Sachzuwendungen an Arbeitnehmer - Dies gilt zu beachten

Für Sachzuwendungen an Arbeitnehmer gelten monatliche Freibeträge, doch nicht für jeden geldwerten Vorteil greift diese Regelung.

Für Unternehmen ist es aus verschiedenen Gründen attraktiv, ihren Mitarbeitern Sachzuwendungen zukommen zu lassen. Nicht zuletzt, weil diese Incentives steuerfrei bleiben. Allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen, denn sonst werden diese schnell steuerpflichtig und mindern den Nettolohn des Arbeitnehmers.

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Welche steuerlichen Freibeträge gelten für Sachzuwendungen?

Wird ein Mitarbeiter für eine erbrachte Arbeitsleistung anteilig mit einer Sachleistung vergütet, spricht man von Sachzuwendung oder geldwertem Vorteil. Typische Sachzuwendungen sind Getränke am Arbeitsplatz, Zuzahlungen zu Fitnessstudio-Mitgliedschaften oder Zuschüsse zum Essen. Unternehmen können jedem Mitarbeiter monatlich bis zu 50 Euro als Sachzuwendungen auszahlen (Stand 2022). Dabei gelten die 50 Euro als Freigrenze, das heißt wenn sie auch nur um einen Cent überschritten wird, muss der gesamte Betrag voll versteuert werden (§37b EStG).

Möglich ist, dass Mitarbeiter sich anteilig an den Kosten beteiligen, sodass die Grenze von 50 Euro nicht angetastet wird. Auch geringfügig Beschäftigte können Sachzuwendungen erhalten. Diese werden nicht auf die Prüfung zur Einhaltung der Geringfügigkeitsgrenze einbezogen, sodass sich hier eine einfache Möglichkeit bietet, den Nettolohn zu optimieren.

Steuerberater bei Zweifelsfällen befragen

Die Besteuerung von Sachzuwendungen ist steuerrechtlich ein komplexes Thema, da es viele Sonderfälle zu berücksichtigen gilt. Nicht alle Sachzuwendungen sind vor dem Gesetz gleich. Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge sind zum Beispiel bis 600 Euro pro Mitarbeiter und Jahr steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum Lohn ausgezahlt werden. Werden Gesundheitskurse durch eine Umwandlung des Gehalts bezahlt, ist der Betrag dagegen voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Mitgliedschaften im Fitnessstudio fallen übrigens regelmäßig nicht in die Kategorie Gesundheitsvorsorge. Erhält der Mitarbeiter aus einem persönlichen Anlass ein Geschenk, weil er Geburtstag hatte, befördert worden ist oder geheiratet hat, ist das rechtlich keine Sachzuwendung, sondern eine Aufmerksamkeit. Für diese gilt eine Freigrenze von 60 Euro brutto je Mitarbeiter und Monat.

Dies ist nur ein kleiner Ausschnitt aus der unübersichtlichen rechtlichen Landschaft der Sachzuwendungen. Unternehmen wird grundsätzlich empfohlen, sich vorab bei ihrem Steuerberater zu erkundigen, welche Incentives und welches Vorgehen in ihrem individuellen Fall steuerlich günstig sind.

Vorsicht bei Dienstleistern für Sachzuwendungen

Mittlerweile tummeln sich viele Dienstleister auf dem Markt, die Unternehmen die Auszahlung in geldwerten Vorteilen vereinfachen wollen und Mitarbeitern eine attraktive Auswahl an Incentives anbieten. Doch so bequem die Abwicklung über Dienstleister und ihre Online-Plattformen auch erscheint: die Anbieter müssen ihr Geschäftsmodell verfolgen und haben in erster Linie die eigene Umsatzmaximierung im Sinn – nicht unbedingt die Interessen des Unternehmens. Teilweise werden Versprechungen gegeben, die Unternehmen im Nachhinein juristischen Ärger einbringen und jeden steuerrechtlichen Vorteil der Sachzuwendungen wieder zunichtemachen.

Ein häufiger Fehler ist, dass Sachzuwendungen an die Mitarbeiter i.H.v. genau 50 EUR Brutto über die Anbieter gewährt werden. Wenn nun ein Prüfer in die Firma kommt und sieht, dass auch ein Getränkespender oder eine Teeküche für die Mitarbeiter zur Verfügung steht, ist sofort die Freigrenze überschritten, da sich hieraus definitiv ein geldwerter Vorteil von mehr als 1 Cent pro Monat ableitet. Seien Sie daher kritisch. Es soll nicht darum gehen, Dienstleister von Mitarbeiterangeboten pauschal zu verurteilen, aber ziehen Sie in Zweifelsfällen Ihren Steuerberater hinzu, und zwar vor Vertragsschluss. Wenn der Dienstleister ein Gespräch mit diesem ablehnt, sollten auch Sie Abstand von einer Geschäftsbeziehung nehmen.

Sachzuwendungen und Vorsteuerabzug

Lohnsteuerfreie Sachzuwendungen lösen grundsätzlich Umsatzsteuerpflicht aus und können daher von Unternehmen beim Vorsteuerabzug berücksichtigt werden. Aber Vorsicht: wer die Vorsteuer mindert, obwohl er nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, kann großen Nachzahlungen entgegensehen. Startups in der Gründungsphase sollten daher frühzeitig klären, ob sie vorsteuerabzugsberechtigt sind oder nicht, um nicht mit falschen Annahmen zu rechnen. Ausgeschlossen vom Vorsteuerabzug sind insbesondere Unternehmen aus dem Gesundheitswesen oder der Immobilienbranche. Ausschlaggebend hierfür ist vor allem das Fehlen von umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen.

Andere Sachzuwendungen wirken sich grundsätzlich nicht auf die Umsatzsteuervorauszahlung aus. Dies betrifft vor allem Geschenke und Aufmerksamkeiten, die Mitarbeiter aus persönlichem Anlass (Geburtstag, Dienstjubiläum) erhalten, wenn ihr Wert 60 Euro nicht überschreitet. Eine Besonderheit stellen die Sachzuwendungen, die im Zusammenhang mit Betriebsveranstaltungen entstehen, dar. Übersteigen diese 110 Euro pro Person, ist eine Zuwendung aus betrieblichen Interesse nicht mehr gegeben und ein Vorsteuerabzug kann nicht erfolgen.

Fazit

Es ist für Unternehmen kaum machbar, jeden Fall der Sachzuwendung ohne steuerrechtliche Beratung rihtig einzuordnen. Wer sein Unternehmen frisch gegründet und sich bisher wenig Gedanken über die Versteuerung von Sachzuwendungen gemacht hat, muss nicht sofort in Panik geraten. Werden entsprechende Sachverhalte bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung festgestellt, kann das Unternehmen – sofern zuvor noch keine Sachzuwendungen besteuert wurden – nachträglich handeln und sogar entscheiden, wie die Sachzuwendungen versteuert werden sollen: ob über den pauschalen Freibetrag oder eine Individualbesteuerung. In jedem Fall sollte aber stets mit der Steuerberatung transparent kommuniziert werden, welche geldwerten Vorteile gewährt werden, um hier frühzeitig reagieren zu können.

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