KI Buchhaltung: Diese Vorteile bietet künstliche Intelligenz im Ausgabenmanagement

Status quo: Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung

Stetige Prozessoptimierung ist in vielen Unternehmen einer der wichtigsten Schritte, wenn man in Zukunft auf dem Markt überleben möchte. Auch in den Bereichen des Finanzwesens, darunter in der Buchhaltung, ist die Digitalisierung angekommen: Diverse Buchhaltungssoftware ersetzt mittlerweile viele Routineaufgaben, optimiert das Controlling und entlastet Mitarbeitende.

Trotzdem ist die Digitalisierung und somit der Einsatz von künstlicher Intelligenz noch immer ein unbeschriebenes Blatt für viele: Laut einer Studie der DIHK (Februar 2023) beträgt der Anteil der Unternehmen in der Finanzwirtschaft-Branche, die KI anwenden, 23 Prozent.

Branchenübergreifend sehen die Umfragewerte jedoch eher demotivierend aus: Aktuell wenden nur 14 Prozent der Unternehmen KI an. Auch wenn das Potenzial groß ist, so mangelt es an dem Interesse und der Schnelligkeit der Umsetzung.

Häufig liegen die Gründe darin, dass viele Verantwortliche nicht genau wissen, welche positiven Auswirkungen der effektive Einsatz von KI in der Buchhaltung haben kann. Die Sorge vor komplexer Einführung ist größer als das langfristige Ziel, das sich dahinter verbirgt.

So wird KI in der Buchhaltung aktuell eingesetzt

Die intelligente Anwendung von Algorithmen und maschinellem Lernen ermöglicht nicht nur die Automatisierung von Routineaufgaben, sondern eröffnet auch neue Wege für präzisere Analysen und fundierte Entscheidungen. Aktuell reduziert sich der Einsatz von künstlicher Intelligenz vor allem auf praktische Anwendungen:

• Erstellen und Senden von regelmäßigen Rechnungen
• Abgleich der Rechnungsdaten mit hinterlegten Stammdaten (z. B. Namen, Adressen)
• Automatisierte Klassifizierung und Ablage von Finanzdokumenten
• Digitale Rechnungsverarbeitung mithilfe automatisierter Workflows
• Identifizierung und Korrektur von Fehlern
• Automatisierte Compliance-Prüfungen, um Gesetze und Regeln einzuhalten
• Schutz vor Betrug

KI-gestützte Systeme extrahieren beispielsweise mithilfe von OCR-Scan (Optical Character Recognition) relevante Informationen aus Rechnungen, wie beispielsweise Beträge, Datumsangaben und Kontodaten. Dies beschleunigt den Prozess erheblich und minimiert die Fehlerquote, die bei manueller Dateneingabe auftreten kann.

Die oben aufgezählten wiederholenden Routineaufgaben, die auch zur vorbereitenden Buchhaltung gehören, werden dank KI effizienter erledigt. Hierzu zählen auch das Vorsortieren von Belegen und Rechnungen, die innerhalb eines Monats anfallen, der Gehaltscheck aller Mitarbeitenden, rechtskonformes Archivieren oder auch das Prüfen von Kreditkartenabrechnungen.

Wie funktioniert KI in der Buchhaltung?

Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung kann aber weitaus mehr, als sich wiederholende Rechnungsprozesse und Aufgaben zu automatisieren oder Daten effizient zu verarbeiten. Vor allem, wenn es um Erfahrungswerte geht, um auf Lösungen hinzuführen, ist künstliche Intelligenz ein wahrer Gamechanger.

KI sorgt für eine neue und optimierte Aufgabenverteilung im Rechnungswesen. Durch den Einsatz von Machine Learning können Algorithmen Muster und Zusammenhänge erlernen, was beispielsweise zu einer schnelleren Rechnungsstellung oder präziseren Budgetprognosen führt.

Zudem erlauben automatisierte Prozesse die einfache Einrichtung von Zahlungen per Lastschrift oder Überweisungen auf Knopfdruck, was nicht nur die Arbeitslast der Finanzbuchhalter:innen verringert, sondern auch zügigere Zahlungen in den Weg leitet.

Kann KI die Buchhaltung ersetzen?

Wenn Sie sich nun die Frage stellen, ob KI die Arbeit Ihrer Buchhaltung und das Ausgabenmanagement 1:1 ersetzen wird, so lautet die Antwort: nein. Künstliche Intelligenz dient vielmehr dazu, Ihre Mitarbeitenden zu entlasten.

Routineaufgaben oder einfaches Abarbeiten werden demzufolge von einer KI übernommen, die Überprüfung des Systems und das Lösen komplexer Aufgaben liegt in der Verantwortung Ihrer Buchhalter:innen. Diese lernen die Technologie und Funktion einer KI zu verstehen, um das System zu überwachen und gegebenenfalls zu korrigieren. In erster Linie agiert die künstliche Intelligenz als Assistentin für Ihre Buchhalter:innen, die sich wiederum anderen Aufgaben widmen können.

Buchhaltung und KI: Chancen und Vorteile

Artificial Intelligence eröffnet Ihrem Unternehmen eine Welt neuer Möglichkeiten und Vorteile, die weit über traditionelle Buchhaltungsmethoden hinausgehen. Hierbei soll KI die Buchhaltung nicht ersetzen, sondern vielmehr gewinnbringend optimieren.

Diese Chancen und Vorteile bringt die Nutzung von KI unter anderem mit sich:

Chancen im Controlling

Dank künstlicher Intelligenz verschwimmt die klare Trennung zwischen Buchhaltung und Controlling. Echtzeit-Analysen und Prognosen sind möglich, was die Reaktionsfähigkeit auf Veränderungen im Markt erhöht.

Diese Integration ermöglicht allen Verantwortlichen einen besseren Überblick über die finanzielle Situation, die frühzeitige Erkennung von Handlungsbedarf und eine verbesserte Planungssicherheit.

Risikominimierung

KI kann dabei helfen, Risiken zu erkennen und zu minimieren. Durch die Analyse von Finanztransaktionen und -mustern können verdächtige Aktivitäten oder potenzieller Betrug frühzeitig identifiziert werden. Dies trägt zur Sicherheit und Integrität der Finanzprozesse bei. Auch lassen sich falsche Buchungen oder Rechnungen in Zukunft vermeiden, was die Suche nach Fehlern erspart.

Freisetzung von Kapazitäten

Automatisierung durch KI ermöglicht es Ihren Mitarbeitenden in der Buchhaltung, sich von monotonen, zeitaufwendigen Aufgaben zu entlasten. Die Routinearbeiten können von den intelligenten Systemen übernommen werden, sodass die Mitarbeitenden ihre Kapazitäten für strategische und wertschöpfende Arbeit nutzen.

Zudem trägt die effizientere Nutzung von Ressourcen zur allgemeinen Kostensenkung bei, da Fehler minimiert und Prozesse optimiert werden.

Verbesserte Compliance-Sicherheit

Das Compliance-Management wird für Unternehmen immer herausfordernder – vor allem, weil Unternehmen heutzutage in einer immer stärker vernetzten und globalen Welt agieren.

Regulatorische Anforderungen oder auch etliche Meldefristen ändern sich und werden zunehmend komplexer, sodass die herkömmliche Compliance-IT bei vielen Themen an ihre Grenzen stößt. Compliance-Management setzt jedoch nicht erst bei Regeln und Gesetzen an: Selbst beim Geschäftsessen regelt Compliance, wie oft Mitarbeitende mit Kunden essen gehen dürfen, welches Budget hierbei zugeschrieben wird und welche Abteilung das Go geben darf. Solche Regelwerke können durchaus intransparent sein.

Für Ihre Buchhaltung wird es deshalb umso schwerer, jederzeit den vollen Überblick zu behalten. An dieser Stelle kommt KI-basierte Software wie die von Circula zum Einsatz. Sie stellt sicher, dass alle finanziellen Transaktionen den geltenden (gesetzlichen) Vorschriften entsprechen, die Anfragen bestimmten Regeln zugeordnet werden und die Bestätigung von der KI eigenverantwortlich getroffen wird. Folglich müssen Ihre Compliance-Mitarbeitenden keine zeitfressenden Feedbackschleifen mehr führen und interagieren dort, wo die KI an ihre Grenzen kommt.

Die Nutzung von KI im Compliance-Bereich entlastet nicht nur Ihre Finanz- und HR-Abteilung, sie minimiert auch das Risiko von Fehlern und hilft, rechtliche Probleme zu vermeiden. Die Einhaltung von Vorschriften wird zuverlässiger und effizienter.

Zukunftsfähigkeit

Der Einsatz von KI definiert die Buchhaltung von morgen. Sie stellt sicher, dass Unternehmen zukunftsfähig sind und den rasanten technologischen Entwicklungen standhalten. Die Digitalisierung wird in sämtlichen Geschäftsbereichen immer präsenter und Buchhaltung ist da keine Ausnahme.

Unternehmen, die frühzeitig in KI investieren und diese in ihre Buchhaltungsprozesse integrieren, sind besser vorbereitet auf die Herausforderungen und Anforderungen der kommenden Jahre.

Die Technologie wird sich weiterentwickeln und KI-Systeme werden noch intelligenter und effizienter. Unternehmen, die bereits Erfahrung mit KI gesammelt haben, können schnell von diesen Fortschritten profitieren und ihre Buchhaltungsprozesse kontinuierlich optimieren. Außerdem sind sie in der Lage, zukünftige Entwicklungen leichter zu adaptieren und innovative Lösungen zu implementieren.

Wann lohnt sich KI für Sie?

Die Zukunft des Rechnungswesens ist zweifellos mit der Entwicklung und dem zunehmenden Einsatz von künstlicher Intelligenz verbunden. Die Einsatzgebiete von KI in der Buchhaltung sind vielfältig und für mittelständische Unternehmen ein Nonplusultra, um sich vom Wettbewerb positiv abzuheben und erfolgreich zu bleiben – manuelle Prozesse im Rechnungswesen werden es in Zukunft sehr schwer haben.

Demnach ist es wichtig, dass sich Ihre Buchhaltung Expert:innen an die Seite holt, die sie bei der Implementierung einer passenden KI-gestützten Software wie Circula unterstützen. Mit der Expense-Management-Plattform Circula sind Ihre HR-Abteilung und Buchhaltung schneller in der Lage, vielfältige Aufgaben im Rechnungswesen und Ausgabenmanagement zu automatisieren, Reisekosten zu digitalisieren und stets nach Compliance-Vorschriften zu agieren – denn Circula ist GoBD und DSGVO-konform.

Mit Blick in die Zukunft lässt sich festhalten, dass künstliche Intelligenz in der Buchhaltung für Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist. Je früher Prozesse angepasst und optimiert werden, desto einfacher ist es für alle Mitarbeitenden. Circula hilft dabei, all Ihre Buchhaltungsprozesse zu digitalisieren. Vereinbaren Sie gerne noch heute ein kostenloses Erstgespräch und erfahren Sie, welche Vorteile die Anwendung von Circula Ihrer Buchhaltung bringt.

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