Frühstück auf Geschäftsreise: So müssen Sie die Pauschalen kürzen

Verpflegungsmehraufwand: Pauschal oder individuell abrechnen?

Werden die Reisekosten für Frühstück pauschal oder mit tatsächlichen Kosten angesetzt? Und wie funktioniert die Kürzung des Frühstücks für den Verpflegungsmehraufwand 2024?

Der Verpflegungsmehraufwand ist eine steuerfreie Pauschale, die den Mehraufwand für die Verpflegung während einer beruflich bedingten Abwesenheit vom Wohnort oder der ersten Tätigkeitsstätte abdecken soll – zum Beispiel auf einer Geschäftsreise. Wichtig: Die Pauschale wird unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten auf der Dienstreise gewährt.

Der Verpflegungsmehraufwand ist also der Betrag, den Reisende zusätzlich zu den normalen Verpflegungskosten aufwenden – zum Beispiel für das Frühstück im Hotel. Diese Kosten können entweder pauschal oder anhand der tatsächlichen Ausgaben erstattet werden.

Es ist wichtig zu wissen, welche Regeln und Richtlinien für die Erstattung gelten. Denn es gibt die „kleine“ und die „große“ Verpflegungspauschale.

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„Kleine“ vs. „große“ Verpflegungspauschale

Die Verpflegungspauschalen richten sich nach der Dauer der Abwesenheit. Die kleine Verpflegungspauschale gilt bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden, aber weniger als 24 Stunden. Die große Verpflegungspauschale gilt bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden. An- und Abreisetage werden wie eintägige Reisen über acht Stunden behandelt.

Es gibt drei Verpflegungspauschalen:

Die Beträge sind in Paragraf 4 Absatz 5 Nummer 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes festgelegt und werden meist jährlich angepasst. Der Pauschalbetrag ist unabhängig von den tatsächlichen Kosten und kann daher auch dann in Anspruch genommen werden, wenn keine zusätzlichen Kosten entstehen.

Kürzung des Frühstücks-Verpflegungsaufwands 2024

Wie funktioniert der Abzug von Frühstücks-Reisekosten für die Spesen? Die Kürzung der Verpflegungspauschale für das Frühstück erfolgt nach festen Regeln. Wenn das Frühstück vom Arbeitgeber oder einem Dritten gestellt wird, wird der Frühstücksanteil pauschal abgezogen.

Diese Regelung soll verhindern, dass Reisende doppelt profitieren, indem sie sowohl die Verpflegungspauschale als auch das kostenlose Frühstück erhalten.

Generell wird der Frühstücksanteil mit pauschal 20 Prozent der großen Verpflegungspauschale angesetzt. Bei einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden beträgt die Kürzung daher 20 Prozent von 28 Euro, also 5,60 Euro.

Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden sind es entsprechend 5,60 Euro. Diese Kürzung gilt unabhängig davon, ob das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist oder separat berechnet wird.

Beispiel-Rechnung: Inlandspauschale

Angenommen, die Verpflegungspauschale beträgt 28 Euro pro Tag. Wenn das Frühstück gestellt wird, kürzt sich der Betrag um 20 Prozent, also 5,60 Euro. Für Mittag- und Abendessen wird jeweils um 40 Prozent gekürzt, was 11,20 Euro pro Mahlzeit bedeutet.

Das sorgt dafür, dass nur die tatsächlich entstandenen Mehrkosten steuerlich abgesetzt werden. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden wird die Pauschale insgesamt um 28 Euro (5,60 Euro für Frühstück und je 11,20 Euro für Mittag- und Abendessen) gekürzt.

Wenn Mittag- und Abendessen bereitgestellt werden, sinkt die verbleibende Pauschale deutlich. Das hilft, doppelte Erstattungen zu vermeiden und den steuerlichen Aufwand korrekt abzubilden. Die Kürzungsregelungen sind wichtig, um Missbrauch zu verhindern und die Abrechnung transparent zu gestalten.

Die verbleibenden Pauschalen können Sie dann bei der Steuererklärung geltend machen oder direkt vom Arbeitgeber erstattet bekommen. So können Sie die tatsächlichen Verpflegungskosten reduzieren und steuerliche Vorteile optimal nutzen.

Beispiel-Rechnung: Auslandspauschalen

Bei internationalen Dienstreisen ins Ausland gelten oft andere Sätze und Regelungen für den Verpflegungsmehraufwand als im Inland. Die Höhe der Verpflegungspauschalen richtet sich nach dem jeweiligen Zielland und wird jährlich vom Bundesministerium der Finanzen festgelegt. Die Pauschalen sind oft höher als innerhalb Deutschlands, da die Lebenshaltungskosten in einigen Ländern ebenfalls höher sind.

Bei Reisen in Länder mit niedrigen Lebenshaltungskosten können die Pauschalen jedoch auch niedriger sein. Es ist daher wichtig, sich vor jeder Reise über die aktuellen Pauschalen und Regelungen des Ziellandes zu informieren. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Verpflegungsmehraufwand.

Beispiel-Rechnung: Geschäftsreise in London

In diesem Beispiel verbringt der Geschäftsreisende Herr Müller drei Tage in London. Am Tag der Anreise bekommt er kein Frühstück gestellt, doch an Tag 2 und 3 seiner Reise erhält er Frühstück in seinem Hotel.

Für diese beiden Tage muss eine Kürzung vorgenommen werden, die sich auch jeweils prozentual nach der "großen" Pauschale richtet. Schlussendlich beträgt die Verpflegungspauschale für Herrn Müller für die drei Tage daher 127,80 Euro.

Reisekosten-Software: Die effiziente Lösung

Die Berechnung und Verwaltung der Reisekosten kann schnell zur aufwendigen und zeitintensiven Angelegenheit werden. Zwischen Übernachtungspauschale, Abzug der Frühstücks-Reisekosten und einigen weiteren Aspekten ist es teilweise nicht leicht, den Überblick zu behalten. Aber: Das können Sie sich schnell vereinfachen. Denn der gesamte Prozess kann durch spezialisierte Software erleichtert und automatisiert werden.

Das richtige Tool übernimmt die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands und die Kürzung des Frühstücksanteils automatisch, wodurch Fehler vermieden und die Abrechnung effizienter gestaltet wird. Eine solche Software kann auch dabei helfen, die Reisekostenabrechnung schneller und genauer durchzuführen und Ihnen zugleich viel Zeit zu sparen.

Die Software übernimmt nicht nur die Berechnung der Verpflegungspauschalen und die Kürzung des Frühstücksanteils, sondern ermöglicht Ihnen auch die zentrale Erfassung und Verwaltung aller relevanten Daten. Dadurch wird die Übersichtlichkeit und Nachvollziehbarkeit aller Abrechnungen verbessert. Circula, eine spezialisierte Reisekosten-Software, bietet Ihnen hierfür beispielsweise eine sehr effektive und umfassende Lösung.

Mit Circula automatisiert abrechnen und Zeit sparen

Circula bietet eine umfassende Reisekosten-Software, die all diese Aufgaben zuverlässig und regelkonform für Sie übernimmt. Mit der Automatisierung durch Circula wird die Einhaltung der Vorschriften sichergestellt und der Verwaltungsaufwand minimiert.

Die Software umfasst viele Funktionen, die den Abrechnungsprozess spürbar erleichtern. Die benutzerfreundliche Oberfläche zur digitalen Erfassung und GoBD-zertifizierten Archivierung von Belegen und die Möglichkeit zur Erstellung individueller Berichte und Analysen erleichtern den Abrechnungsprozess zusätzlich.

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Einfach, schnell, gesetzeskonform: Ihre Vorteile mit Circula

Mit der Verwendung von Circula machen Sie sich das Leben in der Buchhaltung und als Office- oder Travel-Manager leichter. Die wichtigsten Vorteile haben wir für Sie zusammengefasst:

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Fazit: Reisekosten einfach und sicher abrechnen

Eine korrekte Abrechnung der Reisekosten und die Berücksichtigung der Kürzung des Frühstücks-Verpflegungsaufwands 2024 sind entscheidend für eine fehlerfreie Reisekostenabrechnung. Durch die Nutzung spezialisierter Softwarelösungen wie Circula stellen Sie sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten und die Abrechnungen effizient und korrekt durchgeführt werden.

Das hilft Ihnen nicht nur dabei, rechtliche Probleme zu vermeiden, sondern auch, Ihren Prozess zu verschlanken, Kosten einzusparen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erhöhen.

Sie wollen mehr über die Reisekostenabrechnung im Allgemeinen erfahren? Hier geht’s zu den sieben wichtigsten Schritten für lückenlose Reisekostenabrechnungen.

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