Gutscheine für Mitarbeiter: So nutzen Unternehmen steuerfreie Vorteile optimal

Gutscheine für Mitarbeiter werden immer beliebter. Denn als steuerfreier Sachbezug stellen sie eine attraktive Zusatzleistung zum Gehalt dar und können die Mitarbeiterbindung nachhaltig verbessern. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Vorteile Gutscheinkarten für Mitarbeiter bieten und worauf es bei der steuerlichen Behandlung ankommt.

Was sind Gutscheine für Mitarbeiter?

Gutscheine für Mitarbeiter sind eine gute Alternative zur klassischen Gehaltserhöhung. Es handelt sich dabei um eine Art freiwilliges Gehaltsextra, das in Form von Gutscheinen gewährt wird. Grundsätzlich können Gutscheine für Mitarbeiter in jeder Höhe ausgestellt werden, allerdings sind sie dann nicht unbedingt steuerfrei. 

Die Freigrenze liegt bei 50 Euro pro Monat und Person. Bis zu diesem Betrag können Gutscheine vom Arbeitgeber als Sachbezug abgerechnet werden, wodurch sie komplett steuerfrei sind.

Vorsicht: Wird die Freigrenze auch nur um einen Euro überschritten, entfällt die Steuerfreiheit für Mitarbeiter-Gutscheine und der ganze Gutscheinwert gilt als steuerpflichtiges Einkommen. 

Arbeitgebern steht eine riesige Auswahl an verschiedenen Gutscheinen zur Verfügung. Von Kinogutscheinen über Restaurantbesuche bis zur Tankkarte – es gibt zahlreiche Ideen. Weiter unten haben wir die besten Gutscheine für Mitarbeiter aufgelistet.

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Diese Vorteile hat der Arbeitgeber von steuerfreien Gutscheinen

Gutscheine vom Arbeitgeber sind ein beliebter Mitarbeiter-Benefit, da sie dem Unternehmen in mehrerlei Hinsicht Vorteile bringen.

Marke als Arbeitgeber stärken

Ein gutes Gehalt reicht heute nicht aus, um von qualifizierten Fachkräften als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Benefits wie Gutscheine für Mitarbeiter erhöhen die Attraktivität von Unternehmen und gehören zum erfolgreichen Employer-Branding dazu.

Finanzielle Vorteile

Da die Ausgaben für die Gutscheine als Betriebsausgaben absetzbar sind, profitieren Arbeitgeber von steuerlichen Vorteilen. Außerdem fallen im Gegensatz zu einer Gehaltserhöhung für den Wert des Gutscheins keine Lohnnebenkosten an.

Individuell anpassbar

Gutscheine vom Arbeitgeber sind individuell anpassbar. Je besser die Gutscheine zu den Vorlieben der Begünstigten passen, desto größer ist die positive Wirkung. Mit dem nötigen Fingerspitzengefühl kann ein 50-Euro-Gutschein Mitarbeiter sehr glücklich machen.

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Bessere Mitarbeiterbindung

Mitarbeiter-Gutscheine sind eine attraktive Form der Belohnung. Die Beschenkten empfinden Gutscheine vom Arbeitgeber als sichtbare Anerkennung ihrer Leistung. Das fördert die Zufriedenheit im Job und bindet Mitarbeitende stärker an das jeweilige Unternehmen.

Steigerung der Arbeitsleistung

Mehrere Umfragen zeigen, dass Gutscheine für Mitarbeiter eine höhere motivierende Wirkung haben als eine Gehaltserhöhung. Mit individuell ausgewählten Gutscheinen zeigen Arbeitgeber ihre Wertschätzung und können so zu einer besseren  Arbeitsleistung beitragen.

Flexibel einsetzbar

Da es sich um eine freiwillige Leistung handelt, die zum Gehalt hinzukommt, haben Beschäftigte keinen Anspruch auf Gutscheine vom Arbeitgeber. Die Gutscheine können flexibel eingesetzt werden für ausgewählte Mitarbeitende, die besonders gute Leistungen erbringen.

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Diese Vorteile bringen Gutscheine vom Arbeitgeber den Mitarbeitenden

Für die Mitarbeitenden bringen steuerfreie Gutscheine vom Arbeitgeber viele Vorteile mit sich. Im Folgenden haben wir die wichtigsten für Sie zusammengetragen.

Nettolohnoptimierung

Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter erfreuen sich großer Beliebtheit, da der Wert zum Nettolohn hinzukommt. Es handelt sich um eine Art freiwilliges Gehaltsextra, das in Form von Gutscheinen gewährt wird und bis zu 600 Euro netto pro Jahr betragen kann.

Sichtbare Anerkennung

Während eine Gehaltserhöhung meist unbemerkt auf dem Konto landet und für alltägliche Ausgaben verwendet wird, sind Gutscheine für Mitarbeiter etwas Greifbares und bleiben in Erinnerung. Die Wirkung des Benefits ist umso größer, je mehr Personen im Umfeld die Wertschätzung mitbekommen.

Positiv für die Familie 

Gutscheine vom Arbeitgeber können für die ganze Familie von Vorteil sein. Ob der Essensgutschein beim Lieferdienst oder ein Bahnguthaben, das Gehaltsplus geben viele besonders gern für gemeinsame Unternehmungen mit den engsten Vertrauten aus.

Ausgleich im Homeoffice

Mitarbeitende im Homeoffice können im Büro angebotene Benefits wie den wöchentlichen Obstkorb oder kostenlose Getränke nicht nutzen. Deutschlandweit einsetzbare Gutscheine vom Arbeitgeber sind für diese Personengruppe ideal, um diesen Nachteil auszugleichen.

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Rechtliches und Steuer

Nur wenn Gutscheine für Mitarbeiter steuerfrei sind, können sie ihre volle Wirkung entfalten. Dazu müssen Sie wichtige rechtliche und steuerliche Vorgaben beachten.

Rechtliche Vorgaben

Gutscheine vom Arbeitgeber sind abgabenfrei, wenn sie ausschließlich zum Bezug von Waren und Dienstleistungen beim Arbeitgeber oder einem Dritten eingelöst werden können. Sie dürfen keine Geldleistung darstellen oder im Falle eines Umtauschs als Geld zurückerstattet werden.

Für die Steuerfreiheit muss mindestens eine Regelung des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllt sein:

• Gutscheine und Geldkarten gelten für bestimmte soziale oder steuerliche Zwecke im Inland
• Beschränkung auf eine limitierte Produktpalette
• Begrenzte Anzahl der Akzeptanzstellen

Gutscheine können nach § 8 Absatz 2 des Einkommenssteuergesetzes (EstG) bis zu einem Wert von maximal 600 Euro pro Person und Jahr als steuerfreier Sachbezug abgerechnet werden.

Wie funktioniert der Sachbezug?

Zusätzlich zum Gehalt können Arbeitgeber ihren Beschäftigten steuerfreie Sachzuwendungen als Belohnung zukommen lassen. Gutscheine gelten unter gewissen Voraussetzungen als steuerfreier Sachbezug. Genau das macht diesen Mitarbeiter-Benefit so attraktiv.

Gutscheine für Mitarbeiter sind abgabenfrei, wenn sie nur zum Bezug von Waren und Dienstleistungen berechtigen. Durch die Gutscheine darf kein Geld an die Mitarbeitenden ausbezahlt werden. Beim steuerfreien Sachbezug gilt eine monatliche Obergrenze von 50 Euro pro Person. Es können im Monat zwar mehrere Sachzuwendungen gewährt werden, allerdings darf der zusammenaddierte Wert die Sachbezugsgrenze nicht überschreiten. Wird die Freigrenze überschritten, sind die Sachzuwendungen vom ersten Cent an abgabe- und steuerpflichtig.

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Die monatliche Freigrenze ist nicht in den nächsten Monat übertragbar. Auch wenn die monatliche Freigrenze nicht immer voll ausgenutzt wurde, dürfen Sie Gutscheine wertmäßig nicht für mehrere Monate zusammenfassen. Da der Zeitpunkt der Einlösung steuerlich nicht relevant ist, können die Gutscheine jedoch gesammelt eingelöst werden. Die jährliche Sachbezugsfreigrenze liegt bei maximal 600 Euro pro Person. Bis zu diesem Betrag können Sie Gutscheine für Mitarbeiter steuerfrei zusätzlich zum Gehalt gewähren.

Eine Gehaltsumwandlung ist nicht erlaubt. Der Sachbezug in Form eines Gutscheins muss zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Gewährte Sachzuwendungen müssen im Lohnkonto der Beschäftigten dokumentiert werden. Als Arbeitgeber müssen Sie sicherstellen, dass die Sachbezugsgrenze von 50 Euro nicht überschritten wird.

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Geldwerter Vorteil

Sachzuwendungen in Form von Gutscheinen gelten aus steuerlicher Sicht als geldwerter Vorteil (GWV), da sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Gehalt gewährt werden. Die Begünstigten haben dadurch einen Vorteil im Wert des Gutscheins oder der Geschenkkarte.

Ein geldwerter Vorteil kann steuerfrei sein, muss es aber nicht. Ob Geschäftswagen, Jobrad oder andere freiwillige Leistungen, es gelten jeweils eigene Obergrenzen und Regelungen. Gutscheine für Mitarbeiter können als steuerfreier Sachbezug abgerechnet werden, sodass sie innerhalb einer monatlichen Freigrenze von 50 Euro pro Person abgabe- und steuerfrei bleiben.

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Steuervorteile durch die richtige steuerliche Behandlung

Ob Geschenke und Gutscheine für Mitarbeiter Steuervorteile mit sich bringen, hängt von der richtigen steuerlichen Behandlung ab. Geschenke bis zu einem Anschaffungswert von zehn Euro sind sogenannte Streuartikel und gelten weder als Sachzuwendung noch als geldwerter Vorteil. Diese Zuwendungen müssen Sie nicht dokumentieren und nicht steuerlich berücksichtigen. 

Gutscheine vom Arbeitgeber sollten als steuerfreier Sachbezug abgerechnet werden. Dadurch profitieren die Mitarbeitenden von einer Nettolohnoptimierung von maximal 600 Euro pro Jahr. Zusätzlich zum monatlichen steuerfreien Sachbezug können Sie Beschäftigten sogenannte Aufmerksamkeiten im Wert von bis zu 60 Euro schenken. 

Allerdings müssen sich diese Geschenke auf einen persönlichen Anlass beziehen und sollten nur etwa dreimal pro Jahr gewährt werden. Als persönliche Ereignisse gelten zum Beispiel Geburtstag, Hochzeit, Geburt des Kindes, Pensionierung oder Dienstjubiläum. Geschenke zu Weihnachten und Ostern gelten nicht als Aufmerksamkeiten, da es sich um keine persönlichen Ereignisse handelt.

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Wann sind Gutscheine steuerfrei oder steuerpflichtig?

Die Steuerfreiheit von Gutscheinen hängt von mehreren Faktoren ab, die Sie als Arbeitgeber berücksichtigen müssen.

Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeiter müssen diese Kriterien erfüllen:

• Gutscheine und Geschenkkarten dürfen nur zum Kauf von Waren und Dienstleistungen berechtigen
• Keine Geldleistungen oder Barauszahlung bei Umtausch
• Monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro darf nicht überschritten werden
• Keine Marktplätze: Händler müssen ein beschränktes Angebot haben und die Anzahl der Annahmestellen muss begrenzt sein

Sind diese Kriterien nicht erfüllt, gilt der Wert des Gutscheins vom ersten Cent an als Einnahme und muss versteuert werden.

Besondere Fälle: Amazon, Zalando und Edeka

Gutscheine von beispielsweise Amazon, Edeka und Zalando gelten nicht als steuerfreier Sachbezug, da es sich bei diesen Händlern jeweils um einen sogenannten Marktplatz (englisch: Marketplace) handelt. Marktplätze erfüllen laut Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) § 2 Absatz 1 Nr. 10 nicht die rechtlichen Anforderungen, die für Gutscheine als steuerfreier Sachbezug gelten.

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Warum ein Amazon-Gutschein kein steuerfreier Sachbezug ist

Amazon ist ein virtueller Marktplatz, der eine Vielzahl an Produkten anbietet. Zusätzlich zur eigenen Produktpalette bietet das Unternehmen Waren von Drittanbietern an, die eigenständig und unabhängig von Amazon arbeiten. Die Anzahl der Orte zum Einlösen von Amazon-Gutscheinen ist daher unbegrenzt. Da Amazon außerdem alle Arten von Waren anbietet, ist auch der Aspekt der beschränkten Produktpalette nicht erfüllt.

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Ein Zalando-Gutschein ist kein steuerfreier Sachbezug

Genau wie Amazon bietet Zalando nicht nur Waren der eigenen Produktpalette zum Kauf an, sondern zusätzlich Waren von Drittanbietern. Zalando stellt die eigene Plattform als Vermittler zahlreichen Partnern zur Verfügung, die eigenständig und unabhängig operieren. Zudem bietet Zalando vielfältige Produktkategorien an, sodass der Aspekt des begrenzten Sortiments nicht erfüllt ist.

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Edeka-Gutscheine sind nicht steuerfrei

Obwohl Lebensmittelhändler wie Rewe oder Lidl die Anforderungen als steuerfreier Sachbezug erfüllen, werden Edeka-Gutscheine in der Regel als Geldleistung angesehen. Neben der Einlösung in Edeka-Märkten können die Gutscheine auch bei Marktkauf eingelöst werden. Da kein einheitlicher Markenauftritt vorliegt, ist die Anforderung der begrenzten Anzahl an Akzeptanzstellen nicht erfüllt. Außerdem werden nicht nur Waren aus dem eigenen Produktsortiment angeboten. Auch die geforderte beschränkte Produktpalette ist bei Edeka nicht gegeben.

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Ideen für beste Gutscheine für Mitarbeiter

Gutscheine für Mitarbeiter entfalten ihre größte Wirkung, wenn sie zu den individuellen Vorlieben und Bedürfnissen der Beschenkten passen. Im Folgenden finden Sie die besten Ideen für Mitarbeiter-Gutscheine.

Lebensmittel und Essen

• Restaurant
• Lieferdienst
• Lebensmittelgeschäfte und Discounter
• Beliebte Anbieter: Rewe, Kaufland, PENNY, Lieferando

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Mobilität

• Tanken und Ladestrom
• Deutschlandticket oder BahnCard
• Mietwagen
• Beliebte Anbieter: ARAL, Deutsche Bahn, SIXT

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Kleidung, Einrichtung und Co.

• Baumarkt
• Möbelhaus
• Modegeschäft
• Einkaufscenter
• Beliebte Anbieter: IKEA, Bauhaus, Otto

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Reisegutscheine

• Bus- und Zugreise
• Hotel
• Reiseveranstalter
• Beliebte Anbieter: Globetrotter, TUI, FlixBus, Deutsche Bahn

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Sport, Wellness und Gesundheit

• Behandlungskarten für zuzahlungspflichtige ärztliche Leistungen
• Fitnessstudio
• Sauna und Massage
• Beliebte Anbieter: adidas, proFIT

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Beauty und Körperpflege

• Hautpflege
• Make-up
• Friseur
• Beliebte Anbieter: Douglas, Rossmann, dm

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Unterhaltung 

• Kino
• Theater
• Events
• Streamingdienste
• Beliebte Anbieter: Cinestar, Jochen Schweizer, Netflix, Spotify

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Lesen

• Zeitungsabo
• Fachzeitschriften und Magazine
• Bücher
• Beliebte Anbieter: Süddeutsche Zeitung, Der Spiegel, DIE WELT, Thalia

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Einfache Umsetzung mit Circula

Mit Circula können Sie Gutscheine für Mitarbeiter kinderleicht verwalten, da Sie auf einen Blick sehen, ob der Betrag des Gutscheins innerhalb der jeweiligen monatlichen Sachbezugsfreigrenze liegt. Dazu müssen Sie kein Steuerexperte sein.

Die Lösung ist zudem nutzerfreundlich. In nur wenigen Schritten können Sie Ihr Benefit-Programm ausrollen und damit die Menschen in Ihrem Unternehmen erreichen. Sie legen Ihre individuellen Anforderungen fest, den Rest erledigt Circula für Sie.

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Diese Vorteile bietet Circula:

• Individuelle Wünsche der Beschäftigten werden berücksichtigt
• Gutscheine haben eine lange Gültigkeitsdauer und können gesammelt werden
• Gutscheine bis zum 20. Kalendertag bestellen und noch im selben Monat erhalten
• Breite Vielfalt an Shops
• Stetig wachsendes Partner-Netzwerk mit beliebten Marken wie Rewe, Ikea und Aral
• Flexibel einlösbar: online mit Code oder in der Filiale
• Rechtskonforme Sachbezugslösung
• Datenübertragung zur Lohnbuchhaltung mit nur einem Klick: Schnittstelle zu DATEV Lohn & Gehalt oder DATEV LODAS

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