Daten statt Bauchgefühl: So gestalten Sie eine zukunftsfähige Benefits-Strategie

Unser aktueller Benefits Report zeigt, dass nur rund 46% der Unternehmen in Deutschland die Nutzung ihrer Benefits systematisch erfassen. In diesem Blogpost erläutern wir, warum das ein Problem sein kann und wie HR-Verantwortliche ihre eigenen Daten für eine nachhaltige Benefits-Strategie nutzen können. Außerdem zeigen wir, wie unsere HR-Abteilung Daten für ihre Benefits-Strategie nutzt.
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Die Notwendigkeit datenbasierter Entscheidungen in der HR-Arbeit

Oftmals fehlende Abstimmung zwischen Finance und HR

Gehen wir erstmal einen Schritt zurück: Laut einer aktuellen Studie von OrgVue (via HR Executive) schätzen nur 25 % aller HR-Entscheider ihre Zusammenarbeit mit Finance als „produktiv” ein. Die Folge dieser mangelhaften Partnerschaft: Wichtige Daten wie Personalkosten, Ausgaben für Benefits und deren ROI werden nicht effektiv für die Entscheidungsfindung genutzt.

Eine aktuelle Gartner-Studie geht sogar noch weiter: Ihr zufolge geben nur 30 % der befragten Finanzvorstände (CFOs) an, dass ihr CHRO (Chief Human Resources Officer) eine Schlüsselrolle in der Unternehmensstrategie spielt und damit die Erwartungen an die Position und das HR-Ressort erfüllt.

Fassen wir zusammen: Viele HR-Verantwortliche sind sich der mangelnden Abstimmung zwischen ihrem und dem Finanzressort bewusst. Die Erwartungshaltung vieler Finanzentscheider geht aber weit über das Thema Abstimmung hinaus: Sie setzen auf eine aktive Beteiligung der Personalabteilung an der Weiterentwicklung der Unternehmensstrategie.

Diese Diskrepanz führt häufig zu Missverständnissen und suboptimalen Entscheidungen, z.B. bei der anstehenden Quartalsplanung.

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Verschiedene Anwendungsfälle für Daten in der HR-Arbeit

Daten spielen eine entscheidende Rolle in mehreren Bereichen der HR-Arbeit. Man spricht hier auch von People Analytics, also dem Erfassen und Umwandeln von HR- und Organisationsdaten in verwertbare Erkenntnisse, z. B. bei:

• Recruiting und Talentakquise: Die Datenanalyse ermöglicht es HR-Teams, Muster in Bewerbungen, Vorstellungsgesprächen und Leistungen zu erkennen. Sie minimieren Vorurteile im Auswahlprozess und optimieren die Rekrutierungsstrategie, indem sie effektive Kanäle identifizieren und Engpässe im Bewerbungsprozess beseitigen, z. B. durch automatische Bestätigungs-E-Mails.
• Mitarbeiterentwicklung und Training: Die Daten helfen dabei, gezielte Schulungen anzubieten, die für das Personal relevant sind und gleichzeitig einen hohen ROI für das Unternehmen erzielen.
• Performance-Management und Mitarbeiterengagement: Echtzeitnahe Daten ermöglichen Leistungsbewertungen, die Messung des Engagements und die Erstellung individueller Verbesserungspläne. Darüber hinaus können durch die Datenanalyse Anerkennungs- und Belohnungsprogramme optimiert werden, um produktive Arbeit zu fördern.
• ‍Workforce-Planung und Optimierung: Die Daten ermöglichen eine Prognose des künftigen Personalbedarfs und unterstützen die Personalplanung auf der Grundlage von Demografie- und Diversitätsdaten. Auf diese Weise können Unternehmen eine vielfältige und integrative Arbeitskultur fördern und ihre langfristige Personalstrategie absichern.

„Datengetriebene Insights sind der Schlüssel, um Benefits-Strategien effizient zu gestalten und die Bindung der Mitarbeitenden zu stärken."

Karen Lindner, VP People & Culture bei Circula​

Was ist eine Benefits-Strategie?

Unter Benefits-Strategie versteht man die Planung und Auswahl von Zusatzleistungen, die ein Unternehmen seinen Mitarbeitenden anbietet, um deren Zufriedenheit und Motivation zu fördern. Ziel ist es, attraktive und steueroptimierte Leistungen anzubieten, die sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die finanziellen Ziele des Unternehmens berücksichtigen.

Warum eine gute Datenlage gerade beim Thema Benefits-Strategie so entscheidend ist

Mit einer guten Datenlage im Rücken können HR-Teams fundierte und zielgerichtete Entscheidungen bei ihrer Benefits-Strategie treffen. Wir bei Circula haben zu diesem Zweck ein Benefits-Dashboard entwickelt. Nutzer unserer Softwarelösung erhalten so Einsicht in die tatsächliche Nutzung und damit den ROI ihrer angebotenen Benefits – und das in Echtzeit.

Dadurch können Benefits flexibel an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst und unnötige Kosten vermieden werden. Datenbasierte Entscheidungen fördern zudem die Zusammenarbeit zwischen HR und Finance, indem sie eine transparente Grundlage für Budgetentscheidungen schaffen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöhen.

Doch welche Möglichkeiten haben Personalverantwortliche neben einem Benefits-Dashboard?

Benefits und Nutzungsdaten: Traditionelle Methoden und ihre Grenzen

Viele HR-Teams verlassen sich immer noch auf traditionelle Methoden, um die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden zu verstehen. Dies gilt insbesondere für das Thema Benefits. Der Prozess ist dadurch jedoch zeitaufwändig und die Beteiligung oft gering. Zu diesen traditionellen Methoden gehören beispielsweise:

1. Mitarbeiterumfragen: In Form von Fragebögen oder digitalen Umfragen, um Feedback zur Nutzung und Zufriedenheit mit den Benefits zu sammeln. Die Rücklaufquote ist oft gering.
2. Manuelle Auswertung von Nutzungsdaten: Eingereichte Belege und Anträge werden manuell ausgewertet. Die Methode ist dementsprechend zeitaufwendig und fehleranfällig.

Einzelgespräche: HR führt persönliche Gespräche mit den Mitarbeitenden, um qualitative Informationen über die Benefits zu erhalten. Diese Methode ist schwer zu standardisieren.

Was HR-Verantwortliche stattdessen tun können

Die verschiedenen Benefit-Stufen

1. Unverzichtbare Benefits

Dazu gehören Benefits, die Mitarbeitende heute von ihrem Arbeitgeber erwarten, z. B. Weihnachtsgeld oder eine betriebliche Altersvorsorge.

2. Beliebte Benefits

Hierzu gehören Benefits, die von den meisten Mitarbeitenden als schönes Extra-Angebot ihres Arbeitgebers gesehen werden, z. B. Mitarbeitergutscheine oder ein Essenszuschuss.

3. Spezielle Benefits

Hierzu gehören Benefits, die den Unterschied bei der Entscheidung für oder gegen einen Arbeitgeber machen, z. B. ein hundefreundliches Büro oder ein freier Tag pro Jahr für soziale Projekte.

In 5 Schritten zu Ihrer Benefit-Strategie

Ein strategisches Benefits-Angebot zeichnet vor allem zwei Dinge aus: Es entspricht den Werten des Unternehmens und ist an die Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst. Doch wie können HR-Verantwortliche dieses Angebot etablieren? Im Folgenden haben wir die fünf wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Benefit-Strategie zusammengefasst:

Schritt 1: Bewerten Sie die aktuelle Situation

Starten wir mit den Grundlagen: Wie zufrieden sind Ihre Mitarbeitenden heute mit den angebotenen Benefits? Und wie gut ist Ihr Benefit-Angebot im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern? Das können Sie zum Beispiel durch die Durchführung einer internen Umfrage herausfinden.

Schritt 2: Legen Sie einen Zweck fest

Welchen Zweck wollen Sie mit Ihrer Benefit-Strategie verfolgen? Dieser Zweck kann ganz unterschiedlich aussehen: die Leistung Ihrer Mitarbeitenden steigern, Ihre Unternehmensmarke steigern oder neue Talente anziehen. Legen Sie diesen Zweck unbedingt verbindlich fest.

Schritt 3: Setzen Sie sich konkrete Ziele

Welche anderen Ziele verfolgen Sie in Ihrer Personalabteilung? Müssen Sie die Fluktuationsrate um 8 % senken? Oder 20 neue Mitarbeitende einstellen? Die Ziele Ihrer Benefit-Strategie sollten immer mit diese anderen HR-Zielen verknüpft sein. Dabei ganz wichtig: Setzen Sie sich realistische Ziele.

Schritt 4: Entwerfen Sie einen Aktionsplan

Was bedeuten Ihre Pläne für Ihr aktuelles Benefits-Angebot? Nutzen Sie die verschiedenen Benefit-Stufen (s.o.), um Ihr Benefit-Angebot aufzubauen oder zu erweitern.  

Schritt 5: Kommunizieren Sie Ihr Angebot

Ihr Aktionsplan muss klarmachen, wie Ihr Benefit-Angebot künftig an Mitarbeitende und Interessenten kommuniziert wird. Nehmen Sie eine Marketing-Perspektive ein und wählen Sie den richtigen Kanal für die richtige Zielgruppe. Job-Interessenten erreichen Sie beispielsweise am besten über Onlineplattformen wie LinkedIn.

Wie unser HR-Department Daten für seine Benefits-Strategie nutzt

Im Folgenden erklärt unsere VP People & Culture Karen Lindner, wie das HR-Team bei Circula Daten nutzt, um bessere strategische Entscheidungen treffen zu können:

Datenbasierte Entscheidungen im HR-Bereich: Wie schätzt du die aktuelle Lage ein?

Personalverantwortliche aller Branchen stellen sich derzeit ähnliche Fragen: Wie können wir uns differenzieren? Was müssen wir tun, um die richtigen Talente zu gewinnen und zu halten? Und was machen wir, wenn es um Gehaltserhöhungen geht? Bei Circula haben wir deshalb Corporate Benefits wie das Mobilitätsbudget oder den Sachbezug eingeführt. Das Feedback der einzelnen Mitarbeitenden ist dann oft positiv, aber der richtige Einblick in die Wirksamkeit dieser Maßnahmen fehlt in vielen HR-Abteilungen noch. Die Folge ist, dass die HR-Abteilung aufwändig Feedback von den Mitarbeitenden einholen muss und keine datenbasierten Aussagen über die Wirksamkeit ihrer Benefits-Maßnahmen gegenüber z.B. der Finanzabteilung machen kann.

Wie geht das HR-Department bei Circula mit diesem Problem um?

Künftig können wir unser neues Circula Benefits Dashboard einsetzen. Damit erhalten wir einen Überblick über wichtige Daten wie die Gesamtzahl unserer aktiven Benefits-User, die Gesamtsumme der Auszahlungen und vieles mehr. Die Informationen aus dem Dashboard werden wir für unsere Vierteljahresberichte an unser Management Team nutzen. Wir erhoffen uns hier auch wichtige Insights für die Budgetplanung, die ich zusammen mit unserem CFO regelmäßig vornehme.

Was sind aus deiner Sicht die wichtigsten Punkte für eine effektive Benefits-Strategie?

Ich sehe hier vier Punkte, die HR-ler im Blick behalten sollten: Der Unternehmenskontext: Was ist unsere Firmen-DNA? Welche Ziele möchte ich durch die Einführung von Benefits erreichen? Und was nutzt meiner Zielgruppe (den Mitarbeitenden) am meisten? Einfachheit schlägt Komplexität: Wir bei Circula haben uns zum Beispiel bewusst dafür entschieden, eine begrenzte Anzahl an Benefits einzuführen (Mobilitätsbudget, Internetpauschale, Essenspauschale, Urban-Sports-Club-Mitgliedschaft), die gut zu den Bedürfnissen unserer Belegschaft passt und möglichst viele von ihnen erreicht. Praktikabilität: Wie viel Aufwand kommt da eigentlich auf uns zu? Kommunikation: Sprecht über eure Benefits! Ob beim Onboarding, im Intranet, per E-Mail oder Slack.

Wie Daten aus dem Circula Benefits Dashboard Ihre Benefits-Strategie unterstützen können

Datenzugang und Überblick verschaffen

Die Nutzer können sich in das Dashboard einloggen, um einen Überblick über alle angebotenen Benefits zu erhalten. Hier sehen sie Kennzahlen wie die Anzahl der aktivierten Nutzer, Adoptionsraten und die Gesamtauszahlungen pro Monat. Diese Echtzeitdaten bieten sofortige Transparenz über die Nutzung der Benefits.

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Analyse der Adoptionsraten und Nutzungsmuster

Mit Hilfe des Dashboards können Nutzer feststellen, welche Benefits von den Mitarbeitenden besonders häufig genutzt werden und welche weniger beliebt sind. So können sie die Adoptionsraten der verschiedenen Angebote prüfen und Trends identifizieren.

Budget und Kosten überwachen

Circula Nutzer können mit dem Benefit Dashboard auch ihre monatlichen und jährlichen Gesamtauszahlungen für jedes Benefit überwachen und ihre Budgetplanung optimieren. Das Dashboard zeigt ihnen detailliert, wie viel jeder Benefit pro Mitarbeiter kostet.

Datenbasierte Berichte erstellen

Aus dem Benefit-Dashboard können Berichte im CSV- oder Excel-Format heruntergeladen werden, um sie mit der Finanzabteilung oder dem Management zu teilen. Mit diesen Berichten kann die Effektivität des Benefits-Programms klar kommuniziert werden.

Feinabstimmung der Benefits-Strategie

Nutzer können ihre Benefits-Strategie auf Grundlage der im Dashboard verfügbaren Daten dynamisch anpassen. Hier können sie Bereiche identifizieren, in denen sich das Nutzungsverhalten verändert hat, und entsprechend nachjustieren.

„Ein strukturiertes Vorgehen mit einem Dashboard wie unserem stellt sicher, dass jede Entscheidung datenbasiert und fundiert ist – und das steigert die Effizienz und Zufriedenheit unserer Mitarbeitenden."

Karen Lindner, VP People & Culture bei Circula​

Fazit

Eine datenbasierte Benefits-Strategie ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit. Mit Tools wie dem Circula Benefits Dashboard können Unternehmen tiefere Einblicke in die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden gewinnen und die richtigen Maßnahmen ergreifen, um die Mitarbeiterbindung zu stärken und die Kosten im Blick zu behalten.

Durch die systematische Analyse von Nutzungsdaten und eine enge Zusammenarbeit zwischen HR und Finance können beide Abteilungen strategische Partner werden, die das Unternehmen zukunftssicher aufstellen.

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