Reisekosten digitalisieren: Alles Wichtige für Sie im Überblick

Erfahren Sie, worauf Sie bei einer Reisekostenabrechnung achten müssen und warum Sie Ihre Reisekosten digitalisieren sollten.

Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen und Organisationen zum Alltag. Anlässe und gute Gründe für eine berufliche Reise gibt es viele. Auf nahezu jeder fallen dabei unterschiedliche Kosten an, die zunächst von Mitarbeitenden verauslagt werden. Im Rahmen einer Reisekostenabrechnung werden diese finanziellen Aufwände dann schnellstmöglich ordnungsgemäß erstattet. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihre Reisekosten digitalisieren und somit schneller und übersichtlicher verwalten.

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Definition: Was zählt überhaupt als Geschäftsreise?

Das Wichtigste vorweg: Eine weltweit einheitliche Regelung für Geschäftsreisen gibt es nicht. Je nach Land und Unternehmen existieren unterschiedliche Richtlinien und Vorschriften. Fragen Sie am besten bei Ihren Compliance- oder HR-Verantwortlichen nach den aktuell gültigen Regelungen. Grundsätzlich kann jedoch diese Definition für den Begriff „Geschäftsreise“ herangezogen werden:

Geschäftsreisen werden von Mitarbeitenden im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit unternommen. Diese dienen dazu, geschäftlich bedingte Reiseziele zu erreichen oder im Auftrag ihres Arbeitgebers außerhalb ihres Arbeitsplatzes tätig zu sein.

Das hört sich noch etwas unkonkret für Sie an? Hier ist eine Liste, in der wir die fünf häufigsten Anlässe für eine Geschäftsreise aufgelistet haben:

Auf einen Blick: Top 5 Anlässe für eine Geschäftsreise

1. Kundentermine: Reisen zu Unternehmensstandorten von Kunden oder anderen Geschäftspartnern für Projektbesprechungen, zur Kundenpflege oder für persönliche Vertrags- oder Geschäftsverhandlungen
2. Konferenzen, Tagungen und Messen: Reisen zu Veranstaltungsorten zu Wissenstransfer-, Networking- oder Fortbildungszwecken
3. Projekte: Reisen an andere Orte im Rahmen von Aufträgen zur Kundenbetreuung, Projektüberwachung oder Arbeitsdurchführung
4. Fortbildung: Reisen im Rahmen von Seminaren, die nicht am Unternehmensstandort stattfinden
5. Meetings: Reisen, um sich mit Teams, die an anderen Standorten arbeiten, persönlich auszutauschen

Was ist eine Reisekostenabrechnung und welche Ausgaben umfasst sie?

Ganz sicher haben Sie den Begriff „Reisekostenabrechnung“ schon einmal gehört. Diese dient in erster Linie dazu, Mitarbeitenden ihre – im Zuge von Geschäftsreisen – verauslagten Reisekosten zu erstatten, nachdem die entsprechenden Belege analog oder digital eingereicht wurden.

Im Prozess der Reisekostenabrechnung findet auch eine Prüfung seitens des Unternehmens statt, ob alle Ausgaben den geltenden internen Reiserichtlinien und allgemeinen steuerlichen Vorschriften entsprechen. Zur unternehmenseigenen Kostenkontrolle kann es beispielsweise Höchstgrenzen für bestimmte Kategorien geben. Auch spezielle Genehmigungsverfahren können vorgeschrieben sein, bevor die Geschäftsreise angetreten werden kann.

Eine der wichtigsten Fragen bei Reisekostenabrechnungen lautet: Ist eine Ausgabe erstattungsfähig oder nicht? Hier kann es je nach Land und Unternehmen durchaus Unterschiede geben. Es gibt jedoch einige „Kosten-Klassiker“, die auf vielen Geschäftsreisen anfallen und von den Unternehmen in der Regel auch erstattet werden.

Kosten-Klassiker im Zuge einer Geschäftsreise

• Reisekosten, z. B. für Flug- oder Bahntickets, Taxifahrten, ÖPNV oder Mietwagen
• Übernachtungskosten, z. B. für Hotels oder andere Unterkünfte
• Verpflegungskosten für den Mehraufwand über die ohnehin anfallenden Verpflegungskosten hinaus
• Nebenkosten, z. B. für Telefon, Internet, Parkgebühren, Trinkgelder

Fest steht: Je nach Art der Geschäftsreise können die finanziellen Aufwendungen für Mitarbeitende ganz schön ins Geld gehen. Umso wichtiger ist es für Sie als Unternehmen, eine zügige und korrekte Erstattung vorzunehmen.

Warum ist eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung so wichtig?

Die Mitarbeitenden haben ein Recht darauf, ihre finanziellen Auslagen schnellstmöglich erstattet zu bekommen. Aber auch für Sie als Verantwortliche für die Buchhaltung oder das Personal ist es wichtig, eine Reisekostenabrechnung ordnungsgemäß durchzuführen, denn Sie erfüllen damit wichtige gesetzliche Vorgaben für finanzielle Transparenz.

Im Steuerrecht finden sich ebenfalls einige wichtige Regelungen für Reisekostenabrechnungen, die es zu berücksichtigen gilt. So sind zum Beispiel bestimmte Ausgaben steuerlich abzugsfähig, andere wiederum nicht.

Aber auch die Mitarbeitenden selbst haben Pflichten. Es gilt zum Beispiel die sogenannte „Rechenschaftspflicht“: Dabei müssen Mitarbeitende Belege in Form von Quittungen, Rechnungen oder Tickets als Nachweise für ihre Reisekosten vorlegen.

Was gehört in eine Reisekostenabrechnung?

Diese Angaben gehören in Reisekostenabrechnungen:

• Reiseziel
• Reisezeitraum
• Reiseroute
• Zweck der Reise
• Ausgabenart

All das muss detailliert und nachvollziehbar aufgeschlüsselt werden. Dabei müssen die Mitarbeitenden natürlich grundsätzlich die spezifischen internen Unternehmensrichtlinien für Geschäftsreisen einhalten.

Wie sieht der Prozess bei einer Reisekostenabrechnung aus?

Der Prozess rund um eine Reisekostenabrechnung kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Vor allem analog oder digital durchgeführte Reisekostenabrechnungen laufen unterschiedlich ab. Im Kern gibt es aber sechs wesentliche Schritte im Rahmen einer Reisekostenabrechnung, die wir Ihnen im folgenden Abschnitt übersichtlich zusammengefasst haben.

1. Planung: Die Mitarbeitenden stellen einen Reiseantrag unter Angabe von Ziel, Dauer und Anlass. Auch die voraussichtlichen Kosten müssen angegeben werden. Wenn die Vorgesetzten die Geschäftsreise genehmigt haben, kann sie angetreten werden.
2. Durchführung: Die Geschäftsreise findet statt und die Mitarbeitenden sammeln währenddessen Belege für verauslagte Kosten. Dies können zum Beispiel Hotel- oder Restaurantrechnungen, Flugtickets oder Taxiquittungen sein.
3. Einreichung: Nach Abschluss der Geschäftsreise reichen die Mitarbeitenden alle Belege ein.
4. Prüfung: Meist prüfen die Vorgesetzten sowie verantwortliche Stellen in der Buchhaltungs- oder Finanzabteilung die eingereichte Reisekostenabrechnung. Entsprechen alle Ausgaben den internen Unternehmensrichtlinien und steuerlichen Vorgaben, wird sie genehmigt und zur Auszahlung freigegeben.
5. Auszahlung: Die Kosten, die erstattet werden können, werden auf das Bankkonto der Mitarbeitenden überwiesen. Wenn zuvor ein Reisekostenvorschuss erfolgt ist, wird dieser vom Erstattungsbetrag abgezogen.
6. Buchung: Die erstatteten Kosten werden in der Buchhaltung erfasst und in den Finanzberichten des Unternehmens entsprechend verbucht.

Fazit: Bis das Geld auf dem Konto der Mitarbeitenden landet, kann viel Zeit ins Land gehen, wenn man auf den analogen Weg setzt. Aus diesem Grund entscheiden sich heute immer mehr Unternehmen dafür, die Reisekostenabrechnung digital abzuwickeln.

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Welche Vorteile bietet eine digitale Reisekostenverwaltung?

Alle, die schon einmal eine Reisekostenabrechnung analog eingereicht haben, wissen, mit welchem Aufwand dies verbunden ist. Belege sammeln, Formulare ausfüllen, Genehmigungen, Einreichungen, Prüfungen: All das kostet Zeit und Nerven! Es gibt aber noch einige andere Gründe, die gegen den herkömmlichen Weg sprechen.

Die drei größten Nachteile bei analogen Reisekostenabrechnungen:

1. Hohe Fehlerquote: Oft fehlen aufseiten der Mitarbeitenden die Zeit und Erfahrung, um Abrechnungen korrekt einzureichen. Auch an der Motivation hapert es manchmal, da es von vielen als lästige administrative Tätigkeit empfunden wird, die von den eigentlichen Kernaufgaben abhält.
2. Ärgerliche Verzögerungen: Eine Reisekostenabrechnung wird meistens nicht direkt nach der Geschäftsreise eingereicht. Die Folge: Periodengrenzen werden überschritten und es kann aufseiten der Buchhaltung zu einem Prüfungsstau und damit zu verzögerten Auszahlungen kommen.
3. Fehlende Rechtssicherheit: Menschen machen Fehler und nicht immer haben alle Mitarbeitenden die aktuelle Rechtslage im Blick, wenn es darum geht,Reisekostenabrechnungen korrekt vorzunehmen.

Der Umstieg auf eine digitale Reisekostenabrechnung ist also gleich aus mehreren Gründen sinnvoll. Die Nachteile der analogen Form werden dadurch nicht nur eliminiert – es kommen sogar noch weitere Pluspunkte hinzu.

Die größten Vorteile einer App für die Reisekostenabrechnung:

1. Produktivität

Wussten Sie, dass sich Mitarbeitende heute zu einem großen Teil mit administrativen Tätigkeiten beschäftigen müssen? Mit einer Reisekosten-App kann aber bis zu 80 Prozent des Zeitaufwands für Reisekostenabrechnungen eingespart werden. Die freigewordenen Ressourcen kann zum Beispiel Ihr Außendienst stattdessen produktiver für Kundenakquise oder -bindung nutzen.

2. Schnelligkeit

Klar, Kosten lassen sich auch in Excel-Tabellen berechnen. Allerdings ist das viel mühsamer und fehleranfälliger. Per Reisekosten-Software berechnen und erfassen Sie Spesen und Ausgaben in Sekundenschnelle und Ihre Vorgesetzten können die Ergebnisse jederzeit mobil abrufen. Prüfung und Genehmigung dauern maximal zwei Minuten. Das Ergebnis: schnellere Auszahlungen.

3. Mitarbeiterbindung

Mit einer zeitgemäßen Software für die Reisekostenabrechnung zeigen Sie Fachkräften, dass sie bei einem modernen Unternehmen arbeiten. Gleichzeitig zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden auch Wertschätzung, indem Sie ihnen den Arbeitsalltag erleichtern und dafür sorgen, dass Auslagen für Geschäftsreisen schnell erstattet werden.

4. Rechtssicherheit

Ein weiterer wichtiger Vorteil: GoBD-Konformität. „GoBD“ steht dabei für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese gelten auch für Reisekostenabrechnungen. Spesenbelege müssen demnach zeitnah erfasst und revisionssicher archiviert werden.

Abrechnungen sollten nachvollziehbar, manipulationssicher und authentisch sein. Mit Excel bewegen Sie sich dabei auf gefährlichem Terrain – mit einer professionellen Reisekostenabrechnungs-App hingegen sind GoBD-Konformität und die Einhaltung von DSGVO-Vorgaben gewährleistet.

Ihre Lösung für die digitale Reisekostenabrechnung: Circula

Sie sind auf der Suche nach einem idealen Partner für Ihre Mitarbeiterauslagen? Nutzen Sie Circula – mit der App können Sie Ihre Reisekostenabrechnung digitalisieren und im Handumdrehen erledigen. Pauschalbeträge, Barauslagen, Fahrtkosten und Auslagen: All das kann ganz einfach von unterwegs per Scan oder E-Mail eingereicht werden. Eine Reisekostenabrechnung mit digitalen Belegen ist dann kein Problem mehr!

Vorteile der Circula-App für Ihr Unternehmen:

• 80 % weniger Arbeitsaufwand für Ihre Finanzabteilung
• Festlegung von Regelungen und Budgets auf Abteilungs- und Einzelebene möglich
• Angepasste Genehmigungsverfahren auf Basis Ihrer Organisationsstruktur, Kostenstelle und Projekte
• IDW PS 880-zertifiziert und GoBD-konform
• Auf Wunsch eine revisionssichere Archivierung in einem Dokumenten-Management-System
• Direkte Schnittstelle mit dem DATEV Rechnungswesen (auch mit Personio, SAP, MS Dynamics sowie Travelperk, Comtravo integrierbar)
• 100 % papierloser Prozess

Sie haben Fragen zu Circula oder möchten eine individuelle Beratung buchen? Dann kontaktieren Sie uns gerne!

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