Spend Management Software: 6 Tools im Vergleich

Wofür brauche ich eine Spend Management Software?

Kurz gesagt hilft Ihnen eine Spend Management Software bei der Optimierung von Einkauf und Beschaffung sowie bei der Ausgaben- und Budgetkontrolle. Sie können damit Ihre Verträge, Rechnungen und Zahlungen verwalten, Ihre Ausgaben genau im Auge behalten und analysieren sowie mehr Ordnung und Transparenz in Ihren Beschaffungsprozess bringen.

Das Ziel ist es, Verbesserungspotenziale aufzudecken und unnötige Ausgaben zu vermeiden, um so Kosten einzusparen. Gleichzeitig soll sichergestellt werden, dass bei getätigten Ausgaben alle Richtlinien eingehalten werden und die Zahlung pünktlich erfolgt.

Der Einsatz einer Software für das Ausgabenmanagement bringt Ihnen viele Vorteile:

• Effizienz: Sie können Routinearbeiten automatisieren, Prozesse beschleunigen und über die gemeinsame Plattform effizienter zusammenarbeiten.
• Nachvollziehbarkeit: Ihre Ausgaben sind lückenlos dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar.
• Kontrolle: Sie haben mehr Kontrolle darüber, ob alle Ausgabenkriterien und das vorgegebene Budget eingehalten werden.
• Transparenz: Sie erhalten einen transparenten Einblick in Ihre Geschäftsausgaben und zuverlässige Daten, auf deren Grundlage Sie schneller die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen können.
• Flexibilität: Mit einer cloudbasierten Spend Management Software können Sie zeit- und ortsunabhängig auf Ihre Geschäftsdaten zugreifen
• Compliance und Steuersicherheit: Wenn Sie bei Ihrem Ausgabenmanagement auf eine moderne Software setzen, vermeiden Sie Fehler und Schwierigkeiten durch fehlende oder verlorene Quittungen.
  

Lesetipp: Mehr Vorteile sowie eine genaue Definition, was Spend Management eigentlich bedeutet, lesen Sie in unserem Blogartikel Ausgabenmanagement – 5 Vorteile für Ihr Unternehmen.

Worauf kommt es bei der Wahl einer Ausgabenmanagement-Software an?

Die eine perfekte Ausgabenmanagementlösung für alle Unternehmen gibt es nicht. Bei der Auswahl einer geeigneten Software kommt es daher in erster Linie darauf an, inwiefern sie Ihre individuellen Anforderungen erfüllt. Je größer Ihr Unternehmen ist, desto komplexer sind wahrscheinlich auch Ihre Beschaffungsprozesse und desto mehr Funktionen sollte eine passende Spend Management Software mitbringen.

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Solche Komplettlösungen haben natürlich ihren Preis, jedoch gibt es auch viele Tools für ein kleineres Budget auf dem Markt, die sich auf grundlegende Funktionen beschränken oder sich auf spezielle Anwendungsfälle konzentrieren. Die meisten modernen Spend Management Tools erhalten Sie in einem Abomodell, das heißt, Sie zahlen für die Nutzung eine monatliche Gebühr.

• Freiberuflich Tätige: Für Selbstständige sind in der Regel Basisfunktionen wie die Verwaltung von Rechnungen und die Analyse von getätigten Ausgaben ausreichend. Manche Einstiegstools sind sogar kostenlos. Wichtig ist hier vor allem, dass sich die Software auch ohne technisches Know-how intuitiv bedienen lässt.
• Kleine Unternehmen und Start-ups: Auch bei kleinen Unternehmen sollte die gewählte Software in erster Linie grundlegende Anforderungen erfüllen sowie übersichtlich und einfach zu bedienen sein.
• Mittelständische Unternehmen: Sobald ein größeres Team an Mitarbeitenden mit der Software arbeitet, sollten Sie darauf achten, dass Sie mehrere Nutzerprofile anlegen können. Setzen Sie auf eine skalierbare Lösung, die Sie mit einem entsprechenden Funktionsumfang beim Unternehmenswachstum unterstützt, gleichzeitig aber auch mit Ihren individuellen Anforderungen mitwächst.
• Große Unternehmen: Mit der Größe des Unternehmens nimmt die Komplexität des Ausgabenmanagements und somit der Anspruch an eine passende Spend Management Software zu. Sie muss nicht nur eine große Menge, sondern auch eine hohe Varianz von Informationen verarbeiten können, so zum Beispiel unterschiedliche Ausgabenarten und Währungen. Zudem sind viele Abteilungen, Personen und Prozesse involviert. Große Unternehmen haben oft schon eine komplexe Systemlandschaft aufgebaut, dort sollte sich die Ausgabenmanagementlösung nahtlos integrieren und bestehende Workflows ergänzen beziehungsweise optimieren.

Checkliste: Auswahlkriterien für Ihre Spend Management Software

Hier eine Checkliste, auf welche Kriterien Sie bei der Auswahl Ihrer Spend Management Software achten sollten:

• Funktionsumfang: Zu den Must-haves gehören Echtzeit-Einblicke in Ihre Ausgaben, Ausgabenanalysen, einfache Belegverwaltung und Automatisierungsmöglichkeiten.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte intuitiv zu bedienen sein. Ein Pluspunkt ist die mobile Nutzung über eine App.
• Skalierbarkeit: Wählen Sie ein Tool, das mit Ihren Anforderungen mitwächst, indem Sie zum Beispiel mehr Nutzerprofile und Ausgabenarten anlegen können.
• Integrationen: Damit sie sich gut in Ihre Systemlandschaft integrieren lässt, sollte die Ausgabenmanagementlösung geeignete Schnittstellen mitbringen, zum Beispiel zu ERP- und Buchhaltungssystemen.
• Budget: Überlegen Sie sich, ob Sie in eine teure Komplettlösung investieren wollen oder Ihr Budget in kosteneffiziente Spezialsoftware setzen. Für den Einstieg gibt es auch kostenlose Software. Nutzen Sie bei der Suche nach einem passenden Tool generell Angebote für kostenlose Demo- und Testversionen. Achten Sie auch auf versteckte Kosten. Diese können sich bei manchen Anbietern unter anderem beim Onboarding, Support oder zusätzlichen Integrationen auftun.
• Support: Der Software-Anbieter Ihrer Wahl sollte Sie nicht nur tatkräftig bei der Implementierung unterstützen, sondern auch danach fortlaufend Support bieten, damit Sie das Tool optimal nutzen und an Ihre Anforderungen anpassen können.
  
  

Welche Tools für das Ausgabenmanagement gibt es?

Damit Sie einen Überblick erhalten, welche Möglichkeiten Sie auf dem recht unübersichtlichen Tool-Markt haben, möchten wir Ihnen eine Auswahl an Spend Management Softwares für unterschiedliche Unternehmensanforderungen vorstellen – von der umfangreichen Komplettlösung bis hin zur kostenlosen Einstiegssoftware.

1. SAP

Der Software-Anbieter SAP hat vielfältige Lösungen für das Ausgabenmanagement im Programm. Mit SAP Ariba können Sie die Beschaffung von direkten und indirekten Materialien optimieren, Verträge, Lieferanten, Rechnungen und Zahlen verwalten sowie Ihre Ausgaben und Risiken genauestens analysieren. SAP Concur fokussiert sich dagegen auf das Geschäftsreise- und Spesenmanagement.

Die SAP-Lösungen richten sich in erster Linie an größere Unternehmen. Sie bieten einen großen Funktionsumfang, um den gesamten Beschaffungsprozess zu digitalisieren, und erfüllen viele unterschiedliche Anforderungen. Beim Thema Benutzerfreundlichkeit und einfache Einrichtung gibt es jedoch vor allem bei SAP Concur Luft nach oben, wie unter anderem die Nutzerbewertungen bei OMR Reviews zeigen.

Hier ist es eine Überlegung wert, ob Sie für einzelne Prozesse wie die Verwaltung von Reisekosten und Spesen nicht lieber auf einen Anbieter setzen, der sich darauf spezialisiert hat. Diese Spezialanwendungen bieten oft auch Schnittstellen zu SAP, sodass Sie sie einfach mit Produkten aus der SAP-Familie kombinieren können.

2. Workday

Ebenso wie SAP bedient auch Workday vor allem mittelständische bis große Unternehmen. Die umfassende HR-, Finanz- und Planungssoftware bietet eine cloudbasierte Ausgabenmanagementlösung zur Steuerung von Geschäftsausgaben und Prozessen rund um die Beschaffung.

Dafür gibt es Tools für das strategische Sourcing ebenso wie für das Lieferantenvertragsmanagement, die Bestandsverwaltung, die Optimierung von Procure-to-pay-Prozessen sowie das Spesenmanagement. Über eine zentrale Plattform erhalten Sie Echtzeit-Einblicke in Ihre Geschäftsdaten und können darauf basierend fundierte Entscheidungen treffen.

Trotz der vielfältigen Funktionen wirkt die Benutzeroberfläche recht übersichtlich. Neben vielen Integrationen haben Sie mit den Workday Extend-Apps auch die Möglichkeit, eigene Funktionen zu Ihren Workday-Anwendungen hinzuzufügen. Allerdings dauern die Prozesse teilweise sehr lange und sind zudem weniger intuitiv als bei anderen Tools. Einreichungen können dadurch mitunter lange dauern.

3. Yokoy

Die KI-gestützte Suite von Yokoy soll nach eigenen Angaben das Ausgabenmanagement für mittelständische und globale Unternehmen transformieren. Yokoy bietet drei zentrale Lösungen in Form von Modulen an:

1. Automatisierte Rechnungsverarbeitung
2. Papierloses Spesenmanagement
3. Verwaltung von Geschäftszahlungen

Die drei Module können bis auf eine Ausnahme einzeln erworben werden, insgesamt ist Yokoy jedoch als komplette Suite ausgelegt. Das Ziel ist, mit der Plattform eine End-to-End-Automatisierung und volle Kontrolle über die Geschäftsausgaben zu erreichen.

4. Spendesk

Spendesk bezeichnet sich selbst als 7-in-1-Lösung für das Ausgabenmanagement, die folgende sieben Herausforderungen bedient:

1. Genehmigungen und Freigabeprozesse
2. Virtuelle und physische Firmenkarten
3. Rechnungsmanagement von der Bestellung bis zur Überweisung
4. Spesenmanagement
5. Automatisierte Buchhaltung
6. Budgetoptimierung
7. Reporting

Der Fokus der Plattform liegt darauf, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, daher setzt Spendesk auch auf eine möglichst unkomplizierte Bedienoberfläche. Damit spricht die Lösung vor allem kleinere bis mittelständische Unternehmen an.

5. Expensify

Kleine Unternehmen und freiberuflich Tätige finden mit Expensify ein kostenloses Ausgabenmanagement-Tool mit einigen hilfreichen Grundfunktionen. Sie können damit Belege einscannen, Spesenabrechnungen einreichen, Ausgaben nachverfolgen, Rechnungen erstellen und bezahlen.

Um Integrationen zu nutzen, Ausgaberichtlinien festzulegen, Freigabe-Workflows zu erstellen und individuelle Analysen durchzuführen, müssen Sie eines der kostenpflichtigen Pakete erwerben.

In der kostenlosen Variante fehlen Ihnen also viele wichtige Features für ein smartes Ausgabenmanagement. Wenn Sie volle Kontrolle über Ihre Ausgaben erhalten und Ihre Prozesse optimieren wollen, sollten Sie daher eher auf ein Tool setzen, das auf die individuellen Anforderungen von Unternehmen ausgerichtet ist.

6. Circula

Circula ist eine Software-Plattform, die sich auf die Verwaltung von Auslagen, Reisekosten, Kreditkarten und Mitarbeiter-Benefits fokussiert:

• Spesen- und Auslagenmanagement: Mitarbeitende können über die App unkompliziert ihre Reisekostenabrechnung digital inklusive Belege einreichen. Per OCR-Scan extrahiert Circula die Daten und prüft die Einreichung automatisch. Sie können dabei individuelle Budgets, Reisekostenrichtlinien und Genehmigungsverfahren festlegen.
• Digitales Kreditkartenmanagement: Bei Circula bekommen Sie echte VISA Kreditkarten. Sie wählen den passenden Kartentyp aus und legen selbst das Budget fest. Die Kreditkarten verwalten Sie über die Web-App und verlieren so nie die Übersicht. Die Kreditkartenabrechnung erfolgt vollständig digital: Jede Kreditkartentransaktion wird automatisch in Echtzeit erfasst und mit dem entsprechenden Beleg abgeglichen. Doppelte Belege werden sofort erkannt.
• Mitarbeiter-Benefits: Auch Mitarbeiter-Benefits von Sachbezügen bis Mobilitätsbudgets können Sie einfach über Circula verwalten und kontrollieren.

Die Software ist ideal für kleine, mittelständische und wachsende Unternehmen, die die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden stets im Blick behalten und dabei möglichst wenig Aufwand haben möchten. Sie ist GoBD-konform und auf den deutschen Markt ausgelegt. Das heißt, es werden automatisch alle nach dem deutschen Recht geltenden Regelungen, zum Beispiel zu den Pauschalen und zum Steuerrecht, eingehalten.

Dank zahlreicher Integrationen können Sie das übersichtliche und benutzerfreundliche Tool nahtlos in Ihre Systemlandschaft integrieren und somit effiziente End-to-End-Prozesse im Ausgabenmanagement aufbauen. So können Sie Circula beispielsweise auch mit SAP und Workday verbinden. Mit der DATEV-Schnittstelle erhalten Sie zudem eine direkte Anbindung an Ihre Lohnbuchhaltung. DATEV empfiehlt Circula unter anderem aus diesem Grund ausdrücklich.

Welche Software ist die beste für mein Unternehmen?

Insgesamt scheint es verlockend, in eine All-in-one-Lösung zu investieren, die auf den ersten Blick alle möglichen Anforderungen abzudecken scheint. Diese hat natürlich auch ihren Preis. Abgesehen davon sind solche Komplettlösungen teilweise nicht sehr benutzerfreundlich, zeigen bei einzelnen Prozessen qualitative Schwächen und kommen bei speziellen Anwendungsfällen an ihre Grenzen.

Insbesondere für kleinere bis mittelständische Unternehmen kann es daher oft sinnvoller sein, auf eine Insellösung zu setzen, die auf bestimmte Funktionen und Prozesse optimiert ist. Wichtig ist hier, dass die Software passende Integrationsmöglichkeiten bietet. So können Sie Ihre Einzellösungen intelligent miteinander verbinden und eine Systemlandschaft aufbauen, die perfekt zu Ihrem Unternehmen und Ihren Prozessen passt.

Machen Sie sich im Vorfeld also immer genaue Gedanken darüber, auf welche Funktionen Sie besonderen Wert legen und welche spezifischen Anforderungen Sie in Ihrem Unternehmen haben. So können Sie eine Spend Management Software wählen, die ein ideales Preis-Leistungs-Verhältnis bietet, sich nahtlos in Ihre Workflows integriert und Ihnen im Alltag zuverlässige Dienste leistet.

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Häufig gestellte Fragen zu Spend Management Software

Was ist Spend Management?

Spend Management oder Ausgabenmanagement dient dazu, die Einkaufs- und Beschaffungsprozesse zu kontrollieren. Die zentrale Aufgabe ist, alle Geschäftsausgaben transparent zu dokumentieren, zu verwalten und zu analysieren. So erhalten Unternehmen einen genauen Überblick über ihre Ausgaben, können Prozesse optimieren und dadurch Kosten einsparen.

Wofür brauche ich eine Spend Management Software?

Eine moderne Spend Management Software ist für das Ausgabenmanagement unverzichtbar. Eine digitale Lösung erleichtert die Verwaltung von Rechnungen, ermöglicht fundierte Ausgabenanalysen, bringt Transparenz in die Prozesse und nimmt Unternehmen durch Automatisierungen einiges an Arbeit ab.

Was ist die beste Spend Management Software?

Die beste Spend Management Software erfüllt in erster Linie die individuellen Anforderungen des Unternehmens. Nicht immer ist es sinnvoll, in eine umfangreiche All-in-one-Lösung zu investieren. Einzellösungen, die sich beispielsweise auf bestimmte Ausgabenarten wie Spesen und Reisekosten spezialisieren, überzeugen oftmals mit einer hohen Qualität im Detail und mit benutzerfreundlichen Funktionen. Durch vielfältige Integrationsmöglichkeiten lässt sich damit eine auf das Unternehmen abgestimmte Systemlandschaft aufbauen.

Hinweis: Alle Angaben zu den verschiedenen Softwares wurden im Juli 2023 recherchiert. Bei Hinweisen auf Fehlern korrigieren wir diese gerne.

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