Spesenabrechnung: Bestandteile, Tipps und häufige Fehler

Jedes Jahr gehen in Deutschland Millionen von Mitarbeitenden auf Geschäftsreise. In der Regel ist diese mit verschiedenen Arten von Kosten verbunden, die die Beschäftigten zunächst verauslagen – und sich dann per Spesenabrechnung vom Arbeitgeber zurückholen können. In diesem Artikel beleuchten wir alle wichtigen Themen rund um Spesen und deren Abrechnung für Sie.

Diese Fragen beantworten wir Ihnen

• Was gilt als Spesen?
• Was müssen Sie bei Spesenabrechnungen beachten?
• Welche häufigen Fehler sollten Sie vermeiden?
• Welche steuerlichen Hintergründe gibt es?

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"Spesen" Definition: Dafür steht dieser Begriff

Sie haben sicherlich schon von „Spesen“ gehört. Aber was ist damit eigentlich genau gemeint? Die Antwort: Dieser Begriff umfasst alle Kosten, die auf einer Geschäftsreise – oder auch „Dienstreise“ – anfallen.

Per Definition muss diese außerhalb des üblichen Arbeitsortes stattfinden. Je nach Länge, Art und Ziel kann eine beruflich bedingte Reise ganz schön ins Geld gehen. Vielleicht kennen Sie in diesem Zusammenhang auch den Spruch „Außer Spesen nichts gewesen“.Das soll dann so viel heißen wie: Außer den Unkosten ist bei dieser Geschäftsreise nichts herausgekommen.

Sofern diese einen rein dienstlichen Hintergrund haben, übernimmt der Arbeitgeber meist diese Kosten.

Was sind Spesen?

Es gibt verschiedene Arten von Spesen, da im Zuge einer Geschäftsreise auch unterschiedliche Kosten entstehen können. Hier haben wir Ihnen die wichtigsten aufgeführt:

1. Fahrtkosten. Darunter fallen finanzielle Aufwände für Bahn-, Bus- oder Flugzeug-Tickets und die Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln wie U-, S- oder Straßenbahnen. Auch Taxi- und Mietwagenkosten sowie Parkgebühren fallen unter diese Kategorie.
   
   Sie gehen mit Ihrem eigenen Pkw auf Geschäftsreise? Dann gibt es zwei Möglichkeiten für eine Spesenabrechnung: per Fahrtenbuch, in dem alle Kilometer und Kosten exakt dokumentiert sind oder per Kilometerpauschale (30 Cent pro Kilometer). Sie sind auf Geschäftsreise mit einem Firmen-Pkw? In diesem Fall fallen keine Spesen an.
2. Übernachtungskosten. Hierzu zählen Hotelrechnungen, Reiseversicherungsbeiträge und weitere Kosten, die im Zuge der Nutzung des Hotels anfallen. Wichtig zu wissen: Die Kosten für das Frühstück müssen Sie getrennt von den Hotelkosten betrachten.
   
   Diese sind zum Beispiel im Zimmerpreis inkludiert? Dann ziehen Sie am besten einen Betrag in Höhe von 20 Prozent der Verpflegungspauschale von den Übernachtungskosten ab. Im nächsten Punkt erfahren Sie auch gleich, wie hoch die derzeitigen Spesensätze angesetzt sind.
3. Verpflegungsmehraufwand. Die Kosten für Essen, Getränke und Snacks, die während einer Geschäftsreise anfallen, können Mitarbeitende mit einer Verpflegungspauschale geltend machen. Voraussetzung ist, dass die Reise länger als acht Stunden dauert.
   
   Die Beträge für die tägliche Verpflegungspauschale werden vom Staat festgelegt und belaufen sich derzeit auf 28 Euro (bei einer dienstlichen Abwesenheit ab 24 Stunden) und 14 Euro (bei einer dienstlichen Abwesenheit zwischen acht und 24 Stunden). Wenn Ihnen die Begriffe „kleine“ und „große“ Verpflegungspauschale bzw. Spesensätze schon einmal begegnet sind: Genau diese Beträge sind damit gemeint!
   
   Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten seitens des Finanzamtes spezifische Regelungen pro Land, die Sie hier nachlesen können. Noch ein Tipp, wenn Sie auch Trinkgelder absetzen möchten: Hierfür ist ein eigener Beleg vonnöten.
4. Weitere Nebenkosten. Ausgaben für Porto, Parken, Telefon- und Internetnutzung, Aufbewahrung, Beförderung und Versicherung von Gepäck sowie die Teilnahme an arbeitsbezogenen Veranstaltungen gelten ebenfalls als Spesen.

Damit Mitarbeitende diese Kosten nicht aus eigener Tasche zahlen müssen, gibt es die Möglichkeit für eine Spesenabrechnung. Für welche dieser Kosten schlussendlich eine Erstattung erfolgt, hängt vom jeweiligen Land und Unternehmen ab. In der Regel werden die o.g. Spesen in Deutschland aber vom Arbeitgeber ersetzt.

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Darauf ist bei einer Spesenkostenabrechnung zu achten

Von selbst kommen entstandene Kosten während einer Geschäftsreise nicht zu den Mitarbeitenden zurück. Anders gesagt: Wer sein Geld bekommen möchte, muss eine Spesenabrechnung machen. Diese sollte stets genau und korrekt sein. Ist sie das nicht, können sich Rückerstattungen verzögern oder ganz ausbleiben.

Kann der Arbeitgeber einen Spesenbetrug nachweisen, ist sogar eine fristlose Kündigung möglich. Die rechtliche Voraussetzung ist dafür im §626 Bürgerliches Gesetzbuch geregelt. Sie möchten wissen, worauf Sie bei Ihrer Spesenabrechnung achten müssen? Dann haben wir hier einige wichtige Tipps für Sie:  

• Informieren Sie sich vorab! Schauen Sie in jedem Fall vor der Erledigung Ihrer ersten Spesenabrechnung in die Reiserichtlinie Ihres Unternehmens, um alles korrekt anzugeben. Auch in Ihrem Tarifvertrag, in den Betriebsvereinbarungen sowie im konkreten Arbeitsvertrag können Details für eine korrekte Spesenabrechnung geregelt sein.
• Fragen Sie nach Vorlagen! In den meisten Unternehmen gibt es vorgegebene Formulare für Spesenabrechnungen. Füllen Sie diese aus, unterschreiben Sie diese und belegen Sie die entstandenen Kosten anhand von Belegen. Noch besser: Ihr Unternehmen nutzt bereits eine digitale Lösung.
• Reisen Sie verhältnismäßig! Es liegt in der Verantwortung der Arbeitnehmenden, die günstigste Reisemöglichkeit zu wählen, aber für sich selbst auch einen angemessenen Komfort während der Geschäftsreise sicherzustellen. Im Zweifel fragen Sie am besten Ihren Vorgesetzten.
• Belegen Sie alles! Jede Ausgabe, die Sie erstattet bekommen möchten und nicht per Pauschale abgegolten wird, müssen Sie mit Quittungen nachvollziehbar dokumentieren. Bewahren Sie also alle Belege, die während Ihrer Geschäftsreise anfallen, sorgfältig auf.

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Wichtige Steuer-Fakten rund um Spesen

Zunächst einmal ein wichtiger Grundsatz: Wenn Ihnen ein Arbeitgeber die Spesen überweist, sind diese Beträge steuerfrei. Empfehlenswert ist es jedoch, die entsprechenden Abrechnungen bei Ihrer Steuererklärung miteinzureichen, damit eine Prüfung seitens der Finanzämter stattfinden kann.

Sie haben keine Spesenabrechnung bei Ihrem Arbeitgeber für Ihre Geschäftsreisen durchgeführt? Zum Beispiel weil Sie selbständig oder freiberuflich tätig sind? In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, die Reisekosten über Ihre Steuererklärung abzurechnen – und zwar als „Werbungskosten“. Setzen Sie in diesem Fall die aktuell geltenden Pauschalbeträge an, um sich Ihre verauslagten Kosten vom Staat wiederzuholen.

Manuelle Spesenabrechnungen kosten Zeit – und sind fehleranfällig

Jeder, der schon einmal eine Spesenabrechnung gemacht hat, weiß, dass das Zusammentragen der Belege und das händische Ausfüllen von Formularen ganz schön viel Zeit in Anspruch nehmen kann. Trotz aller Akribie können aus Versehen Fehler passieren, die im Zweifel eine Nichterstattung nach sich ziehen können. Umso wichtiger ist es, die Spesenabrechnung möglichst zeitnah nach der Durchführung einer Geschäftsreise durchzuführen, weil der konkrete Ablauf dann noch gut zu erinnern ist.

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Was Sie bei der Spesenabrechnung vermeiden sollten

Hier haben wir Ihnen die 10 häufigsten Fehler im Zuge einer Spesenkostenabrechnung aufgelistet, damit Sie nicht in diese Fallen tappen und eventuell auf Kosten von Ihren Geschäftsreisen sitzenbleiben.

1. Falsche Kilometerangaben. Trennen Sie bei der Kilometerpauschale strikt zwischen privaten und beruflich bedingten gefahrenen Kilometern. Eine Aufdeckung von falschen Angaben kann zu Nichterstattung und im schlimmsten Fall sogar zu einer fristlosen Kündigung führen.
2. Bewirtungsbelege ohne weitere Angaben. Tragen Sie stets den Grund für das Geschäftsessen ein (z. B. Akquise oder Projektbesprechung) sowie auch den Namen und Arbeitgeber der Gäste, die Sie einladen. Finanzämter prüfen häufig gerade die Abrechnung von Bewirtungskosten.
3. Kosten doppelt einreichen. Geben Sie entstandene Kosten nur einmal in der Spesenabrechnung an – und nicht aus Versehen zweimal, wenn Sie Ihre Spesen berechnen.
4. Limits überschreiten. Informieren Sie sich in jedem Fall über mögliche Maximalbeträge und Richtlinien bei Spesen und halten Sie sich strikt daran.
5. Belege verlieren. Es sagt sich so einfach – und dennoch passiert es immer wieder: Bewahren Sie Ihre Belege sorgfältig auf! Sind sie erst einmal verschwunden, steht so gut wie fest, dass Sie auf den entsprechenden Kosten sitzen bleiben.  
6. Richtig zuordnen. Achten Sie darauf, dass Sie alle entstandenen Kosten richtig kategorisieren. Andernfalls können sich Abrechnungsprozesse – durch zusätzliche, manuelle Aufwände in der Buchhaltung – wesentlich verzögern.
7. Falsche Berechnungen. Ihre Spesenabrechnung läuft noch nicht digitalisiert und Sie müssen alle Spesen manuell berechnen? Dann besteht immer eine größere Gefahr von Rechenfehlern. Prüfen Sie daher alle Summen vor Abgabe mehrmals auf ihre Richtigkeit.
8. Fehlerhafte Währungsumrechnungen. Führen Ihre Geschäftsreisen ins Ausland außerhalb der Eurozone steigt die Gefahr von falschen Berechnungen der entstandenen Kosten.
9. Mangelnde Dokumentation. Oft fehlen die bereits beschriebenen Pflichtinformationen wie Reiseanlass oder Kostenart. Dies führt dann meist zu einer verzögerten Bearbeitung und damit zu einer späteren Auszahlung.
10. Unverhältnismäßige Ausgaben. Es sollte nicht passieren, aber es kommt vor: Schlagen Sie nicht über die Stränge bei der Planung und Durchführung Ihrer Geschäftsreisen. Sie müssen sich im Klaren darüber sein, dass unverhältnismäßig entstandene Kosten nicht ersetzt werden.

Automatische Abrechnung mit Spesen-Software

Die Erstellung der Reisekostenabrechnung und die Beantragung der Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand ist für viele Mitarbeitende eine zeitraubende Aufgabe. Das muss allerdings nicht so sein, denn mithilfe einer Reisekosten-App lassen sich die Abläufe erheblich vereinfachen.

Dabei lassen sich mithilfe der App Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten sowie andere Ausgaben ganz einfach und mobil per Smartphone einreichen. Auf diese Weise können die Reisenden schon von unterwegs aus die Abrechnung und die Beantragung der Reisekostenpauschale für den Verpflegungsmehraufwand mit wenigen Klicks erledigen und per E-Mail absenden.

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Die von den Mitarbeitenden eingereichten Belege müssen zudem nicht aufgehoben werden, sondern können nach dem Scannen entsorgt werden.

Die innovative Reisekosten-App von Circula extrahiert die Belegdaten umgehend nach ihrem Eingang und prüft zugleich die Ausgaben auf ihre Richtigkeit. Für zusätzlichen Komfort und Präzision sorgt die automatische Berechnung der jeweiligen Übernachtungspauschale und des Verpflegungsaufwands im In- oder Ausland durch die von Circula bereitgestellte App.

Überdies können Unternehmen die Genehmigungsverfahren nach ihren Bedürfnissen einstellen oder automatisieren. Auch dies trägt dazu bei, den administrativen Aufwand der Finanzabteilung um bis zu 80 % zu senken.

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Die Umsetzung des Reisekosten-Tools von Circula gestaltet sich für Unternehmen dabei sehr unkompliziert. So ist die digitale Lösung ebenso mit Personio, SAP, MS Dynamics sowie Travelperk, Comtravo und vielen anderen Softwarelösungen integrierbar.

Die Plattform für Ausgabenmanagement ist zudem ein weiterer Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro: Durch den digitalen Prozess fällt das umständliche manuelle Drucken und Versenden der Dokumente weg. Damit gehört die Einreichung des Verpflegungsmehraufwands in Form eines gedruckten PDFs endgültig der Vergangenheit an.

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Fazit: Bei Spesenabrechnungen müssen Arbeitnehmende auf einiges achten. Immer mehr Unternehmen bieten daher die Möglichkeit, Spesenabrechnungen digital – und damit wesentlich komfortabler – durchzuführen. Ein solcher Prozess bringt aber auch noch viele weitere Vorteile mit sich: Die Abrechnung ist schneller erledigt, weniger fehlerbehaftet und es kommt zügiger zu Auszahlungen an die Mitarbeitenden. Auch für den Arbeitgeber ergeben sich daraus viele Vorteile. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über digitale Reisekostenabrechnungen.

Sie haben Fragen zu Spesen oder möchten mit uns Kontakt aufnehmen, um über die Möglichkeit von digitalisierten Spesenabrechnungen zu sprechen?

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