Zahlungsnachweis verstehen und nutzen: Eine umfassende Übersicht

Was ist ein Zahlungsnachweis?

Ein Zahlungsnachweis ist ein Dokument oder eine Aufzeichnung, die belegt, dass eine Zahlung getätigt wurde. Dies kann in Form von Quittungen, Kassenbons, Kontoauszügen oder anderen schriftlichen oder digitalen Aufzeichnungen geschehen. Der Zahlungsnachweis enthält in der Regel wichtige Informationen wie den Zahlungsbetrag, das Datum der Zahlung, den Namen oder die Identifikationsnummer des Zahlenden und des Empfängers sowie eine Beschreibung der Transaktion.

Warum sind Zahlungsnachweise wichtig?

Jeden Tag fallen unzählige Belege an, Ihre Mitarbeitenden tätigen eigenständig Zahlungen, Rechnungen flattern ins Haus und hier und da findet eine Überweisung an Kund:innen oder Partner:innen statt. Zahlungsvorgänge sind ein fester Bestandteil eines jeden Unternehmens. Kein Wunder, dass man bei all den Bezahlvorgängen schnell den Überblick verlieren kann. Zahlungsnachweise spielen eine zentrale Rolle in der vorbereitenden Buchhaltung und sind unverzichtbar, um die finanzielle Integrität eines Unternehmens zu gewährleisten und damit Zahlungen nachvollziehbar aufgelistet werden können.

Zahlungsnachweise sind für Ihr Unternehmen jedoch noch aus anderen Gründen wichtig:

Ordnungsgemäße Buchführung

Ein Zahlungsnachweis ist die Grundlage für die Buchführung eines Unternehmens. Sie ermöglicht es Ihnen, alle finanziellen Transaktionen genau zu dokumentieren.

Rechnungslegung

Ein Zahlungsnachweis einer Rechnung beweist, dass die in der Rechnung aufgeführten Leistungen oder Produkte tatsächlich erbracht wurden.

Steuerliche Einhaltung

Die Steuerbehörden verlangen, dass Unternehmen ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß dokumentieren. Zahlungsnachweise dienen als Beweismittel, um die Richtigkeit der steuerlichen Angaben zu belegen.

Beweismittel bei Streitfällen

In Streitfällen, sei es mit Lieferanten, Kund:innen oder anderen Geschäftspartner:innen, können Zahlungsnachweise als Beweismittel für getroffene Vereinbarungen dienen.

Budgetierung und Finanzkontrolle

Zahlungsnachweise sind entscheidend für die Budgetierung und die Kontrolle der finanziellen Situation Ihres Unternehmens. Sie ermöglichen es, Ausgaben zu verfolgen und Budgetziele zu setzen.

Welche Arten von Zahlungsnachweisen gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Zahlungsnachweisen, die sich je nach Zahlungsart und individuellen Bedingungen unterscheiden. Das hier sind einige gängige Beispiele:

Zahlungsnachweis bei einer Barzahlung

Bei einer Barzahlung erfolgt der Zahlungsnachweis in Form eines Kassenbons. Dieser kommt vor allem im Einzelhandel zum Einsatz und wird automatisch vom Kassensystem ausgestellt. Seit 2020 gilt die Kassenbonpflicht, das heißt, dass Unternehmen ihren Kund:innen einen Kassenbon als Zahlungsnachweis mitgeben müssen.

Doch auch für Ihre Buchhaltung ist dieser Nachweis relevant: Er beweist auf der einen Seite, dass Ihr Unternehmen Waren oder Produkte gekauft hat. Auf der anderen Seite zeigt der Kassenbon, dass Ware tatsächlich bei Ihnen als Dienstleister gekauft wurde.

Übrigens: Bei Barzahlungen können Sie auch nach einer Quittung verlangen. Eine Quittung ist ein Zahlungsnachweis, der neben den typischen Angaben, die auch ein Kassenbon enthält, zusätzlich unterschrieben wird.

Zahlungsnachweis bei Überweisung

Eine Banküberweisung ist eine elektronische Transaktion, bei der Geld von einem Bankkonto auf ein anderes übertragen wird. Der Zahlungsnachweis bei einer Banküberweisung kann in Form eines Kontoauszugs oder eines Überweisungsbelegs vorliegen. Wenn Ihre Mitarbeitenden also eine Rechnung mittels einer Überweisung bezahlen, so muss der Eingang der Zahlung von der Bank bestätigt werden.

Der Kontoauszug zeigt alle Einzelheiten der Transaktion, einschließlich des Datums, des Betrags, der Kontonummern des Absenders und des Empfängers sowie des Verwendungszwecks. Der Beleg, den der Absender erhält, enthält ähnliche Informationen und dient als schriftlicher Nachweis für die Überweisung.

Zahlungsnachweis im Online-Banking

Im Zeitalter des Online-Bankings erfolgen viele Zahlungen über elektronische Plattformen oder Apps. Beim Online-Banking erhalten Mitarbeitende normalerweise eine Bestätigung in Form einer Bildschirmmeldung und/oder einer E-Mail. Diese Informationen sind jedoch nur eine Zahlungsbestätigung, der Ausdruck einer E-Mail-Bestätigung dient nicht als Zahlungsnachweis. An dieser Stelle zählt die Umsatzliste, ein elektronischer Bankauszug, als Zahlungsbeleg für Ihre Buchhaltung.

Zahlungsnachweis bei Kreditkartenzahlung

Wird mit einer Kreditkarte bezahlt, so befindet sich der Zahlungsnachweis in der monatlichen Kreditkartenabrechnung. Bei Kreditkartenzahlungen erhalten Sie nach der Transaktion in der Regel eine Quittung oder eine elektronische Bestätigung. Die Quittung enthält Informationen wie das Datum der Transaktion, den Händlernamen, die Transaktionsnummer, den Betrag und die letzten Ziffern Ihrer Kreditkartennummer. Elektronische Bestätigungen sollten mithilfe digitaler Tools aufbewahrt werden, damit die Höhe der Kreditkartenrechnung überprüft werden kann.

Zahlungsnachweis bei Einzugsermächtigung

Bei einer Einzugsermächtigung erteilen Sie einem Unternehmen oder einer Organisation die Erlaubnis, Geld von Ihrem Bankkonto abzubuchen. Der Zahlungsnachweis bei einer Einzugsermächtigung kann in Form eines Kontoauszugs oder einer entsprechenden Transaktionsbenachrichtigung der Bank vorliegen. Hier gilt der Kontoauszug als Zahlungsnachweis für die erbrachten Leistungen.

Zahlungsnachweis vs. Zahlungsbestätigung: Was sind die Unterschiede?

Eine Zahlungsbestätigung ist kein Zahlungsnachweis und kann demnach dem Finanzamt nicht vorgelegt werden. Ein Zahlungsnachweis ist, wie der Name schon sagt, das Beweisstück, dass eine Leistung erbracht wurde. Er kann in Form einer Quittung ausgestellt oder über einen Kontoauszug eingesehen werden.

Eine Zahlungsbestätigung hingegen gibt lediglich erst einmal an, dass eine Zahlung auf einem Konto gutgeschrieben wurde. Sie bestätigt also den Eingang einer Zahlung, weist sie aber nicht nach. Eine Zahlungsbestätigung ist als Vorlage beim Finanzamt nicht ausreichend, hierfür braucht es Zahlungsnachweise.

Zahlungsnachweise organisieren und Papierchaos vermeiden

Die Verwaltung von Zahlungsnachweisen kann eine zeitaufwendige Aufgabe sein. Damit Belege jederzeit auffindbar und nachvollziehbar sind, sollte Ihre Buchhaltung auf digitale Tools wie Circula zurückgreifen.

Als ganzheitliche Expense-Management-Plattform hilft Circula Ihnen dabei, Zahlungsnachweise mit nur wenigen Klicks hochzuladen, zu digitalisieren und Transaktionen transparent darzustellen. Unser Tool ermöglicht es, relevante Informationen zu den Zahlungsnachweisen zu erfassen, sie in Kategorien zu ordnen und für alle Beteiligten leicht abrufbar zu machen. Transaktionen über die Circula Firmenkreditkarte werden zudem automatisch mit den richtigen Belegen abgeglichen. Das alles erleichtert nicht nur die Buchführung und die Einhaltung steuerlicher Vorschriften, sondern auch die Budgetierung und Finanzkontrolle.

Mit Circula wird die Verwaltung von Belegen und das Spesen- und Auslagenmanagement ab sofort zu einer mühelosen Aufgabe und führt zu einer erheblichen Reduzierung des Arbeitsaufwands für Ihre Finanzabteilung. Buchen Sie gerne noch heute ein kostenloses Erstgespräch mit uns und entdecken Sie die Vorteile von Circula. Papierkram adé!