

Während der digitalen Rechnungserfassung wird Ihre Rechnung auch direkt auf ihre Richtigkeit geprüft – und zwar sowohl formal als auch sachlich.

Formale Rechnungsprüfung

Bei der formalen Richtigkeit geht es um die Frage, ob alle gesetzlichen Vorgaben umgesetzt und alle Pflichtangaben vorhanden sind. Laut § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten, um die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug zu erfüllen:

• Name und Anschrift der rechnungsstellenden Person oder Organisation
• Name und Anschrift der rechnungsempfangenden Person oder Organisation
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsausstellung
• Rechnungsnummer
• Art sowie Menge der gelieferten Ware bzw. Umfang der erbrachten Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung
• Steuersatz oder Informationen zur Steuerbefreiung
• Rechnungsbetrag
  
  

Bei einer Rechnung von maximal 250 Euro, einer sogenannten Kleinbetragsrechnung, gehören laut § 33 UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) lediglich Name und Anschrift der rechnungsstellenden Partei (des leistenden Unternehmens), das Ausstellungsdatum, Art und Menge bzw. Umfang der Leistung sowie der Rechnungsbetrag (inkl. Steuersatz oder Informationen zur Steuerbefreiung) zu den Pflichtangaben.

Wenn Sie eine Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung nutzen, erkennt diese automatisch fehlende oder fehlerhafte Angaben nach den geltenden Richtlinien.

Sachliche Rechnungsprüfung

Neben der formalen Richtigkeit muss natürlich auch die inhaltliche Richtigkeit überprüft werden, also ob alle vereinbarten Leistungen erbracht und korrekt abgerechnet wurden. Dazu gleicht Ihre digitale Rechnungsmanagement-Software die Daten mit Informationen aus Drittsystemen wie Ihrem ERP-System ab. Sie können die Rechnung mit der passenden Bestellung und dem passenden Lieferschein verknüpfen, sodass Ihre Mitarbeitenden in der Sachbearbeitung alle relevanten Dokumente für die Prüfung griffbereit haben.

4. Rechnungsbearbeitung

Vor allem im Schritt der Rechnungsprüfung kann es zu mehreren Feedback- und Korrekturschleifen kommen. Zudem arbeiten oft mehrere Mitarbeitende an einer Rechnung, um diese nach dem Vier-Augen-Prinzip unter die Lupe zu nehmen, bevor sie freigegeben wird. Das heißt, es werden fleißig Nachrichten und Dokumente hin- und hergeschickt, was den Prozess in die Länge zieht und schnell unübersichtlich wird.

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung lassen sich Rechnungen viel flexibler und effizienter gemeinsam bearbeiten. Sie können direkt an der E-Rechnung Notizen und Vermerke anbringen, Kommentare hinzufügen, wichtige Stellen markieren und Dokumente verlinken. Außerdem können Sie bestimmten Teammitgliedern Aufgaben zuweisen – oder die Software übernimmt das automatisch für Sie, wenn Sie im Vorfeld die zuständigen Mitarbeitenden definieren. So können Sie übrigens auch reibungslose Vertretungspläne aufstellen und Rechnungen bleiben nicht mehr einfach liegen, wenn zuständige Mitarbeitende durch Urlaub oder Krankheit ausfallen.

Über die Software finden die berechtigten Mitarbeitenden direkt an der Rechnung alle wichtigen Informationen und können jeden Schritt im Rechnungsworkflow transparent nachvollziehen. Mehrere Personen arbeiten so ohne Probleme gleichzeitig an einer Rechnung.

5. Rechnungsfreigabe

Wenn an der Rechnung nichts (mehr) formal und sachlich auszusetzen ist, kann sie zur Zahlungsabwicklung freigegeben und an die Buchhaltung weitergereicht werden. Mit einer passenden Schnittstelle zu Ihrem Buchhaltungssystem landen die Rechnungen nach der Rechnungsfreigabe unmittelbar in der Buchhaltung, wo sie ohne Verzögerung weiter bearbeitet werden.

6. Buchung

In der Buchhaltung wird die Rechnung erneut geprüft und dann die Zahlung veranlasst. Auch in diesem Schritt hat die digitale Rechnungsverarbeitung einen entscheidenden Vorteil: Mit einer DATEV-Schnittstelle übermitteln Sie beispielsweise alle relevanten Daten nach der Buchung einfach digital an Ihre Steuerkanzlei.

7. Archivierung

Der letzte Schritt der digitalen Rechnungsverarbeitung beinhaltet die revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung der Dokumente. Hierfür können Sie beispielsweise auch das digitale Archiv Ihres Dokumentenmanagement-Systems anbinden und somit all Ihre geschäftsrelevanten Dokumente zentral ablegen.

Fazit: Mit digitaler Rechnungsverarbeitung schneller zum Ziel

Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung sparen Sie enorm viel Zeit und damit auch Kosten ein. Durchschnittlich dauert die manuelle Erfassung und Prüfung einer einzigen Rechnung etwa eine halbe Stunde. Wenn Sie Ihre Rechnungen digital verarbeiten, ist die Arbeit dagegen oft schon in wenigen Minuten erledigt. Zudem laufen Sie auch weniger Gefahr, dass die Rechnungen unangetastet im Rechnungseingang, in unendlichen Korrekturschleifen oder zwischen verschiedenen Abteilungen hängen bleiben – und dadurch Zahlungsfristen nicht eingehalten werden.

Stattdessen sorgen Sie für einen reibungslosen und transparenten Rechnungsworkflow ohne Medienbrüche. Mit Circula sparen Sie bei Ihren Reisekostenabrechnungen beispielsweise bis zu 80 Prozent Ihrer Zeit ein und Ihre Mitarbeitenden können sich über eine schnelle Rückerstattung ihrer Spesen und Reisekosten freuen.

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