Reisekostenrechner: Vorteile und rechtliche Stolperfallen

Sie haben noch kein digitales Reisekostentool im Einsatz, benötigen aber Ihre Rückerstattung?

Mit Reisekostenrechnern aus dem Internet lassen sich Verpflegungsmehraufwendungen und Kilometerpauschale berechnen sowie zusätzliche Ausgaben hinzufügen – alles innerhalb weniger Minuten.

Aber Achtung: Online Reisekostenrechner sind eine rechtliche Stolperfalle. Sollten Sie mit manuellen Prozessen zu kämpfen haben, sollten Sie besser direkt eine Reisekosten-Software einführen.

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Das kann ein Reisekostenrechner

Mit einem Reisekostenrechner – zum Beispiel als Excel-Datei – können Beschäftigte ihre Reisekosten schnell und einfach selbst ausrechnen. Wer für die Kosten der Geschäftsreise unseren Reisekostenrechner verwendet, profitiert von mehreren Vorteilen:

• Schnelle und automatische Berechnung
• 100 % kostenfrei
• Verpflegungsmehraufwand auf einen Blick
• Einfache Berechnung der Kilometerpauschale
• In wenigen Minuten zum fertigen Dokument

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Grundlagenwissen rund um Reisekosten

Wer sich auf eine Geschäftsreise begibt, egal ob im Inland oder Ausland, trägt dabei immer gewisse Kosten. Diese werden in der Regel vom Unternehmen erstattet. Vorher müssen sie allerdings korrekt aufgelistet werden – und zwar in der Reisekostenabrechnung.

Erstattungsfähige Reisekosten für die Abrechnung sind:

• Verpflegungsmehraufwand
• Übernachtungskosten
• Fahrtkosten
• Reisenebenkosten

Rechtliche Grundsätze für die Reisekostenabrechnung

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn Arbeitnehmende geschäftlich unterwegs sind oder waren. Das heißt, wenn sie außerhalb ihrer festen Arbeitsstätte Tätigkeiten für das Unternehmen ausführen. Dienstreisen müssen dabei nicht immer Auslandsreisen sein. Als Dienstreise gilt eine Auswärtstätigkeit, sobald das Reiseziel außerhalb der Stadtgrenze der ersten Tätigkeitsstätte liegt.

Wie genau eine Reisekostenabrechnung auszusehen hat, ist formal nicht vorgeschrieben. Folgende Angaben und Reisedaten sollten jedoch enthalten sein:

• Wer hat die Dienstreise unternommen? (Name, Mitarbeiternummer)
• Wie lange hat die Reise gedauert?
• Wann wurde die Reise begonnen und wann hat sie geendet?
• Was war das Reiseziel?
• Welchen Zweck hatte die Reise?

Wichtig ist, dass Arbeitnehmende in der Reisekostenabrechnung alle Ausgaben exakt und nachvollziehbar aufführen sowie die entsprechenden Belege aufbewahren und beifügen.

Denn Unternehmen in Deutschland müssen sich an die Grundsätze ordentlicher Buchführung (GoB) halten, egal, ob sie Bücher und Geschäftsunterlagen in physischer oder digitaler Form führen und aufbewahren. Darunter fällt auch die Reisekostenabrechnung.

Was kann der Reisekostenrechner nicht?

Für alle, die keinen Zugang zu einer Reisekosten-Software haben, ist ein Reisekostenrechner ein hilfreiches Tool. Allerdings stößt dieses auch schnell an seine Grenzen, sobald die Zahl der Reisekostenabrechnungen steigt oder es um das Thema Rechtssicherheit geht:

• Weniger übersichtlich: Werden häufiger Reisekostenabrechnungen eingereicht, kann es mit einem Reisekostenrechner schnell mühsam und unübersichtlich werden. Außerdem gehen die Dokumente in der Buchhaltung trotz Online-Berechnung noch einzeln ein.
• Höherer Verwaltungsaufwand: Jedes Reisekostenformular muss separat geprüft und archiviert werden. Das kostet die Buchhaltung wertvolle Zeit, die für wichtigere Aufgaben fehlt.
• GoB und GoBD werden nicht immer eingehalten: Bei kostenlosen Reisekostenrechnern kann eine 100-prozentige Rechtssicherheit nicht garantiert werden. Es kann leicht passieren, dass die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) beeinträchtigt werden. Daraus können sich fehlerhafte Buchungen, Probleme mit dem Finanzamt und interne Fehlrechnungen ergeben. Zusätzlich gibt es für elektronische Daten gemäß der GoBD noch Weiteres zu beachten.

Insgesamt eignet sich ein Reisekostenrechner gut für einmalige Berechnungen oder Kostenvoranschläge. Sollen darüber hinaus regelmäßig und im großen Stil Reisekosten berechnet werden, führt heutzutage kein Weg an einer umfassenden digitalen Lösung vorbei.

Berechnen Sie Ihre Reisekosten sicher und einfach per App

Mit der digitalen Reisekostenabrechnung von Circula können Sie auf Reisekostenrechner und einzelne Dokumente verzichten. Per App erfassen Sie bereits während der Dienstreise alle relevanten Daten digital. So behalten Sie auch dann den Überblick, wenn sich die Reisekostenabrechnungen in der Buchhaltung häufen.

Außerdem müssen Sie sich keine Gedanken um rechtliche Vorgaben machen: Alle Anforderungen an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung sowie örtliche Vorschriften werden erfüllt.

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