Die Reisekostenabrechnung GoBD-konform digitalisieren

Seit 2015 sind die GoBD in Kraft, die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese gelten unter anderem auch für Reisekostenabrechnungen.

Was das genau bedeutet? Spesenbelege sind Buchungsbelege und Apps für die Reisekostenabrechnung gelten als Nebensysteme der Buchhaltung. Sie erfassen Sachverhalte, die bestimmte Aufwandspositionen genauer erklären. Die GoBD machen die Dinge nun eindeutig einfacher. Sie setzen einen Rechtsrahmen für die Digitalisierung Ihrer Belege (Stichwort: “Ersetzendes Scannen”). Und Digitalisierung bedeutet für Sie: weniger Arbeit, mehr Sicherheit und mehr Wirtschaftlichkeit.

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass Sie Ihre Reisekosten mit einer Software abrechnen, die die GoBD erfüllt und die nötige Rechtssicherheit bietet. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie Ihre Reisekostenabrechnung online in Zukunft schneller, günstiger und rechtssicher einreichen können.

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Hoher Aufwand für die Reisekostenabrechnung

Unzählige Stunden pro Jahr brüten deutsche Geschäftsreisende über ihren Reisekostenabrechnungen. Sie kleben Quittungen und Bons auf Papierblätter auf, übertragen Zahlen in Excel-Tabellen und drucken Kreditkartenabrechnungen aus. Wegen des hohen Aufwands und weil immer mal wieder Belege verloren gehen können, wird immer wieder auf einen Teil der Erstattungen verzichtet.

Wenn die Reisekostenabrechnungen in der Buchhaltung landen, hat diese die undankbare Aufgabe, die Papierflut zu ordnen, korrekt zu erfassen und im Einklang mit den geltenden Richtlinien zu kontieren und zu buchen. Belege werden kopiert, gedruckt und wieder gescannt. Die Papier-basierte Arbeit kostet einerseits Zeit und das wiederum kann für Unternehmen mit viel Reisetätigkeit teuer werden.

Papier-Belege sind out

Dabei sind Papier-Belege im Zeitalter der Digitalisierung obsolet. Moderne Apps für die Online-Reisekostenabrechnung machen es möglich, Belege schon von unterwegs elektronisch einzureichen. Auf Dienstreisen scannen Sie Ihre Belege direkt vor Ort mit dem Smartphone ein. Sofern dies überhaupt notwendig ist – denn Bahn- und Flugtickets werden heutzutage ohnehin meist elektronisch erstellt und per E-Mail versendet. Die gescannten Belege werden anschließend in der App direkt für die Spesenabrechnung verwendet. Sobald Sie eine Rechnung daher im digitalisierten Format haben, ist keine Interaktion mit der physischen Rechnung mehr erforderlich.

GoBD einhalten

An dieser Stelle lohnt es sich, die GoBD Vorgaben zu verstehen um sie effizient nutzen zu können. Welche Anforderungen müssen Belege erfüllen, damit sie steuerlich absetzbar sind und digitalisiert werden können? Die folgende Zusammenfassung schildert die wichtigsten Anforderungen und wie Ihnen eine Reisekostenabrechnungs-App hilft, sie einzuhalten.

Unveränderbarkeit

Erfasste Ausgaben dürfen nachträglich nicht geändert werden. Korrekturen müssen ersichtlich sein und der ursprüngliche Inhalt darf nicht verlorengehen. Belege und Abrechnungen müssen in einem unveränderlichen Format gespeichert werden. PDF ist in Ordnung, aber Excel hingegen nicht.

Wenn der gesamte Weg der Reisekosten-Einreichung digital stattfindet, wird jeder Schritt und damit jede Änderung protokolliert. Achtung: Bei E-Rechnungen gilt die digitale Version als Original, welches archiviert werde muss. Ein Ausdruck hingegen ist lediglich eine Kopie und damit nicht GoBD-konform.

Richtigkeit

Fehler und Richtlinienverstöße sind bei traditionellen Abrechnungsmethoden keine Seltenheit. Eine Reisekostenabrechnungs-App erspart Ihnen viele Fehlerquellen. Vorbei die Zeit, als Sie mit Übertragungsfehlern und Zahlendrehern kämpfen oder unvollständige Abrechnungen korrigieren mussten.

Zeitgerechte Erfassung

Bargeldbewegungen müssen täglich, unbare Geschäftsvorfälle binnen acht bis zehn Tagen erfasst werden. Über die Online-Reisekostenabrechnung lassen sich Belege taggenau einreichen. In dem Moment, da sie digital ins System hochgeladen wurden, gelten sie als erfasst.

Aufbewahrung

Elektronische Belege müssen revisionssicher gespeichert werden. Bei einer Cloud-Software ist es wichtig, dass die Server in Deutschland beheimatet sind. Nur dann unterliegen sie den strengen deutschen Datenschutzvorschriften.

Eine deutsche Online-App für die Reisekostenabrechnung wird, wenn sie GoBD-zertifiziert ist, alle Anforderungen der revisionssicheren Speicherung erfüllen. Für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist. Dabei sollten man darauf achten, ob bzw. nach welchem Verfahren die App geprüft wurde. In Deutschland werden vom Institut der Wirtschaftsprüfer verschiedene Prüfstandards vorgegeben (z.B. IDW PS 880).

Verfahrensdokumentation und internes Kontrollsystem

Jedes Unternehmen muss in einer Verfahrensdokumentation beschreiben, wie es mit steuerrelevanten Sachverhalten umgeht. Und das interne Kontrollsystem sieht als wichtigste Anforderung das Vier-Augen-Prinzip vor, das heißt, angemessene Kontroll- und Genehmigungsprozesse.

In einer Reisekosten-Software können Sie einen Genehmigungsprozess anlegen und zugleich dokumentieren, dass dieser eingehalten wird. Außerdem unterstützt die Software die Entwicklung von Standard-Verfahrensweisen oder so genannten Best Practices.

Ersetzendes Scannen bei GoBD-konformen Gesamtprozess

Unternehmen müssen bei der Auswahl ihrer Software darauf achten, dass sowohl die Vorsysteme (z.B. Kasse, Reisekostenabrechnung) als auch das Hauptsystem (Finanzbuchhaltung) die Anforderungen der GoBD erfüllen. Erst dann ist es möglich Belege ersetzend zu scannen und damit digital zu archivieren. Hauptsysteme von Anbietern wie DATEV, Addison aber auch Vorsysteme wie die das Kassensystem LocaFox POS sind GoBD-konform.

Fazit

Reisekostenabrechnungen verursachen hohe Verwaltungskosten und treiben manche Mitarbeiter zur Verzweiflung. Grund sind die veralteten Tools: In den meisten Büros regieren immer noch Excel-Tabellen und Papierbelege den Alltag.

Heute existieren bereits voll-digitale Lösungen Software-Lösungen. Eine Software für die Online-Reisekostenabrechnung spart Ihnen nicht nur Zeit und Geld. Sie erleichtert auch die Einhaltung von steuerrechtlichen Vorgaben. Achten Sie daher auf eine GoBD-Zertifizierung, wenn Sie eine Reisekosten-App anschaffen.

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