Wie geht vorbereitende Buchhaltung und warum ist sie so wichtig?

Definition: Was bedeutet vorbereitende Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung ist ein wichtiger Teil der Buchhaltung und sozusagen der erste Schritt, mit dem Sie eine saubere Buchhaltung sicherstellen. Dazu gehören wiederkehrende Aufgaben, die – wie der Name schon sagt – weitere Buchhaltungsprozesse vorbereiten, zum Beispiel den Monatsabschluss, den Vorsteuerabzug, die Umsatzsteuervoranmeldung und die Steuererklärung.

Im Grunde geht es bei der vorbereitenden Buchhaltung darum, zwischendurch alle benötigten Belege und Unterlagen vorzusortieren und so aufzubereiten, dass Sie diese gesammelt an Ihre Steuerberatung übergeben können. Bei einer erfolgreichen vorbereitenden Buchhaltung liegen dem Steuerbüro dann alle relevanten Informationen vor, um beispielsweise den Jahresbericht zu erstellen.

Was gehört alles zur vorbereitenden Buchhaltung?

Zu den zentralen Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung gehören:

• Belege sammeln und digitalisieren
• Belege revisionssicher und rechtskonform archivieren
• Unterlagen sortieren, in der Regel chronologisch und nach Belegart (zum Beispiel Eingangs- und Ausgangsrechnungen)
• Rechnungen formal und sachlich prüfen
• Rechnungen vorkontieren (passende Kontonummer zuordnen)
• Kontoauszüge sowie Kreditkartenabbuchungen prüfen und Belege zuordnen
• Spesen- und Reisekostenabrechnungen erstellen
• Fehlende Informationen ergänzen und bei Bedarf Eigenbelege erstellen

Die interne Buchhaltung oder ein externes Steuerbüro verarbeitet die Daten anschließend unter anderem bei den folgenden Vorgängen weiter:

• Monatsabschluss, Monatsbilanz und Monatsberichte
• Umsatzsteuervoranmeldung
• Gewinn- und Verlustrechnung
• Jahresabschluss und Jahresbilanz
• Einkommenssteuererklärung
• Umsatzsteuererklärung
  
  

Die Vorteile der vorbereitenden Buchhaltung

Es hat viele Vorteile, wenn die Buchhaltung im laufenden Alltagsgeschäft alle relevanten Unterlagen und Informationen vorsortiert und aufbereitet:

1. Beschleunigung von Prozessen

Mit der vorbereitenden Buchhaltung beschleunigen Sie nachgelagerte Prozesse. Sie müssen sich am Ende eines Monats, Quartals oder Jahres (je nach Stichtag der jeweiligen Buchhaltungsaufgabe) nicht erst auf die Suche nach den benötigten Informationen machen und diese mühsam zusammentragen. Stattdessen liegt schon alles sauber sortiert vor und kann jederzeit weiterverarbeitet werden.

2. Einhaltung von Fristen

Im selben Zuge verhindern Sie Verzögerungen und können somit alle Fristen einhalten. Sie erkennen mögliche Probleme und fehlende Informationen frühzeitig und können diese direkt beheben.

Versäumte Fristen können schnell empfindliche Strafen vom Finanzamt in Form von Säumnisgebühren nach sich ziehen. Mithilfe einer sorgfältigen Vorbereitung lassen sich diese vermeiden.

3. Einhaltung von Vorschriften

Mit der vorbereitenden Buchhaltung haben Sie jederzeit die Kontrolle darüber, dass alle geltenden (steuerlichen) Vorschriften und Regeln eingehalten werden. Sie vermeiden folgenschwere Fehler und können bei Problemen rechtzeitig reagieren. So sind Sie nicht zuletzt auch auf eine Betriebsprüfung jederzeit bestens vorbereitet.

4. Vollständigkeit der Belege

Wenn Sie die täglich anfallenden Belege fortlaufend sammeln, sofort bei Eingang digitalisieren, richtig sortieren und nachvollziehbar ablegen, verringern Sie das Risiko, dass wichtige Unterlagen verloren gehen. Schnell ist es sonst passiert, dass Mitarbeitende zum Beispiel ihre Reisebelege verlegen oder eine Rechnung im E-Mail-Postfach untergeht und vielleicht sogar gelöscht wird. Mit vorbereitender Buchhaltung behalten Sie den Überblick darüber, welche Informationen noch fehlen und können alle Beteiligten rechtzeitig daran erinnern, ihre Belege einzureichen, bevor sie in der Hektik des Alltags abhandenkommen.

5. Effizientere Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

Ihre Steuerberatung wird es Ihnen danken, wenn Sie Ihre Unterlagen vollständig und sauber sortiert übergeben. Sie verhindern, dass das Steuerbüro Zeit dafür verschwendet, fehlenden Belegen und Informationen hinterherzulaufen oder Fehler auszubügeln. So arbeiten Sie viel effizienter zusammen und die Prozesse gehen nahtlos ineinander über.

6. Reduzierte Kosten

Wenn sich Ihr Steuerbüro auf seine eigentliche Arbeit konzentrieren kann, anstatt erst Belege sortieren zu müssen, sparen Sie letztlich auch bares Geld. Eine Steuerberatung ist nicht günstig; das stündliche Honorar sollten Sie nicht für kleine buchhalterische Aufgaben vergeuden, die Sie auch selbst erledigen können.

7. Transparenter Überblick über alle Geschäftsvorfälle

Durch die vorbereitende Buchhaltung verschaffen Sie sich einen transparenten Überblick über all Ihre Geschäftsvorfälle, und zwar laufend und jederzeit nachvollziehbar. So erhalten Sie wertvolle Informationen zu Ihren Firmenausgaben und können diese detailliert analysieren sowie besser kontrollieren. Sie sollten eine sorgfältige Buchführung daher nicht nur als Pflicht sehen, sondern als ein Mittel, um wichtige Einblicke in Ihr Unternehmen zu bekommen und Ihr Ausgabenmanagement zu optimieren.

Was ist vorbereitende Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist ein besonderes Aufgabengebiet der Buchhaltung, das sich mit der Abrechnung der Löhne und Gehälter von Mitarbeitenden beschäftigt. Bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung geht es insbesondere darum, alle Daten, die zur Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt werden, vollständig zu erfassen, zu pflegen und immer aktuell zu halten. Sie sind dazu verpflichtet, Änderungen entsprechend an das Steuerbüro zu übermitteln.

Zu den Aufgaben der vorbereitenden Lohnbuchhaltung zählen unter anderem die folgenden Punkte:

• Verwaltung von Personalstammdaten
• Meldung von Veränderungen, z. B. der Adresse, Krankenkasse oder Bankverbindung
• Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten
• Bei Neueinstellung Einforderung eines ausgefüllten Personalbogens
• Weiterleitung der Arbeitsverträge
• Anzeigen von Gehalts- und Vertragsänderungen
  
  

Egal, ob es um die Lohnbuchhaltung oder die Finanzbuchhaltung geht, das Ziel der vorbereitenden Buchhaltung ist es, alle benötigten Informationen sauber aufzubereiten, um die nachgelagerte Buchhaltung ideal vorzubereiten.

Vorbereitende Buchhaltung mit Software automatisieren

Um den Aufwand für die vorbereitende Buchhaltung möglichst gering zu halten, sollten Sie auf eine geeignete Software setzen. Diese kann Ihnen viele Routinearbeiten abnehmen, zum Beispiel automatisiert relevante Informationen aus den Belegen erfassen, sortieren und nach den geltenden Vorschriften prüfen. Der Vorteil eines digitalen Tools ist, dass Sie einen vollständig transparenten Workflow aufbauen können. Alle Belege und Ausgaben sind stets nachvollziehbar und Sie erhalten Echtzeit-Einblicke in Ihre Geschäftsvorfälle.

Außerdem können Sie Ihre digitale Buchhaltung damit ganz ohne Medienbrüche erledigen und Ihre aufbereiteten Informationen über geeignete Schnittstellen direkt digital an Ihre Steuerberatung weiterleiten.

Automatisierung der Spesen- und Reisekostenabrechnung

Mit einer Auslagenmanagementlösung wie Circula können Sie zum Beispiel die Spesen, Reisekosten, Kreditkarten und Benefits Ihrer Mitarbeitenden verwalten und viele Schritte der Buchhaltung automatisieren:

• Über die App können die Mitarbeitenden selbstständig ihre Spesen- und Reisekostenbelege digital einreichen, völlig mobil und einfach von unterwegs.
• Per OCR-Scan werden die Belegdaten erfasst und passend nach Kategorien sortiert.
• Bei der Erfassung der Belege prüft die Software diese auch gleich auf formale und sachliche Richtigkeit und weist Sie auf mögliche Probleme hin.
• Sie können direkt an den elektronischen Belegen fehlende Informationen ergänzen, Notizen hinzufügen oder Aufgaben zuweisen.
• Jede Kreditkartentransaktion wird automatisch erfasst und mit den zugehörigen Belegen abgeglichen.
• Bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen berechnet die Software automatisch die geltenden Pauschalsätze.
  
  

Dank der Software erhalten Sie vollständige und korrekte Reisekosten- und Spesenabrechnungen inklusive aller Belege, die Sie gesammelt an Ihre Steuerberatung weiterleiten können. Circula bietet Ihnen hierfür eine smarte DATEV-Schnittstelle.

Buchhaltung organisieren mithilfe einer durchdachten Systemlandschaft

Für eine sorgfältige Buchführung ist die vorbereitende Buchhaltung unerlässlich. Die dabei anfallenden wiederkehrenden Aufgaben wie die digitale Erfassung, das Sortieren und die Archivierung von Belegen sind prädestiniert dafür, dass Sie diese in die Hände einer intelligenten Software geben. So können Sie viele Schritte automatisieren.

Der Markt bietet Ihnen heute eine Vielzahl an Buchhaltungssoftwares – darunter auch solche, die Ihnen eine Komplettlösung für Ihre gesamten Buchhaltungsprozesse versprechen. Solche All-in-one-Lösungen sind jedoch nicht immer praktikabel und zudem wenig flexibel. Oft ist es daher sinnvoller, auf Software zu setzen, die auf bestimmte Prozesse wie beispielsweise das Spesenmanagement optimiert ist. Mit geeigneten Schnittstellen können Sie dann eine Systemlandschaft aufbauen, die auf die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

Unser Kunde ABOUT YOU macht es vor: Im Rahmen der digitalen Transformation hat das schnell wachsende E-Commerce-Unternehmen eine hochwertige Systemlandschaft aufgebaut. Diese sollte schließlich um ein modernes Tool für das Reisekosten- und Auslagenmanagement erweitert werden. Die Wahl fiel auf Circula. Dank der vielfältigen Integrationsmöglichkeiten kann der Onlinehändler die Circula-Plattform an das HRIS-System Personio, das Lohnabrechnungstool DATEV sowie an SAP anbinden. Das heißt, er kann für das User Management zum Beispiel einfach auf die Personalstammdaten aus Personio zugreifen und die Daten für die Rückerstattungen über DATEV an die Lohnbuchhaltung weitergeben.

8 Tipps für die vorbereitende Buchhaltung

Zum Abschluss möchten wir Ihnen acht Tipps zur vorbereitenden Buchhaltung mit auf den Weg geben:

1. Führen Sie Ihre Buchhaltung regelmäßig und sorgfältig.
2. Digitalisieren Sie Ihre Rechnungen und Belege.
3. Sorgen Sie für eine revisionssichere und GoBD-konforme Archivierung Ihrer Belege.
4. Nutzen Sie vorgelagerte Buchhaltungssoftware für das Ausgaben-, Auslagen- und Rechnungsmanagement.
5. Automatisieren Sie wiederkehrende Routineaufgaben.
6. Erstellen Sie einen individuellen Workflow mit automatisierten Erinnerungen und Aufgabenzuweisungen.
7. Bauen Sie eine optimale Systemlandschaft für eine Buchhaltung ohne Medienbrüche auf, z. B. durch Schnittstellen zu DATEV und Ihrem HR-System.
8. Trennen Sie die Aufgaben der vorbereitenden Buchhaltung von nachgelagerten Prozessen, um die eigentliche Buchhaltung beziehungsweise die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerberatung effizienter zu gestalten.
   
   

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