Lana Labs nutzt Circula: Carolin Hidalgo Oliva teilt ihre Erfahrungen

Carolin teilt ihre Reise mit Circula und wie sie die Art und Weise, wie Lana Labs ihre Ausgaben übernimmt, verändert hat.

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Die Herausforderung

Da einige der Mitarbeiter/innen häufig unterwegs waren, erkannte Lana Labs, dass sie eine Lösung zur Verwaltung und Erstattung ihrer Auslagen benötigten. Einige der Herausforderungen, vor denen das Unternehmen stand, waren:

• 🧾 Sammeln aller Belege: Das Sammeln und Zentralisieren von Belegen aller Mitarbeiter/innen war eine schwierige Aufgabe für das Office Management. Dieses musste die Mitarbeiter/innen regelmäßig daran erinnern, ihre Auslagen auszugeben und manchmal auch fehlende Belege zu verfolgen.
• 🕵️ Detektiv spielen, um die fehlenden Details zu finden: Mehrere Belege enthielten fehlende Informationen über die Details von Geschäftsreisen, somit erwies sich die Rekonstruktion dieser Informationen als ziemlich schwierig.
• 🔎 Verfolgung von Erstattungen: Letztendlich war es ein umständliches Verfahren, aufzuzeichnen, was erstattet wurde und was noch offen war.

Insgesamt verbrachte Carolin etwa einen halben Tag pro Woche mit der Verwaltung der Auslagen für Lana Labs.

Die Lösung

Lana Labs begann im Juni 2019 mit der Nutzung von Circula. Alle ihre Reisekosten werden nun über das Tool erfasst. Einige der Möglichkeiten, wie Circula seinen Prozess des Kostenmanagements vereinfacht hat, sind:

• ✔️ Alles an einem Ort: keine Quittungen mehr, mit Circula hat Carolin jetzt einen Platz für alle Mitarbeiterauslagen. Von der Einreichung bis zur Rückerstattung bringt das Tool Transparenz für Mitarbeiter/innen, Führungskräfte und das Rechnungswesen.
• ♥️📱Lana Labs Lieblingsfeature: Mobile Submission: Die Mitarbeiter/innen von Lana Lab können ihre Quittungen nun sofort einreichen. Dies ermöglicht es ihnen, die richtigen Informationen sofort zu übermitteln.
• ↔️ Benutzerfreundlichkeit: Die Genehmigung von Auslagen für Erstattungen erfolgt mit einem Klick, wodurch der Zeitaufwand für die Überprüfung der Auslagen durch die Manager reduziert wird.

Als Ergebnis der Anwendung von Circula verbringt Carolin weniger als eine Stunde pro Woche damit, Auslagen zu tätigen.

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