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Key Take-Aways
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand ist ein Pauschalbetrag, der Mitarbeitende auf Geschäftsreisen in ihren Kosten für Essen und Trinken unterstützt. Im Inland oder Ausland gelten verschieden hohe Tagessätze, die auch als Reisekostenpauschalen oder Übernachtungspauschalen bekannt sind.
Der Verpflegungsmehraufwand liegt 2025 für Deutschland bei 14 bzw. 28 Euro.
Der Verpflegungsmehraufwand wird durch den Paragrafen 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes geregelt und gehört zur durchschnittlichen Reisekostenabrechnung dazu.
Die Höhe der Verpflegungspauschalen wird in Deutschland vom Gesetzgeber festgelegt. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes sollten 2024 ursprünglich die Verpflegungspauschalen für Deutschland angehoben werden. Am 23.02.2024 hat der Bundestag einen geänderten Gesetzesentwurf beschlossen, der die aktualisierten Verpflegungspauschalen nicht mehr beinhaltet.
Verpflegungspauschalen 2025 in Deutschland
Das Gesetz unterscheidet zwischen zwei Pauschalen:
- Kleine Verpflegungspauschale für Dienstreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden, jedoch weniger als 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Dieser Spesensatz gilt bei mehrtägigen Reisen auch für den Anreise- und Abreisetag.
- Große Verpflegungspauschale bei mehrtägigen Dienstreisen mit einer Abwesenheitsdauer von mehr als 24 Stunden. Dieser Spesensatz orientiert sich an Kalendertagen, sodass der Reisende von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr unterwegs sein muss.
Welche Verpflegungspauschalen für 2025 für Deutschland gelten sollen und wie sich diese im Vergleich zum Vorjahr verändert haben, können Sie der folgenden Tabelle entnehmen:
Eine rechtliche Bindung der Unternehmen existiert jedoch nicht. Diese können somit auf die Vergütung der Pauschale verzichten, diese einschränken oder andere Formen der Erstattung wählen. Unternehmen nutzen deshalb vielfach die Möglichkeit, die Auslagen der Beschäftigten im Rahmen ihrer Dienstreisen ins In- und Ausland individuell zu erstatten.
In diesem Fall müssen die Mitarbeitenden bei ihrer Reisekostenabrechnung die erhaltenen Quittungen und Belege einreichen. Bei diesem Verfahren helfen digitale Reisekosten-Tools den Beteiligten ebenfalls dabei, erheblich Zeit und Aufwand zu sparen.
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Verpflegungspauschalen 2025 für das Ausland
Wer 2025 eine Dienstreise ins Ausland unternimmt, kann von höheren Pauschalen profitieren. Das Bundesfinanzministerium legt jährlich die neuen Werte in einem Schreiben fest – sowohl für Verpflegungspauschalen als auch Übernachtungspauschalen.
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In der nachstehenden Tabelle haben wir für Sie die Verpflegungspauschalen (in Euro) für einige der häufig beruflich besuchten Ziele im Ausland zusammengestellt. Die vollständige Übersicht mit allen Ländern finden Sie hier.
Verpflegungspauschalen 2025 für ausgewählte Länder
* bzw. am An- oder Abreisetag
Für diese Länder gab es Änderungen zum Vorjahr:
Äthiopien, Angola, Armenien, Bangladesch, Benin, Bhutan [neu gelistet], Brunei, Costa Rica, Eritrea, Gabun, Guatemala, Indien, Japan, Kambodscha, Kasachstan, Kolumbien, Demokratische Republik Kongo, Kroatien, Liberia, Malediven, Myanmar, Palau, Polen, Russland, São Tomé, Simbabwe, Singapur, Taiwan, Thailand, Tonga, Türkei, Turkmenistan, Uruguay, Vietnam.
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Verpflegungspauschale der vergangenen Jahre
- Verpflegungsmehraufwand 2023/24
- Verpflegungsmehraufwand 2022
- Verpflegungsmehraufwand 2021
- Verpflegungsmehraufwand 2020
- Verpflegungsmehraufwand 2019
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand berechnet?
Die Höhe der Pauschale für die Erstattung des Verpflegungsmehraufwands ohne den Nachweis von Belegen richtet sich nach drei Faktoren. Grundsätzlich lauten die beiden entscheidenden Fragen zur Bestimmung der Verpflegungspauschale deshalb:
- Dauert die Reise mindestens acht beziehungsweise über 24 Stunden? Im Falle der dienstlichen Abwesenheit während eines einzelnen Arbeitstages von unter acht Stunden wird der Mitarbeitende für die Geschäftsreise nicht entschädigt. Dies gilt sowohl für Reisen ins Inland als auch ins Ausland.
- Wohin führt die Dienstreise? Hier wird zwischen Reisezielen innerhalb Deutschlands und den diversen Destinationen im Ausland unterschieden.
- Welche Mahlzeiten wurden vom Arbeitgeber übernommen, sodass eine Kürzung der Pauschale erfolgen muss?
Die Abrechnung erfolgt durch die Mitarbeitenden, die für die Bestätigung der Pauschale entsprechende Anträge bei ihren Arbeitgeber:innen stellen.
Dies geschieht vielfach noch manuell, was sowohl bei den Beschäftigten als auch in der Finanzverwaltung des jeweiligen Unternehmens für erheblichen Arbeitsaufwand sorgen kann.
Eine effektive Alternative bieten digitale Reisekosten-Tools, mit denen sich die Bearbeitung dank Automatisierung maßgeblich beschleunigen lässt.
Automatische Berechnung mit Reisekosten-Software
Die Erstellung der Reisekostenabrechnung und die Beantragung der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand ist für viele Mitarbeiter:innen eine zeitraubende Aufgabe. Das muss allerdings nicht so sein, denn mithilfe einer Reisekosten-App lassen sich die Abläufe erheblich vereinfachen.
So können die Aufstellung der Reisekosten- und die Spesenabrechnung mit dem digitalen Reisekosten-Tool von Circula im Handumdrehen erledigt werden.
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Dabei lassen sich mithilfe der App Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten sowie andere Ausgaben ganz einfach und mobil per Smartphone einreichen. Auf diese Weise können die Reisenden schon von unterwegs aus die Abrechnung und die Beantragung der Reisekostenpauschale für den Verpflegungsmehraufwand mit wenigen Klicks erledigen und per E-Mail absenden.
Die von den Mitarbeitenden eingereichten Belege müssen zudem nicht aufgehoben werden, sondern können nach dem Scannen entsorgt werden.
Die innovative Reisekosten-App von Circula extrahiert die Belegdaten umgehend nach ihrem Eingang und prüft zugleich die Ausgaben auf ihre Richtigkeit. Für zusätzlichen Komfort und Präzision sorgt die automatische Berechnung der jeweiligen Übernachtungspauschale und des Verpflegungsaufwands im In- oder Ausland durch die von Circula bereitgestellte App.
Überdies können Unternehmen die Genehmigungsverfahren nach ihren Bedürfnissen einstellen oder automatisieren. Auch dies trägt dazu bei, den administrativen Aufwand der Finanzabteilung um bis zu 80 % zu senken.
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Die Umsetzung des Reisekosten-Tools von Circula gestaltet sich für Unternehmen dabei sehr unkompliziert. So ist die digitale Lösung ebenso mit DATEV, Personio, SAP, MS Business Central sowie Travelperk, Onesto und vielen anderen Softwarelösungen integrierbar.
Die Plattform für Ausgabenmanagement ist zudem ein weiterer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro: Durch den digitalen Prozess fällt das umständliche manuelle Drucken und Versenden der Dokumente weg. Damit gehört die Einreichung des Verpflegungsmehraufwands in Form eines gedruckten PDFs endgültig der Vergangenheit an.
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Circula ist der ideale Partner für Ihr Ausgabenmanagement. Mithilfe der Reisekosten-Software von Circula lassen sich alle Ausgaben und Auslagen von Mitarbeitern einfach abrechnen – Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen. Die intelligente Circula Firmenkreditkarte passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse an. Darüber hinaus bietet Circula Unternehmen steueroptimierte Mitarbeiter-Benefits an, wie den digitalen Essenszuschuss, das flexible Mobilitätsbudget und steuerfreie Mitarbeiter-Gutscheine, mit denen Beschäftigte gefördert werden können.
Disclaimer
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