Gastbeitrag: Case Study von Agile Heroes

Erfahrungsbericht der Agile Heroes. Sie arbeiten seit 2020 mit Circula und sind ausgesprochen zufrieden damit. Der Weg dahin, ein passendes Buchhaltungs Tool zu finden war allerdings nicht immer einfach.

Gastbeitrag von Annika Zweimüller, Agile Heroes

Wir bei den Agile Heroes arbeiten seit letztem Jahr mit Circula und sind ausgesprochen zufrieden damit. Der Weg dahin, ein passendes Buchhaltungstool zu finden, war allerdings nicht immer einfach. Umso glücklicher sind wir jetzt darüber, das richtige Tool gefunden zu haben.

Reisekostenabrechnung leicht gemacht

Obwohl die Anzahl der Reisen infolge der Corona-Krise im letzten Jahr zurückging, nutzen wir Circula dennoch regelmäßig und es erleichtert uns allen, aber insbesondere unserer Buchhaltung, den Alltag. Als Trainings- und Beratungsinstitut für Unternehmen in ganz Deutschland sind unsere Agile Heroes Trainerinnen und Trainer immer viel unterwegs – zumindest zu Nicht-Corona-Zeiten. Dabei entstehen selbstverständlich regelmäßig viele Reisekosten, die abgerechnet werden müssen. Bevor wir 2020 zu Circula gewechselt haben, haben wir versucht, uns unsere Buchhaltung mithilfe eines anderen Tools und zeitweise Excel-Tabellen zu erleichtern, doch mussten wir schnell feststellen, dass wir uns für das falsche Tool entschieden hatten. Obwohl alle Mitarbeiter gut damit umgehen konnten, war diese Vorgehensweise sehr fehleranfällig und bereitete nicht nur unserer Buchhaltung große Kopfschmerzen. Eine Änderung musste her. Vor allem von Seiten unserer reisenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kamen Beschwerden und uns allen war klar, dass wir uns hier etwas Neues einfallen lassen müssen.

Die Suche nach einem passenden Tool

Als agiles Unternehmen konnten wir auf keinen Fall akzeptieren, dass wir bezüglich unserer Mitarbeiterauslagen keine flexible und zufriedenstellende Lösung finden konnten. Also starteten wir eine umfassende Analyse unseres bisherigen Buchhaltungstools und stellten uns die Frage „Was erwarten wir eigentlich von einer geeigneten Buchhaltungssoftware?“. Es war uns wichtig, zunächst klarzustellen, worauf wir überhaupt Wert legen, um dann gezielt die richtige Lösung für unser Problem zu finden. Das Ergebnis beinhaltete die drei für uns wichtigsten Kriterien: Einfache Bedienung, ein schönes User Interface und eine Programmschnittstelle zu DATEV. Schnell wurde klar: Viele Tools am Markt entsprechen nicht unseren Kriterien und/oder werden zu unverständlichen Preisen angeboten. Daher schieden sie aus. Am Ende überzeugte Circula, nicht zuletzt wegen des schnellen und freundlichen Services, der bereits von Anfang an gegeben war. Fragen wurden schnell und freundlich beantwortet und das Programm bewies sich in kurzer Zeit als die richtige Wahl für uns.

Problemloses Onboarding

Für die Implementierung des Tools wurden von Circula praktische Hilfsunterlagen zur Verfügung gestellt, weshalb wir schnell und einfach starten konnten. Während der ersten Reisekostenchecks bekam unsere Buchhaltung zusätzlichen Support von Circula und lernte dadurch praktische Hacks für das Arbeiten mit der Software. Dies erleichtert ihr auch heute noch das Leben und gestaltet ihren Arbeitsalltag effizienter. Die besten Rückmeldungen kamen allerdings von den Kollegen, die für uns regelmäßig im ganzen Land unterwegs sind. Ein begeisterter Mitarbeiter sagte, seitdem wir Circula nutzen, freue er sich schon immer auf die Reisekostenabrechnung. Einfach und fehlerfrei. Wir, bei den Agile Heroes sind sehr glücklich mit der Entscheidung, Circula für unsere Abrechnungen gewählt zu haben. Vor allem nach den schlechten Erfahrungen, die wir mit vorherigen Abrechnungen und Programmen machen mussten, sind wir nun besonders dankbar dafür, uns über dieses Thema keine Gedanken mehr machen zu müssen. Unsere Reisekostenabrechnungen gehen jetzt ganz einfach und sind zu 99% fehlerlos.

Fazit

Abschließend lässt sich sagen, dass wir Circula jedem Unternehmen weiterempfehlen würden, das sich eine einfachere Kostenabrechnung wünscht. Neben der optimal funktionierenden Software überzeugt das Tool auch mit grandiosem Service und noch dazu einer schönen und freundlichen Aufmachung.

Wir von Agile Heroes können Circula nur weiterempfehlen!

Wir bedanken uns recht herzlich bei Annika Zweimüller für Ihren offenen Erfahrungsbericht zu Circula. Es freut uns sehr, dass wir Sie und Ihre Kollegen auf dem Weg des digitalen Wandels begleiten dürfen. Wir wünschen Ihnen weiterhin fröhliches Einreichen!

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Mit Circula können Sie Ihre Mitarbeiter in der Buchhaltung entlasten, denn Reisekosten, Spesen, Auslösen bzw. Verpflegungsmehraufwände und Zuschüsse abrechnen geht auch digital, automatisiert und einfach.

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