Digitalisierung Finanzbuchhaltung: Das sind 2024 die Herausforderungen

Diese Bedeutung hat die Digitalisierung für die Finanzbuchhaltung

Manuelle Prozesse in der Buchhaltung haben 2024 schlechte Karten. Die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung ist nicht länger nur eine Option, sondern eine strategische Notwendigkeit.

Sie ermöglicht eine große Steigerung der Effizienz, eine präzise Kostenkontrolle und die Gewährleistung von Compliance. In den kommenden Jahren wird die digitale Transformation somit zum entscheidenden Faktor für den Geschäftserfolg.

Als CFO sollten Sie schon heute notwendige Schritte einleiten, um den Umstieg auf die digitale Buchhaltung für alle Beteiligten einfach zu gestalten und schnell zu ermöglichen. Schließlich bietet die Digitalisierung der Buchhaltung völlig neue Chancen für schnellere Rechnungsprozesse und eine bessere Kostenkontrolle.

7 Herausforderungen der digitalen Finanzbuchhaltung

Welche Herausforderungen der Digitalisierung 2024 auf Ihr Finance-Team zukommen und warum Buchhaltungssoftware wichtig ist, erklären wir Ihnen im Folgenden.

Herausforderung 1: Kostenoptimierung

Manuelle Finanzprozesse sind nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Fehler, die in der Nachbearbeitung hohe Kosten verursachen. Finanzabteilungen stehen stets vor der Herausforderung, Kosten Jahr für Jahr optimieren zu müssen.

Hierzu zählen vor allem Kosten, die steuerfrei erstattet werden (Reisekosten) oder solche, die eine Nettolohnoptimierung mit sich bringen (Benefits für Mitarbeitende, zum Beispiel Internetpauschale oder Jobticket). Damit die Kostenoptimierung einwandfrei funktionieren kann, müssen Reisekostenabrechnungen und Benefits gesetzeskonform aufgesetzt und durchgeführt werden.

Manuell wird dieser Prozess zu einer großen und fehleranfälligen Herausforderung, die am Ende mehr Kosten verursacht als reduziert. Eine digitale Buchführung und Belegaufbewahrung stellt sicher, dass alle Unterlagen vollständig vorliegen und steuerliche Vorschriften stets eingehalten werden.

Die Digitalisierung der Buchhaltung ist demnach ein wichtiger Schritt, um hohe Overhead-Kosten zu vermeiden und die physische Dokumentenverarbeitung und -lagerung weitestgehend zu eliminieren.

Herausforderung 2: Datenschutz und Sicherheit

Auch wenn die Digitalisierung ein wichtiger Fortschritt ist und im Allgemeinen viele Aufgaben erleichtert, so geht sie auch Hand in Hand mit einem erhöhten Bedarf an Datenschutz und Sicherheit.

Je mehr digitale Technologien zum Einsatz kommen, desto angreifbarer werden Unternehmen für Cyberangriffe und Datendiebstahl. Unbefugter Zugriff auf sensible Finanzdaten kann nicht nur finanzielle Verluste verursachen, sondern auch den Ruf eines Unternehmens nachhaltig schädigen.

Zudem werden mit den digitalen Möglichkeiten auch die Datenschutzgesetze immer strikter. Verstöße gegen diese Gesetze können zu erheblichen Bußgeldern führen.

Als CFO müssen Sie sicherstellen, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden der Finanzabteilung die Datenschutzbestimmungen gewissenhaft einhalten, um finanzielle und rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Herausforderung 3: Komplexität der steuerlichen Vorschriften

Die Komplexität der steuerlichen Vorschriften ist auch 2024 ein wichtiges Thema. Die Vorschriften erfordern von Unternehmen nicht nur ein tiefes Verständnis, sondern auch flexible und einfache Lösungen. Die Buchhaltung digitalisieren bedeutet auch immer, GoBD-konform zu agieren.

Manchmal ändern sich steuerliche Grundsätze oder es kommen weitere Steuergesetze hinzu. Den Überblick über alle Änderungen zu behalten, wird in den nächsten Jahren zunehmend schwieriger.

Dazu gehören zum Beispiel die richtige Dokumentationspflicht von Transaktionen, Pauschalen wie der Verpflegungsmehraufwand, die gesetzeskonforme Rückzahlung der Umsatzsteuer je nach Land oder auch die digitale Rechnungsfreigabe, die in §14 des Umsatzsteuergesetzes festgelegt ist.

Mitarbeitende der Finanzbuchhaltung sollten diese Vorschriften kennen, immer auf dem Laufenden bleiben und wissen, wie sie Finanzprozesse gesetzeskonform umsetzen.

Herausforderung 4: Integration von verschiedenen Systemen

Unternehmen gehen vermehrt dazu über, verschiedene Systeme für unterschiedliche Geschäftsprozesse zu nutzen. Das Angebot an Softwarelösungen steigt Jahr für Jahr. Diese Vielfalt an Systemen erschwert oft die nahtlose Integration, insbesondere wenn es um die Finanzbuchhaltung geht. Denn mehr bedeutet nicht immer gleich besser oder effizienter.

Manuell genutzte Systeme neigen dazu, in Silos zu operieren, was den Austausch von Informationen zwischen Abteilungen erschwert. Ferner kann es zu Schnittstellen-Problemen kommen, da jedes System eine eigene Datenstruktur aufweist. Für Ihre Finanzabteilung wird es dann noch schwieriger, Transaktionen nachzuvollziehen und eine sorgfältige Budgetkontrolle auszuführen.

In vielen Unternehmen gibt es also Nachholbedarf, was die durchgängige Digitalisierung von Prozessen, die sinnvolle Integration von unterschiedlichen Anwendungen und den Aufbau einer logischen Systemlandschaft betrifft. Die große Kunst ist es, mit dedizierter Software alle Finanzprozesse vollständig, hochwertig und ohne Medienbrüche digital abzubilden.

Herausforderung 5: Bewältigung großer Datenmengen

Die Menge an Finanzdaten, die Unternehmen schon heute generieren, ist beachtlich. In den nächsten Jahren werden die Datenmengen im Rechnungswesen weiter zunehmen und die Finanzabteilung wird einiges an Arbeit haben.

Wer bei großen Datenmengen noch manuell arbeitet, der hat es in den nächsten Jahren nicht leicht: Das Durchgehen von Transaktionen, Rechnungen oder Ausgaben von Hand kann nicht nur zu Fehlern führen, sondern auch zu Engpässen und Verzögerungen, was letztendlich die Produktivität der Mitarbeitenden beeinträchtigt.

Darüber hinaus kommt eine PwC-Studie zu dem Ergebnis, dass nur 0,5 Prozent der verfügbaren Daten auch für Analysen genutzt werden. Hier wird an vielen Stellen noch zu viel Potenzial verschenkt und die generierten Daten nicht immer wertschöpfend verwendet. Besonders aber in der Finanzabteilung ist es wichtig, die Daten genau zu deuten, um darauf basierend die besten Entscheidungen für das Unternehmen treffen zu können.

Herausforderung 6: Fachkräftemangel und Schulung

Viele Aufgaben im Rechnungswesen werden zunehmend vielschichtiger – digitale Fachkenntnisse sind häufig ein Muss für Buchhalter:innen, um mit Buchhaltungssoftware umgehen zu können. Diese Fachkräfte wie Controller oder Kreditoren-Buchhalter:innen sind sehr gefragt und nur schwer zu finden. Laut einer Studie der Beratungsgesellschaft Horváth ist aktuell jede zehnte Stelle im Finance- und Controlling-Bereich unbesetzt.

Der Mangel an qualifizierten Fachkräften sorgt für eine hohe Arbeitsbelastung für bestehende Mitarbeitende, erschwert die Umsetzung von innovativen Lösungen sowie neuen Vorschriften und kann zudem zu Qualitätsproblemen führen.

Für 2024 wird es demnach umso wichtiger, qualifizierte Mitarbeitende zu rekrutieren sowie bestehende Mitarbeitende zu schulen und auf die digitale Buchführung vorzubereiten, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.

Herausforderung 7: Compliance und Audit-Anforderungen

Compliance und Audit-Anforderungen sind für die Finanzbuchhaltung von großer Bedeutung. Die Implementierung, Aufrechterhaltung, Dokumentation und Überwachung der Anforderungen sind oft sehr zeitaufwendig und auch kostspielig. Es braucht entsprechende Schulungen, geeignete Software, ein sorgfältiges Risikomanagement und interne wie externe Prüfungen.

Mit geeigneten Technologien können Sie Compliance-Prozesse automatisieren, lückenlose Dokumentationen sicherstellen und bei Bedarf schnell auf alle erforderlichen Unterlagen und Informationen für Audits zugreifen.

Buchhaltung digitalisieren mit Circula

Die umfassende Digitalisierung Ihrer Buchhaltung gelingt mit der richtigen Software in nur 6 einfachen Schritten. Circula, als ganzheitliche Expense-Management-Plattform, ist die Lösung für eine effiziente, sichere und gesetzeskonforme Finanzbuchhaltung im Jahr 2024.

Ob Reisekostenabrechnungen, Firmenkreditkarten, digitale Rechnungsverarbeitung oder umfassendes Ausgabenmanagement – Circula ermöglicht Ihrer Finanzabteilung den nahtlosen Umstieg auf eine papierlose Buchhaltung.

Circula bietet Unternehmen eine GoBD-konforme Lösung, die zum Beispiel für Ihre Reisekostenabrechnung relevant ist. Das Tool passt sich laufend an ändernde steuerliche Vorschriften an und integriert automatisch Aktualisierungen in die Buchführung. So entsprechen alle Transaktionen stets den aktuellen steuerlichen Anforderungen, und die digitale Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen wird gewissenhaft eingehalten.

Die einfache Integration mit verschiedenen ERP- und Buchhaltungssystemen wird durch standardisierte Schnittstellen und intelligente Datenmapping-Tools gewährleistet. Belege lassen sich dank der mobilen App mühelos hochladen, wodurch Ihre Finanzabteilung in Echtzeit auf Daten zugreifen kann. Dieser effiziente Prozess erleichtert die Zusammenarbeit und Kommunikation mit anderen Abteilungen erheblich.

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FAQ: Digitalisierung Finanzbuchhaltung

Was bedeutet Digitalisierung in der Buchhaltung?

Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet, von manuellen und papierbasierten Prozessen auf eine Softwarelösung umzusteigen und somit den Aufwand für die Finanzabteilung zu reduzieren.

Dazu gehört unter anderem:

• Erstellung von digitalen Ausgangsrechnungen
• Versand von Gehaltsabrechnungen in digitaler Form
• Digitalisierung von Papierbelegen wie Eingangsrechnungen und anderen abrechnungsrelevanten Dokumenten durch Scannen und anschließende digitale Archivierung
• Nutzung moderner Buchhaltungssoftware, um automatisierte Buchhaltungsprozesse zu implementieren
  
  

Wie kann ich meine Buchhaltung digitalisieren?

Die Buchhaltung lässt sich in 6 Schritten ganz einfach digitalisieren:

1. Finanzteam einbinden: Schulen Sie frühzeitig Ihr Team und informieren Sie es über die Umstellung auf digitale Buchhaltung.
2. DATEV-kompatible Lösung: Wählen Sie eine Lösung mit DATEV-Schnittstelle für den reibungslosen Datenaustausch mit Steuerberatungen.
3. Sorgfältige Auswahl der Software: Nehmen Sie sich Zeit für die Auswahl, recherchieren Sie gründlich und nutzen Sie kostenlose Testphasen.
4. Steuerberatung einbinden: Lassen Sie Ihr Steuerbüro prüfen, ob die digitale Buchhaltung rechtssicher ist, und erhalten Sie Tipps zur Software-Auswahl.
5. Vorschriften und Pflichten beachten: Halten Sie sich an GoBD und DSGVO, nutzen Sie moderne Software-Lösungen für rechtssicheres Scannen.
6. Integration von Schnittstellen: Achten Sie auf Schnittstellen zu Steuerberatung und anderen Tools für effizienten Datenaustausch in Ihrer Systemlandschaft.
   
   

Ist digitale Buchhaltung Pflicht?

Eine digitale Buchhaltung ist nicht verpflichtend, bietet jedoch viele Vorteile. Viele Regierungen und Finanzbehörden erkennen die Vorteile der Digitalisierung in der Buchführung an, da sie Effizienzsteigerungen, verbesserte Genauigkeit und schnellere Zugriffsmöglichkeiten auf finanzielle Informationen ermöglicht. Es gibt jedoch einige Länder, in denen bestimmte Unternehmen oder Steuerzahler gesetzlich dazu verpflichtet sind, ihre Buchführung digital zu führen.

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