Eigenbelege korrekt ausfüllen und erstellen [+ Vorlage]

Ob auf Reisen, bei Bewirtungen oder für die Beschaffung von Büromaterial, Beschäftigten können durch ihre Tätigkeit in Unternehmen vielerlei Kosten entstehen. Grundsätzlich gilt bei der Erstattung der Auslagen vonseiten der Finanzabteilung und des Finanzamts die Devise "Keine Buchung ohne Beleg". Deshalb sind Beschäftigte angehalten, ihre Ansprüche stets in Form von Quittungen und Rechnungen zu belegen. Allerdings kann es aus diversen Gründen vorkommen, dass kein Beleg verfügbar ist. In diesem Fall haben Beschäftigte die Möglichkeit, einen Eigenbeleg auszufüllen, um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben. Welche Bedingungen an Eigenbelege geknüpft sind und was Sie bei der Erstellung beachten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

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Was ist ein Eigenbeleg?

Mit Eigenbeleg wird ein vom Beschäftigten ausgestellter Nachweis für seine beruflichen Auslagen bezeichnet. Dieses Rechnungsdokument wird auch Notfallbeleg genannt, denn es kommt zum Einsatz, wenn ein Originalbeleg fehlt, beispielsweise, weil er verloren gegangen ist. Dieser Beleg kann dann dem Arbeitgeber oder dem Finanzamt als Ersatz für das fehlende Original vorgelegt werden.

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Der Unterschied zwischen Eigenbeleg und Fremdbeleg

Buchhalterisch wird zwischen zwei Belegarten unterschieden: dem Fremdbeleg und dem Eigenbeleg. Unter Fremdbelegen werden alle Belege zusammengefasst, die von externen Firmen oder Personen erstellt wurden. Beispiele hierfür wären Rechnungen, Quittungen oder Kassenbons.

Im Unterschied dazu werden Eigenbelege von Unternehmensangehörigen ausgestellt, um Rechnungen von Dritten zu dokumentieren, wenn keine Originale vorliegen. Beide Belege dienen dazu, Betriebsausgaben beim Arbeitgeber oder beim Finanzamt geltend zu machen.

Wichtig: Wenn die getätigten Ausgaben nicht eindeutig betrieblich oder beruflich veranlasst sind, ist die Abgabe eines Eigenbelegs (oder auch eines Fremdbelegs für einen solchen Anlass) nicht möglich.

Wozu der Eigenbeleg nötig ist

Sind keine Pauschalen vereinbart, benötigt die Buchhaltung für jede Buchung einen Beleg. Das gilt auch für die Abrechnung von Beschaffungskosten oder Verpflegungsaufwendungen. Wenn keine Rechnung oder Quittung vorgelegt werden kann, dient der Eigenbeleg somit als Notbehelf, um die Auslagen erstattet zu bekommen und diese gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen.

Steuerliche Behandlung des Eigenbelegs

Grundsätzlich können Eigenbelege steuerlich geltend gemacht werden. Das Finanzamt schätzt diese Notbelege jedoch kritisch ein, weshalb sie ausreichend dokumentiert werden müssen. Neben der Angabe aller Informationen, die auch auf einem Fremdbeleg erscheinen, ist es hilfreich, wenn die entsprechende Ausgabe mit einem beigefügten Kontoauszug belegt wird.

Ein Unterschied bei der steuerlichen Berücksichtigung besteht bei der Vorsteuer. Diese kann bei Eigenbelegen gegenüber dem Finanzamt nicht geltend gemacht werden. Grund dafür ist das Fehlen einer formalen Grundvoraussetzung für den Vorsteuerabzug, denn nach § 14 und § 15 des Umsatzsteuergesetzes ist eine ordentliche Rechnung für den Vorsteuerabzug nötig.

Gründe für die Erstellung eines Eigenbelegs

Ein Eigenbeleg kann aus vielerlei Gründen erstellt werden. Auslöser ist stets, dass keine echte Rechnung vorhanden ist. Vorherrschend sind die beiden folgenden Arten, in denen ein Eigenbeleg notwendig wird:

• Verlorene oder unleserliche Rechnungen zählen sicherlich zu den häufigsten Gründen für die Erstellung. Hinzukommen gestohlene Quittungen oder Rechnungen, die aufgrund eines Defekts nicht ausgedruckt werden konnten.
• Fälle, in denen Originalbelege üblicherweise nicht erstellt werden. Dies ist meist bei kleineren Aufwendungen der Fall, beispielsweise bei der Nutzung von Münzautomaten, Kopierern oder bei Parkplatzgebühren.

Eigenbelege für Reise- und Fahrtkosten

Zu den häufigsten Anlässen für die Erstellung von Eigenbelegen gehört die Reisekostenabrechnung. So muss bei dienstlich bedingten Fahrten mit dem Privat-Pkw bei der Abrechnung mit dem Arbeitgeber oder der steuerlichen Geltendmachung ein Eigenbeleg erstellt werden. Dabei müssen Beschäftigte die gefahrenen Kilometer eintragen, um die Kilometerpauschale in Anspruch nehmen zu können.

Ähnlich verhält es sich bei der Abrechnung von Übernachtungskosten, beispielsweise wenn die Übernachtung bei Privatpersonen erfolgt. Vielfach haben Unternehmen hierfür eigene Regelungen aufgestellt, wie die Zahlung einer kleinen Aufwandsentschädigung. Der Eigenbeleg sollte deshalb vom Gastgeber per Unterschrift quittiert werden.

Eigenbeleg richtig ausfüllen

Damit ein Eigenbeleg den Anforderungen der Buchhaltung von Unternehmen und dem Finanzamt entspricht, muss er eine Reihe von Informationen enthalten. Für den Nachweis der Plausibilität einer Zahlung sollte der Eigenbeleg Details enthalten zu:

• Zahlungsempfänger
• Ort und Datum der Zahlung
• Bruttobetrag
• Art und Zweck der Ausgabe
• Grund für den Eigenbeleg (bspw. Verlust des Originals)
• Nummer des Eigenbelegs
• Datum und Unterschrift

Der Eigenbeleg kann dabei am Computer oder auch handschriftlich mit den oben genannten Pflichtangaben erstellt werden.

Höhe der durch Eigenbelege gedeckten Kosten

Der Gesetzgeber gibt bei der Erstellung von Eigenbelegen keinen Maximalbetrag vor. Unabhängig von der Höhe gilt, dass elektronische Zahlungen, die sich mit einem Kontoauszug belegen lassen, leichter akzeptiert werden. Allerdings schauen Finanzämter bei eingereichten Eigenbelegen generell genauer auf die Plausibilität der getätigten Ausgaben. So dürfte ein Messe-Snack für 180 Euro eher beanstandet werden als die Einladung einer Tagungsgruppe zu Essen und Getränken für die gleiche Summe.

Zudem prüft das Finanzamt bei Rechnungen von über 250 Euro genauer, während Eigenbelege für Kleinbeträge bis zu 250 Euro meist unproblematisch sind. Bei Belegen für höhere Kosten müssen zudem weitere Angaben gemacht werden. Dazu gehören neben dem vollständigen Namen, der Rechtsform und der Anschrift des Leistungserbringers auch dessen Steuernummer sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer, die vom Antragsteller einmalig vergeben wird.

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Zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Eigenbelege

Eigenbelege müssen für die Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden. Diese Forderung orientiert sich an den aktuell geltenden Aufbewahrungsfristen. Bei physischen Belegen wächst in der Zeit die Gefahr, dass sie verloren gehen oder unleserlich werden.

Einen Ausweg bietet die Digitalisierung der Dokumente, die auf diese Weise langfristig geschützt und jederzeit abrufbar bleiben. Die Speicherung in einem digitalen Abrechnungs-Tool ist zugleich GoBD-konform und entspricht damit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“.

Vorlage für Eigenbelege

In vielen Unternehmen bietet die Buchhaltung neben der Richtlinie für Eigenbelege eine entsprechende Vorlage. Zudem kursieren im Internet viele Muster für Eigenbelege.

Wichtig ist, dass dort sämtliche relevanten Informationen eingetragen werden. Achten Sie bei den online geladenen Inhalten bitte auf das Erstellungsdatum der Mustervorlage. Da sich die rechtlichen Anforderungen regelmäßig ändern, kann es bei älteren Vorlagen vorkommen, dass sich nicht mehr den aktuellen Bestimmungen entsprechen.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, können Sie hier eine PDF-Vorlage für einen Eigenbeleg laden, die den von Buchhaltung und Finanzamt gestellten Anforderungen entspricht.

Warum Sie zu viele Eigenbelege vermeiden sollten

Nicht nur die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung fordern für die Buchung von Kosten einen Beleg. Auch das Finanzamt stellt diese Forderung und lässt Eigenbelege nur in Ausnahmefällen zu. Bei steigender Zahl von manuell erstellten Belegen wächst somit das Risiko umfassenderer Nachfragen seitens der staatlichen Finanzprüfer.

Zugleich entstehen Unternehmen durch Eigenbelege Kosten, da die zu zahlende Umsatzsteuer von ihnen nicht beim Finanzamt abgesetzt werden kann. Aus diesem Grund sollten Sie möglichst für sämtliche dienstliche Auslagen Rechnungen sammeln, um die Kosten umfassend dokumentieren zu können. Ein digitales Abrechnungs-Tool kann Ihnen dabei helfen, auch bei vielen vorliegenden Quittungen den Überblick zu behalten. Außerdem wird so die Buchhaltung erheblich entlastet und die spätere steuerliche Berücksichtigung erleichtert.

Mit Circula lassen sich Belege mobil oder am Desktop einfach einreichen.

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Belege digital mit der Circula-App erfassen

Mit der Software für Ausgabenmanagement von Circula kommen Sie kaum noch in die Verlegenheit, Eigenbelege erstellen zu müssen. Wenn Sie einen Beleg nach der Erstellung digital erfassen und in der App abspeichern, müssen Sie sich keine Sorgen über verlorengegangene Rechnungen machen. Zudem erstellen Sie mit dem Scan eine GoBD-konforme Version des Belegs, sodass Ihre Buchhaltung bei der Auslagenerstattung ohne Medienbruch 100 % digital weiterarbeiten kann.

Gleichzeitig erlaubt die automatische Spesenabrechnung in der Circula-App der Buchhaltung eine effizientere Arbeit. Manuelle Prozesse und Nachfragen werden vermieden und die automatisierten Prüfungsschritte führen dazu, dass die Abrechnung beschleunigt wird. So erhalten die Antragsteller schneller ihr Geld und die Daten sind bereits optimal für die Einreichung beim Finanzamt vorbereitet.

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