Umsatzsteuer bei Spesen im Ausland

Wer Spesen aus dem Ausland abrechnen möchte, muss auf Einiges achten. Erfahren Sie mehr dazu.

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Für Auslagen im Ausland stellt sich oft die Frage, wie mit der ausländischen Umsatzsteuer verfahren wird.
Ist das Unternehmen nicht im jeweiligen Land registriert, kann es die ausländische Umsatzsteuer in der Regel nicht im Rahmen seiner Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen. Das Unternehmen bleibt also auf der gegebenenfalls höheren Umsatzsteuer sitzen.

Allerdings gibt es mit vielen Ländern ein Abkommen, sodass Unternehmen über das sogenannte Umsatzsteuervergütungsverfahren ihre Kosten erstattet bekommen. Das Abkommen gilt in der EU für alle Mitgliedsstaaten, für Drittstaaten ist die Rechtslage im Einzelfall zu prüfen.

Eine ausführliche Erläuterung des Verfahrens würde den Rahmen dieses Artikels sprengen. Informieren Sie sich hierzu im Vorfeld Ihrer internationalen Tätigkeiten bei Ihrem Steuerberater, der IHK oder online beim Bundeszentralamt für Steuern.

Firmenevents im Ausland

Ausgaben im Ausland fallen nicht nur bei Dienstreisen, sondern auch bei Firmenveranstaltungen im Ausland an. Einmal im Jahr gemeinsam zu einem großen Event an einem attraktiven internationalen Standort wie beispielsweise Mallorca zu fliegen, ist eine beliebte Maßnahme zur Stärkung der Unternehmenskultur. Für die steuerliche Geltendmachung empfiehlt es sich allerdings, bei solchen Veranstaltungen nicht nach Rekorden zu streben, sondern die Bodenhaftung zu behalten.

Pro Mitarbeiter und Jahr dürfen maximal zwei Veranstaltungen mit einem jeweiligen Maximalbetrag von 110 Euro steuerfrei gewährt werden. Wird es teurer, handelt es sich um einen zu versteuernden geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer. Das heißt, dass der Betrag, der die 110-Euro-Grenze übersteigt, auf den jeweiligen Arbeitslohn gerechnet werden muss und dadurch das Monatsnettoeinkommen des Arbeitnehmers gesenkt wird. Um dies zu vermeiden, bietet der Staat die sogenannte Pauschalbesteuerung an. Hier führt der Unternehmer 25% auf den zu versteuernden Betrag ab, der Arbeitnehmer hat keine Einbußen. Da bei Betriebsveranstaltungen in der Vergangenheit häufig getrickst wurde, prüft das Finanzamt bei solchen Ausgaben oft besonders gründlich. Setzen Sie also von Anfang an darauf, dass die Location und die Kosten pro Person in einem begründbaren Rahmen bleiben. Falls nicht, nutzen Sie die Pauschalbesteuerung, um den Aufwand möglichst gering zu halten.

Wenn man schon auf Mallorca ist, hängen Manager gerne private Urlaubstage an. Achten Sie bei Firmenevents im Ausland besonders darauf, dass eine klare Dokumentation der Ausgaben und Aktivitäten erfolgt, um den betrieblichen Charakter der Veranstaltung nachzuweisen: Teilnehmerlisten und Veranstaltungsprogramm helfen dabei, private und betriebliche Ausgaben zu belegen.

Sonderfall: Travel Management

Bei Geschäftsreisen kommt eine Ausgabe zur anderen – Hin- und Rückflug, Unterkunft, Verpflegung, Transportmittel vor Ort etc. Für Unternehmen mit wenig Reiseaktivitäten wird die Organisation, Abrechnung und das Controlling von Geschäftsreisen schnell zu einer zeitraubenden Angelegenheit. Buchhaltung und reisenden Mitarbeitern fehlt die Routine im Umgang mit den Reisekosten (z.B. Dienstreisen im Ausland), die Einarbeitung in aktuelle steuerliche Regelungen kostet Zeit.

Große Konzerne lagern das Travelmanagement daher meist an professionelle externe Partner aus, die sehr viel effizienter arbeiten. Inzwischen gehen jedoch auch Start-ups immer häufiger dazu über, die Buchungs- und Abrechnungsprozesse zentral und extern regeln zu lassen. Die populärsten Anbieter sind hier wohl TravelPerk und Comtravo.

Der Vorteil dabei: Die Buchhaltung muss sich nicht mit großer Zettelwirtschaft befassen, sondern am Ende wird eine zentrale Rechnung mit den diversen Posten verbucht. Zudem kann die Reisebuchung auch dezentral erfolgen, da in diesen Tools Reisekostenrichtlinien hinterlegt werden können und zudem die Buchung in einem intuitiven Interface mit angeschlossenen Zahlungsmitteln erfolgt.

Die Voraussetzung, dass dieser Workflow reibungslos funktioniert, ist allerdings ein leistungsstarkes Travelmanagement-Tool, das über ausreichend viele Schnittstellen verfügt, um Ausgaben für Bahn, Flüge etc. unkompliziert zu erfassen. Natürlich will auch der externe Dienstleister bezahlt werden, die Kosten dafür sind nicht unerheblich. Für Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern und einer regelmäßigen Reisetätigkeit kann sich daher eine komplett interne Abwicklung rechnen. Davor sind externe Anbieter in aller Regel kosteneffizienter.

Wenn Sie mehr über Travelmanagement-Tools und die Anbindung von Circula erfahren möchten, besuchen Sie unsere Website.

Tipps für die Inhouse-Verwendung eines Travelmanagement-Tools

Mit einem nutzerfreundlichen Tool können reisende Mitarbeiter den verantwortlichen Sachbearbeitern viel Arbeit abnehmen, ohne einen großen Aufwand zu erzeugen. Eine Zentralisierung ist in diesem Fall der falsche Weg. Ob sich ein internes Travelmanagement lohnt, hängt maßgeblich von der verwendeten Software ab. Bei der Wahl des Travelmanagement-Tools sollten Unternehmen unbedingt darauf achten, dass nicht jede Buchung (z.B. Hotel = eine Buchung, Bahnreise = eine Buchung etc.) einzeln abgerechnet wird, sondern Gebühren pro Reise berechnet werden. Ansonsten können die Ausgaben schnell ähnliche Höhen erreichen wie bei einer gänzlich externen Bearbeitung.

Bei Unternehmen im Projektgeschäft machen Reisekosten und Spesen häufig einen Großteil der direkten Kosten aus. Sie sollten daher stets genau verfolgt werden. Dazu empfehlen sich entweder Projektnummern oder Kostenträger, welche dann aus den Daten der Buchhaltung genutzt werden können.

Um dies sicherzustellen, sollte stets kontrolliert werden, dass das geplante Travelmanagement-Tool die Erfassung solcher Daten auch erlaubt. Zudem muss sichergestellt sein, dass diese Informationen auch mittels einer Schnittstelle weitergegeben werden können, z.B. an die Buchhaltung oder das Data Warehouse.

Reisekosten: Richtlinien verhindern Konflikte und Nicht-Erstattung

Unabhängig davon, welche Software Sie zur Abrechnung von Reisekosten verwenden, sollten Sie Ihre Mitarbeiter vorher ausführlich über Ihre „Dos and Don’ts“ für die Reiseausgaben aufklären, am besten über eine interne Reisekostenrichtlinie.

Wichtige Fragen, die Sie darin beantworten sollten:

• Welche Kostenerstattungsgrenzen gelten für welche Ausgabekategorien?
• Welche Verkehrsmittel werden erstattet und wann gelten Ausnahmen?
• Wie ist die Mitnahme eines Lebenspartners geregelt?

Reisekosten Richtlinien

Achten Sie auf eine klare Abgrenzung von Businessreise und Urlaub. Fassen Sie Fragen und Antworten in einem kompakten Dokument zusammen, um Ihren Mitarbeitern Sicherheit zu geben, spätere Konflikte zu vermeiden und die Gesamtreisekosten für Reisen zu senken.

Für eine problemlose steuerliche Anerkennung sollten Sie darauf achten, dass die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter immer in einem angemessenen Verhältnis zum aus dem Termin entstandenen Umsatz stehen. Gegen den Aufenthalt in 5-Sterne-Hotels und Premium-Flüge ist nichts einzuwenden, wenn es zum Abschluss eines Millionendeals gekommen ist. Bei ausbleibenden oder geringen Umsätzen wird das Finanzamt aber die Verhältnismäßigkeit in Frage stellen und hier eher einen geldwerten Vorteil des Mitarbeiters sehen – und im schlimmsten Fall auch die Einordnung als Betriebsausgabe verweigern. Außerdem unterscheidet sich der Rahmen in dem sich die Reisekosten befinden dürfen von Unternehmen zu Unternehmen.

Weitere wichtige Themen rund um Ihre Buchhaltung können Sie in unserer White Paper Serie finden. Erfahren Sie beispielsweise mehr über Aus- und Eingangsrechnungen, Controlling, Automatisierungen in der Buchhaltung und die Neufassung der GoBD.


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