Rechnungen digitalisieren: Vorteile, Herausforderungen und Möglichkeiten

Warum Sie Rechnungen digitalisieren sollten

2021 stellten deutsche Unternehmen erstmals mehr Digital- als Papierrechnungen aus. Wenn auch Sie Ihre Rechnungen mithilfe einer modernen Softwarelösung digitalisieren, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen: Sie reduzieren Ihren manuellen Aufwand, beschleunigen Ihre Finanzprozesse und schonen die Umwelt. Diese fünf Argumente sprechen dafür:

1. Komfortables Archiv: Nach § 14b des Umsatzsteuergesetzes (UstG) müssen Sie Ein- und Ausgangsrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie dies digital tun, gewährleisten Sie bei Betriebsprüfungen eine schnellere, gesicherte Auffindbarkeit und Weiterleitung an das Finanzamt und andere zuständige Stellen.
2. Mobiler Zugriff: Damit Unternehmen schnell handeln können, müssen Daten heute stets verfügbar sein. Wenn Sie für die Archivierung Ihrer Rechnungen einen zentralen Ort wählen, können alle berechtigten Personen jederzeit von jedem Ort auf alle Dokumente zugreifen.
3. Weniger Kosten: Wenn Sie Ihre Rechnungen digitalisieren, sparen Sie in mehrfacher Hinsicht: Sie brauchen keine Lagerräume mehr für die Aufbewahrung von Papierdokumenten zu mieten und halten den Personalaufwand niedrig. Ihre Buchhaltungsprozesse werden smarter und effizienter. Darüber hinaus sparen Sie Druck-, Papier- und Portokosten, da Sie Rechnungen nicht mehr ausdrucken und per Post verschicken müssen.
4. Schnellere Buchhaltung: Das zeitaufwendige Durchsuchen von Aktenordnern und Archiven können Sie sich mit digitaler Rechnungsverwaltung in Zukunft sparen. Sobald Sie eingehende Belege gescannt oder gespeichert haben, sind diese mit einem Klick verfügbar. Das hilft Ihnen dabei, Buchhaltungsprozesse wie Ihren Jahresabschluss deutlich zu beschleunigen.
5. Schnellere Fehlerkorrektur: Bei manuellen Papierrechnungen ist für Sie die Korrektur von fehlerhaften Angaben wesentlich aufwendiger. Mit der Digitalisierung von Rechnungen vermeiden Sie Fehler, beschleunigen Prozesse und können durch elektronische Erinnerungssysteme Zahlungsverzögerungen verhindern.
   
   

Rechnungen digitalisieren per Software:
So meistern Sie Herausforderungen

Sicher haben Sie auch schon die Erfahrung gemacht, dass sich Mitarbeitende, Kunden und Lieferanten mitunter mit Veränderungen schwertun. Auch der Umstieg auf digitale Prozesse wird oft von technischen Vorbehalten – und gelegentlich sogar Ängsten – begleitet. Das sollte Sie jedoch nicht davon abhalten, Ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Frühzeitige Schulungen helfen Ihnen, diese Herausforderungen zu meistern.

Auch nach außen können Startschwierigkeiten auftreten, wenn Rechnungsempfänger zum Beispiel noch nicht im gleichen Maße auf Ihre neuen digitalen Prozesse vorbereitet sind. Hier sind die frühzeitige Kommunikation mit und die Einbindung der betroffenen Stakeholder der Schlüssel zum Erfolg. Sie werden sehen: Wenn es an die Umsetzung geht, werden alle Beteiligten schnell von den Vorteilen der digitalen Rechnungsprozesse im Arbeitsalltag überzeugt sein.

Weitere Lösungsansätze für häufige Herausforderungen
bei digitalen Rechnungen

Neben internen und externen Vorbehalten gegenüber der Technik gibt es noch weitere Herausforderungen, denen Sie sich stellen müssen, wenn Sie Rechnungen in Ihrem Unternehmen digitalisieren möchten. In dieser Liste stellen wir Ihnen die drei wichtigsten vor – die passenden Lösungsansätze liefern wir gleich mit.

• Gesetzeskonformität: Bei der Digitalisierung Ihrer Rechnungen müssen Sie sich an die gesetzlichen Vorschriften zur digitalen Aufbewahrung von Rechnungen halten. Maßgeblich hierfür sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht GoBD-konform handeln, kann es passieren, dass Ihre Jahresabschlüsse nicht anerkannt werden. Im schlimmsten Fall droht eine Steuerklage.
  
  Beim Umgang mit digitalen Rechnungen sollten Sie die regelmäßigen Aktualisierungen dieser Grundsätze durch aktuelle Rechtsprechungen nicht verpassen. Eine moderne Softwarelösung nimmt Unternehmen diese Arbeit ab.
• Formatvielfalt: Unternehmen nutzen für ihre digitalen Rechnungsprozesse oft unterschiedliche Dateiformate. Neben PDF (Portable Document Format) können dabei zum Beispiel auch Dateiformate wie XML (eXtensible Markup Language), EDI (Electronic Data Interchange) oder UBL (Universal Business Language) zum Einsatz kommen. Falls Ihre IT-Systeme diese nicht verarbeiten können, greifen Sie bei der Rechnungsverarbeitung am besten auf intelligente Software zurück. Diese kann – unter Einsatz von Machine Learning und Künstlicher Intelligenz – auch unterschiedliche Formate verarbeiten.
• Manuelle Fehler: Ein paar manuelle Vorgänge bleiben auch mit digitalisierten Rechnungsprozessen bestehen – zum Beispiel wenn Sie Rechnungsdaten in Ihr Buchhaltungssystem übertragen wollen. Um dabei Fehler zu vermeiden, können Sie die sogenannte „OCR“-Technologie einsetzen. OCR steht dabei für „Optical Character Recognition“. Dabei handelt es sich um eine Form der optischen Texterkennung, die Angaben wie Rechnungsnummern und Beträge automatisch aus digitalen oder gescannten Dokumenten extrahiert.
  
  

Rechnungen digitalisieren – aber wie?

Eine allgemeingültige Lösung zur Digitalisierung von Rechnungsprozessen, die zu allen Unternehmen passt, gibt es nicht. Dafür sind die Anforderungen, Strukturen und IT-Umgebungen zu unterschiedlich. Die folgenden drei technologischen Möglichkeiten gelten jedoch für alle.

1. Digitalisierung per App

Über Apps zum Scannen oder die Fotofunktion lassen sich Rechnungen und andere Belege ganz einfach mit dem Smartphone oder Tablet digitalisieren.

Auch im Unternehmensumfeld kommen immer häufiger entsprechende App-Lösungen zum Einsatz. Dabei stellt sich jedoch zusätzlich die Frage, ob eine gescannte Rechnung vernichtet werden darf. Hier gilt folgende Regel gemäß GoBD:

„Erst wenn eine Verfahrensdokumentation gegeben ist, darf die Papierrechnung vernichtet werden. Zeitpunkt, Lesbarkeit, Vollständigkeit, Hard- und Software-Einsatz müssen ersichtlich sein.“

2. Digitalisierung per Software

Moderne Softwarelösungen lassen sich in der Regel nahtlos in Ihre Systeme integrieren und zusammen mit Ihrer Buchhaltungssoftware sowie ERP- und CRM-Systemen nutzen. Darüber hinaus sind Softwarelösungen skalierbar. Sprich: Sie wachsen mit den Anforderungen Ihres Unternehmens.

Natürlich können Sie auch andere Dokumentenarten wie Quittungen, Verträge oder Lieferscheine mit Softwarelösungen digitalisieren. Beim Thema Reisekosten können Sie auf dafür konzipierte Software wie Circula zurückgreifen. Über Tools dieser Art können Ihre Mitarbeitenden ihre Reisekosten unkompliziert über eine mobile App einreichen und Sie erhalten einen transparenten Überblick über alle Ausgaben. Ein weiterer wichtiger Vorteil: Sie können mit automatisierten Genehmigungsverfahren für schnellere Erstattungen sorgen!

Die intuitive Benutzeroberfläche der Circula-App macht das Thema Reisekostenabrechnung endlich zu einer entspannten Sache für alle Beteiligten.

3. Digitalisierung per Hardware

Sie können sich auch für den Einsatz eines Archivscanners für Ihr Unternehmen entscheiden. Diese Option zählt allerdings nicht mehr zu den zeitgemäßen Möglichkeiten – moderne Softwarelösungen bieten Ihnen mittlerweile mehr Flexibilität und Handlungsspielraum.

FAQ: Digitale Rechnungsprozesse

Worauf muss ich beim Thema Datensicherheit achten,
wenn ich Rechnungen digitalisiere?

Daten können verloren gehen oder gestohlen werden. Als Unternehmen sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Rechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff und Datenlecks zu schützen. Die gesetzliche Grundlage liefert die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung). Achten Sie also darauf, dass Sie sich bei der Umstellung auf digitale Rechnungen für eine DSGVO-konforme Softwarelösung entscheiden. Diese sollte auch modernste Verschlüsselungstechnologien, Datenübertragungssysteme, Speicherfunktionen und Zugriffskontrollen bieten.

Welche Sicherheitsfaktoren muss ich bei digitalen Rechnungen berücksichtigen?

Sie sind dazu verpflichtet, alle Inhalte auf digitalen Rechnungsdokumenten vertraulich zu behandeln. Dazu zählt auch, dass Sie ausschließlich berechtigten Personen Zugriff auf diese sensiblen Daten gewähren. Sie sollten zudem die Echtheit eingehender Rechnungen stets genau prüfen. Nutzen Sie dafür am besten digitale Zertifikate und Signaturen. Weitere Sicherheitsfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten, sind die sichere Speicherung sowie Zugriffskontrollen und verschlüsselte Datenübertragung.

In welchen Phasen sollte ich Rechnungen digitalisieren?

Zu Beginn sollten Sie diesen zukunftsweisenden Schritt für Ihr Unternehmen detailliert planen – und sich dafür zunächst wichtiges, internes Grundlagenwissen aneignen. Gemeinsam mit den beteiligten Fachabteilungen analysieren Sie dafür im ersten Schritt, welche Effizienzpotenziale durch die Einführung von digitalen Rechnungsprozessen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind. Danach kümmern Sie sich um das rechtliche Umfeld. Welche Vorgaben müssen Sie beachten? Welche Besonderheiten müssen Sie in Ihrer Branche und Ihrem Unternehmen berücksichtigen?

Erst wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, sollten Sie mit der konkreten technischen Umsetzung starten:

1. Bevor Sie das Rechnungsmanagement in Ihrem Unternehmen digitalisieren, sollten Sie sich die unterschiedlichen Softwarelösungen anschauen. Nutzen Sie zum Beispiel Testversionen oder Produktdemos, um die Software vor der Entscheidung genauer kennenzulernen.
2. Ist die passende Lösung gefunden, können Sie mit der Implementierung beginnen. Damit sind in der Regel umfangreiche Datenmigrationen und Testphasen verbunden.
3. Nach dieser Phase können Sie mit den Schulungen für Ihre Mitarbeitenden starten.
4. Dem anschließenden Roll-out mit aufgesetztem Monitoring steht dann nichts mehr im Wege.
5. Analysieren Sie kontinuierlich mögliche Verbesserungspotenziale, um Ihre Prozesse rund um digitalisierte Rechnungen noch effizienter zu gestalten.

Was darf ich als Unternehmen nicht digitalisieren?

Prüfen Sie, ob es in Ihrer Branche spezielle Vorgaben für rechtliche Dokumente wie Verträge, Gerichtsentscheide oder Notariatsurkunden gibt. Hier kann unter Umständen eine bestimmte Form der Zustellung und Aufbewahrung vorgeschrieben sein.

Sind Rechnungen per E-Mail zulässig?

Unter bestimmten Umständen kann es sein, dass der Versand von digitalen Rechnungen nicht rechtskräftig ist. Holen Sie sich explizit die Erlaubnis des Rechnungsempfängers ein, um ihm digitale Rechnungen schicken zu dürfen und stellen Sie sicher, dass er das Dateiformat der Rechnung lesen und verarbeiten kann.

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