Reisekosten im Ausland – Unterschiede für Unternehmer und Arbeitnehmer

Die Unterschiede zwischen der Erstattung an den Mitarbeiter und der Abschreibung von Reisekosten als Betriebsausgaben.

Geschäftsreisen ins Ausland gelten rechtlich als „Auswärtstätigkeit“. Wie bei Inlandsreisen gibt es eine „kleine Pauschale“ für den An- und Abreisetag, für Abwesenheiten von mindestens acht Stunden, sowie eine „große Pauschale“ für volle Tage.

Doch ganz einfach machen es die Finanzbehörden den Reisenden nicht. Was ein Unternehmer oder eine Unternehmerin den Angestellten an Reisekosten erstattet, stimmt nicht ganz mit dem überein, was er oder sie selbst an Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen kann.

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Reisekosten für Angestellte

Folgende Reisekosten können lohnsteuerfrei erstattet werden:

Lohnsteuer auf höhere Erstattungen

Werden höhere Erstattungen als die amtlich festgesetzten gezahlt, ist die Differenz zwischen den amtlichen Pauschbeträgen und der tatsächlichen Erstattung dem Arbeitslohn zuzurechnen. Damit wird dieser Betrag lohnsteuerpflichtig.

Verpflegungspauschalen in der Praxis

Ist man geschäftlich 24 Stunden abwesend, beträgt die Verpflegungspauschale 120 Prozent des relevanten Auslandstagegelds nach Bundesreisekostengesetz. Am An- und Abreisetag oder bei einer Abwesenheit von mindestens acht Stunden beträgt sie 80 Prozent des Tagegelds.

Das Auslandstagegeld richtet sich nach dem Land, das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wurde. Bei Rückreisetagen ist der letzte Tätigkeitsort im Ausland maßgeblich für das Auslandstagegeld.

Bei Flugreisen bleiben Zwischenlandungen unberücksichtigt. Das Zielland der Dienstreise ist in dem Zeitpunkt erreicht, an dem das Flugzeug dort landet.

Berechnungsbeispiel

Die IHK Stuttgart gibt auf Ihrer Website folgendes Berechnungsbeispiel:

Es handelt sich um eine dreitägige Dienstreise nach Mailand:

• Am Montag wir die Reise um 13 Uhr angetreten;
• Landung um 22 Uhr in Mailand;
• Dienstag wird mit Verhandlungen in Mailand verbracht;
• Rückreise am Mittwoch.

Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand in Mailand betragen für den An- und Abreisetag je 26 Euro und für den Dienstag, der voll in Mailand verbracht wurde, 39 Euro. Für die Hotelübernachtung dürfen 156 Euro pro Nacht angesetzt werden – nach den Sätzen für 2018.

Änderungen bei Pauschbeträgen 2018

Wie jedes Jahr hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) auch für 2018 die Pauschalbeträge für den Verpflegungsmehraufwand angepasst. Das BMF-Schreiben mit den neuen Pauschsätzen können Sie hier herunterladen. Neben den Pauschbeträgen für Inlands-Dienstreisen enthält es auch eine Übersicht über die ab 1. Januar 2018 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland.

In Europa hat sich gegenüber dem Vorjahr wenig geändert. Erhöht wurden die Sätze für Belgien, Dänemark und Finnland sowie in Frankreich für die Regionen Straßburg und Marseille.

Regelungen zum Vorsteuerabzug

Unternehmen dürfen die deutsche Umsatzsteuer ohne Weiteres als Vorsteuer abziehen. Bei ausländischer Umsatzsteuer ist das nicht ganz so einfach: Hier muss eine Erstattung ausländischer Umsatzsteuer beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) beantragt werden. Auf der Website des BZSt finden Sie weitere Informationenund einen Link zur elektronischen Antragstellung.

Reisekosten für Unternehmer und Selbstständige

Unternehmer und Selbstständige dürfen keine Pauschbeträge für Übernachtungen geltend machen. Das gilt übrigens auch für Unternehmer, die als Angestellte ihres Unternehmens auftreten.

Unternehmer*innen dürfen ausschließlich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Belege, wie zum Beispiel Hotelrechnungen, müssen Sie unbedingt aufbewahren oder, besser noch, in Ihrer Reisekosten-App gleich vor Ort digitalisieren und erfassen.

In jedem Fall muss der dienstliche Anlass bei jeder Dienstreise nachvollziehbar dokumentiert werden. Auch bei dieser Auflage hilft Ihnen eine Reisekosten-App, in der Reiseanlässe und Aufwände sauber getrennt und lückenlos dokumentiert werden können. In einer solchen App können Sie auch den relevanten Schriftwechsel, zum Beispiel E-Mails, die den Dienstreise-Charakter nachweisen, als Anlagen zu der Reisekostenabrechnung hinterlegen.

Gemischte Reisen

Gerade bei Auslandsreisen ist es keine Seltenheit, dass Angestellte oder Unternehmer*innen einige Tage Urlaub an den Business-Trip dranhängen und vielleicht sogar den Ehepartner oder die Partnerin mitnehmen.

Das ist nach der aktuellen Rechtsprechung des BFH prinzipiell zulässig, soweit die dienstlichen und privaten Anteile der Reise sauber getrennt bleiben. Die beste Lösung für gemischt veranlasste Reisen ist, den dienstlichen Zeitanteil genau zu bestimmen und die Reisekosten im Zweifel nach Zeitanteilen und Personen aufzusplitten.

Die Kosten für die Unterbringung und Verpflegung des Partners oder der Partnerin muss selbstverständlich aus eigener Tasche gezahlt werden. Es empfiehlt sich, zwei Hotelrechnungen ausstellen zu lassen: Eine für die Reisekostenabrechnung der geschäftsreisenden Person, die andere für die Begleitung.

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