Liquiditätsplanung: Die Best Practices für Ihr Unternehmen [+ Template]

Worum geht es bei der Liquiditätsplanung?

Wenn es darum geht, einen guten Überblick über den finanziellen Zustand von Unternehmen zu erhalten, bietet die Liquiditätsplanung eine ideale Basis. In ihr werden die Zahlungsströme eines Unternehmens erfasst, anhand derer sich zu einem Stichtag fundierte Aussagen über die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens treffen lassen.

Die Liquiditätsplanung ist für Unternehmen jeder Größe unverzichtbar – schließlich droht die Insolvenz, wenn die Geldmittel ausgehen und das Unternehmen seinen finanziellen Verpflichtungen nicht nachkommen kann. Um dem vorzubeugen, sollten Firmen anhand eines Liquiditätsplans stets genau wissen, wie ihre finanzielle Bilanz in den kommenden Wochen oder Monaten aussieht und ob sie ausreichend liquide sind.

Gerade für Start-ups auf Investorensuche und Firmen, die sich um einen Kredit bemühen, ist der Liquiditätsplan wichtig. Mit seiner Hilfe behalten Sie idealerweise mindestens über die nächsten sechs Monate genügend Kapital, während Verhandlungen mit Investoren, Due Diligence und Notarbesuche geklärt werden.

Was Liquidität vom Cashflow unterscheidet

Cash und Liquidität ist nicht gleich dem Budget oder der Gewinn- und Verlustrechnung. Erst wenn Zahlungen fließen, handelt es sich um Cash, derweil es zu einem anderen Zeitpunkt in der Gewinn- und Verlustrechnung auftaucht.

Die Liquidität entscheidet darüber, wie gesund ein Unternehmen aufgestellt ist. Sie gibt den Bestand an liquiden Mitteln zu einem bestimmten Zeitpunkt an. Damit ist sie ein Indikator dafür, ob das Unternehmen in der Lage ist, seinen finanziellen Verpflichtungen (z. B. Zahlung von Rechnungen und Mieten sowie von Löhnen und Gehältern) nachzukommen.

Auch wenn der Cashflow berechnet wird, werden die Ein- und Auszahlungen eines Unternehmens einander gegenübergestellt. Der Unterschied zur Liquidität besteht jedoch darin, dass beim Cashflow ein bestimmter Zeitraum (beispielsweise ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr) betrachtet wird. Er zeigt somit an, wie viel ein Unternehmen in dem Zeitraum erwirtschaftet hat, und kann damit aussagekräftiger sein als jede Bilanz.

Was gehört in einen Liquiditätsplan?

Aus dem Liquiditätsplan wird frühzeitig ersichtlich, ob finanzielle Engpässe zu erwarten sind. Damit bleibt dem Unternehmen Zeit, entsprechend gegenzusteuern, um die finanzielle Situation zu verbessern.

Aufgrund der hohen Bedeutung des Liquiditätsplans ist es wichtig, diesen umfassend und präzise zu gestalten. Somit gehören in die Liquiditätsplanung alle Finanzbewegungen.

Neben den auf dem Geschäftskonto eingehenden Ein- und Auszahlungen zählen dazu auch geplante Investitionen, Steuern oder Gründungskosten.

Strukturiert wird der Liquiditätsplan anhand der Einzahlungen und Auszahlungen:

Die Voraussetzung für einen seriösen Liquiditätsplan sind stimmige Zahlen und Berechnungen. Fehlerhafte Angaben können nicht nur für die Zukunft des Unternehmens verheerende Folgen haben, sondern auch für dessen Standing bei Finanzgebern.

Auch wenn Optimismus gerade für Start-ups zur Grundeinstellung gehört, sollte die Liquiditätsplanung nicht von zu euphorischen Erwartungen diktiert werden. Aus diesem Grund sollten Sie auch Rückschläge mit einkalkulieren. Dazu können beispielsweise der verspätete Eingang von Forderungen oder Zahlungsausfälle gehören.

3 Tipps für Ihr Cash Management

Wie können Sie sichergehen, dass so wenig „sinnlos“ gebundenes Kapital im Unternehmen schlummert wie möglich? Unsere Gastautorin, die Gründerin von Start Finance Now, Jana Ludwig-Martyushev gibt Tipps aus der Praxis für ein gutes Working Capital und Cash Management:

1. Cash Inflow

Prüfen Sie den Sales Forecast regelmäßig (z.B. wöchentlich) mit Ihrem Vertriebsteam und machen Sie sich mit der Prognose vertraut. Machen Sie dem Vertriebsteam klar, wie wichtig eine gute Prognose ist. Denken Sie daran: Ein gewonnener Umsatz ist noch kein Cash – erst, wenn das Geld auf dem Konto ist. Beachten Sie also die Zahlungsziele.

2. Accounts Receivable [Debitoren]

Prüfen Sie bei den Forderungen gegenüber Ihren Kunden, ob Zahlungen pünktlich eintreffen oder nicht. Falls letztes der Fall ist, prüfen Sie:

• Ist meine Rechnung klar und verständlich: Bankverbindung, Fälligkeitsdatum, Betrag, andere wichtige Informationen deutlich sichtbar?
• Hat der Kunde lange Genehmigungsverfahren und muss ich meine Rechnung früher schicken? Schicke ich sie an die richtige Stelle?
• Werden meine Rechnungen elektronisch versandt?
• Stimmen die Zahlungsbedingungen meiner Kunden mit den marktüblichen Zahlungsbedingungen überein oder gewähre ich meinen Kunden billige Kredite?

3. Accounts Payable [Kreditoren]

Bezahlen Sie Ihren Lieferanten nicht zu früh, überprüfen Sie regelmäßig Ihre Offene-Posten-Liste, um im Auge zu behalten, wann die Zahlungen fällig sind. Vergessen Sie auf Ihrer Offene-Posten-Liste Steuerzahlungen und andere Gebühren nicht, die gerne für Überraschungen sorgen.

Mit Excel zum Liquiditätsplan

Gerade für kleinere Unternehmen und Start-ups reicht zur Erstellung eines Liquiditätsplans oft eine einfache Excel-Tabelle. Wichtig ist, dass die relevanten Daten in dem Dokument übersichtlich aufbereitet sind. Je nach Geschäftsmodell variiert die Komplexität; ein Unternehmen im E-Commerce hat beispielsweise überdurchschnittliche viele Positionen. Bei vielen Kontobewegungen lohnt sich die Investition in ein Tool.

Für eine solche Excel-Datei finden sich im Internet unzählige Vorlagen zur Liquiditätsplan-Erstellung, allerdings sollten Sie dort nur auf vertrauenswürdige Quelle zurückgreifen. Gute Möglichkeiten bieten in der Regel die Hausbank oder andere Geldinstitute, die die entsprechenden CSV-Tabellen vielfach zum kostenlosen Download bereitstellen.

Die Toolbox für Ihre Liquiditätsplanung [Template]

Wem ein einfaches Excel-Sheet nicht ausreicht oder wer zusätzliche Features in Anspruch nehmen möchte, ist mit der Software eines Dienstleisters gut bedient.

Auch hier gilt, in der Menge der vielen Angebote im Netz die seriösen und vertrauenswürdigen Produkte herauszufiltern. Unterstützung bietet unsere Gastautorin, die Gründerin von Start Finance Now Jana Ludwig-Martyushev, mit einer umfangreichen Online-Toolbox.

Dort finden gerade junge Unternehmen und Start-ups die Informationen, die sie zur Erstellung eines nachhaltigen Finanzplans benötigen. Darüber hinaus bietet die Finanz-Expertin zusätzlichen Support bei Fragen rund um die Finanzierung und Buchhaltung von Unternehmen.

Für Unternehmen die schon jetzt viele Transaktionen haben, unterstützt sie bei der Implentierung von entsprechen Tools oder mit ihrem Online Kurs für die Digitalisierung von Finanzprozessen.

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In den Kursenfinden Interessierte sämtliche Maßnahmen, um strukturierte Finanzprozesse und Buchhaltungsstrukturen bei sich einzuführen. Dafür enthält sie die für die Buchhaltung und Rechnungslegung eines Unternehmens nötigen Vorlagen und Templates.

Darüber hinaus wird Hilfestellung für die Gründungsphase gegeben. So enthält das Paket von Jana Ludwig-Martyushev einen Businessplan für die Finanzierung sowie eine Reihe nützlicher Leitfäden, um Start-ups beim Beginn bzw. Der Digitalisierung ihrer Geschäftstätigkeit zu unterstützen.

Die Finanzexpertin sagt zu den Vorteilen: „Mit der Umsetzung meiner Vorlagen und Guidelines werden Sie viel selbstbewusster mit Zahlen umgehen und Ihre Finanzen werden Sie nicht mehr nachts wach halten. Finance und Digitalisierung sind viel einfacher als die meisten denken. In den Kursen für Start-Ups oder Mittelständler zeige ich wie Sie die wichtigsten Finanzprozesse in wenigen Schritten durch Digitalisierung viel schneller, effizienter und übersichtlicher gestalten können. Ich bin überzeugt davon, dass früher oder später Unternehmen ohne Automatisierung auf der Strecke bleiben, da sie einfach das Tempo der Konkurrenten nicht halten können. Im Adminbereich und in der Buchhaltung sollte angefangen werden zu digitalisieren, denn in der Buchhaltung werden die Grundlagen für ein wirtschaftlich starkes Unternehmen gelegt.”

Begleitet werden die Online Kurse von vielen Videos, in denen Unternehmen die nötige Anleitung für die zu realisierenden Schritte erhalten.

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Wie Sie den Liquiditätsplan richtig interpretieren

Sobald der Liquiditätsplan erstellt und mit allen Daten gefüllt ist, besitzen Sie den optimalen Überblick über die Entwicklung Ihres Kontostands. Dies verschafft Ihnen einen wertvollen Zeithorizont, um auf mögliche Fehlentwicklungen zu reagieren.

Sollten Sie beispielsweise feststellen, dass in wenigen Monaten ein Minus auf ihrem Konto droht, sind Sie frühzeitig gewarnt und erhalten ausreichend Zeit, um gegenzusteuern. Angesichts drohender Verluste können Sie zum einen versuchen, Ihre Liquidität durch gesteigerte Umsätze zu verbessern oder die Investorensuche zu beschleunigen.

In der Gründungsphase, wenn signifikante Erlöse noch nicht abzusehen sind, können Sie sich ebenfalls das Ziel setzen, weitere Investoren oder Kreditgeber ins Boot zu holen. Beide Ansätze tragen nicht nur dazu bei, eine mögliche Zahlungsunfähigkeit zu verhindern, sondern auch zur Bildung eines finanziellen Polsters, mit dem kurzfristige Schwankungen des Kontostands ausgeglichen werden können.

Eine weitere Strategie ist die Einschränkung von Kosten und Betriebsausgaben. Auch dazu gibt es hilfreiche Tools, die Sie dabei unterstützen.

Die Auswahl einer Liquiditätsmanagement-Software

Nicht nur kleine Unternehmen, sondern auch Mittelständler bzw. etablierte Start-ups müssen immer über ihre Liquidität Bescheid wissen. Wenn Sie viele Transaktionen, viele Abonnements und ausgehende Rechnungen mit verschiedenen Zahlungskonditionen haben, lohnt es sich den Prozess zu digitalisieren und über ein Tool nachzudenken.

Wichtige Funktionen einer Liquiditätsmanagement-Software

• Echtzeitdaten
• Cashflow-Prognosen
• Automatisierungen
• Integration mit anderen Finanzsystemen (z.B. Rechnungseingang)
• Verbindungen zu Banken
• Szenario-Planungen (z.B. Impact einer Marketing-Kampagne auf den Cash)

Ablauf des Auswahl- und Implementierungsprozesses

1. Finanzabläufe prüfen
   Bevor Sie sich einen Überblick über den Markt für Liquiditätsplanung-Software verschaffen, sollten Sie Ihre aktuellen Finanzabläufe prüfen: Wie machen Sie im Moment Ihre Liquiditätsplanung und wo gibt es möglicherweise Schwachstellen?
2. Ziele setzen
   Überleg Sie sich, was Sie mit der digitalen Liquiditätsplanung erreichen möchten. Wollen Sie genauere Prognosen erhalten, schneller auf Änderungen reagieren können oder effizienter arbeiten?
3. Datenquellen identifizieren
   Finden Sie heraus, woher Sie Ihre finanziellen Daten bekommen, die Sie für eine genaue Liquiditätsplanung brauchen. Dazu gehören Bankkonten, Rechnungen von Lieferanten und Kunden, Zahlungsplattformen und andere relevante Systeme.
4. Daten verknüpfen
   Stellen Sie sicher, dass die Liquiditätsmanagement-Software problemlos mit Ihren Datenquellen zusammenarbeiten kann. Wenn nötig, richten Sie Schnittstellen oder automatisierte Datenfeeds ein. Ihr Anbieter sollte Sie dabei unterstützen können.
5. Schulung des Finanzteams
   Sorgen Sie dafür, dass Ihr Finanzteam geschult wird, damit alle die neue Software effektiv nutzen können. Zeigen Sie Ihnen, wie sie die Funktionen zur Liquiditätsplanung nutzen und die Ergebnisse interpretieren können.
6. Prozess für Cashflow-Prognosen erstellen
   Legen Sie einen klaren Ablauf fest, wie Sie Cashflow-Prognosen erstellen. Klären Sie dabei Verantwortlichkeiten und Zeitpläne. Überleg Sie sich, welche Faktoren und Annahmen Sie für genaue Vorhersagen verwenden möchten.
7. Den tatsächlichen Cashflow im Blick behalten
   Erfassen Sie regelmäßig den tatsächlichen Cashflow und vergleichen Sie Ihen mit Ihren Prognosen. Schauen Sie sich Abweichungen an und überlegen Sie, wie Sie die Genauigkeit Ihrer Vorhersagen verbessern können.
8. Automatisierung wiederkehrender Aufgaben
   Nutzen Sie die Automatisierungsfunktionen Ihrer Software, um wiederkehrende Aufgaben wie Datenimport, Zahlungsabgleich und Berichterstellung zu automatisieren. So sparen Sie Zeit und vermeiden Fehler.
9. Kontinuierliche Optimierung
   Überprüfen Sie regelmäßig den Prozess der Liquiditätsplanung und schauen Sie, wo Verbesserungen möglich sind. Passen Sie ihn an, um sicherzustellen, dass er den sich ändernden Bedürfnissen und Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird.

Gehen Sie Schritt für Schritt vor und holen Sie von Anfang an das ganze Team und alle relevanten Stakeholder mit ins Boot, damit die Implementierung reibungslos verläuft.

Von der Liquiditätsplanung zum Ausgabenmanagement

Eine gute Möglichkeit, mit der Unternehmen den Überblick über ihre Ausgaben behalten, bieten die digitalen Tools von Circula. So erhalten sowohl Geschäftsführung als auch Beschäftigte bei der Verwaltung von Reisekosten, Pauschalen, Spesen und Kreditkarten auf der Online-Plattform von Circula die nötige Unterstützung.

Dank der zahlreichen integrierten Features können Ausgaben umfassend kontrolliert und analysiert werden, wodurch alle Beteiligten jederzeit präzise über die finanzielle Situation informiert sind. Hinzukommt, dass die Erstellung von Abrechnungen online oder per mobiler App sehr viel einfacher und komfortabler als auf herkömmliche manuelle Weise gestaltet werden kann.

Zusätzliche Erleichterung bei der sicheren und reibungslosen Administration der Ausgaben bieten die Firmenkreditkarten von Circula. Ihr Einsatz verschafft Unternehmen jeder Größe die Möglichkeit, die Ausgaben ihrer Mitarbeitenden besser im Auge zu haben und ggf. zu limitieren.

Auch für die Beschäftigten bedeutet ihr Einsatz eine deutliche Erleichterung, müssen sie doch bei der beruflich bedingten Anschaffung von Waren oder auf Dienstreisen nicht mehr finanziell in Vorleistung treten. Darüber hinaus profitiert die Buchhaltung durch Firmenkreditkarten, denn mit ihnen lassen sich die Ausgaben viel leichter zuordnen.

Beim Einsatz der Karten besteht die Wahl zwischen einer physischen und einer virtuellen Version. Letztere hat den Vorteil, dass sie sich mit wenigen Klicks neu ausstellen und freischalten lässt. Für Anwender besteht dabei fast kein Unterschied zu den herkömmlichen Kreditkarten aus Plastik.

Sie müssen mit der virtuellen Variante lediglich auf die Abhebung von Bargeld an Bankautomaten verzichten. Dafür lassen sie sich leicht mit Bezahldiensten wie Apple Pay oder Google Pay verknüpfen. Unabhängig von ihrer Form eint physische und digitale Karten, dass mit ihnen Ausgaben lückenlos, transparent und meist in Echtzeit dokumentiert werden können.

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