The New Normal bei Personio

Wie sich die Arbeitswelt bei Personio seit Beginn der Corona-Krise verändert hat beschreiben wir in diesem Artikel über The New Normal bei Personio.

Die Arbeitswelt hat sich 2020 bedingt durch die weltweite Corona-Pandemie in kürzester Zeit drastisch verändert. Begriffe wie “Future of Work” und “The New Normal” haben sich etabliert und bestimmen seither den Alltag der Personalabteilungen und Mitarbeiter. Von ihnen wurde eine noch nie dagewesene Flexibilität verlangt, gleichzeitig waren und sind Arbeitgeber gefragt, ihrem Team den nötigen Rückhalt zu bieten und das mobile, digitale Arbeiten zu ermöglichen.

Wie sich die Arbeitssituation beim HR-Software Anbieter Personio seither verändert hat und welche Trends wohl auch noch ab 2021 Bestand haben werden, haben wir mit Cassandra Hoermann, Teamlead Employer Branding & Culture und Leiterin der Taskforce “Home Office” bei Personio besprochen.

‍

Von heute auf morgen alle nach Hause - Die Taskforce “Home Office”

Sie haben es vermutlich auch noch vor Augen: Als die erste Corona-Welle samt Lockdown Deutschland im März 2020 ereilte, hieß es für sehr viele Unternehmen von jetzt auf gleich Home Office oder Remote Work, um das Ansteckungsrisiko zu verringern. Die ca. 480 Mitarbeiter, die damals bei Personio an damals insgesamt drei Standorten in ganz Europa verteilt waren, wurden so schnell wie möglich über verschiedene Kanäle informiert, dass die Büros erst einmal schließen werden und sie daher von zu Hause arbeiten sollten. Der Wechsel zum Geschäftsmodus “Remote Only” verlief bei Personio relativ unkompliziert, denn die Mitarbeiter sind ohnehin alle mit Laptops ausgestattet und einige arbeiteten auch vorher ohne Bildschirm. Zudem hat Personio seit jeher eine Clean-Desk-Policy, d.h. jeder verlässt seinen Arbeitsplatz am Ende des Tages aufgeräumt, sodass am nächsten Tag theoretisch jemand anderes dort arbeiten kann. Dennoch war auch bei Personio eine Taskforce zur Organisation des Ganzen nötig, um den Mitarbeitern in kürzester Zeit die benötigten Bildschirme, Stühle und anderes Equipment, das im Homeoffice benötigt wurde, zur Verfügung zu stellen. Je nach Bedarf konnten also die Mitarbeiter das technische Setup ganz bequem nach Hause bestellen, um möglichst schnell wieder in einen normalen Arbeitsrhythmus zu kommen. So wurde innerhalb von wenigen Tagen das gesamte Business bei Personio - und vielen anderen Firmen weltweit - in die Wohnzimmer, Küchen und WG-Zimmer der Mitarbeiter verlegt, um das Wohlergehen der Mitarbeiter und aller anderen nicht zu riskieren.

Schnell stellte man fest, dass Remote Work gut funktioniert und die anfängliche Angst vor der Veränderung konnte ausgeräumt werden. Doch über einen längeren Zeitraum gesehen, kamen neben dem technischen Equipment weitere Themen für die HR-Abteilung hinzu. So suchten sie intern nach freiwilligen Initiatoren, die das HR-Team dabei unterstützten, Lösungskonzepte zu entwickeln und umzusetzen. Zu diesem Zweck wurde eine Taskforce ins Leben gerufen, die in verschiedenen Workstreams arbeitete und sich Themen wie dem Remote Setup zu Hause, Leadership Skills & Team Spirit, digitale Team & Motivation, Events und einem Programm zur Entlastung der Eltern annahm. Daraus sind viele neue HR-Maßnahmen hervorgegangen, die bei der Bewältigung der veränderten und ungewohnten Arbeitssituation nachweislich geholfen haben, was sich regelmäßigen internen Umfragen herausstellte.

Rege interne Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Um die Maßnahmen umzusetzen, wurde sehr viel kommuniziert: Ein Mal pro Woche gibt es einen internen Newsletter an alle Mitarbeiter. Es wurden Guidelines geschaffen, damit die vermehrten digitalen Meetings geordnet und effizient ablaufen. Um den psycho-sozialen Folgen des Lockdowns für die Mitarbeiter zu Hause zu begegnen, wurden motivierende Home Stories kreiert, die gleichwohl informativ wie unterhaltsam sind. Weiterhin wurden Best Practice Beispiele für gute Teamarbeit kommuniziert und es wurden häufiger Daily Standups in den Teams eingeführt. Eine Methode, die eigentlich aus der agilen Software-Entwicklung stammt und daher nicht allen Mitarbeitern gleichermaßen bekannt war - insbesondere aus den Non-Tech-Bereichen. Daher wurde erklärt, wie man solche maximal 15-minütigen digitalen Meetings führt, um die relevanten Aufgaben und Termine des Tages im Team zu besprechen, bevor der Arbeitstag startet und man die meisten Kollegen nur noch über Slack oder andere Messenger kontaktiert.

Auch als es dann ab dem Sommer wieder vermehrt zurück ins Büro ging, gab es eine klare Struktur und Kommunikation innerhalb der nun fast 500 Mitarbeiter am Standort München, wer wann im Büro ist und daran musste man sich auch halten. Maximal 30% der Belegschaft sollte gleichzeitig im Büro sein. Zusätzlich sollten sie sich auf offene Regionen im Büro, die “Open Spaces”, ausdehnen - dank der Clean Desk-Policy war das kein Problem.

Die interne Kommunikation und auch das Employer Branding haben in dieser Zeit eine zentrale Rolle beim Gelingen all dieser neuen Regelungen und des erhöhten Kommunikationsbedarfs gespielt. So wurden unter anderem auch Masken für Mitarbeiter produziert und es gab ein “Welcome back”-Package, als Geschenk für all die Anstrengungen und die erhöhte Belastung der Mitarbeiter im Home Office. Das Ziel all dieser Maßnahmen und der Kommunikation war es, die Mitarbeiter zum mobilen Arbeiten zu Hause zu befähigen und ihre Zufriedenheit trotz all der Umstände zu gewährleisten.

Durchweg positive Reaktionen der Mitarbeiter auf die Home Office-Maßnahmen

Wie vielleicht zu erwarten ist, haben die Mitarbeiter sehr gut auf die Maßnahmen reagiert und sich sehr positiv dazu geäußert. Alle zwei Wochen gab es eine kurze Zufriedenheitsumfrage, in der abgefragt wurde, ob die Mitarbeiter noch mehr Unterstützung brauchen, wie zufrieden sie sind und was sie noch besser machen können. Anhand dieser Daten konnte das Team rund um Cassandra ihre Prozesse sukzessive verbessern und die Qualität der Maßnahmen steigern, die Mitarbeiterzufriedenheit ließ sich davon schnell ableiten, aber eben auch die Potentiale als Arbeitgeber.

Bildung stärkerer Beziehungen zu Kunden und Partnern durch digitale Vernetzung

Durch die stärkere digitale Vernetzung, die Zunahme der Kommunikation insgesamt und der Video-Calls hat sich das Kommunikationsverhalten im Arbeitskontext seither stark verändert. Aber keinesfalls zum Negativen! Zwar nimmt der gefühlte Stress, wie in Mitarbeiter-Befragungen ermittelt, dadurch bei einigen Mitarbeitern zu, auf der anderen Seite ermöglicht die neue Flexibilität eine bessere Vereinbarkeit von Job und Familie oder mit dem Privatleben. Nach der ersten ängstlichen Reaktion der Wirtschaft auf den Corona-Lockdown und dem Einbruch der Nachfrage in vielen Branchen, ging es ab Juli/August wieder bergauf. Das berichtet uns auch Cassandra von Personio. Unternehmen und Kunden haben in dieser Zeit wirklich gelernt, dass digitale Tools wie die HR-Lösung von Personio dabei helfen, den Arbeitsalltag zu digitalisieren und somit einfacher und letztlich effizienter zu gestalten.

Auch die direkte Zusammenarbeit mit Kunden ist seither deutlich digitaler geworden. Auch wenn es nie einen klassischen Außendienst bei Personio gab, wurde in dieser Zeit das Portfolio an digitalen Kollaborations- und Kommunikations-Tools noch weiter ausgebaut und genutzt. Gerade im Customer Success-Team hat das sogar die Beziehung zwischen Kunde und Software as a Service-Dienstleister verstärkt, weil man jetzt nicht nur Telefonate führte, sondern ganz regelmäßig Video Calls, sodass sich alle Parteien regelmäßig sehen können. Gleichzeitig liegt eine emotionale Verbundenheit in der Luft, die “We are all in this together” zum Ausdruck bringt. Diese Erfahrung hat auch Moritz Rumstadt, Partner Manager bei Personio, gemacht. Die zwischenmenschlichen Beziehungen seien noch intensiver geworden und es wäre viel Verständnis entgegengebracht worden, dass die Kommunikation nun erst einmal ausschließlich digital ist.

Video-on-Policy statt Händedruck in Zeiten von Social Distancing

Was früher noch der förmliche Händedruck war, ist jetzt wohl das Video des Gegenübers mit seinen bunten Hintergründen oder den Geräuschen der Kinder und Haustiere im Hintergrund. Wie wichtig die Mimik und Gestik im Aufbau von Beziehungen und zugunsten einer funktionierenden Kommunikation ist, merken wir dadurch erst recht. Das Visuelle ist ein neuer fester Bestandteil im Arbeitsleben geworden, viel mehr zumindest als noch vor der Corona-Krise. Aber gerade größere Unternehmen und Konzerne haben zu oft eher eine “No-Video-Policy” oder schlechteres technisches Equipment, sodass sich dieser Arbeitstrend gar nicht bis schlecht umsetzen lässt. Das ist schade, denn so geht viel Potential für die Beziehungsarbeit im beruflichen Kontext verloren.

Unterm Strich - Neues, flexibles Arbeitsmodell als Teil der Firmenkultur

Nach all den Erfahrungen und Maßnahmen, wie sieht denn jetzt The Future of Work bei Personio aus? Die größte Veränderung ab 2021 wird das Hybrid-Modell sein, das Personio fest in seine Unternehmenskultur verankert. Das Unternehmen möchte noch flexibler werden, probiert aktuell Vieles aus und prüft Möglichkeiten, wie sich das Arbeiten ab 2021 noch effizienter gestalten ließe. Final entschieden sei zwar noch nichts, aber Personio sei wohl eher gegen eine Remote-First-Policy, was ja auch einige Unternehmen durchsetzen. Ganz wichtig ist bei einem solchen Arbeitsmodell, die rechtlichen Rahmenbedingungen abzustecken, sodass man sich als Arbeitgeber nicht strafbar nicht. Wenn z.B. der Arbeitsort im Vertrag eines Festangestellten definiert ist, darf dieser nicht dauerhaft und oberhalb einer bestimmten Grenze remote oder im Home Office arbeiten. Andernfalls müsste ein Telearbeitsvertrag abgeschlossen werden, in dem der Einsatzort nicht definiert ist. Im europäischen Ausland gelten zudem andere rechtliche Bedingungen, als in Deutschland. Cassandra schätzt aber ein, dass es auch bei einer Hybrid-Lösung weiterhin nur die Ausnahme bleiben wird, dass Mitarbeiter überwiegend im Home Office oder im Remote Work in Portugal oder auf Bali sind. Aber die Möglichkeit zu haben, flexibel und nach eigenem Ermessen darüber zu entscheiden, wann man wo arbeitet, ist ein sehr großer Mehrwert für die Firmenkultur.

Positive Nebeneffekte von Remote Work 2020

Tatsächlich gab es weitere positive Nebeneffekte des Remote Work bei Personio:

• Spürbarer Rückgang der Krankheitstage
• Höhere Produktivität aufgrund dessen
• Höhere Sensibilität für das dezentrale und digitale Arbeiten, d.h. eine große Aufmerksamkeit dafür, dass stets alle Teammitglieder gleichermaßen in den Video-Calls berücksichtigt werden usw. - denn nun arbeiten ja alle “remote”
  
  

Letzte Worte - Vier Tipps für moderne Arbeitgeber 2021

Abschließend gibt uns Cassandra noch ein paar Tipps für Unternehmen zur erfolgreichen Reorganisation und Umsetzung eines neuen flexiblen Arbeitsmodells mit auf den Weg:

• Selbstkritik: Man sollte sich als Arbeitgeber immer wieder hinterfragen, ob man den Mitarbeitern genügend Unterstützung bietet und sie zum Remote Arbeiten befähigt
• Feedback: Der größte Hebel ist das Mitarbeiter Feedback durch Umfragen und 1:1 Gespräche, um zu bestimmen, was die relevantesten Maßnahmen sind für das gesamte Team sind.
• Fokus: Man kann nicht alles auf einmal machen und man bekommt sehr viel Input von allen Seiten. Sondieren Sie die Aufgaben nach Priorität und Relevanz, dann können Sie die Maßnahmen nach und nach umsetzen und mit der Zeit optimieren.
• Kommunikation: “Man kann nicht zu viel kommunizieren”, sagt Cassandra. Und mehr muss man dazu gar nicht sagen. :)
  

Wir bedanken uns bei Cassandra und Moritz für das ausführliche und offene Gespräch zur Future of Work und wünschen dem Personio-Team weiterhin viel Gesundheit und Erfolg!

{{infobox}}

Personio ist eine All-in-One-HR-Softwarelösung für kleine und mittelständische Unternehmen. Dank der Schnittstelle zu Circula lassen sich die Mitarbeiterstammdaten direkt in Circula integrieren. Wiederum können die Abrechnungsdaten der Mitarbeiter vollständig digital und medienbruchfrei von Circula zu Personio übertragen werden.

Erfahren Sie mehr über die HR-Lösung von Personio unter www.personio.de.

Circula ist der ideale Partner für Ihre Mitarbeiterauslagen. Mithilfe der Reisekosten App von Circula lassen sich alle Ausgaben von Mitarbeitern einfach abrechnen - Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen. Die intelligente Circula Firmenkreditkarte passt sich perfekt an Ihre Geschäftsprozesse und bietet weitere Premium-Vorteile mit attraktiven Cashbacks. Darüber hinaus bietet Circula Unternehmen steueroptimierte Mitarbeiter-Benefits an wie den digitalen Essenszuschuss, das flexible Mobilitätsbudget und die Internetpauschale mit den Beschäftigte gefördert werden können.

{{travelexpense}}