Dienstreiseantrag: So klappt es mit der Geschäftsreise

Eine Dienstreise ist Arbeitszeit und sowohl ins In- als auch Ausland mit einem nicht unerheblichen bürokratischen Aufwand verbunden. Deutlich effizienter kann das gesamte Verfahren durch einen Dienstreiseantrag gestaltet werden, insbesondere beim Planen der Geschäftsreise und der Abrechnung. 

Ein Dienstreiseantrag, kurz Reiseeintrag, ist wichtig, um Informationen sowie Prozesse zu übermitteln. Das spart auf der einen Seite Zeit und zum anderen Aufwand. Darüber hinaus ist der Dienstreiseantrag ebenfalls in versicherungstechnischer Hinsicht von größerer Bedeutung. 

Sollte es auf der Dienstreise zum Beispiel zu einem Unfall kommen, greift die entsprechende Versicherung nur unter der Voraussetzung, dass eine Genehmigung des Reiseantrages vorliegt. 

Sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmenden bietet der Dienstreiseantrag mehrere Vorteile. Er ermöglicht eine effektive und strukturierte Planung der Dienstreise, es gibt keine Missverständnisse und Arbeits- sowie Zeitaufwand werden reduziert.

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Was ist ein Dienstreiseantrag?

Im Dienstreiseantrag werden per Definition die relevanten Daten einer bevorstehenden Geschäftsreise zusammengefasst. Der Zweck des Reiseantrages besteht darin, sowohl der Geschäftsführung als auch der Buchhaltung darzulegen, welche Kosten aus welchen Gründen für die Reise anfallen werden. So ist es nachvollziehbar, ob die Geschäftsreise ins Budget passt. 

Darüber hinaus ist es eine Aufgabe des Dienstreiseantrages, die Reisenden im Hinblick auf Haftung und Fürsorgepflicht seitens des Arbeitgebers zu sensibilisieren. Das betrifft unter anderem das Thema Datenschutz auf der Reise. 

Zudem sind aus Sicht des Arbeitgebers einige Voraussetzungen zu erfüllen, damit die sogenannte Dienstreisegenehmigung erteilt wird. Diese ist die Basis dafür, dass die Dienstreise anschließend angetreten werden darf.

Nicht zu verwechseln ist der Dienstreiseantrag mit einem Reisekostenantrag. Im Unterschied zum Dienstreiseantrag wird der Reisekostenantrag nach Beendigung der Geschäftsreise gestellt. Dort werden alle relevanten Ausgaben aufgelistet, die während der Dienstreise entstanden sind. Das sind insbesondere: 

• Übernachtungskosten
• Verpflegungskosten
• Transportkosten
• Sonstige Ausgaben

Der Antrag auf Genehmigung einer Dienstreise enthält somit die Reisedaten und voraussichtlichen Aufwendungen, während der Reisekostenantrag sich mit den tatsächlich angefallenen Kosten beschäftigt.

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Dienstreiseantrag richtig stellen – Schritt-für-Schritt-Anleitung

Es existieren zwei Möglichkeiten, wie ein Dienstreiseantrag gestellt werden kann:

1. Dienstreiseantrag als Vorlage (zum Beispiel als PDF)
2. Travel-Management-System (TMS)

Welche Option im jeweiligen Unternehmen genutzt wird, ist in der Regel in der sogenannten Reiserichtlinie festgehalten. Häufiger ist ein Formular per Hand auszufüllen, welches den Dienstreiseantrag darstellt. Dazu nutzen zahlreiche Unternehmen eine Dienstreiseantrag-Vorlage als PDF, die online zur Verfügung steht und heruntergeladen werden kann. 

Alternativ gibt es eine Art digitale Plattform, ein Travel-Management-System wie zum Beispiel TravelPerk. Darüber kann der gesamte Dienstreiseantrag digital abgewickelt werden, angefangen vom Ausfüllen des Antrages bis hin zur Genehmigung der Geschäftsreise. 

In der Übersicht beinhaltet das Stellen eines Dienstreiseantrages folgenden Ablauf:

1. Ausfüllen des Dienstreiseantrages (manuell oder per TMS) mit allen relevanten Eckdaten
2. Einreichen des Antrages zur Genehmigung durch Vorgesetzte
3. Antrag wird abgelehnt oder genehmigt
4. Bei Genehmigung kann die Dienstreise anschließend stattfinden
5. Reisekostenantrag manuell oder digital nach Beendigung der Geschäftsreise stellen

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Welche Angaben gehören in den Antrag?

Es gibt keine pauschal geltenden bzw. offiziellen Vorgaben, welche Angaben ein Dienstreiseantrag zwingend enthalten muss. Stattdessen hat jeder Arbeitgeber die Möglichkeit, seine eigenen Richtlinien zu verfassen. Im Allgemeinen sind es jedoch folgende Angaben, die der Antrag auf eine Dienstreise enthält:

• Daten zu den Reisenden
• Datum des An- und Abreisetages
• Ziel der Dienstreise
• Grund der Geschäftsreise
• Name der Vorgesetzten
• Kostenstelle für die Reisekosten
• Auflistung der Kosten nebst Kategorien
• Zusätzliche Angaben

Je vollständiger die Angaben im Dienstreiseantrag sind, desto schneller ist eine effektive Bearbeitung bzw. Genehmigung der Geschäftsreise möglich. Es geht darum, dass auf einen Blick ersichtlich ist, ob die im Unternehmen geltenden Voraussetzungen für die Genehmigung der Geschäftsreise erfüllt sind. 

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Wie läuft die Genehmigung der Geschäftsreise ab?

Nach dem Einreichen des Dienstreiseantrages haben Vorgesetzte bzw. damit betraute Mitarbeitende die Aufgabe, eine Prüfung vorzunehmen. Die relevanten Prüfpunkte sind vor allem: 

• Notwendigkeit der Dienstreise
• Einhaltung des Budgets
• Abstimmung mit sonstigen Terminen
• Klärung von Anforderungen

Werden diese Voraussetzungen erfüllt, findet eine Genehmigung der Geschäftsreise statt. Andernfalls lehnen die Vorgesetzten für diese Dienstreise den Antrag ab. Die jeweilige Entscheidung wird anschließend den Mitarbeitenden mitgeteilt. 

Nach einer Genehmigung erfolgen Planung und Buchung der Dienstreise. Innerhalb der Nachbereitung wird oftmals ein Antrag auf Abrechnung der Reisekosten und Erstattung durch den Arbeitgeber gestellt.

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Tipps für eine schnelle Bearbeitung

Es gibt einige Tipps, die dabei helfen, für eine möglichst schnelle Bearbeitung des Dienstreiseantrages zu sorgen. Hilfreich sind insbesondere die folgenden Ratschläge:

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Bereithalten sämtlicher Informationen

Wenn Mitarbeitende den Dienstreiseantrag stellen, sollten alle notwendigen Informationen zur Hand sein. Das sind in erster Linie Reiseziel und Reisedaten, mögliche Kosten, Unterkunft sowie Transportmittel.

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Formular oder Vorlage nutzen

Damit alle relevanten Daten im Dienstreiseantrag enthalten sind, ist es sinnvoll, eine vorgefertigte Vorlage oder ein Formular zu nutzen. Diese stellen zahlreiche Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden zur Verfügung. 

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Präzises Zusammenfassen der Informationen

Der Dienstreiseantrag sollte keine ausschweifenden Formulierungen enthalten, sondern prägnant und präzise Informationen liefern. Mitarbeitende sollten sich auf die wesentlichen Angaben konzentrieren, die für die Genehmigenden relevant sind.

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Reisemanagement-Software und Online-Tools

Sehr zeitsparend sind das Ausfüllen und das anschließende Genehmigen eines Dienstreiseantrages mittels Online-Tools oder einer Reisemanagement-Software. Oft wird dadurch im Vergleich zu einem manuellen Antrag viel Zeit eingespart.

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Planung der vermutlichen Kosten

Zu einer schnellen Bearbeitung des Dienstreiseantrages trägt bei, wenn die voraussichtlichen Kosten bekannt sind. Diese beziehen sich vor allem auf die Übernachtung, die Verpflegung und den Transport zur bzw. während der Geschäftsreise. 

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Genehmigende kennen

Im Vorfeld sollte den Mitarbeitenden bekannt sein, wer für eine Genehmigung des Dienstreiseantrages zuständig ist. Es wird den Prozess beschleunigen, wenn die relevanten Personen namentlich bekannt sind. 

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Digitale Unterschrift oder automatische Freigaben

Zeit sparen lässt sich bei der Genehmigung des Dienstreiseantrages dadurch, dass digitale Unterschriften oder automatische Freigaben in Anspruch genommen werden können. Ebenfalls trägt das frühzeitige Einreichen des Reiseantrages dazu bei, dass keine Verzögerungen stattfinden und eventuelle Fragen rechtzeitig zu klären sind.

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Dienstreiseantrag: Muster

Effektiv und zeitsparend ist ein Dienstreiseantrag per Vorlage, zum Beispiel als PDF-Download. Stellt das Unternehmen kein eigenes Formular oder ein Muster zur Verfügung bzw. nutzt eine digitale Plattform, nutzen Sie einfach eine PDF-Vorlage als Download.

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Beispiel für einen vollständigen Antrag

Im Folgenden geben wir Ihnen ein Beispiel, wie ein vollständig ausgefüllter Dienstreiseantrag aussehen kann.

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Dienstreiseantrag

Abteilung: Vertrieb II

Mitarbeiter: Max Mustermann

Position: Teamleiter

Reisezeitraum: 15. März 2025 (Beginn) bis 22. März 2025 (Ende)

Reiseziel: München

Reisezweck: Implementierung einer Software beim Kunden

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Reiseart: Flugreise aufgrund geringerer Kosten und Zeitersparnis

Hotel: HRS Hotel München

Anzahl Übernachtungen: 6

Zimmerkategorie: Einzelzimmer

Frühstück: Ja

Mittagessen: Nein

Abendessen: Ja

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Geschätzte Kosten:

Reisekosten (Flug): 360 Euro (Hin- und Rückflug)

Übernachtungskosten: 600 Euro

Verpflegungskosten: 180 Euro

Sonstige Kosten (Taxi): 50 Euro

Gesamtkosten: 1.190 Euro

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Sonstige Bemerkungen: Keine

Genehmigung und Unterschrift durch Geschäftsführende

Datum: 25. Februar 2025

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Häufige Fehler und wichtige Tipps

Im Zusammenhang mit einem Dienstreiseantrag gibt es häufigere Fehler, die zu Verzögerungen führen. Aus dem Grund nennen wir im Folgenden einige Fehler und geben Ihnen Tipps, wie Sie diese und damit auch Verzögerungen bei der Genehmigung des Dienstreiseantrages vermeiden können.

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Diese Angaben fehlen oft

Die folgende Checkliste enthält typische Fehler im Zusammenhang mit dem Reiseantrag und eine kurze Erklärung, wie Sie diese vermeiden.

• ‍Reisedaten unklar: Machen Sie exakte Angaben zum geplanten Datum nebst Uhrzeit (Beginn und Ende) der Geschäftsreise.
• ‍Fehlendes Reiseziel: Tragen Sie in den Antrag den exakten Ort, also das Ziel der Geschäftsreise, ein.
• ‍Unvollständige Angabe der Kosten: Geben Sie im Antrag auf jeden Fall die geschätzten Reisekosten nebst Spesen an.
• ‍Keine ausreichende Erklärung des Reisezwecks: Damit die zuständigen Mitarbeitenden den Dienstreiseantrag genehmigen können, ist es wichtig, den Zweck der Reise anzugeben und damit zu begründen, warum die Geschäftsreise notwendig ist.
• ‍Fehlen der Unterschrift oder Genehmigung: Vorgesetzte bzw. zuständige Mitarbeitende müssen den Dienstreiseantrag genehmigen und unterschreiben.

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So vermeiden Sie Verzögerungen

Folgende Tipps helfen dabei, dass der Dienstreiseantrag möglichst schnell und ohne Verzögerungen genehmigt wird.

• Vorgaben und Richtlinien des Unternehmens beachten
• Frühzeitiges Einreichen des Antrages
• Ausfüllen wirklich aller Felder
• Nachvollziehbare Angaben machen
• Falls möglich: Digitales Einreichen in Anspruch nehmen (Online-Formular)

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Reisekostenabrechnung nach der Dienstreise – so geht’s schneller!

Nach Beendigung der Dienstreise ist meistens eine Reisekostenabrechnung notwendig. Diesbezüglich gibt es einige Maßnahmen, die dazu führen, dass Abrechnung und Genehmigung der Reisekosten effizient und somit schnell erfolgen. 

Im Überblick sind das:

• Automatisierung durch Software, digitale Tools und Apps
• Standardisierte Vorlagen verwenden
• Eindeutige Reisekostenrichtlinien im Unternehmen
• Digitale Genehmigungen
• Einfache Ablage der Belege und direktes Erfassen
• Automatisierte Plausibilitätsprüfung der Reisekosten

Durch eine effektive Reisekostenabrechnung lassen sich im Unternehmen die Kosten senken, da weniger Bearbeitungszeit benötigt wird. 

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Welche Belege und Daten sind notwendig?

Damit die Reisekostenabrechnung nach der Reisekostenrichtlinie des Unternehmens vollständig ist und schnell genehmigt werden kann, sind zur Auslagenerstattung verschiedene Belege und Daten notwendig. Dazu zählen unter anderem die folgenden Kosten mit den entsprechenden Nachweisen:

• ‍Transportkosten: Originaltickets für die entsprechenden Transportmittel bzw. Kilometerstand (Hin- und Rückfahrt) bei Nutzung eines Autos‍
• Übernachtungskosten: Hotelrechnungen oder sonstige Übernachtungsbelege, zum Beispiel ausgestellt durch eine Pension‍
• Bei einer Pauschale: Angabe Reisedauer und Betrag‍
• Verpflegungskosten: Rechnungen für Mahlzeiten, zum Beispiel in einem Restaurant‍
• Sonstige Reisekosten: Parkgebühren (Parkschein), Mautgebühren und Eintrittskarten, zum Beispiel für Events geschäftlicher Natur

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Digitale Reisekostenabrechnung mit Software

Besonders effektiv und mit Vorteilen verbunden ist eine digitale Reisekostenabrechnung mittels einer Software. Bestens geeignet ist die Software für Reisekostenabrechnungen von Circula. Das Tool ermöglicht eine einfache Erstellung der Abrechnungen. Sämtliche Abrechnungsdetails werden automatisch für DATEV vorstrukturiert. Dadurch ist es der Buchhaltung im Unternehmen möglich, den Transfer der Daten mit wenigen Klicks vorzunehmen. Zudem findet eine deutliche Reduzierung klassischer Fehler statt, die durch einen manuellen Antrag entstehen können.

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Fazit: So stellen Sie Ihren Antrag erfolgreich

Um einen Dienstreiseantrag effizient und erfolgreich zu stellen, ist eine strukturierte Vorgehensweise hilfreich. Grundlage ist, dass alle relevanten Daten und Informationen im Antrag auf die Dienstreise erfasst werden. Ferner hilft ein rechtzeitiges Einreichen und es sollte bekannt sein, wer für die Genehmigung zuständig ist. Darüber hinaus ist es im Hinblick auf die Einhaltung des Budgets wichtig, dass alle voraussichtlich anfallenden Kosten möglichst präzise kalkuliert werden. Besonders effektiv ist ein Dienstreiseantrag mittels PDF-Formular oder einer Software, sodass Ausfüllen und Genehmigen des Antrages digital erfolgen.