Welche Aufbewahrungsfrist gilt für Geschäftsunterlagen?

Nicht jedes Unternehmen in Deutschland ist verpflichtet, seine Geschäftsunterlagen aufzubewahren. Wir erklären, für wen die Aufbewahrungspflicht gilt und wie lange und in welcher Form Dokumente zu archivieren sind.

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?

Die Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen sind in steuerlichen und handelsrechtlichen Vorschriften festgelegt.

Welche rechtliche Vorschriften gibt es?

AO (Steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht)

In den §§140ff. werden die Details der Aufbewahrungspflichten beschrieben, wobei §140 darauf hinweist, dass weitere Gesetze greifen, wenn Unternehmen aus anderen Gesetzen zur Buchführung verpflichtet sind. Finanzbehörden können Erleichterungen genehmigen, wenn die Einhaltung der Vorschriften Härten für das Unternehmen bedeutet. Voraussetzung ist hierbei, dass die Besteuerung dadurch nicht beeinträchtigt wird (§148).

HGB (Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht)

§257 legt fest, dass jeder Kaufmann verpflichtet ist, seine Aufzeichnungen aufzubewahren. Hiermit soll die Nachvollziehbarkeit der Buchführung auch für Dritte (z.B. Finanzamt) sichergestellt werden (§238).

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten also für alle Unternehmen, die nach Steuer- oder Handelsrecht oder speziellen Gesetzen oder Verordnungen zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind.

Demnach sind nicht nur Handelsgesellschaften zur Aufbewahrung ihrer Dokumente verpflichtet, sondern auch Gewerbetreibende sowie Land- und Forstwirte, wenn sie bestimmte Kriterien erfüllen:

• Gewerbetreibende: mehr als 600.000 Euro Umsatz oder mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Kalenderjahr
• Land- und Forstwirte: mehr als 60.000 Euro Gewinn pro Kalenderjahr oder Nutzfläche mit mehr als 25.000 Euro Wirtschaftswert.

Welche Unterlagen sind aufzubewahren?

Die Abgabeordnung regelt in §147 im Detail, welche Geschäftsdokumente zu archivieren sind. Im HGB wird in §257 aufgelistet, welche Unterlagen der Aufbewahrungspflicht unterliegen.

Folgende Unterlagen müssen aufbewahrt werden:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventar
• Jahresabschlüsse
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz (und zu ihrem Verständnis erforderliche Unterlagen)
• Handels- oder Geschäftsbriefe
• Buchungsbelege
• Unterlagen nach Art. 15 Abs. 1 und Art. 163 Unionszollkodex
• für die Besteuerung relevante Unterlagen
• Handelsbücher
• Einzelabschlüsse nach §325 Abs. 2a HGB
• Konzernabschlüsse
• Konzernlageberichte (und zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen)

Bei der Archivierung der Dokumente ist auf Revisionssicherheit und die Einhaltung der GoB bzw. GoBD zu achten.

Wichtig: Nicht aufbewahrt werden müssen interne Dokumente wie Fallberichte oder Kalender. Diese müssen auch bei Steuerprüfungen nicht zugänglich gemacht werden.

Wie lange müssen aufbewahrungspflichtige Dokumente archiviert werden?

Die Fristen variieren je nach Dokumententyp. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen unterscheidet sich beispielsweise von der für Angebote. Entweder gilt eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 oder von 10 Jahren.

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für:

nach § 147 Abs. 3 i. V. m. Abs. 1 Nr. 1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UstG

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse (Bilanz und GuV)
• Lageberichte
• Inventare
• Eröffnungsbilanz (und zu ihrem Verständnis erforderliche Unterlagen)
• Buchungsbelege und Rechnungen
• Bankunterlagen und Kontoauszüge
• Fahrtenbücher
• Steuererklärungen und Umsatzsteuervoranmeldungen
• Unterlagen, die einer digitalen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS)

Die 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für:

• Gesendete und empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
• Für die Besteuerung relevante Unterlagen, z.B. Angebote, Verträge, Versicherungspolicen

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Frist zur Aufbewahrung beginnt grundsätzlich jeweils zum Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist, d.h. die Bilanz aufgestellt, der Brief gesendet oder empfangen oder der Lagebericht geschrieben wurde.

Bei Büchern beginnt die Frist zum Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag im Buch vorgenommen wurde.

Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt erst mit Ablauf der Vertragslaufzeit.

Die Fristen verlängern sich, wenn die Dokumente für die Steuerberechnung relevant sind und die Fristsetzungsfrist für Steuern nach der AO noch nicht abgelaufen ist. Sie beträgt nach § 169 Abs. 2 S. 1 AO, sofern es sich nicht um Steuerhinterziehung handelt,

• ein Jahr für Verbrauchssteuern und Verbrauchsteuervergütungen sowie
• vier Jahre für alle anderen Steuern und Steuervergütungen, die keine Einfuhr- oder Ausfuhrabgaben gem. Art. 5 Abs. 20-21 des Unionszollkodex sind.

In welcher Form müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?

Unabhängig davon, in welcher Art die Dokumente aufbewahrt werden, muss die Lesbarkeit des Dokuments für die gesamte vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer gegeben sein. Damit sind zum Beispiel Belege auf Thermopapier nicht geeignet, um die rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrung sicherzustellen. Die Dokumente müssen zusammen mit einer digitalen oder analogen Kopie aufbewahrt werden.

Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen nicht im Original, sondern nur in inhaltlich übereinstimmender Wiedergabe archiviert werden. Für einige Dokumente sind allerdings spezifische Anforderungen an die Art der Aufbewahrung gesetzlich festgeschrieben:

Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefe

Dokumente, die das Unternehmen erhalten hat, müssen in bildlicher Wiedergabe gespeichert werden, d.h. die Wiedergabe muss mit dem Original bildlich übereinstimmen (§§ 14, 14b UStG). Eine Aufbewahrung im Original ist nicht erforderlich.

Digitale Rechnungen

Bei elektronisch übermittelten Rechnungen muss die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts durch ein innerbetriebliches Kontrollsystem sichergestellt werden. Dieser Prüfprozess soll den Zusammenhang zwischen erbrachter Leistung und Rechnung nachvollziehbar machen. Eine digitale Signatur ist nicht mehr zwingend zur Rechtsgültigkeit des Dokuments erforderlich.

Digitale Dokumente

Sämtliche Digitale Dokumente müssen in maschinenlesbarer Form aufbewahrt werden. PDF-Dokumente oder Ausdrucke von Fax-Dokumenten erfüllen diese Anforderungen beispielsweise nicht.

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen

Die Dokumente sind im Original aufzubewahren (§147 Abs. 2 AO). Für Unterlagen, die einer digitalen Zollanmeldung beizufügen sind, gelten abweichend vom Gesetz laut Entscheidung der Finanzverwaltung Erleichterungen.

Wichtig: Unabhängig von der gesetzlich vorgeschriebenen Form der Archivierung kann eine Aufbewahrung der Dokumente im Original sinnvoll sein, zum Beispiel als Beweis bei der Geltendmachung des Vorsteuerabzugs nach §15 UstG. In anderen Fällen sind Originaldokumente zwingend notwendig, zum Beispiel um einen Rechtsanspruch durchzusetzen.

Wo müssen die Dokumente aufbewahrt werden?

Unterlagen, die der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist nach der steuerlichen AO unterliegen, müssen grundsätzlich in Deutschland aufbewahrt werden. Sonderfälle werden in §146 AO erörtert. Das Handelsgesetzbuch macht keine expliziten Angaben zum Aufbewahrungsort, sondern fordert, dass das Unternehmen in der Lage ist, die Dokumente in angemessener Zeit vorzulegen (§239 Abs. 4 HGB).

Einsicht der Finanzverwaltung in digitale Originaldokumente

Seit 2002 haben Finanzbehörden das Recht, im Zuge einer Außenprüfung Einsicht in originär digital gespeicherte Unterlagen zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung zu nutzen. Originär digitale Unterlagen sind alle Dokumente, die im IT-System des Unternehmens erzeugt worden oder eingegangen sind. Der Zugriff der Finanzverwaltung beschränkt sich dabei auf Daten, die steuerlich relevant sind. Das sind vor allem, aber nicht nur, Dokumente der Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung. Unternehmen sind verpflichtet, diese originär digitalen Daten in einer maschinell auswertbaren Form vorzuhalten.

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten?

Wenn ein Unternehmen aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Frist vernichtet, beschädigt oder verheimlicht und damit die Übersicht über seine Vermögenswerte erschwert, wird dies nicht nur als Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten gewertet, sondern auch als Verstoß gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Die rechtlichen Konsequenzen sind abhängig davon, welche Rechtsgrundlage (Steuerrecht, Handelsrecht o.a.) zur Anwendung kommt.

Fehlen dem Finanzamt zur Besteuerung relevante Dokumente, darf es die Steuerlast mithilfe von Branchenwerten schätzen. Je nach Ausmaß des Verstoßes kann ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung oder Steuergefährdung drohen, was für Unternehmer hohe Geldstrafen oder sogar eine Freiheitsstrafe bedeuten kann.

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